TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
Mã HP: 212701803
Thành viên nhóm : MSSV:
Nguyễn Mạnh Hùng Cường 09078651
Nguyễn Ngọc Đức 09083931
Nguyễn Trung Hiếu 09077861
Hà Huy Luân 09078761
Đỗ Thị Thu Mai 09074491
Trần Văn Thanh 09080321
Hồ Thị Ngọc Thịnh 09081811
Trần Thị Thùy Trang 09079221
Hồ Thị Thủy Trúc 09081821

TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CỦA AUTOSHAPES ĐỂ VẼ QUY TRÌNH KẾ TOÁN
MUA HÀNG:
1) Mở Autoshapes trong microsoftword:
- Vào Insert/Picture/Autoshapes ta sẽ thấy xuất hiện toolbar Autoshapes. Và ta cũng có
thể sử dụng Autoshapes trên Toolbar Drawing.
- Autoshapes cho phép ta vẽ các theo mẫu đã có sẵn, từ đó có thể sửa chữa định dạng theo
ý ta.
2)
Các bước vẽ quy trình kế toán mua hàng:
Dự báo về yêu
cầu tiền mặt
Phân tích mua
hàng
Tập tin dữ liệu
Dữ liệu hóa đơn
và thanh toán

nợ phải
trả
Bộ phận
sản xuất
Nhà
cung cấp
Nhà
quản lý
Bộ phận
kiểm soát
hàng tồn
kho
Thông báo về hàng mua
QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG

- Để vẽ quy trình trên, ta chủ yếu sử dụng các hình trong mục Flowchart của Autoshapes.
Trong Flowchart của Autoshapes gồm các hình để vẽ sơ đồ và nêu chức năng của chúng
để thể hiện thông tin gì trong sơ đồ.
Để tiện cho quá trình vẽ sơ đồ, ta có thể đem thanh công cụ gồm các hình Flowchart ra
ngoài bằng cách để chuột vào phần đánh dấu rồi drag ra ngoài.
- Theo quy trình trên có 2 loại khối chính là và , mỗi loại ta vẽ 1 hình. Sau đó để
đánh được chữ trong hình ta chọn hình rồi right-click chọn addtext. Khi vẽ hình ta có thể
giữ phím Shift để vẽ các dạng đặc biệt như hình vuông, hình tròn, đường thẳng nằm
ngang, đường thẳng thẳng đứng, …v/v…
Ta đánh chữ vào trong hình, và chọn khối có nhiều chữ nhất có trong quy trình. Sau khi
đánh chữ xong, ta điều chỉnh hình sao cho vừa với chữ.
Khi điều chỉnh hình, ta drag các point trắng trên khung hình , còn
point xanh dùng để xoay hình. Khi thực hiện các thao tác này, ta có thể nhấn thêm
phím Shift, Ctrl , Alt hoặc nhấn nhiều phím cùng lúc để tăng hiệu quả định dạng.
- Mục đích của việc chọn làm khối có nhiều chữ nhất trước là để tạo ra sự đồng nhất về

cần di chuyển ở mức độ nhỏ, ta chọn đối tượng, sử dụng các phím mũi tên; khi cần di
chuyển mức độ nhỏ hơn nữa, ta giữ thêm phím Ctrl.
- Sắp xếp xong, ta vẽ mũi tên liên hệ các khối bằng Connectors hoặc Lines trong
Autoshapes:
• Connectors: Ta có thể dễ dàng nối với các khung với nhau vì có sẵn các điểm nối với
nhau. Sau đó ta có thể điều chỉnh mũi tên theo ý ta muốn. Cái lợi việc dùng Connectors là
khi ta di chuyển đối tượng, đường liên hệ vẫn được duy trì giữa các đối tượng. Connector
có sẵn đường gấp khúc , có thể đưa về nhưng việc
sử dụng đường này khó định dạng theo ý ta.
Mặt hạn chế là connector luôn dính vào các điểm mặc định trên hình, ta có thể dị chuyển
đường liên hệ nối với chỗ khác bằng cách giữ phím Atl nhưng lúc này đường liện hệ trở
thành Lines. Han chế tiếp theo là Connector chỉ có thể sử dụng trong Drawing Canvans.
• Lines: Có thể gọi đây là vẽ “tay” vì ta phải tự di chuyển, điều chỉnh các mũi tên sao cho
khớp với các khung hình. Và vẽ “tay” như thế này rất khó khăn khi vẽ mũi tên gấp khúc
, ta phải ghép đường thẳng với sau đó Group chúng lại
với nhau để cho chúng trở thành 1 khối thống nhất.
Để định dạng cho các Connectors và Lines, ta vào Format/ Autoshapes  Colors and
Lines  Lines, ta định dạng được hình dạng 2 đầu của đường, màu đường, độ dày, độ
đứt, …v/v…
- Cuối cùng tạo các chú thích trên các đường liên hệ bằng các Textbox Noline.
Lưu ý: Khi vẽ sơ đồ ta nếu xảy ra hiện tượng chồng hình (hình trên này che lấp hình dưới)

