Luận văn

Thực trạng và một số biện pháp
nhằm nâng cao công tác đào tạo
và phát triển nhân sự tại công ty
Xuất nhập khẩu Nông sản thực
phẩm Hà Nội Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

1

LỜI MỞ ĐẦU
Thế kỷ XXI, một thế kỷ mà theo nhiều nhà kinh tế dự đoán, là thế kỷ của
nền kinh tế tri thức, nền công nghiệp tri thức. Một thế kỷ mà ở đó không còn lệ
thuộc chủ yếu vào trữ lượng tài nguyên thiên nhiên của nước đó, mà phụ thuộc

phát triển nhân sự tại công ty Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội".
em hy vọng một phần nào sẽ giúp cho công ty đạt được hiệu quả cao trong thời
gian tới.
Kết cấu đề tài gồm 3 phần:
Chương I: Cơ sở lý luận chung về công tác đào tạo và phát triển nhân sự.
Chương II: Phân tích đánh giá công tác đào tạo và phát triển nhân sự ở
Công ty AGREXPORT.
Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác đào
tạo và phát triển nhân sự tại văn phòng công ty.
Trong quá trình thực hiện đề tài này em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ
của các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị kinh doanh đặc biệt là sự giúp đỡ tận
tình của cô giáo hướng dẫn đồng thời em cũng nhận được sự quan tâm giúp đỡ,
tạo điều kiện của ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng Kế hoạch thị trường đã
tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ các
phòng ban để hoàn thiện chuyên đề này.
Do còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên trong chuyên đề
cũng khó tránh khỏi những khiếm khuyết, em mong được các thầy cô giáo chỉ
bảo để bài viết được hoàn thiện hơn.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

3

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ
TRONG CƠ QUAN VĂN PHÒNG

I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG CƠ QUAN VĂN
PHÒNG
1. Khái niệm, tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan
1.1. Khái niệm:

Theo Lênin: "Những người nông dân nếu không được tổ chức thì cũng chỉ
giống như những củ khoai trong túi". Muốn phát huy được sức mạnh của cá
nhân trong việc thực hiện thắng lợi mục tiêu của tổ chức thì cần phải xếp đặt
phối hợp các cá nhân theo một trật tự nào đó, việc làm đó gọi là công tác tổ chức
nhân sự trong cơ quan, đơn vị.
Như vậy, nhân sự quả thật là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu
cơ quan đơn vị không muốn lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. Nếu cơ
quan đơn vị không muốn có bầu không khí tiêu cực trong cơ quan đơn vị do
không được thoả mãn nhu cầu, do không được quan tâm, do để mất lòng tin thì
hoạt động quản trị nhân sự phải được coi là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi cơ quan,
đơn vị.
+ Quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng
Để hiểu thật sâu sắc quản trị nhân sự là gì thì điều đầu tiên phải biết là quản
trị văn phòng là gì? Bởi vì quản trị nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong
quá trình quản trị văn phòng. Vậy:
- Quản trị văn phòng được hiểu là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp,
điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt những
mục tiêu nhất định.
- Quản trị văn phòng là công việc thường xuyên hàng ngày của nhà quản
trị, nó bao gồm các hoạt động, hành vi của nhà quản trị được thực hiện thông
qua các giác quan của họ như: nghe, nói, đọc, viết, nhìn, suy nghĩ… (nhà quản
trị đưa ra các quyết định đó là thực hiện các chức năng quản trị: Hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo, kiểm soát).
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

5

Từ đó, người ta đưa ra các quan điểm khác nhau về quản trị nhân sự.
Quản trị nhân sự: là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng vì: "Mọi quản trị
nhân sự suy cho cùng là quản trị con người". Chính vì vậy, mà nội dung của

(**)
Trích trong cuốn Những vấn đề cơ bản của QTKD, PGS.PTS Đỗ Hoàng Toàn, NXB Khoa học và Kĩ thuật
1994
(***)
Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim Dung, NXB Thống kê.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

6

hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nói tóm lại, quản trị văn phòng chính là việc
phát triển và sử dụng con người.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

