Giáo trình
PHẦN MỀM
ACsoft
®
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
MỤC LỤC
MỤC LỤC ..........................................................................................................................................2
Các quy ước.........................................................................................................................................3
Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn..............................................................................................3
Quy ước sử dụng bàn phím.................................................................................................................3
CHƯƠNG I: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH......................................................................................4
Yêu cầu cấu hình và hệ điều hành......................................................................................................4
Các bước cài đặt..................................................................................................................................4
CHƯƠNG II: KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH.............................................................................4
CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN................................................................................6
CHƯƠNG IV: CÁC HỖ TRỢ SẴN CÓ TRONG ACSOFT .........................................................11
CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH "HỆ THỐNG".................................................................................13
CHƯƠNG VI: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN CHI TIẾT".................................................................24
CHƯƠNG VII: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN TỔNG HỢP"............................................................49
CHƯƠNG VIII: PHẦN HÀNH "BÁO CÁO"................................................................................59
KẾT LUẬN........................................................................................................................................64
2
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
Các quy ước
Để bạn có thể sử dụng một cách tối ưu chương trình kế toán ACsoft, trong cuốn hướng dẫn sử dụng
này chúng tôi có sử dụng một số các định dạng cho các cụm từ thể hiện và các tổ hợp bàn phím cần
thiết phục vụ quá trình sử dụng chương trình. Bạn xem chi tiết trong phần sau.
Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn
Quy ước Nội dung, ý nghĩa
Chữ đậm Xuất hiện để bạn biết phải điền vào để máy tính quản lý, không được để

Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
trình ACsoft, trợ giúp ACsoft và gỡ bỏ chương trình ACsoft. Thông thường khi cài đặt chương trình sẽ
cài mặc định vào C:\ACsoft
 Để khởi động chương trình kế toán ACsoft bạn thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Tại màn hình của Windows, kích đúp chuột vào biểu tượng của ACsoft.
Cách 2: Từ thanh "Taskbar" của Windows, chọn "Programs", chọn "ACsoft", bấm chuột vào biểu
tượng ACsoft.
Cách 3: Khởi động trực tiếp từ tập tin chương trình, Double Click vào file tckt.exe trong thư mục
chương trình( ví dụ : C:\ACosft).
5
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN
Màn hình khởi chạy đầu tiên
Khi bạn kích hoạt chương trình kế toán ACsoft sau khi vừa cài đặt, giao diện đầu tiên xuất hiện đó là
màn hình khởi chạy đầu tiên. Các chức năng lựa chọn bao gồm:
 Máy chủ:
Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính của bạn được chương trình chọn làm máy chủ. Bộ
chương trình trên máy bạn cho phép các máy tính chọn thuộc tính máy trạm được truy cập và dùng
chung cơ sở dữ liệu.
 Máy trạm:
Khi bạn chọn chức năng, máy tính của bạn được chương trình định nghĩa là máy trạm. Chương trình sẽ
hiển thị phần chọn đường dẫn để bạn định nghĩa vị trí cơ sở dữ liệu dùng chung..
 Biệt lập:
Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính được chương trình xác nhận là chương trình độc lập.
Cơ sở dữ liệu sẽ không có quyền chia xẻ và không một máy trạm nào được định nghĩa có thể dùng cơ
sở dữ liệu trên máy tính của bạn là cơ sở dữ liệu dùng chung.
Chức năng "Máy chủ" và "Máy trạm" chỉ có thể thực hiện được khi bạn có trong tay chương trình kế
toán ACsoft sử dụng mạng. Chức năng "Biệt lập" chỉ được thể hiện khi bạn có chương trình kế toán
ACsoft chạy trên máy đơn lẻ.
