Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
LI M U
Lý do chn ti
S nghip i mi ca ng v Nh nc ta ó v ang t c nhng thng
li to ln. Trong ú thnh tu v chin lc phỏt trin kinh t xó hi c ỏnh giỏ
l mt thnh tu ni bt khi m nn kinh t nc ta chuyn t k hoch hoỏ tp
trung sang nn kinh t th trng nng ng.
Vit Nam trờn con ng i lờn CNXH, cụng cuc cụng nghip hoỏ, hin i
hoỏ t nc cú nhiu bc phỏt trin mi, c bit quỏ trỡnh hi nhp vo nn
kinh t th gii ó v ang to ra nhiu c hi cng nh thỏch thc cho cỏc doanh
nghip Vit Nam.
Mt thc t cú th d dng nhn thy l qun lý hot ng sn xut kinh
doanh cú hiu qu cỏc doanh nghip cn phi s dng hng lot cỏc cụng c khỏc
nhau. Mt trong nhng cụng c qun lý vụ cựng quan trng, khụng th thiu bt
k doanh nghip no ú l nghip v qun lý thụng tin. Thụng tin c x lý ỳng
cỏch l tin cho b mỏy ca cụng ty hot ng cú hiu qu. B phn qun lý
thụng tin cho cỏc c quan, t chc c gi l vn phũng. Vn phũng c coi l
ca ngừ ca c quan, t chc, l tai, l mt, l cỏnh tay ni di ca lónh o
bi vn phũng l trung tõm thc hin quỏ trỡnh qun lý, iu hnh. Vn phũng cũn
l ni tip nhn cỏc mi quan h i ni, i ngoi thụng qua h thng vn bn i,
vn bn n. ng thi, cỏc hot ng tham mu, tng hp, hu cn cng quan h
trc tip ti cỏc phũng ban trong t chc. Vi v trớ hot ng a dng ú vn
phũng c coi l th v khớ khụng th thiu c ca cỏc nh qun tr. Cụng tỏc
vn phũng vỡ th cng gúp phn khụng nh trong vic nõng cao hiu qu hot ng
ca c quan, t chc.
Vi s phỏt trin ngy cng mnh m ca ngnh úng tu, Tng cụng ty Cụng
nghip tu thu Nam Triu (Nasico) vi c s vt cht, dõy chuyn cụng ngh
úng tu tiờn tin, i ng cỏn b k thut, cỏn b qun lý, cụng nhõn k thut tr,
lnh ngh v cú quy mụ ln trong Tp on ang ngy cng phỏt trin ton din v
bn vng, nõng cao nng lc cnh tranh v hi nhp kinh t quc t, thc hin
chc hi ngh, hi tho; cụng tỏc hu cn, phc v.
- Phõn tớch, ỏnh giỏ kt qu hot ng ca vn phũng Tng cụng ty; ch ra
nhng im mnh, nhng mt cũn hn ch v nguyờn nhõn ca hn ch ú.
- a ra mt s kin ngh nhm hon thin v nõng cao hn na hiu qu ca
cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty.
Phng phỏp nghiờn cu
Khoỏ lun s dng cỏc phng phỏp nghiờn cu sau õy:
- Phng phỏp duy vt bin chng.
- Phng phỏp iu tra, kho sỏt.
- Phng phỏp i thoi, phng vn.
- Phng phỏp thng kờ.
- Phng phỏp so sỏnh.
- Phng phỏp phõn tớch.
- Phng phỏp tng hp.
Chng 1
Lí LUN CHUNG V VN PHềNG V CễNG TC VN PHềNG
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
2
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
1.1. Nhng vn c bn v vn phũng
1.1.1. Khỏi nim vn phũng
Trong hot ng ca mi c quan, t chc ngi ta luụn nhn mnh vai trũ
quan trng ca b mỏy vn phũng. Vn phũng c coi l b mỏy thc hin cỏc
chc nng giỳp vic, phc v cho c quan, th trng c quan. Nú m bo cho
cụng tỏc lónh o v qun lý c tp trung mt cỏch thng nht, hot ng
thng xuyờn, liờn tc v cú hiu qu. Vy vn phũng l gỡ?
Vn phũng c hiu theo nhiu ngha di nhng gúc tip cn khỏc nhau
-
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
và văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức. Chính
vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”,
“phòng ở” cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnh
đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng có nhiệm
vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục
vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn phòng
có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò là cầu
nối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm
việc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong những
ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin
thông suốt cho cơ quan.
