Những sự cố thường gặp
trong Tổ chức sự kiện
1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo
nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công
ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một
khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã
được sắp đặt chu đáo.

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của
hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê -
khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần
thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách
tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy
là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả
lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo
được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu
“nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách
tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra,
công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự,
đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không
rơi vào tình thế bị động.
2. Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay
nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ
chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian
cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu
tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước
ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì
không chừng phải rơi vào cảnh… hoãn họp! Kế đến là việc treo băng

khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu
người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn.
Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ
buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang
phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất
hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể
đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây
ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình
sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần
nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin
vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC
chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình
bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao”
thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường
không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy”
chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải
đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời
trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc
cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa.
Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến
buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai
cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa.
Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục
diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm
toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không
kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

5. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình