Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
MỤC LỤC
SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Hình Nội dung Trang
Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 30
Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh 32
Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 34
Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp 35
Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp 38
Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008 45
Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến 61
Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 64
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 1
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh
tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất
nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả
các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau.
Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn
phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty, văn phòng là cửa ngõ
của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng
văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan
trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt
nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý.
Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay
đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là nội dung công tác quản trị văn phòng
tức là mọi hoạt động của văn phòng công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn có hiệu quả cao hơn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành khoá luận em đã sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp duy vất biện chứng
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh
Phương pháp tổng hợp
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 3
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
5. Kết cấu của khoá luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung khoá luận được kết cấu gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG
CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 4
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị
trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn
hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của văn phòng. Đặc
cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan
hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức
năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục
tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường .
Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của
lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần,
quản trị cho toàn bộ cơ quan.
Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng
hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng
Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch công tác, đề xuất
chủ trương chính sách và công tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham
mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức
thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý
những tình huống cụ thể.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực,
có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đó
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 6
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng
trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham
,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực
hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo
cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với
các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng,
quý, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan.
Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời gian.
Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ quan sẽ
không rõ ràng, không có bước đi và ít phải đến cho mỗi chặng đường. Trong cơ
chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro
nhiều hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình
công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan
đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó
tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những
chương trình cần thiết của văn phòng.
Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, kế
hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan. Thứ
hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý nhà nước,
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 8
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có bước điều chỉnh kịp thời. Kế hoạch
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai
trong cơ quan đơn vị.
4. Biên tập, ban hành văn bản.
Hàng ngày văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào doanh nghiệp
vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, là công việc chính của văn phòng.
Việc tiếp nhận giả quyết các loại văn bản cũng phải được tiến hành một cách khoa
học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động của công ty được chính
xác kịp thời.
Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả, Hiện
nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thông tin này trong quản lý điều hành hoạt động,
điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế,
chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về việc ban hành
văn bản.
5. Lưu trữ văn bản.
* Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ
quan:
+Xác định rõ phạm vi thu tài liệu : ở đơn vị nào? thành phần tài liệu nào?
+Làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư.
+Phải hưỡng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đồi với các cá nhân đơn vị về công tác
lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp.
* Thu thập tài liệu cũ còn để lại ở các cơ quan
+Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu
+Hưỡng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ
quan, tiến hành chỉnh lý.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 10
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
* Nội dung bảo quản tài liệu :
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Công nhân viên được bầy tỏ ý kiến của mình để nâng cao công tác quản lý,
nâng cao hiệu quả lao động, phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân.
Cuộc họp thường kỳ, tổng kết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế
của công ty đồng thời còn khiến cho các nhân viên nhận xét được thái độ, phương
thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm
của công ty để họ ý thức hơn nữa vai trò của mình với sự hoạt động, phát triển của
công tu nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng.
Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị với chi phí, thời gian ít nhất nhưng lại
có thể thu được kết quả cao nhất. Phần lớn công tác này đều được thực hiện bởi bộ
phận văn phòng trong công ty.
Trong công ty hàng quý, năm thường tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết nhằm
đánh giá những kết quả thực hiện và những khó khăn tồn tại để cùng họp bàn đưa
ra những giải pháp khắc phục.
Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các hoạt động khác là những hoạt động
diễn ra thường xuyên trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nhằm tổng kết đánh giá
thảo luận những vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp và tăng mối quan hệ đoàn
kết, tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, bền vững là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát
triển đi lên. Đảm bảo các hoạt động này diễn ra có hiệu quả là nhiệm vụ của công
tác văn phòng dưới sự quản lý điều hành của lãnh đạo.
7. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, lễ tân, tiếp khách của cơ quan. Xây dựng
và củng cố mối quan hệ của cơ quan nói chung, của văn phòng nói riêng với các
cơ quan cấp trên, ngang cấp với công dân và các bộ phận trong cơ quan.
Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để công ty
giao lưu, tiếp xúc vơi các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan nhằm đảm bảo
sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét,
đánh giá hiệu quả công việc từ phía bên ngoài.
Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn
tồn tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác,
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 12
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 13
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
- Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm
bảo hoạt động của cơ quan hoạt động liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy
định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ
quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
- Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ
quan trang nghiêm, văn minh hiện đại.
1.1.4. Vai trò của văn phòng
Vai trò của công tác văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các
chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó như sau:
1. Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây truyền của cả
hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước
trong cuộc sống.
Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và sử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn
phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà
nước bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo
đúng chức năng quyên hạn, nhiệm vụ nhà nước giao.
Thông tin xét vê mặt hiệu quả sư dụng, luôn găn liêm vời hiệu quả quản lý.
Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản
lý nhà nước. Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ,công chức, là công cụ đắc
lực của người quản lý, lá nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, cũng như
từng con người. Bằng việc thu thập và xử lý thông tin của các phòng, các cấp quản
lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối
tượng quản lý đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trương chính sách của đảng,
pháp luật nhà nước đi vào suộc sống. Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận,
Quản trị hay còn gọi là quản lý là khái niệm phổ biến trong khoa học xã hội
thực tiễn, trên thực tế có nhiều khái niệm về quản trị văn phòng sau đây là một số
khái nệm cụa thể:
• Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 15
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
• Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc
để đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức.
• Quản trị là nghệ thuật hoàn thành mục tiêu thông qua con người.
• Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua quá trình
hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đề ra của tổ
chức.
Tóm lại: Quản trị là quá trình điều hành,phối hợp các yếu tố có trong tổ chức
để thực hiện các chức năng nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của
tổ chức.
Khái niệm quản trị văn phòng:
Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn
tại chính thức trong mọi tổ chức. Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ
chức có định hướng của chủ thể đế các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt được
mục tiêu xác định. Nguồn( Trần Thị Ngà 2008)
1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phòng
1. Phân tích dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức
- Muốn hoạt động của văn phòng theo hướng phát triển vá hiện đại hoá đòi
hỏi các nhà quản lý phải phân tích được thực trạng về văn phòng, tiềm năng về các
nguồn lực có thể huy động được và nghiên cứu phát triển của văn phòng trong
tương lai.
- Kết quả phân tích được dùng để dự báo mục tiêu phát triển và dự báo
những thuận lợi, kho khăn trong quá trình thực hiện .
2. Xây dựng kế hoạch chương trình hành động.
6. Khích lệ các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng .
Mục tiêu của hoạt động văn phong chỉ có thể thực hiện được khi có sự tham
gia của các thành viên trong tổ chức họ không trực tiếp thực hiện kế hoạch bằng ý
thức tự giác mà còn chủ độnh sáng tạo trong việc cải tiến đề suất giải pháp để
nâng cao năng suất, chất lượng công việc.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 17
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
7. Huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng lãnh đạo văn
phòng có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hưỡng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho đội
ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng theo yêu cầu phát triển .
1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng
+ Quản trị văn phòng trước hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng
trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con người. Sự thành công hay
thất bại của một doanh nghiệp đều do con người. vì vậy mục tiêu hàng đầu của
quản trị văn phòng nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh
nghiệp. Thông qua đó phát huy được khả năng, năng lực làm việc của từng nhân
viên trong văn phòng.
+ Quản trị văn phòng hướng tới khảng định và nâng cao uy tín của người
lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một người lãnh đạo có uy tín là người có khả năng
tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan
về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm cho
nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân viên vào
trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc,
đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.
+ Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy
tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem
lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng.
+ Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách
khoa học để sử dụng tối đa lời thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại.
lý điều hành, tổ chức thực hiện các chức năng của văn phòng.
3. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn lực một cách khoa học, hợp lý sẽ phát huy
được các thế mạnh, tiềm năng của cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết
kiện chi phí cho công tác văn phòng. Muốn vạy thì công tác sắp xếp, bố trí hợp lý
cùng với phương thức lãnh đạo hài hòa sẽ tạo ra tâm lý làm việc thoải mái, chủ
động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần
hăng say làm việc, phát huy tinh thân làm việc tập thể của cán bộ nhân viên.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 19
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
4. Đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động,
đảm bảo trật tự an toàn của doanh nghiệp thông qua các quyết định quản lý về cơ
sở vật chất, quy định của doanh nghiệp.
