Lời nói đầu
Mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng hiện nay là
tối đa hoá lợi nhuận. Muốn tối đa hoá lợi nhuận chỉ có thể tăng doanh thu,
giảm chi phí. Có nhiều cách khác nhau để tăng doanh thu giảm chi phí nhng
một trong những giải pháp quan trọng mà doanh nghiệp hiện nay đang áp
dụng đó là tin học hoá hệ thống thông tin (HTTT). Phải tuỳ theo tình hình tài
chính, thời gian nguồn lực,nguồn lực... mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp xây
dựng phơng án phát triển HTTT từ thủ công lên tin học hoá từng phần đến tin
học hoá toàn bộ.
Giải quyết vấn đề tăng doanh thu giảm chi phí là nguyên nhân cơ bản đồng
thời còn có những nguyên nhân sau để dẫn tới phát triển một HTTT.
- Những yêu cầu về quản lí dẫn đến sự cần thiết phải có một HTTT mới
- Những vấn đề về quản lí, sự thay đổi về chủ trơng chính sách, pháp luật
cũng có thể dẫn đến phát triển một HTTT.
- Sự xuất hiện của các công nghệ mới cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải
phát triển theo để không bị lạc hậu đồng thời đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh
doanh.
- Sự thay đổi sách lợc chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển
một HTTT đơn giản chỉ vì ngời quản lí muốn mở rộng quyền lực của mình mà
chỉ có HTTT mói là phơng tiện đắc lực để thực hiện mong muốn đó Qua một
thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thăng Long em
đã có những hiểu biết nhất định về HTTT hiện tại của công ty và những yêu
cầu đặt ra đối với HTTT này. Vì vậy em đã chọn đề tài Xây dựng HTTT
quản lí bán hàng cho đề án của mình.
Em xin cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên trong công
ty đã cung cấp những tài liệu quý báu phục vụ cho đề án này.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-tiến sĩ Trơng Văn Tú
đã đóng góp ý kiến để cho đề án của em sớm đợc hoàn thành


1.Bộ phận xuất hàng
Khi khách hàng gửi các đơn đặt hàng đến thì bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra
đơn đặt hàng có hợp lệ hay không nếu có thì tiếp tục kiểm tra kho hàng xem
có đảm bảo hàng cho khách hay không. Nếu có đủ hàng có thể thoả thuận hợp
đồng bán hàng nếu cha đủ thì báo cho khách hàng đồng thời báo ngay cho bộ
phận nhập
hàng khi hàng về có thể hợp đồng với khách nếu khách hàng vẫn còn nhu cầu.
Sau khi thoả thuận xong về các điều kiện giao bán hàng... thì xuất hàng cho
2
Con
Người
Phần
cứng

DữLiệu
khách hàng đồng thòi phải thanh toán tiền hàng của khách hàng. Các thông tin
về xuất bán hàng sẽ đợc ghi lại vào trong sổ xuất hàng.
2.Bộ phận nhập hàng
Khi có thông báo thiếu hàng của bên xuất thí sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung
cấp. Nếu nhà cung cấp mang hàng tới thì bộ phận có trách nhiệm kiểm tra
phiếu hàng mà nhà cung cấp đa cho. Nếu phiếu hàng khớp với đơn đặt hàng
thì chuyển sang kiểm tra hàng trên xe có đúng nh trên phiếu nhập hàng hay
không. Hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề ra thì cho nhập kho hàng. Sau khi
hàng đã nhập kho xong thì thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Mọi thông
tin về hàng nhập sẽ đợc ghi lại vào sổ nhập hàng.
3.Bộ phận lên báo cáo
Nhiệm vụ của bộ phận là lấy các thông tin về hàng xuất, hàng nhập để lên
báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết cho nhà quản lí.
Nh vậy đầu vào của hệ thống là các đơn đặt hàng,phiếu nhập hàng.Đàu ra
của hệ thống là các hoá đơn bán hàng (HDBH), phiếu nhập hàng (PNH)


DữLiệu
Những vấn đề đặt ra ở trên đã làm đau đầu các nhà quản lí cuối cùng họ đã
đi đến quyết định xây dựng một HTTT mới với cơ chế hoạt động nh cũ nhng
đợc tin học hoá ở nhiều giai đoạn
Phần hai
xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho
công ty tnhh thăng long
chơng i
khái quát về httt
I- Đĩnh nghĩa HTTT và các bộ phận cấu thành
1.Đĩnh nghĩa
HTTT là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm,
dữ liệu...thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
2.Các bộ phận cấu thành
Nh đã nói ở trên HTTT gồm năm thành phần cơ bản có thể biểu diễn bằng
hình vẽ sau