1.1.3. Vai trò của văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách
quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và
chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu
não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin
kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ
quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:
Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của
cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua
văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của
dng mi, sa cha, mua sm cỏc trang thit b hot ng
1.1.4. Chc nng ca vn phũng
Vn phũng l b mỏy tham mu, giỳp vic, l b phn tng hp qun tr cho
cỏc doanh nghip, t chc, c quan cú c nng sut cao nht, hiu qu nht.
Do vy vn phũng cú chc nng sau:
1.1.4.1. Chc nng tham mu, tng hp
Mi c quan, t chc, n v u phi quan tõm y mnh cụng tỏc vn phũng
vỡ vn phũng h tr rt nhiu cho lónh o, cho t chc trong vic ra cỏc quyt
nh qun lý.
Ni dung ca cụng tỏc tham mu ch rừ hot ng tham vn ca cụng tỏc vn
phũng. Ni dung tng hp nghiờng v vn thng kờ, x lý thụng tin, d liu
nhm phc v thit thc cho hot ng qun lý. Thc cht ca hai ni dung ny
nhm mc ớch h tr tớch cc cho hot ng qun lý ca th trng c quan. Nu
hai chc nng ny tỏch ri nhau thỡ hot ng qun lý s ri vo tỡnh trng thiu
cn c khoa hc, phin din v ch quan.
Chc nng tham mu
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
5
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết
định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào
những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý,
của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến
đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo
những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản
lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham
vấn vừa mang tính chuyên sâu.
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
thc qun lý, tu thuc vo vic s dng cỏc yu t ú nh th no i vi mi c
quan, t chc.
Túm li:
Vn phũng l u mi giỳp lónh o thc hin cụng tỏc qun lý thụng qua cỏc
chc nng tng hp, tham mu, hu cn. Cỏc chc nng ny va c lp, va h
tr, b sung cho nhau nhm to ra s cn thit khỏch quan cho s tn ti, duy trỡ v
phỏt trin cụng tỏc vn phũng trờn c s cỏc hot ng nghip v ca nú.
1.1.5. Nhim v ca vn phũng
T chc nng chung, chc nng c bn ca vn phũng ngi ta li phõn thnh
cỏc chc nng c th, chi tit. Nhng chc nng c th, chi tit y li gn vi mi
khụng gian, thi gian, lnh vc, tớnh cht, hỡnh thc v ni dung c th nờn cũn gi
l nhng nhim v. Theo nhng chc nng nờu trờn, vn phũng cú th xõy dng
nhiu nhim v. Vớ d: vi chc nng tham mu s cú nhim v trc mt, nhim
v lõu di, nhim v trng tõm, nhim v thng xuyờn hay nhim v t xut.
Trong tham mu li cú tham mu v chin lc kinh doanh, tham mu v cụng tỏc
tuyn dng, ói ng nhõn sú l nhng nhim v c th m vn phũng phi
thc hin chc nng tham mu. Tng t nh vy vi chc nng hu cn v tng
hp. Vi cỏch tip cn ny, nhim v chớnh ca vn phũng tp trung vo cỏc cụng
vic sau õy:
1.1.5.1. Xõy dng v t chc thc hin quy ch hot ng ca c quan, n v
Mi t chc mun c sinh ra v i vo hot ng u phi tuõn th theo
nhng quy nh v t chc, v c ch hot ng v cỏc iu kin duy trỡ hot ng.
Cỏc iu kin ú khụng ging nhau gia cỏc c quan, n v. Do tớnh cht hot
ng, vai trũ, chc nng nhim v khỏc nhau nờn mi c quan, t chc u cn
phi cú ni quy, quy ch hot ng riờng.
