13
Chương 2
SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ (Email)

Thư điện tử làm tăng năng suất lao động, tăng cường giao tiếp và giảm chi phí. Một khi bạn
bắt đầu sử dụng Internet, bạn nên suy nghĩ cách khai thác thư điện tử.

Thư điện tử cho phép bạn gửi thông tin cho một người. Bạn có thể gọi điện cho 1 người và
gửi lời hỏi thăm. Nhưng bạn có thể gửi rất nhiều thông
điệp bằng thư điện tử đến rất nhiều
người với chi phí của một cuộc điện thoại nội hạt.

Một email cho phép ta gửi kèm theo các tập tin. Như vậy, email cũng là kênh truyền tải
thông tin. Trong Outlook Express của Microsoft Windows, bạn có thể dán một nội dung
thông điệp đã có sẵn vào trong cửa sổ email mà bạn đang viết. Bạn cũng có thể đính kèm
các file về âm thanh và hình ả
nh.

Email còn là công cụ hữu ích để tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng. Bạn có thể chọn
chức năng báo cáo khi gửi email (ví dụ trên trên cửa sổ soạn thảo email của Outlook
Express: gõ Tool >Request Read Receipt) cho phép bạn nhận biết email của bạn đã được
tiếp nhận chưa, thời điểm (giờ, ngày tháng) mà người nhận tiếp nhận email của bạn.

Bạn cũng có thể chọn một số qui t
ắc (rules) để hộp thư của bạn tự động gửi thư trả lời khi
nhận được thư từ bên ngoài hay chuyển tiếp (forward) cho một người khác trong thời gian
bạn đi vắng.
1- Địa chỉ email
Khi sử dụng email, bạn cần đăng ký một địa chỉ. Chẳng hạn:
[email protected]. Phần

bạn đang kết nối hay không có kết nối với Internet. Chẳng hạn nếu bạn cần hoàn tất nhiều
email trước khi gửi, bạn có thể viết tuần tự các email mà không cần kết nối vào Internet.
Sau khi đã hoàn tất, bạn bắt đầu kết nối vào Internet và gửi các email đó đi một lần. Cách
thức này có thể giúp cho bạn giảm chi phí kết nối Internet mà vẫn sử dụng được các chứ
c
năng của email như bình thường.

Ngày nay, dịch vụ ADSL khá phổ biến và nhiều doanh nghiệp cũng duy trì kết nối Internet
thường trực nên nếu bạn đang làm việc tại văn phòng của công ty thì không cần phải dùng
email phi trực tuyến.

Nếu bạn phải thường xuyên di chuyển và cần gửi email những lúc đang công tác xa văn
phòng, phương tiện truyền thông của bạn có thể là đường dây điện thoại củ
a khách sạn nơi
bạn lưu trú trong thời gian công tác và chiếc máy tính xách tay, sử dụng email phi trực
tuyến là cách mà bạn nên làm để giảm bớt chi phí kết nối Internet không cần thiết.
3- Nhận email
Thư điện tử trước khi đến với bạn sẽ được lưu trữ ở máy chủ nơi có giữ trương mục email
của bạn. Khi bạn kết nối vào máy chủ và bắt đầu tải email về thì lúc đ
ó chúng sẽ ‘đổ’ về
hộp thư (inbox) trên máy tính của bạn.

Trên Outlook Epress chẳng hạn, bạn có thể tạo ra nhiều thư mục theo các phân loại địa chỉ
người gửi khác nhau để dễ quản lý và truy lục khi cần thiết. Bạn cũng có thể cài các chức
năng như cho phép các email đang quan tâm tự động đổ vào một hoặc vài thư mục riêng
nào đó mà bạn muốn.
4- Tiêu chuẩn email
Có nhiều tiêu chuẩn đượ
c sử dụng để gửi email trên Internet, trong đó hai tiêu chuẩn phổ
biến nhất là POP3 và SMTP. Có hai hệ thống được sử dụng để chuyển email giữa các máy

nhiều danh mục email, bạn cần tìm những danh mục nào có liên quan đến ngành mà bạn
quan tâm.
6- Dịch vụ trả lời thư tự động
Một trong những công dụng của email là khả năng trả lời tự động. Chẳng hạn bạn cần thiết
lập chức năng trả lời tự động cho các email của phòng bán hàng. Trên trang web bán hàng
của bạn, bạn có thể ghi “Hãy gửi email đến
[email protected] để biết thêm thông tin chi tiết
về chính sách bán hàng và đặt hàng.