Màn hình khởi động ban đầu

Họ và tên: Admin
Chức vụ : Quản trị mạng
Mật khẩu: Admin
- IIMàn hình khởi động ban đầu chạy các lần tiếp sau
Tương tự như lần chạy đầu tiên, nhưng các phần bao gồm: Họ và tên, Chức vụ, Mật khẩu nếu như
trong lần chạy đầu tiên bạn đã nhập như thế nào thì trong các lần chạy tiếp sau bạn phải nhập đúng như
vậy. Bạn hãy lưu ý thật kỹ.
Màn hình làm việc chính
- IThanh thực đơn chính
Tất cả các tác vụ để chương trình kế toán ACsoft thực hiện đều được thể hiên trên thanh thực đơn
chính, bao gồm: Các phần hành kế toán, các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính... Thanh thực đơn
phụ thể hiện phần lớn các tác vụ trên với một giao diện được trau chuốt và tạo sự thân thiện cho
người sử dụng.
Nội dung
Mô tả
7
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
Kế toán chi tiết Chứa đựng các thành phần để thực hiện các tác vụ định khoản, điều
chuyển các bút toán, thực hiện các công việc nhập xuất kho hàng hoá, vật
liệu, lập thẻ tài sản cố định, kế toán các Tài khoản ngoài bảng... Bao gồm
các giao diện thực hiện sau (có tách riêng 2 phần thực hiện với VND và
Ngoại tệ):
• Kế toán tiền vốn (các bút toán không theo dõi số lượng)
• Hàng hoá, nguyên vật liệu (các bút toán theo dõi số lượng)
• Hàng đại lý
• Kế toán tài sản cố định (Lập thẻ, tăng giảm tài sản cố định)
• Kế toán khác (Hoàn ứng, điều chỉnh, thanh toán bù trừ, trích quỹ...)
• Kế toán Tài khoản ngoài bảng (ghi đơn các Tài khoản ngoài bảng)
• Nhập hàng trả lại
• Xuất điều chuyển nội bộ

Tìm kiếm dữ liệu Bao gồm một hệ thống các công cụ phục vụ cho người sử dụng nhằm thao
tác các công tác tra cứu, tìm kiếm, sửa xoá... bao gồm:
• Tra cứu nhanh số liệu.
• Tìm kiếm và sửa số liệu.
• Tìm kiếm và xoá số liệu.
• Sửa VAT đầu vào.
• Sửa tính chất thu chi.
• Sửa khoản mục phí.
9
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
Hệ thống Đây là phần hành quan trọng nhất trong chương trình, bao gồm các chỉ
tiêu bạn phải thiết lập để phục vụ cho quá trình hạch toán của bạn sau này.
Các chỉ tiêu chính bao gồm:
 Quản lý hệ thống:
• Nhập số dư đầu kỳ.
• Tạo năm làm việc.
• Quản lý thời gian sử dụng
• Xác định số dư hàng hoá.
• Kiểm tra sai sót dữ liệu.
• Dọn dẹp dữ liệu.
• Quản lý người sử dụng.
 Khai báo hệ thống:
• Khai báo chi tiết tài khoản.
• Khai báo khoản mục phí.
• Khai báo loại ngoại tệ.
• Khai báo vụ việc.
• Phương pháp tính thuế VAT.
• Khai báo tài sản cố định.
• Khai báo tiêu thức quản lý.
• Khai báo các vận hành đặc thù khác.

• Tài khoản 3337 – 01: Thuế nhà đất
• Tài khoản 3337 - 02 : Tiền thuê đất
Tài khoản 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, chương trình ACsoft đã ngầm định các cấp
I như sau:
• Tài khoản 3339 - 01: Các khoản phụ thu
• Tài khoản 3339 - 02: Các khoản phí, lệ phí
• Tài khoản 3339 - 03: Khoản phải nộp khác
Tài khoản 411: Nguồn vốn kinh doanh, để thuận lợi cho việc quản lý nguồn vốn của đơn vị bạn có
thể khai báo các cấp 1 như sau:
• Tài khoản 411 - 01: Vốn ngân sách Nhà nước cấp
• Tài khoản 411 - 02: Vốn tự bổ sung
• Tài khoản 411 - 03: Vốn liên doanh
• Tài khoản 411 - 04: Vốn cổ phần
11
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
CÁCH THỨC XỬ LÝ VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- IBút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinh
- 1Bút toán trùng
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ có trường hợp cả 2 kế toán của 2 phần hành khác nhau sẽ định
khoản cùng một bút toán như nhau.