Trỡnh t xõy dng d tho, ly ý kin tham gia, hon chnh thụng qua lónh
o, ban b thi hnh, giỏm sỏt, b sung, hon thin ni quy, quy ch hot ng ca
c quan l thuc v cụng tỏc vn phũng. õy l nhim v quan trng hng u m
vn phũng phi thc hin khi c quan c t chc v i vo hot ng.
qu. Lónh o khụng th t mỡnh thu thp, x lý thụng tin m phi cú ngi tr
giỳp trong lnh vc ny. Ngi tr giỳp ú khụng ai khỏc chớnh l vn phũng. Vn
phũng c coi nh cng gỏc thụng tin vỡ tt c thụng tin n hay i u c
chuyn phỏt, thu thp v x lý ti vn phũng. Tt c nhng thụng tin tip nhn
c (c bờn ngoi v ni b) u c vn phũng phõn loi theo nhng kờnh
thớch hp chuyn ti v lu tr. õy l mt hot ng quan trng trong vn
phũng. Nú liờn quan n s thnh bi trong hot ng ca c quan, t chc. Vỡ vy
vn phũng cn tuõn th nghiờm ngt nhng quy nh v cụng tỏc vn th - lu tr
khi thu nhn, x lý, bo qun v chuyn phỏt thụng tin. Nu thụng tin c thu
thp y , kp thi, c x lý mt cỏch khoa hc v ỏp ng c yờu cu qun
lý thỡ lónh o s cú c nhng quyt nh nhanh chúng, kp thi v chớnh xỏc.
Nu khụng, quyt nh ca h s khụng hiu qu, gõy nh hng xu n mc tiờu
ca n v.
1.1.5.4. Tr giỳp v vn bn
Vn bn l mt phng tin lu tr v truyn t thụng tin khỏ hu hiu. Hin
nay cú rt nhiu c quan, t chc s dng phng tin ny trong qun lý, iu
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
8
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
hnh hot ng. Do tớnh nng, tỏc dng ca nú rt ln nờn khi s dng cỏc vn bn
iu chnh cỏc mi quan h gia ch th vi cỏc i tng b qun lý v kinh t,
chớnh tr, xó hi phi tuõn th mt cỏch cht ch cỏc quy nh v cụng tỏc lu tr
v ban hnh vn bn.
Hin nay nc ta ó cú lut ban hnh vn bn quy phm phỏp lut iu
chnh cỏc vn phỏt sinh liờn quan n vn bn ca cỏc c quan Nh nc cú
thm quyn. Cn c vo Lut, Chớnh ph, cỏc B, Ngnh ó ban hnh mt s vn
bn quan trng liờn quan n cỏc hot ng kinh t, xó hi ca cỏc n v, t chc
nh hp ng kinh t, hp ng dõn sVn bn lut v phỏp quy s l cn c
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
tuõn th nhng nguyờn tc chung ca t chc m bo tớnh thng nht ca ton
b h thng.
Tuy nhiờn cng cn phi thy c tớnh thng nht, a dng, phong phỳ ca
cụng tỏc vn phũng t chc b mỏy sao cho ỏp ng c cao nht yờu cu
nhim v t ra. Mt khỏc, trong thi i bựng n cụng ngh thụng tin ũi hi cỏc
c quan, t chc phi n lc ht sc theo kp vi s phỏt trin chung. Trong ú
s n lc ln nht nm trong khi vn phũng. Nhim v ú t ra cho vn phũng
yờu cu rt cao trong cụng tỏc t chc qun lý v iu hnh cụng vic.
1.1.5.7. Duy trỡ hot ng thng nht ca c quan núi chung v vn phũng
núi riờng
Khỏc vi hot ng ca cỏc b phn, n v khỏc trong c quan, t chc, vn
phũng phi hot ng thng xuyờn, liờn tc trong lnh vc i ni, i ngoi; va
lp quy va thc thi; va kim tra, giỏm sỏt hot ng ca c c quan, t chc.
c tớnh hot ng ny xut phỏt t nhng chc nng ca vn phũng (tham mu
tng hp v hu cn) m bo tip nhn mi ngun tin ca mi i tng i
vi hot ng ca c quan, t chc. Vỡ lý do ú m ngoi b phn nhõn s lm
vic trong gi hnh chớnh vn phũng cũn cú mt b phn phi lm vic vo ban
ờm, lm vic c trong nhng ngy ngh m bo trt t an ninh v thụng tin
thụng sut cho c quan, t chc.
Nh vy hot ng ca vn phũng va gn lin vi hot ng ca lónh o v
n v thụng qua cỏc nghip v tr giỳp tham mu, va gn vi cỏc b phn khỏc
bng cỏc nhim v kim tra, ụn c, li va t chc theo dừi cỏc hot ng ca
mỡnh cho phự hp vi cỏc hot ng trờn. Vỡ th duy trỡ hot ng ca vn
phũng cn cú s phi hp cht ch, ng b ca cỏc b phn, cỏc cp qun lý trong
ton c quan, t chc.
