S
S
S
Ở
Ở
Ở
G
G
G
I
I
I
Á
Á
Á
O
O
O
D
D
D
Ụ
Ụ
Ụ

Ạ
Ạ
Ạ
O
O
O
H
H
H
À
À
À
N
N
N
Ộ
Ộ
Ộ
I
I
I

T
T
T
C
C
C
A
A
A
O
O
O
B
B
B
Á
Á
Á
Q
Q
Q

L
L
L
Â
Â
Â
M
M
M

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở
TRƯỜNG THPT CAO BÁ
QUÁT – GIA LÂM PHẦN I: MỞ ĐẦU
Bất kì một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học nào muốn duy trì
hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng của một
Văn phòng. Văn phòng được hiểu là Bộ phận phụ trách công việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, trường học bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như: tổ
chức – văn thư, thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm
việc cho bộ máy lãnh đạo, quản lý và công tác giảng dạy, học tập của nhà
trường.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nói trên, công việc văn phòng có thể giao cho
một hoặc nhiều người tùy theo qui mô của từng cơ quan, đơn vị.
Hoạt động của bộ phận văn phòng các trường học nói chung và ở trường
THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nói riêng có ý nghĩa quan trọng là giúp việc chỉ
đạo, điều hành của Ban giám hiệu đối với công tác giáo dục, đào tạo và các
công tác khác của nhà trường. Vì vậy, cải tiến công tác của bộ phận văn phòng
là đòi hỏi cấp thiết mang tính thường xuyên nhằm đáp ứng giải quyết nhiệm vụ
của nhà trường.
Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong nhiều năm qua có phong
trào dạy tốt, học tốt, được Sở Giáo dục – Đào tạo và UBND thành phố Hà Nội
đánh giá là trường tiên tiến xuất sắc. Tỉ lệ học sinh khá giỏi cao, tỉ lệ đỗ tốt
nghiệp luôn đạt trên 99%, nhiều học sinh được giải trong các kỳ thi học sinh
giỏi cấp thành phố. Góp phần làm nên thành tích chung đó có sự phấn đấu và
cải tiến công tác của bộ phận văn phòng. Phát huy truyền thống của nhà trường
trong những năm học qua, Chi ủy và Ban giám hiệu nhà trường đã có nhiều chủ
trương đúng đắn, kịp thời cho bộ phận văn phòng để có những cải tiến trong
hoạt động.

Nhận thức được đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn
phòng, qua nhiều năm làm việc tại trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm, tôi

Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm học 2 ca/ ngày nên công việc của
Bộ phận văn phòng tăng lên đáng kể, muốn hoàn thành tốt phải mất không ít

thời gian. Có thể khái quát những công việc chính của Bộ phận văn phòng như
sau:
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo nhà
trường và hoạt động của cơ quan.
- Tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, học bạ,
sổ điểm, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh.
- Giúp lãnh đạo nhà trường các hoạt động như quản lý, điều hành việc
giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh; tham quan, đón tiếp cấp
trên hoặc các đơn vị bạn đến giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
- Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo nhiệm vụ giáo dục của nhà
trường.
- Tham gia giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở
vật chất cho hoạt động của nhà trường và Ban giám hiệu; giúp lãnh đạo
trường ký kết và thực hiện các hợp đồng xây dựng cơ sở vật chất, mua
sắm trang thiết bị đồ dung giảng dạy, học tập của nhà trường (việc này do
kế toán nhà trường đảm nhiệm).
Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải có đội ngũ cán bộ làm công tác văn
phòng quen việc, tháo vát. Do đặc điểm về nhân sự nên ở trường THPT Cao Bá
Quát – Gia Lâm có 8 người biên chế thuộc bộ phận văn phòng. Trong năm học
vừa qua, bộ phận văn phòng đã có nhiều nỗ lực, phát huy sáng kiến, cải tiến ở
các khâu nên đã đạt được kết quả khả quan.
II/ Kết quả của công tác văn phòng ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia
Lâm năm học 2011 – 2012.
Năm học 2011 – 2012, bộ phận văn phòng nhà trường đã thực hiện tôt
nhiệm vụ của mình, giúp nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy, học tập,
duy trì nề nếp làm việc, xây dựng cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch,
đẹp; giúp lãnh đạo nhà trường điều hành tốt công tác chuyên môn.

