Chuyên môn 2
TÌM TIN
I. Khái niệm tìm tin:
Tìm tin là quá trình tìm, lựa chọn và đưa ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tin
nào đó những tài liệu, TT thích hợp với yêu cầu tin.
II. Quá trình tìm tin.
1. Quá trình tìm tim gồm 7 bước:
- Xác định yêu cầu tin: Người dùng tin đưa ra yêu cầu tin hoặc CBTT cùng với người
dùng tin xác định yêu cầu tin cụ thể. Để xác định yêu cầu tin cụ thể, chính xác người cán
bộ TT cần thảo luận với người dùng tin để nắm được những TT cần thiết như:
+ Mục đích sử dụng TT.
+ Một số đặc trưng của người sử dụng TT trực tiếp như: Nghề nghiệp, trình độ
chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, các lĩnh vực quan tâm…
+ Pham vi quét TT.
+ Mức độ xử lí TT, loại hình tài liệu, hình thức cung cấp TT thích hợp.
+ Người dùng tin đã sử dụng những nguồn nào?
+ Khả năng thời gian mong muốn nhận được thông tin.
* Yêu cầu tin đã được xác định phải ghi rõ trong phiếu yêu cầu tin và có sự xác nhận của
người dùng tin và cán bộ TV.
- Xác đinh chiến lược tìm: Xác định tìm ở đâu và tìm như thế nào?
+ Tìm ở đâu: CBTT phải xác định các nguồn TT, công cụ tìm tin có thể tiếp cận và
thứ tự ưu tiên của nguồn tin- công cụ tìm tin.
+ Tìm như thế nào: Yêu cầu được biểu diễn bằng một hay một số biểu thức tìm
tương thích với ngôn ngữ tư liệu của hệ thông tìm tin được sử dụng để tra cứu xây dựng
biểu thức tìm bao gồm:
. Xác định khái niệm, nội dung chính của yêu cầu tin và liên hệ logic giữa các khái
niệm.
. Xác định thuật ngữ tìm tin và thứ tự ưu tiên của các thuật ngữ tìm. Các thuật ngữ
tìm phải thể hiện được các khái niệm bao hàm trong yêu cầu tin. Thứ tự ưu tiên của các
thuật ngữ phụ thuộc vào liên hệ logic giữa các khái niệm mà thuật ngữ thể hiện.
. Sử dụng các toán tử tìm tin thích hợp để kết hợp các thuật ngữ tìm.

- Tạo được lòng tin của người dùng tin.
- Xác định được chính xác yêu cầu tin của người dùng tin để có thể đáp ứng một cách
tốt nhất.
- Chắc chắn người dùng tin thỏa mãn với câu trả lời được cung cấp.
* Các nguyên tắc giao tiếp:
- Tươi cười và chào hỏi người dùng tin một cách thân thiện.
- Lắng nghe chăm chú và thể hiện sự quan tâm về vấn đề người dùng tin đang trình bày.
- Đặt các câu hỏi cho đến khi hiểu rõ yêu cầu tin của người dùng tin.
- Không nghĩ đến chiến lược sẽ sử dụng khi chưa hiểu rõ yêu cầu tin
- Để người dùng tin đánh giá khi yêu cầu tin đã được thực hiện.
* Một số yêu cầu đối với cán bộ tra cứu:
- Tính kỷ luật: Người cán bộ tra cứu phải có khả năng tập trung làm việc với người
dùng tin và giải quyết dứt điểm một yêu cầu tin, trong môi trường làm việc thường có
những yếu tố dễ là sao nhãng công việc. Đồng thời người cán bộ tra cứu phải áp dụng kỹ
thuật giao tiếp cần thiết để hiểu được yêu cầu tin và chuyển khai thành công một chiến
lược tìm hiệu quả để đáp ứng yêu cầu tin.
- Mong muốn giúp đỡ người khác: Sự sẵn sàng giúp đở người khác phải gắng liền với
tính kỷ luật.
- Tính kiên nhẫn: Kiên nhẫn là một trong những yêu cầu, điều kiên quan trọng nhất
đối với công tác tra cứu. Tính kiên nhẫn rất quan trọng trong quan hệ với người dùng tin
và trong quá trình tìm TT, cần thiết trong một thế gới TT ngày càng phát triển.
- Sự nhạy cảm: Sự nhạy cảm sẽ giúp người cán bộ tra cứu biết cách thực hiện sự giao
tiếp trong quá trình tra cứu như thế nào vì một số người dùng tin thích giao tiếp hình thức
Tìm tin - Phổ biến thông tin
10
Chuyên môn 2
khách quan trong khi một số khác phản hồi tích cực hơn. Với những cán bộ tra cứu cần
thể hiện sự quan tâm đối với trường hợp của họ. Người cán bộ tra cứu nhạy cảm có thể
nhanh chóng xác định kiểu giao tiếp thích hợp đối với người dùng tin cụ thể.
- Có kiến thức rộng: Kiến thức rộng và diện quan tâm rộng sẽ giúp CBTV nắm bắt

