Bµi 6
c«ng t¸c thèng kª, v¨n th, lu tr÷
chÝnh quyÒn cÊp c¬ së

I. Mc ớch, yờu cu
I. Mc ớch, yờu cu
Cung cấp cho học viên một số kiến thức cơ bản
Cung cấp cho học viên một số kiến thức cơ bản
về công tác thống kê, văn th, lu trữ. Nắm đợc
về công tác thống kê, văn th, lu trữ. Nắm đợc
nguyên tắc, ý nghĩa, mục đích trong việc áp dụng
nguyên tắc, ý nghĩa, mục đích trong việc áp dụng
các quy định của công tác thống kê, văn th, lu trữ.
các quy định của công tác thống kê, văn th, lu trữ.
Nắm vững trì tự, thủ tục, thẩm quyền giải quyết
Nắm vững trì tự, thủ tục, thẩm quyền giải quyết
các loại văn bản trong cơ quan.
các loại văn bản trong cơ quan.
Nắn chắc kiến thức, vận dụng vào thực tiễn công
Nắn chắc kiến thức, vận dụng vào thực tiễn công
việc tại cơ quan, theo đúng quy định của Nhà nớc.
việc tại cơ quan, theo đúng quy định của Nhà nớc.
5. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định
5. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định
chi tiết về thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001.
chi tiết về thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001.
6. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về Quản
6. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về Quản
lý và sử dụng con dấu
lý và sử dụng con dấu Tài liệu tham khảo:
Tài liệu tham khảo:
1. Nghị định số 40/NĐ-CP ngày 13/2/2004 quy định chi tiết và
1. Nghị định số 40/NĐ-CP ngày 13/2/2004 quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thống kê 2003.
hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thống kê 2003.
2. Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 về sửa đổi, bổ sung
2. Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 về sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 về quản lý và sử dụng con dấu
2001 về quản lý và sử dụng con dấu
3. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi,
3. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 về công tác văn thư.
08/4/2004 về công tác văn thư.
4. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục
4. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục

2. Ý nghĩa vai trò của công tác văn thư
2. Ý nghĩa vai trò của công tác văn thư
3. Nội dung công tác văn thư
3. Nội dung công tác văn thư
4. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn
4. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn
thư trong cơ quan.
thư trong cơ quan.
III. Công tác lưu trữ
III. Công tác lưu trữ
1. Tổng quan về tài liệu lưu trữ
1. Tổng quan về tài liệu lưu trữ
2. Công tác lưu trữ
2. Công tác lưu trữ
3. Nội dung công tác lưu trữ
3. Nội dung công tác lưu trữII. Công tác văn th
II. Công tác văn th
1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và tác dụng của
1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và tác dụng của
công tác văn th
công tác văn th
a. Khái niệm và vị trí công tác văn th trong cơ
a. Khái niệm và vị trí công tác văn th trong cơ
quan nhà nớc.
quan nhà nớc.
Theo cách gọi truyền thống là công tác công văn
Theo cách gọi truyền thống là công tác công văn

- Quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lu trữ cơ
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lu trữ cơ
quan.
quan.Nh vậy, Công tác văn th là toàn bộ quá trình
Nh vậy, Công tác văn th là toàn bộ quá trình
làm văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản
làm văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản
trong hệ thống các cơ quan.
trong hệ thống các cơ quan.

- Công tác văn th là công việc không thể thiếu đ
- Công tác văn th là công việc không thể thiếu đ
ợc trong các cơ quan. Mọi cán bộ, công chức, viên
ợc trong các cơ quan. Mọi cán bộ, công chức, viên
chức của cơ quan, tổ chức trong hoạt động có liên
chức của cơ quan, tổ chức trong hoạt động có liên
quan đến công văn, giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ
quan đến công văn, giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ
văn th.
văn th.
- Là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản
- Là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản

của cơ quan, tổ chức.
của cơ quan, tổ chức.
- Góp phần giữ gìn, lu trữ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện
- Góp phần giữ gìn, lu trữ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện
tốt cho công tác lu trữ.
tốt cho công tác lu trữ. * Yêu cầu của công tác văn th
* Yêu cầu của công tác văn th
- Nhanh chóng:
- Nhanh chóng:
quá trình giải quyết công việc của mọi
quá trình giải quyết công việc của mọi
cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, ban
cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, ban
hành văn bản đi, và tổ chức quan lý, giải quyết văn bản
hành văn bản đi, và tổ chức quan lý, giải quyết văn bản
đến.
đến.
- Chính xác:
- Chính xác:
Nội dung không trái với văn bản QPPL và
Nội dung không trái với văn bản QPPL và
văn bản cơ quan cấp trên, đúng thể thức và hình thức văn
văn bản cơ quan cấp trên, đúng thể thức và hình thức văn
bản.
bản.
- Bí mật:
- Bí mật:

b. Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
b. Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong hoạt động của cơ quan.
trong hoạt động của cơ quan.
- Quản lý văn bản đến.
- Quản lý văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý văn bản đi.
- Tổ chức quản lý các giấy tờ, sổ sách nội bộ.
- Tổ chức quản lý các giấy tờ, sổ sách nội bộ.
- Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu
- Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu
vào lu trữ của cơ quan.
vào lu trữ của cơ quan.
c, Quản lý và sử dụng con dấu
c, Quản lý và sử dụng con dấu
- Bảo Quan con dấu.
- Bảo Quan con dấu.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Quản lý và sử dụng con dấu.3. Tổ chức công tác văn th
3. Tổ chức công tác văn th
a, Tổ chức bộ máy cán bộ.
a, Tổ chức bộ máy cán bộ.
Căn cứ vào tính chất và khố lợng của từng cơ quan.
Căn cứ vào tính chất và khố lợng của từng cơ quan.
- Cán bộ văn th kiêm nhiệm.
- Cán bộ văn th kiêm nhiệm.

cùng thực hiện (các đơn vị thực hiện nhiệm vụ giống
cùng thực hiện (các đơn vị thực hiện nhiệm vụ giống
nhau).
nhau).
- Văn th hỗn hợp:
- Văn th hỗn hợp:
Một số công việc về văn th đợc
Một số công việc về văn th đợc
thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng ký, nhân bản, đóng
thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng ký, nhân bản, đóng
dấu, kiểm tra ), một số công việc đợc đợc thực hiện
dấu, kiểm tra ), một số công việc đợc đợc thực hiện
phân tán (soạn thảo, in ấn, lu giữ hồ sơ sự việc.
phân tán (soạn thảo, in ấn, lu giữ hồ sơ sự việc.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
a, Vị trí, ý nghĩa của việc tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản là công việc diễn ra
Quản lý và giải quyết văn bản là công việc diễn ra
hàng ngày ở các cơ quan.
hàng ngày ở các cơ quan.
Là mạch máu thông tin quan hệ chính thức giữa các
Là mạch máu thông tin quan hệ chính thức giữa các
cơ quan với nhau và giữa các cơ quan với nhân dân.
cơ quan với nhau và giữa các cơ quan với nhân dân.
Đây là một công việc mang tích chất cơ mật trong
Đây là một công việc mang tích chất cơ mật trong

Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 quy định chi tiết
thi hành pháp lệnh; Thông t 12/2004/TT-BCA Bộ Công an h
ớng dẫn thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP). - Khi tiếp nhân, chuyển giao văn bản đi - đến từ ngời này
sang ngời khác, từ đơn vị này sang đơn vị khác phải đợc bàn
giao, ký nhận.
- Các loại sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản phải đúng
tiêu chuẩn do Cụ văn th lu trữ nhà nớc ban hành.d, Quản lý văn bản đến.
Tất cả văn bản, giấy tờ (kể cả đơn th cá nhân) gửi
đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến
Bao gồm: văn bản từ cơ quan ngoài giử đến trực
tiếp; văn bản nhận đợc từ đờng bu điện; văn bản do
cá nhân mang về từ hội nghị.
- Tiếp nhận đăng ký văn bản đến:
Mọi văn bản đều phải đợc tập trung tại văn th cơ
quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (văn bản đến
không đợc đăng ký, các đơn vị cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết).Khi nhận văn bản đến văn th cần phải tiến hành các công
Khi nhận văn bản đến văn th cần phải tiến hành các công
việc sau:
việc sau:
+ Xem nhanh qua một lợt ngoài bì

kiểm tra lại phải giữ lại cả phong bì.
+ Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ
+ Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ
phải ký xác nhận, đóng dấu và giử trả.
phải ký xác nhận, đóng dấu và giử trả.
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
Dấu đến đợc đóng góc trái dới phần trình bày yếu tố số
Dấu đến đợc đóng góc trái dới phần trình bày yếu tố số
và ký hiệu văn bản hoặc trích yếu văn bản)
và ký hiệu văn bản hoặc trích yếu văn bản)
Tên cơ quan
Tên cơ quan
đến
đến
Số đến .
Số đến .
Ngày đến
Ngày đến

Chuyển .
Chuyển .- Đăng ký văn bản đến:
- Đăng ký văn bản đến:


Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Đơn vị
hoặc
người nhận
Ký nhận Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng
giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại
giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại
thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung
thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung
cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột
cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột
“Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
“Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).Việc đăng ký văn bản mật đến được
Việc đăng ký văn bản mật đến được
thực hiện tương tự như đối với văn bản