http://www.ebook.edu.vn
107
Chơng VIII
sổ kế toán v hình thức kế toán
I. Sổ kế toán
1. Khái niệm
Sổ kế toán l những quyển sổ, tờ sổ đợc xây dựng theo những mẫu
nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau đợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá
thông tin về các loại hoạt động kinh tế ti chính trên cơ sở các số liệu của các
chứng từ kế toán theo đúng phơng pháp kế toán.
2. ý nghĩa của sổ kế toán
- Thông qua số liệu ghi trong sổ kế toán, nhằm phản ánh một cách
thờng xuyên, liên tục, có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho
việc quản lý v giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó trong quá trình
sản xuất kinh doanh.
- Số liệu ghi trong sổ kế toán l căn cứ để lập báo cáo kế toán.

3. Các loại sổ kế toán
3.1. Căn cứ vo phơng pháp ghi chép, sổ kế toán chia lm 3 loại

* Sổ ghi theo thứ tự thời gian: l loại sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế liên tục theo thứ tự thời gian còn gọi l sổ nhật ký.
Thuộc loại sổ ny gồm: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Nhật ký quỹ, Nhật ký
chung.
Dới đây l mẫu sổ Nhật ký chung

Tên đơn vị. . . . sổ nhật ký chung ( Mẫu số: S01/DN)
Năm N
Trang 1
Chứng từ
Số phát

phát sinh phân loại theo ti khoản cấp 1, ti khoản cấp 2 hoặc chi tiết.
Dới đây l mẫu Sổ Cái ti khoản http://www.ebook.edu.vn
108 Tên đơn vị: Sổ cái (mẫu số: 02/DN)
Ti khoản . . . .
Số hiệu: . . .
Năm N

C.từ Số tiền
Ngy
tháng
ghi sổ
Số Ngy
Diễn giải
Số hiệu TK
đối ứng
Nợ Có
Ghi
chú

Số d đầu kỳ
Số phát sinh

ghi rõ tên đơn vị, thứ tự của từng loại sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên ngời
giữ v ghi sổ.
Các sổ tờ rời trớc khi dùng phải đợc giám đốc ký xác nhận, đóng dấu
v ghi vo sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
Các sổ tờ rời đợc xếp theo thứ tự sổ kế toán để đảm bảo sự an ton v
dễ tìm kiếm.
Trong thực tế các loại sổ quan trọng nh: Sổ Cái, Sổ Nhật ký thờng
đóng từng quyển còn sổ chi tiết, Bảng kê, Nhật ký chứng từ l sổ tờ rời
http://www.ebook.edu.vn
109
4. Cách ghi sổ kế toán
4.1. Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở theo niên độ kế toán. Ngay sau khi có quyết định thnh
lập, khi bắt đầu niên độ kế toán doanh nghiệp phải mở sổ kế toán mới. Giám
đốc v kế toán trởng ( hoặc phụ trách kế toán) có trách nhiệm duyệt các sổ
kế toán ny trớc khi sử dụng.
Căn cứ vo Bảng cân đối kế toán ngy 31/12 năm trớc để ghi số d đầu
năm vo các ti khoản v chi tiết ở sổ mới.

4.2. Ghi sổ kế toán Ghi sổ kế toán phải rõ rng, liên tục, có hệ thống, không đợc ghi xen kẽ,
ghi chồng đè, không đợc bỏ cách dòng, nếu có dòng chữ ghi cha hết phải
gạch bỏ số thừa. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng số liệu của
trang v chuyển số liệu tổng cộng ny sang đầu trang kế tiếp, mọi trờng hợp
ghi sai phải sửa chữa theo phơng pháp chữa sổ quy định.

4.3. Khoá sổ kế toán

* Điều kiện v phạm vị áp dụng:
+ Sai về quan hệ đối ứng giữa các ti khoản do định khoản sai đã ghi sổ
kế toán m không thể sửa lại bằng phơng pháp cải chính.
+ Khi đã lập Bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện chỗ sai sót.
http://www.ebook.edu.vn
110
+ Trờng hợp ghi trùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi hai lần, số
ghi sai lớn hơn số đúng.
* Nội dung sửa chữa:
+ Dùng mực đỏ viết lại bút toán đã ghi sai để huỷ bỏ bút toán sai, sau
đó ghi lại số đúng bằng mực thờng theo đúng quan hệ đối ứng ti khoản.
+ Nếu số ghi sai lớn hơn số đúng thì lập thêm một định khoản theo
quan hệ đối ứng ti khoản cũ bằng mực đỏ số chênh lệch giữa số đúng v số
sai.
+ Trờng hợp ghi trùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi hai lần thì
phải ghi thêm một định khoản nữa bằng mực đỏ để trừ bớt lần đã ghi thừa.
Khi dùng phơng pháp ghi số âm để chữa sai thì phải lập một "chứng từ
ghi sổ đính chính" do kế toán trởng ký xác nhận.
Chú ý
: Trờng hợp không có bút mực đỏ thì ghi con số bằng mực
thờng trong dấu ngoặc đơn.

