(NLKT) Chuong 2: Phuong phap chung tu ke toan
Chương 2:
PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
I.Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán:
1. Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán :
1.1. Khái niệm:
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp xác định và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ
kinh tế cụ thể. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong một doanh nghiệp kế toán phải lập
chứng từ theo đúng qui định trong chế độ chứng từ kế toán.
Nếu căn cứ vào việc thực hiện ghi chép vào chứng từ kế toán và địa điểm phát sinh nghiệp vụ
kinh tế thì phương pháp chứng từ có thể phát biểu như sau:
” Là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn
thành bằng giấy tờ theo mẫu qui định, theo thời gian và điạ điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để
làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán ”
1.2.Tác dụng của phương pháp chứng từ kế toán:
- Làm căn cứ thiết lập chúng từ theo đúng qui định của từng loại nghiệp vụ kinh tế
- Có tác dụng quan trọng về mặt lãnh đạo và quản lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
trong doanh nghiệp
- Có tác dụng trong việc kiểm tra và giám đốc các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp
- Có tác dụng trong việc đấu tranh bảo vệ tài sản, thể hiện được tính pháp lý trong thiết lập các
chứng từ.
2. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán:
- Là một phương pháp của kế toán, chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành.
- Phương pháp chứng từ thực hiện kiểm tra và giám đốc nghiệp vụ kinh tế tài chính xảy ra trong
doanh nghiệp một cách thường xuyên liên tục, nó là giai đoạn đầu tiên của công tác kế toán.
- Nhờ có phương pháp chứng từ mà các nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở những thời điểm khác nhau
đều được tập hợp thành một hệ thống chung thể hiện tính khoa học trên sổ sách của kế toán.
- Phương pháp chứng từ ngoài ý nghĩa về kinh tế còn có ý nghĩa lớn về công tác quản lý trong
doanh nghiệp, sử dụng phương pháp chứng từ lãnh đạo có thể ban hành các mệnh lệnh đến các
bộ phận hoặc cá nhân thi hành kịp thời.
II. Các loại chứng từ kế toán:

Bao gồm các loại: Chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên
hợp.
Chứng từ mệnh lệnh:
Là những chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lý đến các bộ phận hoặc cá nhân
có liên quan thi hành như:
Lệnh chi tiền, lệnh nhập kho, lệnh xuất kho . . Chứng từ mệnh lệnh chứng minh nghiệp vụ kinh
tế mới phát sinh nhưng chưa hoàn thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.
Chứng từ chấp hành:
Là những chứng từ chứng minh chứng từ mệnh lệnh đã được thi hành tức là nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đã được thực hiện như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho Chứng từ chấp hành
đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào sổ sách.
Chứng từ thủ tục:
Là chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế, là một chứng từ trung gian được
thực hiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán. Chứng từ thủ tục là cơ sở
ghi vào sổ sách kế toán khi mà đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ, như:
các bảng kê, các chứng từ ghi sổ
Chứng từ liên hợp:
Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành, như:
Phiếu xuất kho kiên hoá đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức
2.2.Phân loại chứng từ theo trình tự lập:
Bao gồm hai loại: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
Chứng từ ban đầu:
Còn được gọi là chứng từ gốc, là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn
thành, như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi nó có thể là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế
toán.
Chứng từ tổng hợp:
Là loại chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế
toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán, như: Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các
bảng kê Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các chứng
từ gốc hợp lệ.

Yếu tố này chỉ rõ bên có liên quan với đơn vị hay cá nhân lập chứng từ. Tạo điều kiện thuận lợi
trong việc theo dõi quan hệ giao dịch giữa một đơn vị với đơn vị hay cá nhân khác.
Yếu tố 5: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ra chứng từ
Chỉ rõ nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ làm căn cứ cho việc phân loại tổng hợp các chỉ
tiêu kinh tế được chính xác.
Yếu tố 6: Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
Yếu tố này chỉ rõ đơn vị đo lường được sử dụng trong chứng từ (bao gồm thước đo bằng hiện vật
và giá trị)
Yếu tố 7: Chữ ký của người lập chứng từ và các cá nhân khác có liên quan chịu trách
nhiệm về tính chất chính xác của chứng từ.
Đây là yếu tố cần thiết để có thể căn cứ vào đó qui trách nhiệm về tính chất hợp lý hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan.
Chú ý:
-Những chứng từ dùng làm cơ sở trực tiếp ghi sổ có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
-Những chứng từ có liên quan đến bán hàng ngoài các yếu tố trên còn có thêm chỉ tiêu: số thuế
phải nộp.
-Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân phải có đủ hai chử ký là: Kế toán
trưởng (người kiểm soát) và Thủ trưởng đơn vị (người phê duyệt), có đóng dấu của đơn vị.
III. Luân chuyển chứng từ:
1. Lập chứng từ:
Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn
thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp
vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lý để ghi vào sổ sách kế toán.
Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thông tin đầu tiên của kế toán về nghiệp vụ kinh
tế phát sinh vừa hoàn thành.
2. Kiểm tra chứng từ:
Là xem xét về việc tôn trọng: nội dung, hình thức của chứng từ.
Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại tài sản tại các bộ phận
-Khai thác các thành phần vốn bị ứ đọng
- Phát hiện các hiện tượng chiếm dụng vốn sai nguyên tắc, sai chế độ
- Qua kiểm kê giúp cho tài liệu quyết toán của đơn vị được chính xác
- Qua kiểm kê giúp cho các nhà quản lý biết được số lượng cũng như chất lượng các loại tài sản
hiện còn của doanh nghiệp.
2. Các loại kiểm kê:
2.1.Nếu phân theo phạm vi kiểm kê:
Nếu phân theo phạm vi kiểm kê thì kiểm kê được chia thành hai loại cụ thể: Kiểm kê toàn diện và
kiểm kê từng phần:
Kiểm kê toàn diện:
Là kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị như: vật tư, thành phẩm, công cụ, vốn bằng tiền,
công nợ, các tài sản cố định. Thông thường trong thực tế loại kiểm kê nầy được sử dụng mổi năm
ít nhất là một lần thường vào thời điểm cuối năm trước khi lập báo cáo tài chính.
Kiểm kê từng phần:
Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý hoặc khi có nghiệp vụ về bàn
giao tài sản.
2.2.Nếu phân theo thời gian tiến hành:
Nếu phân theo thời gian tiến hành kiểm kê chia thành hai loại: Kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất
thường:
Kiểm kê định kỳ:
Là kiểm kê thường được tiến hành vào cuối kỳ báo cáo, tùy theo từng loại tài sản mà chúng ta có
thể xác định các kỳ kiểm kê khác nhau như:
- Tiền mặt tại quỹ thực hiện kiểm kê hằng ngày
- Vật tư tại kho thực hiện kiểm kê hàng tháng hay quý
- Tài sản cố định thực hiện kiểm kê 6 tháng hay cuối năm
Kiểm kê bất thường:
Kiểm kê bất thường còn gọi là kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn qui định.
Được tiến hành trong các trường hợp: thay đổi người quản lý tài sản, khi đơn vị gặp tổn thất bất
thường, khi cơ quan quản lý chức năng tiến hành kiểm tra về tài chính hay kiểm tra về kế toán.