Luận Văn
Thực trạng và giải pháp
hoàn thiện bộ máy quản lý
tại Công ty Tạp phẩm và
Bảo hộ lao động Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
1

PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay, nước ta đang từng bước phát triển và hoàn thiện một nền
kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều này đặt ra cho các doanh
nghiệp hàng loạt các vấn đề cần phải thay đổi và hoàn thiện. Trong các vấn đề
được đặt ra đối với các doanh nghiệp thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động
của bộ máy quản lý doanh nghiệp là một trong những vấn đề nổi cộm, hết sức
phức tạp và quan trọng.

tế, sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường và thực tập tại Công ty
Tạp phẩm và Bảo hộ lao động - Bộ Thương mại, em lựa chọn đề tài thực tập
chuyên đề của mình là: "Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm
và Bảo hộ lao động".
Do trình độ và tài liệu còn hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề này
của em không thể tránh khỏi sai sót và thiết sót, rất mong được các thầy cô
giáo cho ý kiến nhận xét để em có thể hiểu vấn đề đầy đủ hơn nữa.
Em xin chân thành cám ơn thầy, cô giáo, cô giáo hướng dẫn: Tiến sĩ
Nguyễn Thị Ngọc Huyền và các cô chú trong Công ty Tạp phẩm và bảo hộ
lao động giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập chuyên đề này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2001
Sinh viên thực hiện
Vũ Quang Minh
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
3
Trang
4

- Tính đa dạng:
Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh
doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị
trường từ đó việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau
nhất định và vì vậy bộ máy quản lý doanh nghiệp không đồng nhất đối với
mọi doanh nghiệp mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi
doanh nghiệp.
- Tính cân bằng động:
Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một giai đoạn
chiến lược thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng thái cân bằng tạm
thời. Tuy nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh nghiệp trong toàn bộ
quá trình phát triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp
luôn biến đôỉ để phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi trường.
- Tính hệ thống.
Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ. Mỗi bộ
phận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì vật hình
thành các cấp bậc quản lý trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không hoạt
động một cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với
nhau tạo thành một chỉnh thể bộ máy.
c. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lý
đóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hướng đích tới đối
tượng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp đã đề ra. Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức
quan trọng cụ thể là:
Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanh
nghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổ

thiện vì các lý do sau:
- Doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay là doanh nghiệp kinh
doanh thuần tuý (doanh nghiệp thương mại) đều hoạt động trong một môi
trường kinh doanh nhất định.
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
6

Môi trường kinh doanh này bao hàm các yếu tố như luật pháp, chính
trị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,
đổi thủ cạnh tranh tiềm năng, nhà cung cấp
Các yếu tố thuộc môi trường này luôn luôn biến động hàng năm, hàng
quý, hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn
hạn hoặc dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch
chiến lược và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý được tạo lập để thực
hiện các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp và vì vậy nó phải biến đổi và hoàn
thiện để phù hợp với tình hình mới.
- Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng như thay đổi
của môi trường thường tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản
xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện bộ
máy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh được các mối đe doạ nhằm đưa doanh
nghiệp đạt được mục tiêu sớm hơn dự kiến.
- Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển tạo ra các máy
móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý
phải nắm bắt kịp thời và vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý .
- Khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quản
lý thay đổi cho phù hợp.
- Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, do ảnh hưởng tiêu cực
của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây đã làm cho hạn chế về nhiều
mặt đặc biệt là về bộ máy quản lý. Trước đây, do thực hiện cơ chế kế hoạch

các phòng ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý.
c. Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Để hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, trước hết ta cần phân tích
và đánh giá bộ máy hiện có xem bộ máy hiện tại đã đáp ứng được yêu câù hay
chưa, và đã tối ưu hay chưa.
Để phân tích bộ máy ta lần lượt phân tích ba yếu tố cơ bản của nó là:
- Phân tích cơ cấu tổ chức.
- Phân tích công tác cán bộ.
- Phân tích cơ chế hoạt động của bộ máy.
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
8