Thí dụ: Giả sử có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Mua nguyên vật liệu cha trả tiền cho ngời bán: 20.000.000đ
Nhân viên kế toán đã định khoản v ghi sổ:
1. Nợ TK Nguyên vật liệu 20.000.000đ
CóTK Phải thu của khách hng 20.000.000đ
Nay chữa sổ lại bằng cách
Lập một chứng từ đính chính cho bút toán đã ghi sổ sai trên, sau đó tiến
hnh định khoản v ghi sổ.

giữa số tiền đúng v số tiền ghi sai sau đó định khoản v ghi sổ.
1a. Nợ TK Tiền mặt 360.000đ
Có TK Tiền gửi ngân hng 360.000đ

Phản ánh vo sơ đồ ti khoản nh sau:

TK " Tiền gửi ngân hng " TK "Tiền mặt"
10.595.000 (1) 10.595.000

360.000 (2) 360.000 Chú ý:

* chứng từ ghi sổ đính chính " cho việc ghi sai ở các phơng pháp đều phải
dẫn chứng số hiệu ngy tháng của chứng từ ghi sai cần phải đính
chính.
*Trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính, tuỳ theo nội dung sai sót m sửa chữa
bằng một trong ba phơng pháp nêu trên, song phải tuân thủ theo các quy định
sau:
- Nếu sai sót phát hiện khi cha in sổ thì đợc phép sửa chữa trên máy.
- Nếu sai sót phát hiện sau khi đã in sổ thì trên sổ đã in đợc sửa chữa
theo quy định của một trong ba phơng pháp nêu trên, đồng thời phải sửa lại
chỗ sai trên máy v in lại tờ sổ mới. Phải lu tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai
sót để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát.
II. Hình thức kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lợng sổ, kết cấu các loại sổ v
mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để chỉnh lý, tổng hợp, ghi chép hệ thống
hoá số liệu kế toán từ chứng từ gốc, cung cấp các chỉ tiêu cần để lập các báo
cáo kế toán theo một trình tự v phơng pháp nhất định gọi l hình thức kế

Số
tiền
nợ có
Nợ Có
Nợ Có

1.Số d đầu kỳ
2.Số phát sinh 3.Cộng SPS
4.Số d cuối kỳ < Mẫu S 03 DN > Sổ quỹ tiền mặt
Ti khoản : Tiền mặt
Ký hiệu: 111
Năm: . . . N

Chứng từ Số phát sinh
Ngy
ghi sổ
Số Ngy
Diễn giải
Ti khoản
đối ứng
Nợ Có

Nhật ký - Sổ cái
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc
Báo cáo ti chính
Sổ kế toán
chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Chứng từ gốc
http://www.ebook.edu.vn
113
Ghi hng ngy
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
- Hng ngy căn cứ vo chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, định khoản kế
toán v ghi vo Nhật ký - Sổ cái hoặc tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đến
cuối ngy ghi một lần vo Nhật ký - Sổ cái.
- Những chứng từ gốc liên quan đến quỹ tiền mặt thì đồng thời căn cứ
vo chứng từ gốc để ghi vo sổ quỹ.
- Chứng từ gốc có liên quan đến các đối tợng cần hạch toán chi tiết thì
đồng thời căn cứ vo chứng từ gốc để ghi vo các sổ hoặc thẻ chi tiết có liên
quan.
- Cuối tháng căn cứ vo các sổ thẻ chi tiết để lập Bảng Tổng hợp chi
tiết.
- Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt với Nhật ký - Sổ cái,
giữa bảng tổng hợp chi tiết với các ti khoản có liên quan trên Nhật ký - Sổ cái
- Cuối tháng căn cứ vo Nhật ký - Sổ cái v số liệu ở bảng chi tiết có
liên quan để lập báo cáo ti chính.

1.4.Ưu nhợc điểm
http://www.ebook.edu.vn
114
2.3. Sơ đồ v trình tự hạch toán


Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chứn
g
từ
g
ốc
Sổ đăng ký
chứn
g
từ
g
hi
Chứng từ ghi
sổ
Sổ quỹ
Sổ cái
Bảng cân đối
ti khoản
Báo cáo ti
chính
Bảng tổng hợp
chi tiết
http://www.ebook.edu.vn
115
+ Lập chứng từ ghi sổ giảm đợc số lần ghi sổ kế toán.
+ Kiểm tra đối chiếu số liệu chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp v kế toán
chi tiết.
+ Không đòi hỏi trình độ kế toán cao.