. Nguyên nhân là do thứ tự tạo, hình mới tạo sẽ nằm trên hình
vừa tạo. Để đinh dạng việc này, trên thanh Toolbar Drawing, ta vào Draw/ Order  điều
chỉnh vị trí trên dưới giữa các hình với nhau. Riêng Textbox không bị ảnh hưởng thứ tự
trên dưới.
- Sau khi vẽ xong quy trình, ta nên Group tất cả lại để tiện việc di chuyển và định dạng
Wrapping Style.
Đưa lên trên cùng
Đưa xuống dưới cùng

Dữ liệu bán hàng
Báo cáo tuổi
nợ, các khoản
phải thu khó
đòi
Chuyển tiền
thanh toán
Đơn đặt
hàng
Báo cáo
phân tích
Dự báo
khoản
phải thu
Nhà quản lý
Mô-đun
bán hàng
hóa và
dịch vụ
Khách hàng
Mô-đun
quản lý
công nợ
khách
hàng
Bộ phận
nhận hàng Khách hàng
Mô-đun
công nợ
phải thu

để vẽ các khối trong quy trình.
• Borders and Titles (Metric): gồm các khung, ô
tiêu đề.
Mỗi loại sơ đồ có một bộ Shapes riêng tương ứng, nếu muốn thêm bộ Shapes khác, ta vào
File/ Shapes  chọn bộ Shapes muốn thêm.
Một số thanh công cụ toolbar thường dùng trong MS Visio nên lấy ra sẵn là: Standard,
Formatting, Action, Format Shape và Format Text.
- Đặc trưng của MS Visio là để “vẽ” các hình thì ta drag các hình ta cần “vẽ” từ bên
khung Shapes qua bản vẽ, sau đó chỉnh sửa hình tùy theo ý muốn. Việc hiệu chỉnh hình
trong MS Visio vừa dễ dàng, tiện lợi vừa phong phú, đa dạng.
Để thao tác với hình trong bản vẽ ta nhấn vào pointer
,
còn Text Tool (A)
để thao tác với các text có trong bản vẽ.
- Trong quy trình, gồm 3 loại khối là , và , ta drag mỗi loại 1 hình vào
bản vẽ. Để nhập chữ vào hình, ta double-click vào đối tượng hoặc click chọn đối tượng
rồi nhấn F2. Chọn khối có nội dung dài nhất để nhập, đồng thời định dạng text trong khối.
Mục đích cũng là để khi copy khối này ra, vẫn giữ được kích thước khối và định dạng, tạo
nên sự đồng nhất giữa các khối.
Ta có thể vào Format/ <chức năng định dạng> hay sử dụng các thanh công cụ để định
dạng cho các đối tượng.
- Sau khi copy và nhập liệu các khối, ta sắp xếp chúng vào vị trí tương đối theo quy trình.
Do trong MS Visio có sẵn ô kẻ và thước so vị trí các đối tượng nên thực hiện rất dễ dàng.
- Tiếp theo, để vẽ đường liên hệ giữa các khối ta sử dụng Dynamic connector trong Basic
Flowchart Shapes (Metric) hoặc sử dụng Connector Tool trên thanh công cụ.
Sau đó ta drag các đầu của các connectors nối vào các đối tượng muốn nối. Khi
connectors đã nối với 2 đối tượng, 2 point đầu connectors đều là màu đỏ, lúc này nếu ta di
chuyển các khối, các đường liên hệ vẫn được duy trì giữa các khối. Tiếp đó để chỉnh sửa
hinh dạng mũi tên ta dùng các point màu xanh.
Tuy nhiên không bắt buộc nối trực tiếp các đối tượng, ta cũng có thể điều chỉnh các đầu