Từ những phân tích trên ta rút ra nhận xét về những ưu, khuyết điểm,
tìm ra nguyên nhân và từ đó đưa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy.
2. Cơ cấu tổ chức.
2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau,
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách
nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác
nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích
chung đã xác định của doanh nghiệp.
Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia
quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản
ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động
tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp.
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ
cấp Công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng Các cấp quản lý này phản ánh sự
phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung
hoá trong quản lý. Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng

doanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanh
nghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ
b. Cơ cấu chức năng.
Các chức năng quản lý một doanh nghiệp được phân chia theo chiều
dọc hoặc chiều ngang.
Theo chiều ngang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng như:
quản lý nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất tương ứng
với các chức năng quản lý trên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một
loại hình cơ cấu có cấu trúc chức năng. Ở đây, các hoạt động tương tự được
phân nhóm thành các phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất
theo sơ đồ như sau: TỔNG GIÁM ĐỐC
Phó tổng
giám đốc
sản xuất
Phó tổng
giám đốc
tài chính
Phó tổng
giám đốc
nhân sự
Phó tổng
giám đốc
Marketing HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
Giám đốc phụ trách
lĩnh vực chế tạo
Giám đốc phụ trách
các dịch vụ tài
chính
Giám đốc phụ trách
mạng lưới khách
sạn
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
11 + Theo sản phẩm.

+ Cơ cấu theo sát quá trình quản lý gắn cùng với các mục tiêu chiến
lược.
+ Loại cơ cấu này thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ
chức đặc biệt quan tâm.
- Nhược điểm:
+ Cản trở quá trình tổng hợp các chức năng do đó giảm khả năng sử
dụng các chuyên gia cho các hoạt động khác nhau.
- Khả năng áp dụng:
+ Cơ cấu theo đơn vị được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô
lớn, hoạt động đa lĩnh vực, đa sản phẩm, đa thị trường. Thông thường cơ cấu
của những tổ chức doanh nghiệp này là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấu
đơn vị trên. Cơ cấu hỗn hợp có thể được biểu diễn theo sưo đồ sau:

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

đ
ố
c
bảo hiểm
Giám
đ
ố
c
tài chính
doanh nghiệp

Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
13 d. Cơ cấu ma trận.
Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trường và
chức năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một loại hình cơ cấu mà
hai loại tập trung trên đều được coi là quan trọng trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu
ma trận thường được sử dụng trong các dự án phát triển của các ngành công
nghiệp lớn.
Trong cơ cấu ma trận, bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng,
trong cơ cấu hình thành nên những chương trình hoặc dự án để thực hiện
những mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối và cần tập trung
nguồn lực.
Trong cơ cấu ma trận, lãnh đạo chương trình, dự án có thể sử dụng

án 1
Lãnh đạo dự
án 2
Lãnh
đ
ạ
o d
ự

Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
14
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu ma trận có độ linh hoạt lớn.
+ Có khả năng tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu.
+ Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau của
tổ chức để đi đến mục tiêu.
+ Có thể dễ dàng phối hợp hoạt động.
- Nhược điểm:
+ Khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chương trình, dự
án và những người lãnh đạo trong các bộ phận, phân hệ khác.
+ Cơ cấu phức tạp, tốn kém, không bền.
- Khả năng ứng dụng:
+ Cơ cấu này được áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vào

chủ quan hay khách quan nào đó thường chưa đạt đến mức độ tối ưu, các sai
sót trong mô hình chưa tối ưu đó sẽ ảnh hưởng bất lợi đến quá trình quản lý
và hoạt động của doanh nghiệp vì vậy để tăng hiệu quả của bộ máy quản lý ta
cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ cho đến khi nó đạt đến sự tối ưu.
b. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì trước hết phải nghiên cứu một cách kỹ
lưỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá cơ cấu đó theo những chỉ tiêu nhất
định. Để phân tích được cơ cấu ta cần biểu diễn cơ cấu dưới dạng sơ đồ. Từ
sơ đồ ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng
mà nó phải thi hành.
Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho
từng bộ phận. Phân tích khối lượng công tác của mỗi bộ phận, phát hiện
những khâu yếu.
Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp
quản lý.
Việc phân tích cơ cấu cần trả lời các câu hỏi sau:
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
16

- Cơ cấu hiện tại đã đáp ứng được các yêu cầu của chiến lược chưa?
- Điểm chưa hợp lý của cơ cấu là gì? Nguyên nhân?
- Cần phải hoàn thiện cơ cấu theo hướng nào?
Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp, phương án để hoàn thiện cơ cấu.
Việc hoàn thiện cơ cấu cần được quản lý tức là phải được lập kế hoạch, tổ
chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện.