Ví dụ: Mua hàng hoá trả tiền ngay, kế toán hàng hoá định khoản (tất nhiên có theo dõi số lượng và tiền).
Nợ 1561: X
Có 1111: X
Kế toán tiền mặt định khoản (không theo dõi số lượng, chỉ theo dõi tiền phát sinh):
Nợ 1561: X
Có 1111: X
Nếu là kế toán ghi sổ bằng tay, công việc lên báo cáo là rất dễ dàng bởi vì người thực hiện có thể bóc
tách phần trùng nhau này. Nhưng khi làm bằng chương trình kế toán thì khác, khi khai thác báo cáo kế
toán thì chương trình chỉ lấy số liệu trên các tài khoản và tài khoản đối ứng. Như vậy là số tiền trong sổ
quỹ tiền mặt sẽ bị gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết tài khoản 1561 cũng sẽ bị gấp đôi tượng tự.

• Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt (tài khoản 1131).
• Mua, bán Ngoại tệ (tài khoản 1132).
• Mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trả tiền ngay (tài khoản 331).
• Bán hàng hoá, thành phẩm trả tiền ngay (tài khoản 131).
- 2Ưu tiên nhập chứng từ
Xử lý ưu tiên nhập chứng từ có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh, ta ưu tiên hạch toán qua một
định khoản của 1 trong 2 kế toán của 2 phần hành khác nhau. Cũng với ví dụ của bút toán trùng trên
đây, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hoá bởi vì kế toán hàng hoá theo dõi được số
lượng hàng nhập.
• Kế toán hàng hoá định khoản (theo dõi cả số lượng và giá trị):
Nợ 1561: X
Có 1111: X
Ưu điểm:
• Khi xem sổ chi tiết các tài khoản, đảm bảo số phát sinh chi tiết các tài khoản 1111, 1561 là đúng.
• Làm đơn giản, không bắt buộc cả 2 kế toán phải định khoản.
• Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tài khoản đúng.
Nhược điểm:
• Báo cáo chi tiết tài khoản phục thuộc vào người định khoản.
• Số chứng từ bị nhầm lẫn vì chương trình chỉ lấy được 1 số chứng từ cho cả 2 báo cáo chi tiết.
CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH "HỆ THỐNG"
Phần hành "Hệ thống" được chia làm 2 phần chính:
13
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
 Khai báo hệ thống:
• Khai báo chi tiết tài khoản.
• Khai báo khoản mục phí.
• Khai báo loại ngoại tệ.
• Khai báo vụ việc.
• Phương pháp tính thuế VAT.
• Khai báo tài sản cố định.

Việc nhóm Tài khoản đồng cấp có tác dụng làm cho phần khai báo sổ chi tiết Tài khoản được nhanh
hơn. VD: Nếu bạn đặt Tài khoản 1121 và Tài khoản 1122 vào cùng một nhóm đồng cấp thì khi khai
báo sổ chi tiết cho Tài khoản 1121 thì Tài khoản 1122 sẽ tự động được khai báo sổ chi tiết giống hệt Tài
khoản 1121 cả về mã sổ chi tiết lẫn tên sổ chi tiết. Bên cạnh đó, khi sửa xoá một sổ chi tiết trong một
Tài khoản thuộc một nhóm đồng cấp thì tất cả các Tài khoản trong nhóm đồng cấp đó sẽ được sửa xoá
theo Tài khoản bị sửa xoá.
