Lời nói đầu
Từ khi nớc ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế kinh tế tập
trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thi trờng có sự quản lý của Nhà nớc
băng pháp luật cho đến nay đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn. Quá trình
đổi mới và phát triển của cơ chế quản lý đã đặt ra những yêu cầu cấp bách
phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý mà trong đó kế toán là một công cụ
quan trọng.
Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nớc ta trong
nhiều năm qua đã khẳng định rằng kế toán bao giờ cũng là một công cụ
quan trọng để quản lý kinh tế.
Nghị định số 175 CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ đã
chỉ rõ:... kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và quản lý
nền kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo đảm sự phát
triển không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN.
Trong toàn bộ công tác kế toán thì phơng pháp kế toán chiếm một vị
trí đặc biệt quan trọng. Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho kế
toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng và
quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến phơng pháp kế toán, tiến lên
nghiên cứu và vận dụng những phơng pháp kế toán tiên tiến . Việc ứng
dụng và đổi mới phơng pháp kế toán để làm cho công tác kế toán ngày
càng có hiệu quả hơn để thich nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình
đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiện nay.
Trong khuôn khổ của một đề án môn hoc, với nôi dung Phơng
pháp chứng từ kế toán - cơ sở lý luận và thực tiễn ở Việt Nam em chỉ xin
đợc đề cập đến một nhánh trong hệ thống các phơng pháp kế toán, đó là ph-
ơng pháp chứng từ kế toán. Bài viết này nhằm làm rõ vấn đề về cơ sở lý
luận , bản chất của chứng từ kế toán và thực tiễn áp dụng phơng pháp chứng
từ kế toán ở Việt Nam. Qua đó giúp cho những ngời quan tâm tới lĩnh vực
kế toán hiểu rõ đợc bản chất của chứng từ kế toán và có thể tìm ra những
1
giải pháp để phát huy thế mạnh của phơng pháp chứng từ kế toán trong

Số liệu của các thông báo ban đầu đợc thể hiện trên các chứng từ
gốc. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép và phản ánh trên chứng từ
gốc. Đây là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán - giai đoạn thu nhận và
phản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế còn
đợc gọi là giai đoạn ghi chép ban đầu. Chúng ta có thể thấy vị trí của phơng
3
pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bớc cơ bản của trình tự kế toán ( hình
1 ). Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thông báo đầu
tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ. Thông
báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc và kiểm tra
kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặn những
nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời còn làm
căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thực hiện kiểm
tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Hình 1. Các bớc cơ bản của trình tự kế toán.
Chứng từ Sổ chi tiết, Sổ cái,sổ Báo cáo
gốc sổ phụ tổng hợp kế toán
Nh vậy, chứng từ kế toán là một phơng pháp thông tin và kiểm tra về
trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp
thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.
2. Tác dụng của chứng từ kế toán.
Nh đã khái quát ở trên, chúng ta thấy chứng từ có rất nhiều tác dụng
trong hoạt dộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trớc hết, chứng
từ kế toán là phơng pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không
ngừng của đối tợng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình
trạng và sự vận động của các đối tợng này. Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đều phải đợc phản ánh một cách nguyên vẹn và trung thực
trên chứng từ kế toán. Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếu tố cơ bản cấu
thành phơng pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy mô, thời điểm

về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến t duy trừu tợng v.v...Triết
5
học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trù có liên quan
trực tiếp đến đối tợng của chứng từ kế toán nh : nội dung và hình thức, bản
chất và hiện tợng v.v...
Xuất phát từ đối tợng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản của
đơn vị hạch toán đợc xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa hai
mặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đó
qua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệ
kinh tế pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Chúng ta có thể khái quát những đặc điểm cơ bản nhất của đối tợng
hạch toán kế toán nh sau:
Thứ nhất : Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhau nhng cân bằng với
nhau về lợng.
Thứ hai :Luôn luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau, nhng theo
một trật tự xác định và khép kín sau một chu kì nhất định.
Thứ ba : Luôn luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dung cụ thể.
Thứ t : Mỗi loại đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán đều gắn liền
trực tiếp đến lợi ích kinh tế, đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phía
khác nhau.
Phơng pháp luận duy vật biện chứng và đối tợng của hạch toán kế
toán đã tạo cơ sở lý luận cho phơng pháp chứng từ kế toán. Do đặc điểm
của đối tợng kế toán yêu cầu cần phải có một phơng pháp thích hợp để sao
chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phơng pháp luận duy vật biện
chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phơng pháp
thích hợp, đó là phơng pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơ bản :
Một là : Sao chụp đợc vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tợng
hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tợng và sự vận động
của nó.
Hai là : Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tợng và sự vận

nào đều làm cho bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do không đáng tin
cậy. Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗi bản chứng
từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của nghiệp vụ và
tình trạng của vốn liên quan đến nghiẹp vụ đó. Các yếu tố cơ bản trong
chứng từ thờng gồm:
Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ là sự khái quát hoá nội dung của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phiếu thu, phiếu chi v.v...).
Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát
sinh: Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với
nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng
có liên quan đến nghiệp vụ. Đồng thời là cơ sở xác định, đối chiếu và thanh
tra về các nghệp vụ kinh tế.
Ngày tháng và số hiệu của chứng từ: Yếu tố này vừa là cơ sở chi tiết
hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính.
Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố này là một trong các yếu tố
cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung
nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời
cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảo
tính thông dụng và dễ hiểu.
Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( hiện vật, giá trị ); Đây là
yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử
dụng trong thanh tra, trong hành chính. Trong nhiều trờng hợp quy mô này
đợc ghi cả bằng số và bằng chữ. Trong các chứng từ thanh toán, quy định
này có tính chất bắt buộc.
Chữ kí của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ:
Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế thờng gắn liền với việc thay đổi trách
nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác. Vì thế về nguyên tắc, chứng từ
kế toán phải có ít nhất hai chữ kí của hai ngời tham gia vào việc thực hiện
8
nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí của ngời xét duyệt chứng từ nhất thiết