II. CÁN BỘ QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC CÁN BỘ.
1. Cán bộ quản lý.
1.1. Khái niệm cán bộ quản lý.

mang tính chiến lược về lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động,
phân tích nguồn nhân lực và kế hoạch tác nghiệp.
- Cán bộ quản lý sản xuất: Là những có thẩm quyền ra các quyết định
mang tính tác nghiệp và các chiến lược sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ.
- Cán bộ quản lý tài chính: Là những người có quyền ra các quyết định
chiến lược về nguồn lực tài chính, ngân sách
* Theo chức năng của cán bộ quản lý thì cán bộ quản lý được chia làm
3 loại:
- Cán bộ lãnh đạo: Là người đứng đầu hệ thống, có một chức danh nhất
định. Chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách.
- Các chuyên gia: Là những người nằm trong bộ máy quản lý có trình
độ chuyên môn sâu trong một lĩnh vực nào đó.
Một chuyên gia có chức năng nhiệm vụ như sau:
+ Thực hiện quá trình thông tin trong đó cơ bản là phân tích thông tin.
+ Tham gia xây dựng các phương án quyết định, đề xuất kiến nghị về
lựa chọn phương án tối ưu.
+ Giúp cán bộ lãnh đạo chỉ đạo, thực hiện quyết định.
+ Có thể được ra quyết định khi được cấp trên uỷ quyền.
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
18

- Nhân viên: là những người đảm bảo vật chất, thông tin cho cho hai
loại cán bộ nói trên.
1.3. Yêu cầu đối với cán bộ quản lý.
a. Về vị trí:
Cán bộ quản lý phải đạt được các tiêu chuẩn chung về các tiêu chuẩn
cao hơn như tư duy mới về chính trị, có tinh thần trách nhiệm cao.
b. Về chuyên môn.
Cán bộ quản lý phải hiểu được công việc, nắm vững chuyên môn mà

Để cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức một lực lượng lao động có
hiệu quả thì nhà quản lý phải biết cách đánh giá, tuyển chọn, bố trí, sử dụng,
đào tạo và trả lương đội ngũ nhân sự của mình. ở đây ta chỉ xem lao động
quản lý.
Bản chất của công tác cán bộ là hệ thống hoá việc quản lý các cán bộ
quản lý. Công tác này đòi hỏi phải có cách tiếp cận hệ thống mở, nó được
thực hiện trong bộ phận tổ chức, nhưng tổ chức lại nằm trong xã hội.
2.1. Tuyển chọn cán bộ.
a. Yêu cầu của tuyển chọn cán bộ vào làm việc trong doanh nghiệp.
- Tuyển những cán bộ có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc
đạt tới năng suất lao động cao, hiệu quả suất công tác tốt.
- Những cán bộ được tuyển phải là người có kỷ luật, trung thực, gắn bó
với công việc, với doanh nghiệp.
- Tuyển những cán bộ có sức khoẻ, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp
với nhiệm vụ được giao.
b. Các bước tuyển chọn cán bộ:
Việc tuyển chọn được tiến hành theo một quy trình chặt chẽ bao gồm
một số phương pháp và kỹ thuật khác nhau và theo nhữn bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định rõ những công việc trong doanh nghiệp và mô tả
những công việc đó về đặc điểm kỹ thuật, tiêu chuẩn làm việc đối với mỗi vị
trí.
Bước 2: Chuẩn bị báo cáo về tình hình cán bộ. Tất cả những người
đứng đầu đơn vị nộp cho người quản lý nhân sự một bản sao báo cáo dự kiến
tình hình nguồn cán bộ cho giai đoạn tới theo thời gian đã quy định.
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
20

Bước 3: Thông báo những yêu cầu đối với người xin việc và thông báo
mọi điều kiện cần thiết cho người xin việc về lương, sự bố trí sắp xếp lại hay