Tác dụng tiếp theo của nhóm Tài khoản đồng cấp đó là phục vụ tốt công tác tổng hợp. Quá trình tổng
hợp bao gồm từ phân bổ chi phí đến tổng hợp giá thành sẽ được nhóm Tài khoản đồng cấp phục vụ rất
đắc lực. VD: Nếu Tài khoản 154 và Tài khoản 622 trong cùng một nhóm đồng cấp thì khi tập hợp chi
phí từ Tài khoản 622 sang Tài khoản 154 ta chỉ cần tích vào lựa chọn "Kết chuyển", mọi chi phí đã
được tập hợp trong kỳ của Tài khoản 622 sẽ được tự động đưa sang Tài khoản 154 theo từng đối tượng
đã được khai báo sổ chi tiết.
Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp trong việc theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả để xác định các
Tài khoản đồng cấp.
Căn cứ vào yêu cầu quản trị kế toán có thể xác định doanh thu, chi phí và lãi lỗ theo từng loại hoạt
động; hoặc theo từng mặt hàng kinh doanh...từ đó khai báo đồng cấp cho các nhóm Tài khoản: Doanh
thu; Chi phí; Lãi lỗ.
Tài khoản nguồn: Liệt kê tất cả các Tài khoản thuộc danh mục Tài khoản của Nhà nước quy định và
không bao gồm các Tài khoản đã được nằm trong các nhóm đồng cấp đã được khai báo. Danh mục Tài
khoản nguồn giúp bạn lựa chọn các Tài khoản có thể đưa vào nhóm Tài khoản đồng cấp mà bạn cần
khai báo.
Tài khoản đích: Liệt kê tất cả các Tài khoản thuộc nhóm đồng cấp hiện tại đang làm việc. Nếu bạn
không làm việc với nhóm đồng cấp nào thì ô này sẽ để trống và hai nút lựa chọn "Thêm" và "Bớt" sẽ bị
mờ đi. Danh mục Tài khoản đích giúp bạn thấy được các Tài khoản đã được đưa vào nhóm Tài khoản
đồng cấp mà bạn đã khai báo.
Khi bạn nhập mã nhóm đồng cấp vào ô "Mã đồng cấp", ACsoft sẽ tự động tìm kiếm trong danh mục
mã đồng cấp đã được khai báo. Nếu mã nhóm đồng cấp bạn vừa nhập đã có trong danh mục thì chương
trình ACsoft sẽ liệt kê lên trong danh mục "Tài khoản cùng cấp" tất cả các Tài khoản đã được khai báo
trong nhóm đồng cấp đó. Nếu mã đồng cấp của bạn chưa có trong danh mục thì "Tài khoản đích" sẽ để
trống. Chương trình sẽ cho phép bạn nhập tên nhóm vào ô "Diễn giải" của nhóm Tài khoản đồng cấp

mã không cần phải điền bằng tay. Và trên phiếu thu, chi được thể hiện Tài khoản đối ứng, số tiền chi
tiết đối ứng cho từng Tài khoản ở góc trên của phiếu. Xem chi tiết phần "Kế toán tiền mặt Đồng Việt
Nam".
- 3Sử dụng vận hành nhập
Nhằm giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình thao tác, công cụ "Sử dụng vận hành nhập" của chương
trình kế toán ACsoft bao gồm các công cụ nhằm khắc phục các quá trình trên.
• Tên phông nhập:
Đây là tên các giao diện mà bạn sẽ làm việc, ở đây liệt kê lên để các bạn biết rằng mình sẽ đặt các tiêu
thức lựa chọn cho giao diện làm việc nào theo yêu cầu của mình.
• Vụ việc:
Khi bạn lựa chọn, tại các giao diện làm việc mà bạn đã chọn thì ô "Vụ việc" sẽ sáng lên. Ô này nhằm
phục vụ bạn quản lý các tiêu thức được khai báo trong danh mục vụ việc đối với mỗi bút toán phát sinh
hoặc cho các tài khoản, đối tượng tài khoản được theo dõi vụ việc. Xem chi tiết phần "Khai báo vụ
việc".