7

1.2. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng
Xuất phát từ vai trò nguồn nhân sự trong cơ quan, đơn vị mà quản trị nhân
sự được giữ một trọng trách khá lớn đối với công tác văn phòng, đó chính là vấn
đề sống còn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào và thực tế cho thấy: Quản trị suy
cho cùng là quản trị con người.
Trong cơ quan, đơn vị mỗi người là một cá thể có những đặc tính chung và
riêng khác nhau. Khi hoà hợp vào trong một tập thể sẽ dẫn đến mâu thuẫn, do đó
quản trị nhân sự có vai trò làm cho mỗi cá nhân tồn tại phát triển và không tách
rời trong tập thể. Mỗi cá nhân luôn có những tâm tư tình cảm, tính cách khác
nhau nhưng đồng thời họ có những cái chung đó là muốn được tôn trọng, được
quan tâm, thăng tiến vì thế các nhà quản trị phải biết liên kết các thành viên lại
với nhau thành một tập thể vững mạnh, biết phát huy sở trưởng của mỗi người,
gắn kết họ với nhau thực hiện mục tiêu chung của cơ quan văn phòng. Qua đó
thoả mãn được nhu cầu riêng của mỗi thành viên.
Trong đội ngũ quản trị của cơ quan, đơn vị một khi họ tuyển chọn được

thu thập được về kết quả và quá trình hoạt động của các loại lao động hiện có,
để đánh giá về nhân sự của cơ quan, đơn vị đó và phương pháp trắc nghiệm.
- Tuyển dụng nhân sự:
Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu lao động của đơn
vị về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một thời kỳ nhất định.
Quá trình này có thể được tiến hành theo các bước công việc và trở thành
những thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự như sau:
+ Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan văn phòng đang
làm.
+ Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành thông báo về việc tuyển dụng
nhân sự.
+ Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên.
+ Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của người dự
tuyển.
+ So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.
- Đào tạo và phát triển nhân sự:
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

9

Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng,
nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm
chất khác đối với mỗi người nhân viên trong cơ quan văn phòng. Mỗi công việc
trong cơ quan đơn vị đều cần đến một loại lao động có trình độ, chuyên môn ở
mức nhất định, phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm
quen với công việc, đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với công việc
được giao. Hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi các bộ
phận nhân sự phải bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ
phận.
Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về

trình độ của người lao động ngày càng nâng cao, khả năng nhận thức của họ
ngày càng tốt hơn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến cách nhìn nhận, thái độ của
nhân viên đối với công việc, quyền hạn và sự tham gia của mỗi người trong tổ
chức. Nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi thoả mãn, hài lòng với công việc
cũng như phần thưởng đối với họ.
Nếu trước kia mong muốn của người đi làm chỉ giản đơn là có việc làm ổn
định và mức lướng đủ sống thì ngày nay nhu cầu của họ đã đa dạng, phong phú
hơn nhiều đặc biệt là nhu cầu tinh thần.
Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, đó là công cụ quan trọng
để thu hút lực lượng lao động là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ, ngoài ra tiền
thưởng cũng có vai trò quan trọng trong việc kích thích thi đua, tăng năng suất
lao động.
Tuy nhiên tiền lương, tiền thưởng không phải là mục đích duy nhất của
nhân viên. Họ còn cần:
- Có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc
phải thuận lợi, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý.
- Được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý kiến đề
xuất của họ.
- Có cơ hội học hành và thăng tiến, có tương lai trong nghề nghiệp.
Vì vậy quản trị nhân sự có hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào việc nắm bắt
và thoả mãn được nhu cầu chính đáng cuả nhân viên hay không? Song vẫn phải
đảm bảo được mục tiêu của cơ quan, đơn vị đề ra.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

11

2.2. Nhóm nhân tố thuộc về nhà quản trị
Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phương pháp lãnh đạo của nhà
quản trị.
Trình độ giao tiếp của nhà quản trị ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản

Từ các khái niệm trên, ta có thể thấy rằng: đào tạo, phát triển đều đề cập
đến một quá trình tương tự: quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức,
học các kỹ năng mới và thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả
năng thực hiện công việc của cá nhân. Điều đó cũng có nghĩa là đào tạo, phát
triển được áp dụng để làm thay đổi việc nhân viên biết gì? làm như thế nào? và
quan điểm của họ đối với công việc hoặc mối quan hệ với các đồng nghiệp và
các "sếp" ra sao?
Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho công nhân viên theo
kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển, mặc dù vậy trong thực tế
vẫn có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm đào tạo, phát triển.
Theo em, nếu đào tạo có định hướng, chú trọng vào công việc hiện thời của
cá nhân sẽ giúp các cá nhân có ngay các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công
việc hiện tại. Còn phát triển nhân viên nhằm chú trọng lên các công việc tương
lai trong tổ chức hay cơ quan, đơn vị. Khi một người được thăng tiến lên những
chức vụ mới, họ cần có những kiến thức, kỹ năng mới theo yêu cầu của công
việc. Công tác phát triển nhân viên sẽ giúp các cá nhân chuẩn bị sẵn các kiến
thức, kỹ năng cần thiết đó.
1.2. Vai trò của đào tạo và phát triển nhân sự
Đối với một quốc gia, giáo dục, đào tạo và phát triển năng lực của người
lao động có ảnh hưởng to lớn đến sự phát triển kinh tế, xã hội của một quốc gia
và khả năng cạnh tranh quốc tế của các quốc gia đó.
Nhu cầu đào tạo nhân viên trong các tổ chức tăng nhanh cùng với sự phát
triển của hợp tác và cạnh tranh quốc tế, công nghệ tiên tiến và áp lực về kinh tế
xã hội. Đào tạo được xem như là một yếu tố cơ bản nhằm đáp ứng các mục tiêu
chiến lược của tổ chức. Giờ đây chất lượng nhân viên đã trở thành một trong
những lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất của các cơ quan, đơn vị.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

13



14

thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển, đánh giá chương trình đào tạo
và phát triển.
Tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự là tiến trình liên tục không bao giờ
dứt. Nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra đánh giá chương trình xem đã đáp
ứng với các nhu cầu và mục tiêu đề ra chưa? Hơn nữa, cần phải đánh giá hiệu
quả kinh tế của những chương trình đó. Tóm lại, các yếu tố bên trong và bên
ngoài liên tục ảnh hưởng đến yêu cầu đào tạo, do đó bất kỳ chơng trình đào tạo
nào cũng cần phải năng động và tiếp diễn không ngừng.
2.2. Phương pháp đào tạo và phát triển nhân sự
+ Phương pháp dạy kèm: Đây là phương pháp đào tạo tại chỗ để phát triển
cấp quản trị trên cơ sở một kèm một. Một số công ty lập ra các chức vụ phụ tá
hay trợ lý cũng nhằm mục đích này. Cá nhân được chức vụ này, người ta phải
theo sát cấp trên của mình. Để đạt được kết quả các cấp quản trị dạy kèm này
phải có kiến thức toàn diện về công việc liên hệ tới các mục tiêu của cơ quan.
+ Phương pháp hội nghị: là phương pháp huấn luyện được sử dụng rộng
rãi. Trong đó, các thành viên có chung một mục đích thảo luận và cố gắng giải
quyết vấn đề. Thông thường người điều khiển là một cấp quản trị nào đó, có
nhiệm vụ giữ cho cuộc thảo luận diễn ra trôi chảy và tránh để mọi người ra
ngoài đề. Khi thảo luận thì cấp trên phải lắn nghe và cho phép các thành viên
phát biểu giải quyết các vấn đề.
+ Phương pháp đào tạo tại bàn giấy
Phương pháp đào tạo tại bàn giấy hay đào tạo xử lý công văn giấy tờ cũng
như là một phương pháp quan trọng đối với nhâ viên văn phòng, là phương pháp
mô phỏng trong đó thành viên tránh cấp trên giao cho một số giấy tờ kinh doanh
như: Các bản thông tư nội bộ hoặc các bản ghi nhớ, các bản trình báo cáo, các
tin tức do các cuộc điện đàm điện thoại gửi lại. Các hồ sơ này không được sắp
xếp theo một thứ tự đặc biệt nào mà cần sắp xếp phân loại từ loại cần xử lý khẩn

I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY AGREXPORT
1. Quá trình hình thành và phát triển
Quá trình thành lập công ty:
Tổng công ty xuất nhập khẩu với tên giao dịch là AGREXPORT có trụ sở
tại số 6 Tràng Tiền - Hoàn Kiến - Hà Nội, được thành lập năm 1963 theo quyết
định của Thủ tướng Chính phủ, trực thuộc Bộ Thương mại. Đến năm 1985 được
chuyển sang cho Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm quản lý theo quyết
định số 08/HĐBT ngày 14/01/1985 và đến năm 1994 Tổng công ty XNK nông
sản đổi tên thành Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội, trực thuộc Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn theo quyết định số 90/QĐ-TTg ngày
07/01/1994 của Thủ tướng Chính phủ và công văn hướng dẫn của Uỷ ban kế
hoạch nhà nước số 04/UBKH này 05/05/1994.
- Sự phát triển của công ty những năm gần đây
Thời kỳ 1995 đến nay: Năm 1995 Tổng công ty XNK nông sản được đổi
tên là Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội (AGREXPORT), ngay từ đầu,
công ty đã có kế hoạch dự kiến xuất nhập khẩu cho năm tới. Trong thực tế công
ty đã hoàn thành vượt mức kế hoạch, đạt 112,2%, đây là một kết quả đáng
mừng.
2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh doanh dưới sự chỉ đạo và quản lý
của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, hoạt động theo chế độ hạch toán
kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu
riêng để giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được qui định. Là đơn vị chuyên
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