1.1.6. Ni dung hot ng vn phũng trong c quan, t chc
1.1.6.1. T chc b mỏy v phõn cụng cụng vic
T chc b mỏy
C cu t chc hay núi cỏch khỏc b mỏy ca c quan, n v ũi hi phi
1.1.6.2. iu hnh cụng vic vn phũng
iu hnh cụng vic vn phũng l yờu cu quan trng v c bn i vi hot
ng vn phũng.
iu hnh cụng vic vn phũng l s m bo cho cỏc cỏn b di quyn
thc hin tt nht cụng vic c giao; m bo cho h tip nhn mt cỏch chớnh
xỏc v kp thi trin khai cụng vic c giao.
iu hnh cụng vic trong vn phũng l s tỏc ng ỳng n vo mt khõu
cn thit no ú nhm khuyn khớch cỏn b nhõn viờn lm vic em li hiu qu
cao nht.
trỏnh hin tng trỡ tr ca cụng vic vn phũng thỡ cụng tỏc iu hnh
phi m bo cỏc nguyờn tc sau:
- Mnh lnh iu hnh phi ỳng vi nng lc thc t ca ngi thc thi.
- Mc tiờu t ra cho vic iu hnh phi hi ho, cú th h tr nhau trong
khuụn kh mc tiờu chung ca c quan.
- Th tc ỏp dng trong quỏ trỡnh iu hnh phi rừ rng v d thc hin.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
11
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
1.1.6.3. Xõy dng quy ch lm vic
Quy ch lm vic ca c quan, t chc phi c c th hoỏ bng h thng
vn bn. Quy ch c ban hnh cn c vo chc nng, nhim v ca c quan, t
chc c th hoỏ cỏch thc hot ng cụng v thụng qua quy nh v trỏch
nhim, quyn hn ca cỏ nhõn, n v c th hoỏ quan h cụng tỏc, cỏch thc
phi hp v quy nh c th v mt s ch cụng tỏc quan trng.
Khi xõy dng quy ch lm vic cn chỳ ý cú hai loi:
Th nht l quy ch mang tớnh quy phm chung c ỏp dng cho ton b cỏc
c quan, t chc trong b mỏy nh nc. ú l nhng quy nh nhm gii quyt
cỏc nhim v nh: tuyn dng, xp ngch lng, vn o to
1.1.6.5. Nghip v vn th - lu tr
i vi hot ng vn phũng thỡ cụng tỏc vn th - lu tr rt quan trng.
Lm tt nhim v ny chớnh l vic thc hin cỏc hot ng vn phũng thụng sut
v cú hiu qu.
Cụng tỏc vn th
Cụng tỏc vn th l ton b nhng cụng vic m bo cho vic thụng tin qun
lý bng vn bn. Nú bao gm qun lý vn bn n, vn bn i, son tho vn bn,
lu tr vn bn c hỡnh thnh trong quỏ trỡnh hot ng ca c quan nh nc,
doanh nghip v cỏc t chc xó hi.
Ni dung ca cụng tỏc vn th bao gm:
- Xõy dng vn bn: ú l vic son tho vn bn, ỏnh mỏy vn bn, duyt
vn bn, trỡnh ký, in n v ban hnh vn bn.
-
Qun lý vn bn bao gm: qun lý vn bn i, lu tr vn bn, lp v np h s.
- Qun lý con du.
Cụng tỏc vn th trong mi c quan, t chc phi m bo yờu cu v tớnh
nhanh chúng, chớnh xỏc, tớnh bớ mt v tớnh hin i.
Cụng tỏc lu tr
Lu tr l s la chn ti liu, gi li v t chc mt cỏch khoa hc nhng
vn bn, ti liu cú giỏ tr c hỡnh thnh trong quỏ trỡnh hot ng ca c quan,
n v lm bng chng v tra cu thụng tin khi cn thit.
Ni dung ca cụng tỏc lu tr bao gm:
- Cỏc khõu nghip v liờn quan n vic t chc khoa hc v t chc ti liu
phụng lu tr quc gia nh: phõn loi; xỏc nh giỏ tr; b sung ti liu vo cỏc
phũng, kho lu tr; thng kờ v kim tra ti liu; t chc phũng c, gii thiu,
cụng b ti liu, xõy dng cỏc cụng c tra cu khoa hc v bo qun ti liu.