• In phiếu:
Nhằm giảm bớt thao tác trên giao diện nhập dữ liệu. Nếu bạn tích lựa chọn, trên giao diện nhập bạn
chọn sẽ xuất hiện phím "In" để bạn có thể in trực tiếp các phiếu được lập. Nếu bạn không tích lựa chọn,
trên giao diện nhập sẽ không có phím "In". Với một số giao diện nhập, ô "Họ tên", "Điạ chỉ" sẽ không
cho phép bạn sử dụng để nhập dữ liệu.
• Quy đổi tỷ giá:
Chỉ phục vụ cho các giao diện nhập bằng đồng Việt Nam. Giúp bạn quản lý số tiền đồng Việt Nam ra
số tiền ngoại tệ và tỷ giá hiện tại mà bạn muốn biết trên báo cáo. Chương trình ACsoft sẽ tự động quy
đổi số tiền đồng Việt Nam hiện tại ra số ngoại tệ theo tỷ giá bạn đưa vào và bạn biết rằng khoản tiền
bằng đồng Việt Nam đó được bằng bao nhiêu ngoại tệ.
16
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
- IIKhai báo tiêu thức quản lý
Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi sổ chi tiết Tài khoản theo các yêu cầu quản trị
như: Thời hạn công nợ, Ngày hết hạn, Kho hàng hoá, Giá trị công nợ cần khống chế...
Tuỳ yêu cầu quản lý và tính chất của các yếu tố cần quản lý, bạn khai báo tính chất của tiêu thức quản

• Loại tài sản.
17
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
• Bộ phận quản lý tài sản.
• Tách nguồn tài sản.
- 1Loại tài sản
Là danh mục nhóm tài sản, dùng để đưa lên thẻ tài sản. Bạn thực hiện các thao tác được hướng dẫn ở
phía dưới để thêm, sửa, xoá hay in danh mục. Mỗi danh mục có thể theo dõi nhiều tài sản cùng thuộc
danh mục đó. VD: Nhóm Máy vi tính, Nhóm Nhà cửa, Nhóm Đồ gỗ...
- 2Bộ phận quản lý tài sản
Là danh mục đối tượng quản lý tài sản, dùng để đưa lên thẻ tài sản. Bạn thực hiện các thao tác được
hướng dẫn ở phía dưới để thêm, sửa, xoá hay in danh mục. Mỗi danh mục có thể theo dõi nhiều tài sản
cùng thuộc danh mục đó. VD: Bộ phận Văn phòng, Phân xưởng X, ...
- 3Tách nguồn tài sản
Đối với những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý nguồn hình thành tài sản, mỗi tài sản cố định
được hình thành lên từ các nguồn khác nhau. Chương trình kế toán ACsoft hỗ trợ cho bạn gồm 4
nguồn hình thành gồm: Nguồn vốn Chủ sở hữu, Nguồn vốn Vay, Nguồn vốn Tự bổ sung và
Nguồn vốn Khác.
Khi bạn chọn theo phương pháp tách nguồn tài sản, với mỗi khi lập thẻ tài sản, tăng giảm tài sản hoặc
một bút toán có tác động đến tài sản xảy ra thì chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận từng giá trị nguồn
vốn của số tiền phát sinh ảnh hưởng đến tài sản. Mỗi nguồn vốn có giá trị nhỏ nhất là bằng 0, không thể
có giá trị nhỏ hơn 0. Bên cạnh đó, sự lựa chọn này cũng sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo về tài sản. Nếu
bạn chọn tách nguồn, chương trình sẽ xuất hiện 3 báo cáo cho mỗi phần về Nguyên giá, Giá trị còn lại
và Hao mòn luỹ kế. Nếu bạn chọn không tách nguồn, các báo cáo này được gộp lại thành 1 báo cáo duy
nhất bao gồm cả 3 phần trên.