17

kinh doanh các mặt hàng nông sản, AGREXPORT Hà Nội có chức năng và
nhiệm vụ được quy định cụ thể như sau:
- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm về mua bán, chế

thích hợp cho công tác cần sự đi lại để thu mua nông sản phục vụ cho xuất khẩu.
Có thể nói cơ cấu lao động của công ty là tương đối hợp lý, tạo điều kiện thuận
lợi trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Hiện nay, công ty vẫn tổ chức các lớp bồi dưỡng cử nhân đi học, phấn đấu
100% cán bộ đại học cũng như tạo điều kiện nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ
và ngoại giao cho CBCNV.
3.2. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh của Công ty
Với chức năng là xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm theo quyết định cấp
ngày 10/5/1995 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngành nghề kinh
doanh của công ty là xuất nhập khẩu nông nghiệp (phân bón, thuốc trừ sâu…)
Hiện nay, các mặt hàng chủ yếu của công ty là:
- Xuất khẩu mặt hàng lạc nhân, hạt điều, hạt tiêu, quễ, hoa hồi, các loại
đậu, chè, tơ tằm, vừng, ngô…
- Nhập khẩu các loại thuốc trừ sâu, bánh quy, bơ, dầu cọ, ống nước, phụ
tùng, lốp xe…
4. Cơ cấu tổ chức
4.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Công ty AGREXPORT Hà Nội với 85 CBCNV từ những nhiệm vụ, chức
năng, đạc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, đòi hỏi phải có bộ máy quản lý
và sản xuất hợp lý thì mới sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống
nhau và phụ thuộc vào đặc điểm riêng từng doanh nghiệp để xây dựng được cơ
cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của từng doanh nghiệp AGREXPORT
Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị mới.
- Có mục tiêu chiến lược thống nhất.
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm công dân giống
nhau.
- Có sự mềm dẻo về tổ chức.
- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

kinh doanh của Công ty, cụ thể như sau:
 Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt
động của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
 Phó giám đốc giúp giám đốc quản l ý điều hành các mảng hoạt
động mà ban giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý điều
hành các công việc khi được uỷ quyền.
 Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám
đốc trong công tác quản lý, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu cụ thể.
- Ban giám đốc
- Giám đốc
- Phó giám đốc
- Các phòng nghiệp vụ
XNK
- Các phòng
ban quản lý
NXK1 NXK2
NXK4

NXK3

NXK5

NXK6
NXK7

Ban
đền
án &
thanh
toán

bộ của Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị,
chịu trách nhiệm trước giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt
động kinh tế của các cơ sở, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo bồi
dưỡng cán bộ, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác đối ngoại,
chính sách thị trường, thương nhân nước ngoài, về công tác tuyên truyền quảng
cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngoài nước.
c. Ban đề án và thanh toán công nợ.
Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trước
đây. Đồng thời tìm đối tác và xây dựng các đề án kinh doanh.
d. Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Theo sự chỉ đạo chung của giám đóc, được phép kinh doanh tất cả các mặt
hàng trong giấy phép kinh doanh của Công ty được uỷ ban kế hoạch thành phố
cho phép và Bộ Thương mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng cho các
phòng nghiệp vụ.
e. Phòng kế hoạch thị trường và pháp chế.
Tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình,kế hoạch mục tiêu hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Tổng hợp và cân
đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời
chịu trách nhiệm trước giám đốc và công tác đối ngoại với thị trường trong và
ngoài nước.
f. Các chi nhánh và xí nghiệp.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

22

Có chức năng, nhiệm vụ giống như phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
giúp Công ty mở rộng thị phần trên phạm vi cả nước, khu vực phía Bắc, phía
Nam tạo nên vùng nguyên liệu và thị trường ổn định.
II. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG
BA NĂM QUA

phải chú trọng nhiều đến việc tìm nguồn thu mua ổn định, chất lượng, giá cả
hợp lý để việc kinh doanh đạt hiệu quả hơn.
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

24