loại ti khoản v có thể mở chung một Nhật ký chứng từ cho một số loại ti
khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với
nhau khi có nghiệp vụ phát sinh ít. Trong mọi trờng hợp, số phát sinh bên Có
của mỗi ti khoản chỉ tập trung phản ảnh ở một Nhật ký chứng từ v từ Nhật
ký chứng từ ny ghi vo Sổ Cái một lần vo cuối tháng. Số phát sinh Nợ của
mỗi ti khoản đợc phản ảnh trên các Nhật ký chứng từ khác nhau có liên
quan đối ứng Có với ti khoản ở Nhật ký chứng từ đó. Cuối tháng chúng đợc
tập hợp phản ánh vo Sổ Cái. Nhật ký chứng từ mở cho từng tháng. Mẫu sổ
Nhật ký chứng từ đợc thiết kế vận dụng theo kết cấu kiểu bn cờ.
Hiện nay chế độ quy định có 10 Nhật ký chứng từ.
Ví dụ: Mẫu sổ Nhật ký chứng từ nh sau:

http://www.ebook.edu.vn
116
nhật ký chứng từ số 2
Ghi Có TK 112 " Tiền gửi ngân hng"
Tháng năm N
Chứng từ Ghi có TK 112, ghi Nợ các TK
Ngy
ghi
sổ
Ngy Số
Diễn Giải
TK TK TK TK
Cộng
Có TK112

* Sổ Cái: đợc mở cho cả năm, mỗi ti khoản sử dụng một trang sổ v chia
12 cột, mỗi tháng sử dụng một cột. Nguyên tắc ghi Sổ Cái đối với hình thức
ny l: số phát sinh bên Có mỗi ti khoản đợc phản ánh vo Sổ Cái theo tổng
số lấy từ Nhật ký chứng từ ghi có ti khoản đó, số phát sinh Nợ đợc phản ảnh
chi tiết theo đối ứng Có với từng ti khoản lấy ở các Nhật ký chứng từ có liên
quan. Sổ Cái chỉ ghi vo cuối tháng trên cơ sở các Nhật ký chứng từ, sau đó
tính ra số d các ti khoản.
Mẫu sổ cái của hình thức Nhật ký - chứng từ

sổ cái
http://www.ebook.edu.vn
117
Ti khoản: . . .
Số d đầu năm Năm: . . .
Nợ Có

Ghi Nợ TK ny
đối ứng Có các TK
Tháng
1
Tháng
2
Tháng
3
Tháng


Ký hiệu: Ghi hng ngy
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

Bớc 1:
Hng ngy căn cứ vo chứng từ gốc ghi vo các Nhật ký chứng từ
hoặc Bảng kê, tờ kê chi tiết có liên quan, đối chiếu với các nghiệp vụ liên quan
cần hạch toán chi tiết ( cha đợc kết hợp phản ánh ở các sổ trên) sau đó từ
chứng từ gốc còn ghi vo sổ chi tiết có liên quan.
Bớc 2:
Đối với các trờng hợp ghi vo tờ kê chi tiết, cuối tháng, tổng hợp
số liệu ở các tờ kê chi tiết ghi vo Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê có liên
quan. Đối với Bảng kê phần lớn cũng phải tổng hợp số liệu để ghi vo Nhật ký
chứng từ có liên quan.
Bảng kê
Tờ kê chi tiết v
các sổ chi tiết khác
Chứng từ gốc v các
bảng phân bổ
Nh

bn cờ, mẫu sổ đợc in sẵn v ban hnh thống nhất, do đó, tạo nên kỷ cơng
trong việc thực hiện ghi sổ v việc kiểm tra đối chiếu đợc chặt chẽ. Một số
trờng hợp kết hợp đợc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên các sổ,
bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý v lập các báo cáo kế toán
đợc nhanh chóng.

* Nhợc điểm: Số lợng v loại sổ nhiều, kết cấu phức tạp, đòi hỏi nhân
viên kế toán phải có trình độ nghiệp vụ tơng đối cao. Mặt khác với hình thức
kế toán ny thì việc chuyển sang áp dụng kế toán bằng máy vi tính sẽ có nhiều
khó khăn.
Với những u nhợc điểm trên, hình thức kế toán ny thích hợp với những
đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ nhân viên kế toán đủ nhiều, trình độ nghiệp vụ
tơng đối vững vng.

4. Hình thức Nhật ký chung

4.1. Đặc điểm

Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chung l mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vo chứng từ gốc để ghi vo Nhật ký chung
(hoặc Nhật ký đặc biệt) theo trình tự thời gian. Cuối ngy tổng hợp số liệu từ
Nhật ký chung ghi hệ thống hoá vo các ti khoản trên Sổ Cái.

4.2. Các loại sổ sách kế toán chủ yếu

- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có) v sổ kế toán chi tiết.
- Sổ Cái các ti khoản

4.3. Sơ đồ trình tự hạch toán

ý
đ
ặ
c bi
ệ
t
Bản
g
Tổn
g
h
ợp
chi tiết
Sổ
,
thẻ kế toán chi tiết
http://www.ebook.edu.vn
119

Ghi chú:

Ghi hng ngy
Ghi cuối tháng, định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
- Căn cứ vo chứng từ gốc đã đợc kiểm tra hợp lệ để định khoản v ghi vo
Nhật ký chung theo thứ tự thời gian, cuối ngy (kỳ) tổng hợp số liệu hệ thống
hoá theo ti khản để ghi vo Sổ Cái.
- Đối với những nghiệp vụ phát sinh nhiều thì hng ngy căn cứ vo chứng
từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để định khoản ghi vo Nhật ký đặc biệt. Cuối tháng
tổng hợp số liệu hệ thống hoá theo ti khoản để ghi một lần vo Sổ Cái.