- IVPhương pháp tính thuế VAT
Phương pháp tính thuế VAT chỉ sử dụng cho những doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính thuế
VAT theo phương pháp khấu trừ thuế. Phương pháp tính thuế VAT ở đây chỉ định nghĩa cách tính thuế
VAT trong giá trị hàng xuất bán. Chương trình kế toán ACsoft cho phép bạn lựa chọn một trong hai
phương pháp tính thuế VAT trong giá trị hàng xuất bán.

xuất hoặc tỷ giá thực tế tại thời điểm đó tùy theo nhu cầu của bạn.
- VIIKhai báo khoản mục phí
Khoản mục phí dùng để theo dõi các bút toán phát sinh liên quan đến các tài khoản chi phí (các tài
khoản đầu 6) trong đó loại trừ tài khoản 621, 622 và 632. Do đặc thù riêng của từng đơn vị và để thực
hiện tốt công tác quản lý chi phí nên ACsoft được thiết kế để người dùng có thể tự khai báo các khoản
mục chi phí theo yêu cầu quản lý của đơn vị. VD: Công tác phí, chi phí tiếp khách...
Tuỳ chọn sử dụng hướng dẫn bạn cách thêm, sửa, xoá, in... danh mục khoản mục phí được khai báo.
Sau khi khai báo khoản mục phí và nhập đủ số liệu, chương trình kế toán ACsoft phục vụ bạn các báo
cáo chi phí tập hợp theo các khoản mục đã khai báo từ chi tiết đến tổng hợp.
Để thêm khoản mục phí, bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + N
Khai báo khoản mục phí gồm 2 phần: Mã cấp và Tên cấp. Có 3 cấp để bạn có thể khai báo nhằm phục
vụ công tác quản lý của mình. Trong một cấp I bạn có thể khai báo được nhiều cấp II, trong một cấp II
bạn có thể khai báo được nhiều cấp III. Mỗi mã cấp có độ rộng là 4 ký tự, bạn có thể khai báo đến 9999
khoản mục phí để bạn quản lý.
- VIIIKhai báo chi tiết Tài khoản
Khai báo chi tiết mã cấp Tài khoản thực chất là mở sổ kế toán trên máy. Đây là phần việc rất quan
trọng đối với chương trình kế toán ACsoft, và chỉ khi nào bạn khai báo mã số các Tài khoản kế toán
chính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị bạn thì phần mềm mới đáp ứng yêu cầu công việc.
Để chuẩn bị cho việc khai báo mã số từng Tài khoản bạn nên:
Hệ thống lại tất cả các chi tiết cần khai báo ở mỗi Tài khoản.
19
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
Sắp xếp các chi tiết ở mỗi Tài khoản một cách khoa học theo một tiêu thức nhất định và nên đảm bảo
nguyên tắc:
• Dễ tìm kiếm.
• Dễ tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý.
Loại tài khoản:
Dùng để quy định tài khoản sẽ khai báo là loại tài khoản nào, Trong bảng hay Ngoài bảng, bởi vì 2 loại
tài khoản này chức năng khai báo và nhập dữ liệu khác nhau.
Mã tài khoản:

Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
Lưu ý: Bạn nhớ rằng phải nhập cả mã cấp và tên cấp (ví dụ: mã cấp I XM có tên cấp I là Doanh
thu bán xe máy). Ngay sau khi bạn nhập mã cấp I bạn có thể nhập ngay các mã cấp 2, cấp
3,...của cấp I đó.
Nhập mã cấp và tên cấp 2, cấp 3, cấp 4, cấp 5 của Tài khoản.
Bấm phím "Lưu".
Bổ sung thêm một mã cấp nào đó trong các mã cấp đã có:
Chạy con trỏ đến đúng cột mã cấp cần khai báo thêm của mã cấp 1 đó và ấn tổ hợp phím CTRL + N
hoặc bấm phải chuột và chọn dòng thêm cấp 2 cho Tài khoản.... Máy sẽ cho bạn nhập bổ sung mã cấp
2, cấp 3, cấp 4,và cấp 5 của mã cấp 1 đó.