- Trắc nghiệm trí thông minh, trình độ văn hoá, khả năng thích nghi.
- Trắc nghiệm về kỹ năng, kỹ xảo.
- Trắc nghiệm về sự quan tâm, sự thích thú về một cái gì đó.
- Trắc nghiệm về nhân cách.
c2. Phương pháp phỏng vấn.
Phương pháp trắc nghiệm được thực hiện trên giấy, và vì vậy có thể
chưa đánh giá được con người một cách hoàn toàn chính xác. Để đánh giá
chính xác hơn nữa người ta sử dụng phương pháp phỏng vấn, đối thoại trực
tiếp bao gồm phỏng vấn ban đầu và phỏng vấn đánh giá.
Phỏng vấn ban đầu nhằm loại trừ ngay những người mà ta thấy ngay
rằng họ không đủ tiêu chuẩn.
Phỏng vấn đánh giá được tiến hành để duyệt lại tất cả mọi vấn đề thuộc
về khả năng của người xin việc từ đó so sánh và lựa chọn người thích hợp
nhất.
2.2. Sử dụng cán bộ.
Trong một tổ chức doanh nghiệp, quản lý tức là quản lý con người do
vậy đây là hoạt động rất phức tạp. Để sử dụng cán bộ một cách có hiệu quả
nhất thì trước hết người quản lý phải xác định được động cơ, mục tiêu của đối
tượng.
Động cơ trả lời câu hỏi: Vì sao cấp dưới lại hành động?
Mục tiêu trả lời câu hỏi: Đối tượng muốn gì?
Nhà quản lý phải làm thế nào để tạo ra và duy trì động cơ.
Thứ hai, nhà quản lý phải có quyền lực và thứ ba là phải có nghệ thuật
đối nhân xử thế.
2.3. Di chuyển cán bộ.
a. Thuyên chuyển :
Mục đích của thuyên chuyển cán bộ là nhằm kích thích khả năng hoạt
động một cách đa dạng, linh hoạt đồng thời đáp ứng những đòi hỏi cần thiết
về tổ chức. Mục đích cốt yếu của việc thuyên chuyển là nâng cao tính hiệu

3- Tiền lương cho người lao động phải phụ thuộc vào hiệu quả hoạt
động của người lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
b - Hình thức trả công cho cán bộ.
Đối với cán bộ quản lý, các doanh nghiệp thường áp dụng hình thức trả
công theo thời gian.
Chuyªn ®Ò thùc tËp S/v: Vò Quang Minh - QLKT 39A
Trang
23

Hình thức trả công theo thời gian gắn thu nhập của mỗi người với kết quả
lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc.
Hình thức trả công này gồm hai chế độ. Theo thời gian đơn giản và theo thời
gia có thưởng.
- Chế độ trả công theo thời gian đơn giản: là chế độ trả công mà tiền
công nhận được của mỗi người công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp
và thời gian thực tế làm việc nhiều hay ít quyết định.
Chế độ này chỉ áp dụng ở những nơi khó xác định mức lao động chính
xác, khó đánh giá công việc thật chính xác và có 3 loại cơ bản là lương giờ,
lương ngày và lương tháng.
- Chế độ trả công theo thời gian có thưởng: là sự kết hợp giữa chế độ
trả công theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được những chỉ tiêu
về số lượng hoặc chất lượng đã qui định.
Chế độ trả công này không những phản ánh trình độ thành thạo và thời
gian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng người
thông qua các chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được vì vậy nó có tác dụng động
viên, khuyến khích .
2.5 Phát triển cán bộ.
a - Nội dung của phát triển cán bộ.
Phát triển cán bộ là một loại hoạt động có tổ chức được điều khiển
trong một thời gian khó xác định và nhằm đem đến sự thay đổi nhân cách.

a- Cơ sở của việc hoàn thiện công tác cán bộ.
Cũng như việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, hoàn thiện công tác
cán bộ là một bộ phận, một phần của công tác hoàn thiện bộ máy quản lý.
Để một bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động đạt được hiệu quả cao
thì các bộ phận của bộ máy đó phải hoàn hảo. Ta thấy yếu tố tác động một
cách trực tiếp, cơ bản đến hiệu quả hoạt động của bộ máy là đội ngũ cán bộ
của bộ máy.
Quan điểm triết học đã chỉ ra rằng mọi sự vật hiện tượng đều có xu
hướng vận động đi lên và do đó cán bộ quản lý cũng không nằm ngoài qui
luật này.
Cùng với sự phát triển chung của xã hội, các lý thuyết, kinh nghiệm,
cách thức quản lý doanh nghiệp thay đổi và do vậy nếu đội ngũ cán bộ trong
bộ máy của một doanh nghiệp không phát triển, hoàn thiện mình thì sẽ không