6 cách để viết một bộ hồ
sơ chào hàng thuyết phục

Bạn đang cần phải viết một bộ hồ sơ chào hàng thật ấn tượng. Có lẽ
bạn là người có trách nhiệm phải thuyết phục một vị khách hàng
đang rất hài lòng hoặc, ngược lại, có thể là phải thuyết phục một
nhóm người nào đó, hay bất cứ cái gì nằm giữa hai thái cực này.

Cũng có lẽ là ai đó đột nhiên yêu cầu bạn phải đưa ra một bản kế hoạch
chào hàng (Request for proposal – RFP - hồ sơ mời thầu). Hay là bạn
được mời trả lời cho một bản RFP. Hay bạn cũng có thể phải chọn
phương pháp khó khăn nhất - một buổi nói chuyện trao đổi với một
khách hàng tiềm năng về những gì mà vị khách hàngtiềm năng này cần.
Dù bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải tìm ra những cách để viết
ra một bản kế hoạch chào hàng sao cho bản thân bạn và công ty tạo được
sự khác biệt và vượt trội hơn so với đối thủ. Chỉ ra được những cách để
bạn có thể tạo ra những kết quả cao hơn. Và chắc chắn là phải không
gây ảnh hưởng gì cho bản than về sau.
Dưới đây là 6 cách được sử dụng nhiều nhất nhằm giúp bạn tăng cơ hội
để tạo sự khác biệt và dành được món hợp đồng kỳ vọng đồng thời có
thể giảm thiểu những mạo hiểm:
1. Sẵn sàng đáp lại
Nếu bản kế hoạch của bạn là để phản hồi cho một RFP thì bạn đã có
được một công thức. Hãy thực hiện từng bước như công thức đó hướng
dẫn một cách chính xác.
Ít nhất thì hãy cẩn thận với những gì bạn muốn thêm thắt vào đó. Hãy
nhớ là bạn có thể được cộng điểm nhờ vào cách bạn sáng tạo dựa trên
công thức có sẵn – và cách bạn lắng nghe thế nào.
Điểm rắc rối là các bản RFP thường yêu cầu bạn phải thể hiện sự sáng
tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, và quan điểm của mình. Và bản thân bạn
cũng muốn bản thân mình nổi bật so với đám đông còn lại. Mánh lới ở

đó ít thôi). Kết nối với người đọc của mình như là bạn đang đứng đối
mặt với họ vậy.
Cẩn thận với từ ngữ. Hãy tự hỏi bản thân, Tại sao tôi lại viết cái này? Ai
là người sẽ đọc nó? Và các câu hỏi khác.
Sau khi đã hoàn thành, hãy kiểm tra lại từng từ, từng câu, và từng đoạn.
Bạn phải kiểm tra sự cần thiết của các từ đó, và vị trí của nó đã phù hợp
với kết cấu trang viết chưa. Nói cách khác, bạn cần bám sát vào đề tài
của mình.
3. Dùng tất cả khả năng của mình
Phải luôn tỏ ra bạn sẵn sàng trả lời. Dùng đúng từ ngữ sẽ giúp cho hồ sơ
chào hàng của bạn được tiếp nhận dễ dàng hơn và được nhớ tới.
Tuy nhiên, người đọc của bạn sẽ dùng cả hai bán cầu não để suy xét. Họ
sẽ lắng nghe theo các đề xuất mang tinh lý tính lẫn cảm tính. Cho nên,
hãy kiểm tra xem bản hồ sơ chào hàng của bạn trông và cảm thấy như
thế nào.
Tìm kiếm một chuyên gia đồ họa để họ thiết kế biểu mẫu cho bạn. Hãy
yêu cầu họ thiết kế ra một cái gì đó giống như từ một tạp chí hơn là
giống một bản tóm tắt luật. Nếu bạn tự thực hiện hồ sơ chào hàng, hãy
tìm cái gì đó phù hợp với khả năng về phần mềm, phần cứng, và nhân sự
của bản thân công ty.
Dùng các hình ảnh giúp thể hiện câu nói của mình. Các nghiên cứu đã
cho biết là một hình ảnh hấp dẫn là thứ mà mắt tìm đến đầu tiên trên một
trang giấy. Điểm cộng dành cho các hình ảnh có sự xuất hiện của con
người.
Dùng các hộp hội thoại. Đây là một trong các yếu tố thu hút sự chú ý
khác. Những chuyên gia sử dụng mail trực tiếp rất thấu hiểu mánh khóe
này.
Dùng trang lót bìa khôn ngoan. Đây là vị trí đắt tiền nhất trong các vị
trí quảng cáo của một tờ tạp chí. Hãy đặt một hình ảnh nào đó vào cùng
với lời chú thích, thêm vào đó là một lời chứng nhận chất lượng hay một

nhiều thời gian và chi phí về sau.
Dành thời gian để định ra các nhu cầu của mình và tìm các gói phần
mềm có các tính năng phù hợp:
- Có nhiều người cùng góp sức vào việc thực hiện hồ sơ hay không?
Trong trường hợp đó, một ứng dụng dựa trên nền tảng Web cho phép
nhiều người truy cập sẽ rất hữu ích.
- Bạn cũng sẽ muốn những tính năng hỗ trợ việc hợp tác để các thành
viên trong nhóm có thể cùng làm việc với nhau hoàn thành bộ hồ sơ.
Nếu bạn là người duy nhất thực hiện bộ hồ sơ này, một ứng dụng ít phức
tạp hơn là đủ thỏa mãn nhu cầu của bạn rồi.
Ngoài ra cũng cần xem xét các điểm sau:
- Giá cả: đừng để tiền bạc là yếu tố quyết định duy nhất. Với giá trung
bình từ 29$ tới hơn 100$, xác định ngân sách của mình sẽ giúp bạn rất
nhiều trong việc định hướng được phần mềm nào thích hợp.
- Bản dùng thử. Rất nhiều doanh nghiệp tặng kèm các bản dùng thử
cùng với hồ sơ chào hàng. Mặc dù không thể đầy đủ bằng bản chính
thức, các bản dùng thử cũng phần nào giúp bạn xác định được là nó đã là
phần mềm phù hợp nhất với mình chưa mà không cần phải chi ra quá
nhiều tiền.
- Sự bảo đảm. Bất cứ một doanh nghiệp phần mềm nào cũng sẽ đưa ra
một sự bảo đảm về chất lượng nhất định, ví dụ như, sự bảo đảm hoàn
tiền lại. Nếu bạn tìm hiểu trước khi mua, bạn chắc sẽ không cần đến sự
bảo đảm này, nhưng có bảo đảm thì vẫn thấy an toàn hơn.
Nhưng kể cả phần mềm kỹ thuật xuất sắc nhất cũng không thể thỏa mãn
tất cả các khoảng trống cho bạn được. Nó còn cần việc thực hiện đúng
các phần còn lại.
6. Ghi nhớ ngữ cảnh
Hồ sơ chào hàng thường chỉ là các cột mốc. Nó giúp bạn bước vào trò
chơi và có lẽ, bám sát với cuộc chơi.
Chiến thắng còn bao gồm việc ghi bàn trong nhiều điều kiện – giá cả, sự