Sửa mã cấp vừa khai báo:
Nếu một mã cấp nào bị khai báo sai, bạn chạy con trỏ đến mã cấp đó và ấn đồng thời 2 phím CTRL + S
và sửa lại dữ liệu theo yêu cầu.
Xoá mã cấp vừa khai báo:
Chạy con trỏ đến mã cấp đó và ấn đồng thời 2 phím CTRL + X. Chương trình sẽ cho phép bạn xác
nhận lại để đảm bảo chắc chắn rằng bạn muốn xoá.
Lưu ý: Bạn chỉ sửa các mã cấp của một Tài khoản nếu bạn chưa hề nhập số liệu với mã cấp đó, nếu
bạn đã nhập dữ liệu, bạn chỉ có thể sửa được tên cấp. Bạn không xoá được các mã cấp đã và đang
được sử dụng nhập dữ liệu bởi vì nếu không các dữ liệu đã dùng sẽ bị thất lạc. Bạn chỉ có thể xoá
được khi bạn chắc chắn rằng đã xoá hết dữ liệu mã bạn đã nhập cho mã cấp bạn muốn xoá của tài
khoản đó.
Quản lý hệ thống
- INhập số dư đầu kỳ
Phần việc này bạn chỉ phải làm duy nhất một lần khi bắt đầu sử dụng phần mềm, còn những năm sau
đó máy sẽ tự động tính toán số dư cuối năm và chuyển sang năm sau. Bạn phải nhập số dư ở thời điểm
đầu kỳ chi tiết cho từng sổ chi tiết của các tài khoản như từng loại tiền tồn (VD: sổ chi tiết các ngân
hàng), từng tài sản, từng mặt hàng, loại vật tư, từng khoản công nợ, theo từng tên khách nợ với đầy đủ
các yếu tố cần thiết của Tài khoản đó như: dư nợ, có đồng Việt Nam, ngoại tệ, số lượng... Với nhóm
Tài khoản tài sản cố định bạn phải nhập các yếu tố cần thiết của thẻ tài sản cố định: nguyên giá, giá trị
còn lại, đặc tính kỹ thuật, tỷ lệ khấu hao, khấu hao được ghi nợ cho Tài khoản nào, ghi có TK nào. Xem

hướng dẫn được liệt kê trên thanh tiêu đề.
Muốn khai báo mới cấp sổ chi tiết nào của
tài khoản, bạn chọn đến cấp đó, bấm
CTRL+N để khai báo. Nếu bạn nhỡ tay vào
cấp sổ chi tiết sâu hơn không đúng với cấp
bạn cần tìm, bấm CTRL+B để quay lại cấp
sổ trước...
- Danh mục sổ chi tiết: Liệt kê mã cấp, tên cấp các sổ chi tiết đã được khai báo trong tài khoản
hoặc các sổ chi tiết thoả mãn điều kiện bạn tìm kiếm trong ô mã cấp hay tên cấp.
- Tiêu thức quản lý: Liệt kê các tiêu thức
quản lý đã được khai báo theo tài khoản
hoặc theo các sổ chi tiết của tài khoản đó
mà tài khoản hoặc sổ chi tiết đó được
chọn làm việc. VD: Tài khoản 1561 bạn
có khai báo tiêu thức quản lý là các kho
hàng, chương trình kế toán ACsoft sẽ tự
động liệt kê các kho hàng để bạn chọn
làm việc (nếu kho hàng được quản lý
theo các sổ chi tiết của tài khoản 1561,
chương trình kế toán ACsoft sẽ tự tính
toán đối tượng sổ chi tiết chỉ liên quan
đến tiêu thức quản lý được chọn, VD: Nếu có một đối tượng của Tài khoản 1561 là Hàng hoá
22
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
A, tiêu thức quản lý đi theo gồm Kho 1 và Kho 2, nếu bạn chọn Kho 1 tức là bạn nhập số
lượng, thành tiền cho Hàng hoá A tại Kho 1).
