Lập kế hoạch tổ chức sự
kiện ( tiếp theo )
Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng
để đảm bảo sự kiện thành công. Đây
được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước
khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp
chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự
kiện phát sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể
giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế
hoạch. Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối,
cần có khả năng xuyên suốt sự kiện.
Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương
án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối
với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức
sự kiện của doanh nghiệp.
Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của
sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và
những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ
chức thực hiện chúng. Những vấn đề sau đây sẽ phải giải
quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự
kiện.
 Mục đích của sự kiện
 Nhiệm vụ của sự kiện
 Những hoạt động cụ thể của sự kiện
 Thành phần tham gia sự kiện
 Thời gian ( tháng trong năm,ngày trong tuần, giờ
trong ngày)
 Địa điểm thực hiện sự kiện
 Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa
điểm tổ chức sự kiện
Sự kiện nào tổ chức cũng phải có mục đích rõ ràng. Sự

khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Ngân sách được
phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội
dung các hoạt động sự kiện. Để giúp tránh được nhầm lẫn
nhà tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau:
Lập bảng chi phí. Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân
sách trên một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục
công việc, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự
kiến kèm theo.
Kiểm tra, điều chính tổng thể. Sau khi lập bảng, nhà tổ
chức sự kiện cần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành
phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý
ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều
chỉnh cho thích hợp.
Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác
nhau nên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi
phí. Khi tiến hành lập bảng danh sách chi phí, cần đi
xuyên suốt cả sự kiện từ đầu tới cuối và bắt đầu lập bảng
khái quát, sau đó đi vào chi tiết. Cần viết ra tất cả các dự
toán. Đề phòng khi có những biến động về nhân sự, nhà
tổ chức cần xác nhận rõ ràng bằng văn bản hạng mục
công việc và bao gồm những nội dung gì.
Cẩn thận chi tiết khi đi vào các hạng mục cụ thể, kể cả
những nội dung không quan trọng.
Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều, đặc biệt nếu liên
quan tới đồ ăn thức uống. Tương tự, thuế đánh vào đồ ăn
thức uống là khác nhau và cũng làm chi phí tổ chức tăng
lên ( chẳng hạn, thuế rượu mười%, thực phẩm là tám%,
v.v…)
Ngoài các khoản chi trên, còn khoảng phụ phí cũng cần
chú ý và tính gộp vào trong ngân sách ( chi phí điện, chi