- Nghip v lu tr cn phi c tin hnh theo phng phỏp khoa hc lu
tr. T ú phi gii quyt nhim v l xõy dng h thng lý lun khoa hc v lu tr.
- Xõy dng mt h thng t chc thớch hp t Trung ng n c s, cú s
ch o v qun lý thng nht, cú nhng quy nh cht ch v la chn, b sung,
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
+ Tổ chức và sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả cao nhất.
+
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức.
+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.1.6.7. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:
- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền
thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…).
- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư.
- Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức.
- Các loại công vụ khác như:
+
Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan.
+ Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ nhân viên trong tổ chức.
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
14
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ Phc v vic tip khỏch ca c quan, t chc.
+ Phc v cỏc iu kin vt cht, trang thit b cho cỏc cuc hi hp, l tõn,
khỏnh tit ca c quan.
+ Dch v sa cha va v nh cho c quan, t chc.
+ Bo v trt t an ton cho c quan, t chc.
Trong tng trng hp v theo yờu cu c th m vn phũng phi cung ng
th trng c quan, n v.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
15
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
T chc khoa hc vn phũng c quan, t chc phi c tin hnh thng
xuyờn, kp thi nhm em li hiu qu cao nht.
t chc c khoa hc vn phũng cn cn c vo cỏc iu kin sau:
- Trỡnh chuyờn mụn v s hiu bit ca cỏn b cụng nhõn viờn trong vn
phũng cú th b trớ, sp xp ỳng ngi, ỳng vic. õy l c s cho cụng tỏc
qun tr vn phũng em li hiu qu cao.
- Cn c vo cỏc hot ng tõm lý xó hi tỏc ng n c quan v vn phũng.
- Cn c vo c s vt cht v trang thit b m vn phũng c cung ng.
1.1.8. Cỏc yu t nh hng n hot ng vn phũng
Vn phũng ca c quan, n v khi i vo hot ng s chu nhiu nh hng
ca cỏc yu t.
Th nht l vic sp xp nhõn s. õy l yu t cú ý ngha rt ln n hot
ng vn phũng ca c quan. Nu vic sp xp nhõn s vn phũng khụng khoa
hc, cỏc mi quan h khụng c xỏc nh rừ rng, rnh mch thỡ s khụng em li
hiu qu trong cụng vic. Tu theo tớnh cht ca mi loi cụng vic m c quan cú
th la chn, b trớ, sp xp ngun nhõn lc khỏc nhau cho phự hp vi mc tiờu
ca t chc da trờn c s c cu v cht lng ngun nhõn lc.
Th hai l t chc lao ng. T chc lao ng l vic ỏp dng nhng bin
phỏp tng hp, k thut, t chc, kinh t, tõm sinh lý v xó hi vo thc hin cụng
vic vn phũng nhm khai thỏc mt cỏch cú hiu qu nht cỏc ngun vt cht v
lao ng; m bo s dng tit kim lao ng v gi gỡn sc kho cho cỏn b cụng
nhõn viờn. Do ngi lao ng l yu t trung tõm v cng l mc ớch ca nn sn
xut nờn trong quỏ trỡnh t chc lao ng mi bin phỏp u nhm lm cho ngi
lao ng lm vic cú hiu qu cao, lm cho bn thõn ngi lao ng ngy cng
- Trang trớ vn phũng
- Nhit vn phũng
- m thanh, ting n
- Yu t vn hoỏ t chc
1.1.9. Mt s nguyờn tc hot ng ca vn phũng
Thut ng nguyờn tc c hiu l nhng tiờu chun hnh vi m mi t chc
v cỏ nhõn phi tuõn theo. Cỏc nguyờn tc c xõy dng trờn c s thc tin do
vy nú khụng phi l bt bin. Khi iu kin khỏch quan thay i cỏc nguyờn tc
cng thay i theo.
Vic t chc hot ng ca vn phũng c quan phi m bo theo ỳng cỏc
nguyờn tc c ban hnh, sau õy l mt s nguyờn tc chớnh
1.1.9.1. Nguyờn tc phỏp ch
Phỏp ch c hiu l vic thc hin quy nh, quy ch, ni quy vn phũng
ban hnh buc mi cỏ nhõn trong c quan, t chc phi thc hin ỳng, y ,
nghiờm chnh v chớnh xỏc.