5. Các công việc văn phòng được diễn ra theo quy trình, kế hoạch cụ thể làm nâng
cao hiệu quả làm việc đồng thời lãnh đạo kịp thời theo dõi, kiểm tra, đánh giá được
tiến độ công việc theo mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra nên dễ dàng nhận ra những thiếu
sót trong công tác quản lý và trong quá trình thực hiện công việc để điều chỉnh kịp
thời cho phù hợp.
6. Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa các yếu tố thời gian, kinh
phí, lao động, trang thiết bị trong doanh nghiệp thông qua quy chế chung quy định
về chi tiêu tài chính, quy trình sản xuất…
7. Xây dựng được văn hóa tổ chức có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện
mạo tốt đẹp với bên ngoài đồng thời có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý, thói quen
và hành vi trong nội bộ.
8. Hình thành được thói quen học tập trong tổ chức, mọi người được học hỏi không
ngừng, học từ những thành công đặc biệt là từ những sai sót, thất bại của mình và
của người khác.
1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng
Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức
năng tam mưu tổng hợp giúp lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm
hết sức to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày nay càng
quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác
văn phòng không được coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay
đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định của nhà nước về việc cơ quan nhà nước
không thực hiện một số công việc mà văn phòng trước đây vẫn thực hiện. Việc áp
dụng các biện pháp quản lý mới như khoán chi hành chính, giao quyền tự chủ cho
cơ sở, thực hiện cơ chế khoán đối với các đơn vị sự nghiệp…
+ Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến mỗi
con người trong tổ chức vì vậy mỗi thành viên đều phải biết phối hợp hành động
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 21
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
trong thực hiện công vụ tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng thực hiện tốt chức
năng ,nhiệm vụ của mình
+ Yếu tố con người trong văn phòng như: người lãnh đạo, nhân viên, khách
hàng, đối tác liên quan khác…đều ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến kết quả hoạt
động của văn phòng nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung, các nhân tố như:
- Các nhà lãnh đạo quản lý: Là người tổ chức điều hành mọi hoạt động trong
văn phong. Hoạt động văn phòng có hiệu quả hay không, có phù hợp với chủ
trương đường lối chính sách của đảng nhá nước hay không, có đạt được mục tiêu
của doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào năng lực, kỹ năng quản lý, sự nhạy
bén, tính quyết đoán của người lãnh đạo.
- Nhân viên: Nhân viên làm việc trong văn phòng đòi hỏi là những người có
kỹ năng chuyên môn, tay nghề, nắm bắt được đường lối, chính sách phát triển của
cơ quan cũng như của đất nước, làm việc hăng say có ý thức trách nhiệm cao trong
công việc… thì có khả năng hoàn thành tốt công việc được giao.
- Khách hàng, đối tác: Đây là nhân tố quan trọng nhất trong ba yếu tố trên bởi
chính họ mới là người duy trì và phát triển doanh nghiệp. Đây là kim chỉ nam
trong mọi hoạt động, kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Quản
trị văn phòng phải đúng hướng, kết hợp hài hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp với
doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đó có
văn phòng. Không những thế kinh tế ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự
nhiên xã hội tạo ra môi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh.
Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế
giới có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là cơ hội vừa
là thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước
đi đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải
tiến cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vấn phù hợp với sự phát triển của
doanh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì
đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù
hợp với thực trạng của doanh nghiệp nhưng không đánh mất đi giá trị truyền
thống, nét văn hóa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực.
6. Yếu tố chính sách, pháp luật
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 23
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Chính sách pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của bất
cứ doanh nghiệp nào. Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của nhà
nước thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do nhà nước ban hành.
Những chính sách quy định của nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang
pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để
văn phong xây dựng nội quy hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách
này phải đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ
chức, hoạt động của doanh nghiệp nói chung và quy trình quản lý văn phòng nói
riêng. Điều này cũng luôn đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải
luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và
mang tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu
quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng đồng thời tăng niềm tin và năng suất
lao động của nhân viên.
Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được
cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh, thu hút rộng rãi các nguồn vốn
vào sản xuất kinh doanh.
- Tạo việc làm cho người lao động.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 25
Copyright: Tài liệu đại học ©