2.2. Các đặc tính của dịch vụ:
- Tính vô hình: DV không thể nhìn thấy nắm được hay nhận diện được bằng cá giác quan.
- Tính không chính xác định: Chất lượng dịch vụ hoàn toàn phụ thuộc vào người thực
hiện dịch vụ và có thể thay đổi theo thời gian.
- Tính không thể chia cắt: Các khâu thực hiện dịch vụ rất khó hoàn thành riêng lẻ hoàn
toàn độc lập với nhau như trong sản xuất sản phẩm.
Tìm tin - Phổ biến thông tin
11
Chuyên môn 2
- Sự tồn kho: Tổ thất do tồn kho dịch vụ thường rất lớn và khó xác định đầy đủ.
Dịch vụ cung cấp TT.
1. Dịch vị cung cấp TT theo yêu cầu.
- DV cung cấp TT theo yêu cầu hay còn gọi là DV tra cứu TT theo chế độ hỏi đáp là hình
thức phổ biến TT đột xuất và thu động theo yêu cầu của người dùng tin.
- Các loại yêu cầu tin:
+ Yêu dữ liệu: Là yêu cầu cung cấp số liệu dữ liệu cụ thể như nghĩa của một từ địa
chỉ của một tổ chức, thời gian và địa điểm sảy ra một sự kiện, cuộc đời - sự nghiệp của
một nhân vật … cóthể sử dụng 1 hoặc 2 công cụ tra cứu để nhanh chóng tìm ra câu hỏi
lời cho lọai câu hỏi này. Loại yêu cầu này chiếm phần lớn các yêu cầu ở bộ phận tra cứu
trong các TV công cộng và trường học.
+ Yêu cầu thư mục: Yêu cầu xác định TT TM của 1 tài liệu nào đó hoặc cung cấp
TM TL về một vấn đề nhất định .
+ Yêu cầu cung cấp TL theo chuyên đề là yêu cần cung cấp tài liệu về một vấn đề
nào đó.
+Yêu cầu TT chỉ dẫn: Là yêu cầu không liên quan trực tiếp mà liên quan đến các
khía cạnh khác như: Tư vấn, mội giới…
- Mục tiêu của dịch vụ:
+ Cung cấp TT một cách nhanh chóng theo yêu cầu đột xuất của người dùng tin
+ Tiết kiệm thời gian và kinh phí tìm kiếm TT cho người dùng tin.
- Phương pháp thực hiện:

- Mục tiêu:
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm TT của người dùng tin.
Cung cấp TT kịp thời và định hướng cho người dùng tin.
- Phương pháp thực hiện: TT dược cung cấp dựa trên nhu cầu xác định của người dùng
tin.
+ Diện nhu cầu của người dùng tin: Được biểu thị tương tự như một biểu thức tìm
phản ánh nhu cầu ổn định của người dùng tin trong một khoảng thời gian được sử dụng
để xác định các điều kiện về nội dung và hình thức TT mà người dùng tin mong muốn
nhận được một cách định kỳ từ cơ quan TT – TV.
+ Các bước thực hiện yêu cầu:
. Giới thiệu về dịch vụ đối với người dùng tin.
. Thu thập từ người đăng kí sử dụng bản mô tả đầy đủ bản nhu cầu tin, danh sách
thuật ngữ có liên quan đến nhu cầu tin, danh sách tài liệu phù hợp với nhu cầu tin, danh
sách các yếu tố nhận dạng tài liệu mà người dùng tin mong muốn nhân được (tác giả,
ngôn ngữ…), danh sách các tài liệu không cần thiết đối với người dùng tin…
. Xác định các thuật ngữ được sử dụng để xây dựng: Cần tham khảo chuyên gia
các tài liệu tra cứu từ điển chuyên ngành, từ điển tạp chí…
. Liên kết các thuật ngữ bằng các toán tử bool.
. Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của diện nhu cầu đã xây dựng qua một số lần thực
dịch vụ và điều chỉnh diện nhu cầu nếu cần thiết.
. Nhận thông tin phản hồi đánh giá của người dùng tin.
+ Quá trình tìm và cung cấp thông tin phải được tiến hành dựa trên nhu cầu đã
được xác định: Dịch vụ được thực hiện dựa trên hợp đồng thỏa thuận giữa cơ quan TT
-TV và người dùng tin.
4. Dịch vụ thông tin chọn gói:
- Mục tiêu:
+ Phổ biến kịp thời TT hiện đại thông qua người cung cấp hệ thống các sản phẩm
dịch vụ thông tin.
+ Chia sẽ nguồn lực TT giữa các cơ quan TT – TV.
- Nội dung:

quan tâm đến những vấn đề cụ thể có thể tiếp xúc trao đổi TT cho nhau.
+ Phương thức trao đổi TT: Truyền thống, hiện đại (email, chat…).
+ Các bước triển khai dịch vụ:
. Xác định chủ đề của hội thảo dựa trên nhu cầu người dùng tin.
. Xác định nội dung chương trình của hội thảo và các vấn đề liên quan đến việc tổ
chức hội thảo như: Địa điểm, thời gian tổ chức đối tượng tham gia các hình thức tuyên
truyền về hội thảo.
. Tổ chức hội thảo.
. Đánh giá hội thảo trên TT phản hồi của người tham gia hội thảo.
- Diễn đàn điện tử.
+ Mục đích: Tạo môi trường để người dùng tin cùng quan tâm đến một vấn đề nào
đó có thể trao đổi TT có liên quan.
+ Cách sử dụng:
. Tìm và mở Forum quan tâm và đăng kí sử dụng diễn đàn.
. Lựa chọn chuyên mục trong diễn đàn và xem các thông báo.
. Gửi thông báo liên quan diễn đàn: Chọn chức năng gửi thông báo mới soạn thảo
nội dung thông báo và gửi nội dung lên diễn đàn.
Tìm tin - Phổ biến thông tin
14