Khi cỏc quy nh, quy ch v hot ng vn phũng c xõy dng v ban
hnh thỡ buc cỏc nh qun tr vn phũng phi tip nhn v tuõn theo cỏc quy ch,
quy nh ú. ng thi nh qun tr phi giỏo dc, tuyờn truyn cho cỏc thnh viờn
trong vn phũng thc hin nghiờm chnh. Trong quỏ trỡnh thc hin nu ai vi phm
s chu hỡnh thc x lý tu thuc theo mc vi phm v quy nh chung ca c
quan, t chc.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
17
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia
vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động văn phòng nguyên
tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong
công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
18
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
1.2. Cụng tỏc vn phũng
1.2.1. Khỏi nim cụng tỏc vn phũng
Nu hiu cụng tỏc vn phũng theo quan im h thng thỡ:
- u vo, cụng tỏc vn phũng bao gm cỏc hot ng tr giỳp lónh o, t
chc, qun lý, s dng ton b hot ng thụng tin v kinh t, chớnh tr, xó hi,
hnh chớnh, mụi trng theo cỏc phng ỏn s dng khỏc nhau nhm thu c kt
qu ti u trong tng hot ng ca c quan, t chc.
- u ra, cụng tỏc vn phũng l nhng hot ng phõn phi, truyn ti, thu
v x lý thụng tin phn hi trong ni b v bờn ngoi c quan, t chc theo yờu
cu ca lónh o.
Vy cụng tỏc vn phũng l mt chnh th gm vic t chc, qun lý v s
dng thụng tin, d liu duy trỡ hot ng ca mt c quan, t chc nhm t
c kt qu mong mun.
1.2.2. V trớ v ý ngha ca cụng tỏc vn phũng
T vic phõn tớch cỏc chc nng, nhim v c th ca vn phũng chỳng ta cú
th khng nh rng vn phũng l b phn khụng th thiu c trong c quan, t chc.
Vn phũng hoc phũng Hnh chớnh l b nh ca lónh o, l tai, l mt ca
c quan, t chcNu vn phũng lm vic cú n np, cú k cng khoa hc thỡ
cụng vic ca c quan s n nh, qun lý hnh chớnh s thụng sut v cú hiu qu.
Trong thi i bựng n thụng tin, cỏc c quan kinh t xó hi hay hnh chớnh
s nghip u rt quan tõm n vic thu thp v s dng thụng tin cú th ra
c quyt nh sỏng sut, kp thi, mang li hiu qu cho t chc v cho xó hi.
Yu t quyt nh n s thnh bi ca t chc l do h cú li th v thụng tin v
coi thụng tin cú quan h sng cũn. Hot ng thụng tin li gn vi cụng tỏc vn
ra phc v cho hot ng ca mỡnh v hot ng ca cỏc phũng ban khỏc khụng
phi l nh. ú l chi phớ in nc, in thoi, vn phũng phm, tin xng xe ụ
tụ, chi phớ t chc cỏc cuc hp, hi ngh, cỏc khon chi phớ phc v cho vic sa
cha ln nh khu vn phũngNu cỏc khon chi phớ ny c s dng mt cỏch
hp lý, tit kim s gim thiu mt khon chi phớ khỏ ln trong tng chi phớ ca
ton c quan, t chc.
t hiu qu cao nht thỡ ũi hi vn phũng phi cú nhng k hoch,
chng trỡnh hnh ng phự hp m khụng lm lóng phớ ngun kinh phớ ca c
quan, t chc.
Ngoi ra, hiu qu ca cụng tỏc vn phũng cũn th hin khớa cnh nh tớnh
tc l thc hin ỳng quan im, ch trng, ng li ca ng v Nh nc.