- Nhà trường đề ra quy định và văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện chế độ
lưu công văn đi và đến, sắp xếp cẩn thận và ghi vào sổ đăng kí. Các công
văn đã được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Tổ chức sắp xếp, phân loại các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của nhà
trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh theo
từng nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những
văn bản theo quy định.
Đây là hoạt động hàng ngày chiếm nhiều thời gian. Bộ phận văn phòng
đã tiến hành sắp xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ của học sinh theo từng
khối lớp một cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, nhất là
hồ sơ khối 12. Vì vậy, các yêu cầu của ban lãnh đạo, của giáo viên đều được
cung cấp nhanh chóng, chính xác, giúp lãnh đạo tổ chức sắp xếp các hoạt
động của nhà trường như: quản lý giảng dạy, tiếp đón cấp trên về chỉ đạo,
kiểm tra và các đoàn đến giao lưu, học hỏi kinh nghiệm.
Chúng tôi đã cắt cử các cán bộ của mình tham gia các tổ chức ngoại khóa
của học sinh, các buổi biểu diễn văn nghệ, thi đấu thể thao của giáo viên và
học sinh trong trường, đưa đón học sinh đi thi học sinh giỏi chu đáo, tận
tình, động viên các em làm bài thi thật tốt.
Do làm tốt các công việc nêu trên nên hoạt động của tổ Văn phòng năm
qua đã góp phần duy trì tốt các hoạt động của nhà trường với hiệu quả cao.
Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ giáo dục của
nhà trường.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động thu chi tài chính trong trường
học nên năm học qua, chúng tôi đã có nhiều cố gắng, cải tiến trong hoạt

động nên đã đảm bảo tính pháp quy, phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà
trường.
Trên cơ sở nguồn thu học phí, các khoản chi được bộ phận văn phòng, kế
toán, thủ quỹ thực hiện một cách nghiêm túc, đảm bảo chi đúng đối tượng,
kịp thời, tạo không khí phấn khởi, yên tâm trong cán bộ giáo viên; thực hiện

công tác thu, chi học phí nên không để xảy ra sai sót hoặc vi phạm nào.
Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến thành công và hạn chế trong
việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận văn phòng. Đánh giá các nguyên nhân
khách quan, chủ quan, chúng tôi cho rằng bên cạnh sự nỗ lực của các cán bộ
làm công tác văn phòng thì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo là điều kiện
mang tính chất quyết định đối với sự thành công trong công tác của bộ phận
văn phòng.

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
Từ thực tiễn hoạt động của bộ phận văn phòng, chúng tôi mạnh dạn đưa
ra một vài kết luận sau:
- Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, mọi cán bộ cần nắm vững các
văn bản của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo trên mọi lĩnh vực,
trong đó chú trọng đến các văn bản về thu chi học phí, công tác tuyển
sinh, các hoạt động thanh tra, kiểm tra. Các văn bản đó chứa đựng đường
lối, chỉ thị, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, là hành lang pháp lý cho
hoạt động văn phòng. Phải nắm vững các văn bản đó, công tác văn phòng
mới đảm bảo yêu cầu chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám hiệu nhà trường đối với toàn bộ hoạt
động của nhà trường trong đó có công tác văn phòng. Đầu mỗi năm học,
nhà trường có nghị quyết đề ra chủ trương đối với công tác văn phòng,
nhất là công tác tuyển sinh, thu chi học phí và các loại hồ sơ của học
sinh.
- Xây dựng tốt mối quan hệ, phối hợp tốt công tác của bộ phận văn phòng
và các tổ nhóm chuyên môn trong việc quản lý học tập của học sinh. Đây
là điểm mấu chốt để phát huy tính dân chủ, đảm bảo công bằng giữa giáo

in cam đoan đây là SKKN do
bản thân mình viết, không sao chép
của bất cứ ai

Nguyễn Thị Hoàng Yến
Mục lục Lời cảm ơn 1 Phần I: Mở đầu 2

Phần II: Nội dung
4

I/ Khái quát chung 4
II/ Tình hình và kết quả của công tác văn phòng
ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm
năm học 2011 – 2012. 5
III/ Nguyên nhân thành công 8Phần III: Kết luận và đề nghị 10