II-Cac giai đoạn và thành viên của dự án phát triển HTTT
1.Các giai đoạn phát triển HTTT
-Đánh giá yêu cầu
-Phân tích chi tiết
-Thiết kế lôgic
-Đề xuất các phơng án giải pháp
-Thiết kế vật lí ngoài
-Triển khai kỹ thuật hệ thống
-Cài đặt và khai thác hệ thống
2.Các thành viên của dự án phát triển HTTT
4

của công ty
Hệ quản trị CSDL và ngôn ngữ sử dụng
1.Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro
FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu trong quản lí,
kinh tế,đợc thâm nhập vào Việt Nam rất sớm. Foxpro đợc sử dụng rộng rãi
nh ở các cơ quan, trờng học, công ty...Có thể nói FoxPro là một công cụ mạnh
dùng để quản trị cơ sỏ dữ liệu an toàn,đa năng đáp ứng đợc nhu cầu của Việt
Nam. Nhờ có nó mà ta có thể tìm kiếm. tính toán, sắp xếp một cách nhanh
chóng và tiện lợi
FoxPro đã trải qua nhiều thế hệ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5... đến
nay là Visual FoxPro 8.0 và 9.0.Visual Fox đợc nâng cấp từ FoxPro vì vậy vẫn
duy trì những cách thiết kế truyền thống của FoxPro. Nhng điểm mạnh của
Visual FoxPro lại là những phơng thức tổ chức, xử lý mới mang tính hiện đại
nh Microsoft Aceess. Visual FoxPro quản lí các bảng dữ liệu dới dạng các tệp
tin độc lập và hỗ trợ khả năng dùng chùng trên mạng. Mỗi một tệp CSDL của
Visual FoxPro có thể chứa đợc tối đa 255 trờng và 1 tỉ bản ghi do đó sử dụng
rất thoải mái đồng thời nó cho phép dễ dàng tạo các Form của ứng dụng thân
thiện với ngời sử dụng. Vì thế có thể nói hệ quản trị CSDL Visual FoxPro có
nhiều công cụ trợ giúp tổng hợp do đó đợc các nhà kinh tế hay dùng để quản lí
và các trờng đại học dùng để giảng dạy.
2.Ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro
5
Visual FoxPro hỗ trợ khả năng lập trình tơng tự nh các ngôn ngữ lập trình
khác, ngoài ra nó còn có nhiều công dụng sau.
-Hỗ trợ một số lệnh phong phú để có thể quản li tốt các CSDL.
-Hỗ trợ các tập lệnh SQL.
-Hỗ trợ khả năng lập trình hớng đối tợng cho phép ngời dùng có thể đĩnh
nghĩa các lớp thuận tiện cho việc phát triển ứng dụng
Chi tiết các giai đoạn của dự án xây dựng HTTT
quản lí bán hàng

Phơng pháp này giúp cho thu thập đợc những nội dung cơ bản khái quát về
hệ thống thông qua ngời phỏng vấn đến ngời sử dụng cuối mà trong các tài
liệu không thể tìm thấy.
Kết quả 85% số ngời đợc phỏng vấn đồng ý với dự án phát triển HTTT và
yêu cầu của họ là hệ thống phải đáp ứng nhanh chóng khi họ có nhu cầu tra
cứu, kiểm tra về đối tợng nào đó, tránh đợc những sai sót thấp nhất mà do làm
thủ công mắc phải, các dữ liệu phải đợc tổng hợp để lên các báo cáo một cách
tự động đồng thời cũng phải đợc bảo mật an toàn thông qua việc phân quyền
sử dụng. 15% số ngời không đồng ý với lý do đã quen làm việc với hệ thống
cũ.
b,Nghiên cứu tài liệu
Phơng pháp này cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh khác nhau
của tổ chức nh tình hình tài chính, nhân lực hay vai trò nhiệm vụ của các cán
bộ công nhân viên trong công ty,thủ tục quy trình làm việc của họ, các loại
báo cáo,bảng biểu hệ thống hiện dùng

Ví dụ mẫu của một HDBH nh sau:
hoá đơn bán hàng
Số HĐ... Liên số:...
Họ tên khách hàng:...
Địa chỉ:...
Số tài khoản:... Phơng thức thanh toán:...
STT Tên Hàng Đơn Vị Tính Đơn Giá S ố Lợng Thành Tiền
1 Máy tính IBM Dàn 9500000 2 19000000

2 Máy in HP11 Chiếc 4500000 1 4500000

... ..... ..... ..... ..... .....
Số tiền viết bằng chữ:... Cộng thành tiền:....
Ngời mua: VAT:...

tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ
điển hệ thống.
a,Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giới vật
lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
Xử Lý

Thủ công Giao tác ngời_máy Tin học hoá hoàn toàn
Kho dữ liệu

Thủ công Tin học hoá
8

Dòng thông tin
Điều khiển

Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động quản lí bán hàng của hệ thóng mới
Thời ĐiểmKháchhàng-Nhàcungcấp NhânViên NhàQuảnLí
Đơn đặt hàng
1ngày
Đơn hàng đã
kiểm tra
9
Kiểm tra
đơn hàng

Kiểm tra kho


-Ký pháp cơ bản dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD
10
Thoả
thuận
Xuất hàng
Thu tiền
Kiểm tra
phiếu nhập
Kiểm tra
hàng
Nhập hàng
Trả tiền
Lên báo
cáo
In báocáo
tổng hợp
Inbáocáo
chi tiết
Đặt hàng
tên ngờ/ bộ
phận phát/
nhận tin
nguồn hoặc đích
tên dòng dữ liệu dòng dữ liệu

tiến trình xử lý

kho dữ liệu
tệp dữ liệu
Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống

quản lý
bán hàng

11
tên tiến
trình xử
lý