Khác biệt giữa ERP với kế toán
truyền thống
M
ột trong những khó khăn lớn nhất khi ứng
dụng ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương
pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống
ERP và các phương pháp t
ổ chức hạch toán KT truyền thống
của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu
hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải
pháp ERP của nước ngoài.

Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ
và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin
KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi
người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghi
ệp chặt chẽ, đôi khi
phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào kh
ổng lồ. Không ít
DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn gi
ản
hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP
thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là
quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là
điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình x
ử lý thông tin. Mỗi thao
tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi


Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực
tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của
ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n
hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách
số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.

Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người
làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối
ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP v
à
các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được
kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những
sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.

Bút toán đảo

Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt
động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP
không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch
toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể l
àm
là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng
có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát.
Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu KT do các hệ thống
ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng
như các đối tác bên ngoài DN.

Tác nghiệp hoàn chỉnh


Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị
thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực
hiện đơn giản.

Bức tranh trung thực

Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ
nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các
hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.

Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất
kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.