Kt lun:
T nhng c s lý lun v vn phũng v cụng tỏc vn phũng nờu trờn, ta thy
vn phũng gi v trớ c bit quan trng trong c quan, t chc. Vn phũng l mt
xớch ni cỏc b phn trong c quan, t chc li vi nhau; l tin cho c quan, t
chc phỏt trin. Bi vy trong hot ng ca bt k c quan, t chc no cng
khụng th thiu c b phn vn phũng. T ú, nõng cao hiu qu cụng tỏc vn
phũng l vic lm ht sc cn thit c bit l trong nn kinh t th trng hin nay
vi nhng ũi hi ngy cng kht khe trờn tt c cỏc lnh vc, trong ú cú cụng tỏc
vn phũng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
20
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Chng 2
THC TRNG V CễNG TC VN PHềNG
TI CễNG TY TNHH MTV TNG CễNG TY CNTT NAM TRIU
2.1. Tng quan v Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.1.1. Gii thiu chung
Z21. Xng ó cho ra i nhng sn phm thuyn bum lp mỏy t 10T n 40T;
sa cha cỏc phng tin cho ngnh ng bin; úng mi thnh cụng Ponton ni
P9 40T, giỳp cng Hi Phũng tip nhn nhng lụ hng siờu trng, siờu trng do
Liờn Xụ vin tr; tham gia ch to thit b phỏ thu lụi u tiờn ca Vit Nam.
Nm 1972 lun chng kinh t k thut v vic xõy dng nh mỏy ti xó Tam
Hng, huyn Thu Nguyờn ó c trin khai. Trong nhng nm thỏng khú khn
cỏc phong tro thi ua lao ng sn xut luụn c khi dy rng khp. ng thi
n v luụn hon thnh k hoch Nh nc giao.
Vi nhng úng gúp vo cụng cuc xõy dng min Bc v gii phúng min
Nam n v ó c Chớnh ph v B GTVT trao tng nhiu bng khen.
Thi k 2: 1976-1995
Thỏng 06/1977 Xng Z21 c B GTVT quyt nh nõng cp thnh Nh
mỏy Lờ Chõn vi nhim v sa cha cỏc phng tin thu loi nh ti mt bng
nh mỏy v sa cha ngoi lung i vi nhng tu cú trng ti ln hn. Thỏng
4/1983 Nh mỏy tip nhn ton b c s sa cha tu bin do Phn Lan vin tr v
B GTVT quyt nh thnh lp Nh mỏy sa cha tu bin Ph Rng ti th trn
Minh c. Lỳc ny hu ht CBCNV u tp trung cho Nh mỏy sa cha tu bin
Ph Rng. Mt b phn nh cũn li qun lý c s ca Nh mỏy Lờ Chõn v c
i tờn thnh Xớ nghip Lờ Chõn trc thuc Nh mỏy sa cha tu bin Ph Rng.
Hn nm nm hot ng theo mụ hỡnh xớ nghip, thỏng 11/1988 n v c
B GTVT quyt nh tr li tờn Nh mỏy Sa cha tu bin Lờ Chõn c lp vi
Nh mỏy Sa cha tu bin Ph Rng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
22
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Ngy 23/11/1989 nh mỏy c i tờn thnh Nh mỏy Sa cha tu bin
Nam Triu, hch toỏn c lp.
T nm 1991 nh mỏy ó tng bc nõng cao nng lc sn xut v sc cnh
DWT.
Sn xut gia cụng cỏc sn phm c khớ cụng nghip.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
23
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Sn xut que hn, dõy hn cht lng cao cho mỏy hn t ng v bỏn
t ng.
Vn ti sụng, vn ti bin trờn cỏc tuyn trong nc v quc t.
No vột lung lch sụng bin v san lp mt bng.
Kinh doanh vt t, thit b, ph tựng phc v ngnh CNTT v dõn
dng.
Cung ng v dch v hng hi.
i lý vn ti.
Phỏ d tu c.
Cỏc ngnh ngh khỏc theo quy nh ca phỏp lut.
2.1.4. Hỡnh thc hot ng qun lý
Tng cụng ty CNTT Nam Triu hot ng theo mụ hỡnh cụng ty m - cụng ty
con. Tng cụng ty trc tip iu hnh, qun lý, gi quyn chi phi cỏc cụng ty con
qua vn, cụng ngh, thng hiu v th trng (Theo Quyt nh s 1062Q-CT
ngy18 thỏng 04 nm 2007 ca Ch tch HQT Tp on CNTT Vit Nam).
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
24
Phòng
Kế
hoạch
Thị
Nh cao tng, khỏch sn.
Sn phm vn ti sụng v bin
Hng ri, hng bỏch húa, container.
Cỏc dch v vn ti a phng thc, dch v hng hi, dch v thuyn bin.
2.2. C cu t chc ca Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.2.1. S c cu t chc
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
25
Phòng
Kế
hoạch
Thị
trường
Văn
phòng
giám
đốc
Copyright: Tài liệu đại học ©