Vụ việc: Đánh dấu chọn vụ việc nếu bạn cần theo dõi cấp sổ chi tiết theo vụ việc. Xem phần "Khai
báo vụ việc". Bạn có thể bỏ qua nếu không cần thiết.
Ngoại tệ: Đánh dấu chọn nếu bạn theo dõi số dư theo ngoại tệ. Chương trình xuất hiện bảng chọn loại
ngoại tệ mà bạn đã khai báo, bạn chọn loại ngoại tệ cần thiết sử dụng. Ô "Tỷ giá" sẽ đề xuất tỷ giá bạn

- IIIXác định số dư hàng hoá
Do phương pháp tính số lượng và giá vốn hàng tồn kho khi xuất kho của chương trình kế toán ACsoft
là bình quân tại thời điểm nhập nên sau một thời gian dài có quá trình nhập xuất liên tục, chương trình
23
Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft
sẽ bị xử lý chậm lại do có quá nhiều dữ liệu trung gian. Việc xác định số dư hàng hoá giúp chương trình
tìm ra số dư của tất cả các sổ chi tiết đối tượng của tài khoản mà bạn cần xác định số dư đến thời điểm.
Tác động này sẽ giúp cho chương trình xử lý nhanh hơn và chính xác hơn số lượng, giá vốn hàng tồn
kho cho thời điểm xuất kho sau thời điểm xác định số dư hàng hoá.
Tài khoản: Mã số tài khoản bạn cần xác định số dư (tài khoản số lượng). Nếu bạn không nhập, chương
trình kế toán ACsoft sẽ xác định số dư cho toàn bộ các đối tượng của tất cả các tài khoản có số lượng
(tài khoản có mã số đầu là 15).
Xác định đến ngày: Thời điểm để chương trình kế toán ACsoft xác định số lượng và tiền tồn hàng hoá,
bạn nên nhập thời điểm trước thời điểm bạn sẽ xuất kho 01 ngày.
- IVKiểm tra sai sót dữ liệu
Nếu trong quá trình xử lý, thao tác và khai thác các báo cáo, bạn thấy có dữ liệu sai hoặc có "cảm giác"
về sai sót trong cơ sở dữ liệu mà bạn đã nhập. Bạn thực hiện phần hành này để chương trình kế toán
ACsoft kiểm tra tất cả các sai sót trong cơ sở dữ liệu đã được lưu (tất nhiên là trong khoảng ngày bạn
xác định).
Nếu phát hiện lỗi sai sót, chương trình kế toán ACsoft sẽ thể hiện một bảng liệt kê tất cả các bút toán
mà không thoả mãn yêu cầu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu để bạn sửa, xoá (bằng cách bấm phải chuột).
Nếu không phát hiện sai sót, chương trình sẽ xuất hiện thông báo.
- VDọn dẹp dữ liệu
Trong quá trình thao tác thực hiện các nghiệp vụ trong chương trình kế toán ACsoft bạn sẽ không tránh
khỏi việc xoá các nghiệp vụ, các bút toán, thậm chí các số chứng từ gồm rất nhiều bút toán. công việc
này sẽ được chương trình kế toán ACsoft đánh dấu xoá tất cả các số liệu mà bạn xác nhận xoá để
không đưa lên các báo cáo, các phần hành sửa xoá... nhưng các dữ liệu đã được đánh dấu xoá đó vẫn
tồn tại trong cơ sở dữ liệu. Do thao tác xoá càng nhiều thì những dữ liệu bỏ đi đó (đã được đánh dấu
xoá) càng nhiều trong chương trình, việc này sẽ làm cho quá trình xử lý dữ liệu chậm đi. Bạn thực hiện
việc dọn dẹp dữ liệu, chương trình kế toán ACsoft sẽ loại bỏ tất cả các bút toán đã được đánh dấu xoá