Những email như vậy thường nhận được rất nhiều yêu cầu mỗi ngày. Vì vậy khả năng trả
lời tự động sẽ giúp khách hàng biết ngay rằng yêu cầu của họ đã được tiếp nhận bởi công ty
và sẽ được xem xét trong thời gian sớm nhất.

Có một số cách để làm điều này. Cách đơn giản nhất là sử d
ụng ngay phần mềm email đang
chạy trên máy của bạn. Phần lớn các phần mềm này đều hỗ trợ cho bạn các chức năng như
phân tích một email vừa tiếp nhận để quyết định xem nên chuyển nó vào một thư mục riêng
hay lập tức phản hồi như “chúng tôi đã tiếp nhận được yêu cầu của quí khách và sẽ phúc
đáp trong thời gian sớm nhất”.

Cách thứ hai là tạo ra một hộ
p thư phúc đáp ngay trên máy chủ. Những chuyên viên quản
trị máy chủ đều có khả năng làm được công việc này. Hãy trao đổi với họ. Nếu bạn sử dụng
máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, bạn hãy thử trao đổi với họ xem có thể yêu cầu
dịch vụ này không.

16

Bạn đang cố gắng thúc đẩy việc bán hàng, phát triển thương hiệu, lôi kéo khách
hàng đến website, văn phòng hay kho hàng, gợi ý cho một chủ đề, thúc đẩy thêm
yêu cầu về thông tin, tăng thêm người tham gia cho một sự kiện, giành được sự tài
trợ, chỉ định dịch vụ?
• Xác định khách hàng của bạn.
Bạn đang nhắm đến phân khúc khách hàng của mình dựa trên danh sách có sẵn.
Nhu cầu, mong muốn, quan tâm của họ là gì? Điều gì là quan trọng đối với họ?
Điều gì sẽ thúc đẩy họ đi đến hành động?
• Xác định thông điệp của bạn
Thu hút khách hàng và cung cấp dựa trên yêu cầu của họ. Sử dụng những gì mà
bạn biết về khách hàng của mình để xác định xem bằng cách nào, làm như thế nào
để mô tả và minh họa giá trị mà bạn cung cấp cho họ.
• Xác định phương tiện của bạn.
Giờ thì bạn đã hiểu được mục tiêu và khách hàng của mình. Làm thế nào để bạn có
thể truyền đạt thông tin với họ một cách có hiệu quả nhất. Nghĩ ra những cách
thức mà bạn có thể dùng. Bạn có nhiều sự lựa chọn bao gồm gửi email, những
hình thức khuyến mãi theo mùa, giảm giá cho khách hàng, thông báo về sản phẩm
hay dịch vụ mới, phát hành sách báo, mời khách hàng tham gia sự kiện, chương
trình chào mừng kỳ nghỉ hè và còn nhiều cách khác nữa.
• Xác định thời gian viết thư
Khi nào khách hàng “mở” và “đọc” thông điệp của bạn?
Trong chu kỳ biến đổi tâm lý khách hàng, chúng ta phát hiện ra rằng việc cung cấp
vào giữa buổi trưa có tác dụng nhiều hơn là vào sáng sớm hay buổi tối. Chọn ra
một ngày phù hợp trong tuần là điều rất quan trọng. Thông thường, những ngày
thứ Ba và thứ Tư dể dành được kết quả khả quan hơn ngày đầu tiên hoặc ngày kết
thúc của tuần. Khách hàng của bạn có thể có sự khác biệt, hãy làm một vài bài
kiểm tra để chọn ra thời gian thích hợp nhất cho bạn.
Trả lời những câu hỏi sau:
Xuất xứ của bạn và dòng tiêu đề
 Dòng ghi xuất xứ của bạn có bao gồm tên công ty và nhãn hiệu hay không?