Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 1
LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng
đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã
tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi
mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu
thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho
mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có
thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó
doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và
phương hướng hành động của mình. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác
định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện
mục tiêu đã đề ra của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành
viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công
chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà
hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng.
Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ
quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là trung tâm
quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu
cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là
“tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối
quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi.
Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu
quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải
quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất,

nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng.
Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm :
Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải
Phòng
Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của
văn phòng Ngân hàng.
Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được
những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó.
Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 3
nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các
giải pháp đó.
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu :
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là :
Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp
vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch… Mặc dù một số vấn đề khác
liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa
luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng.
Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông
tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu :
Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương
pháp nghiên cứu cụ thể như:
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp so sánh.

Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động
của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng
của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn
thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn
giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải
kiêm nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc
ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở
đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ
nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất,
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 5
quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo
các hình thức khác nhau cho phù hợp. Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập
trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác
nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.
Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị
cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.
Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chi chức năng thì văn phòng là một thực thể
tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực
thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của

Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc,
trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận
nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như:
công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán... Để có được những thông tin chuyên sâu thì
bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng
ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh
đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu
nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho
lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của
lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các
kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội
nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản...
- Chức năng hậu cần :
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều
kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính... Các điều kiện,
phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 7
sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn
vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là
hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính,
phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tùy

Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động cho tất
cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng.
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng
Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng,
do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các
nội dung cơ bản sau :
1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan
Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục
tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ
quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó.
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để
sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức.
Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục
đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thể hiện nội dung các công việc đặt ra trong
một thời gian nhất định.
Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên
loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp
phải làm trong một khoảng thời gian nhất định.
Vai trò: Chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động quản lý.
Là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho
những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Là cơ sở để chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo
chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng


Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 10
Ngoài ra, có quy chế làm việc cho toàn cơ quan, tổ chức và quy chế của từng
đơn vị. Bên cạnh đó, các tổ chức còn ban hành các quy chế quy định về các lĩnh
vực công tác quan trọng của cả cơ quan hoặc đơn vị.
1.2.1.3. Tổ chức hội họp.
Khái niệm về hội họp:
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt
động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống
cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông
người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc
cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Mục tiêu của hội họp
Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như
tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau:
Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Là một cơ hội để
đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài.
Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm,
nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ
cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy
chế dân chủ và để phát huy trí tuệ tập thể.
Ý nghĩa của hội họp
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh
nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một
lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến
trình ra quyết định. Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã
hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao
động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập,

xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách.
Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công
việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 12
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến.
Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan mình đều được gọi chung là
văn bản đến. Văn bản đến là phương tiện chứa thông tin từ nguồn bên ngoài, nội
bộ Ngân hàng được chuyển đến bộ phận văn phòng với mục đích khác nhau. Văn
bản đến cơ quan có thể là: công văn, quyết định, thông báo, thư, sách báo, tạp chí...
Vì vậy, quá trình tổ chức quản lý văn bản đến được nhân viên văn thư đảm nhiệm
và thực hiện theo những quy tắc chung nhất định.
Vai trò: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu của Ngân hàng, giúp các
nhà lãnh đạo nắm được tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời
nhận được các quyết định quản lý của cấp trên gửi xuống, những thông tin thị
trường... có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Từ đó,
Ngân hàng có biện pháp, kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu cụ thể và các
bước tiến hành thực hiện một cách cụ thể nhất. Thiếu nguồn văn bản đến hoạt động
của Ngân hàng có thể bị đình trệ, không nắm rõ được tình hình, lãnh đạo khó quản
lý, theo sát được kế hoạch, mục tiêu của mình.
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đi
Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ được gửi ra ngoài cơ quan đều
được gọi là văn bản đi.
Văn bản đi là thông điệp của Ngân hàng với các tổ chức, đơn vị, cá nhân
khác nên trong quá trình soạn thảo thì nội dung văn bản phải là những tư tưởng,
thông điệp chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn thư phải nắm rõ được

- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê.
- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Khái niệm: Theo Th. Bùi thị Thanh Nhàn( 2009 ):
Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính
để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề.
Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết
được nội dung của sự kiện đó.

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 14
Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn
đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn
nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận
động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với
môi trường.
Vai trò của thông tin:
Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã
hội của con người. Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ
chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý,
thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động
của người lãnh đạo là các quyết định quản lý. Vì vậy, thông tin có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động quản lý.
Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà
quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình

Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.2.1.6. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu
cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
1.3. Các yêu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng
Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng,
tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Trong
hoạt động văn phòng cũng chịu một vài yếu tố như :
Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn
đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 16
không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì
trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công
việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với
mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những
biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực
hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động,
đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân
viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất

1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng
Hiệu quả hoạt động văn phòng , như trên đã nói, chịu tác động của nhiều
yếu tố trong nội bộ tổ chức hoặc từ môi trường bên ngoài. Trong đó, quản trị văn
phòng hay yếu tố quản lý, điều hành văn phòng đóng vai trò quyết định.
1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng
Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước hết cần hiểu rõ khái niệm
quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau (PGS. TS. Đồng Thị Thanh
Phương( 2008, tr. 18) :
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra.
Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để
thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn
tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học
để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị.
Từ đó có thể quan niệm : Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ
chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục
tiêu đã đặt ra.
1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín
người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời, tạo ra không khí làm việc
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 18
thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc.
Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách
khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại.

Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con
người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy
chế hoạt động.
Xây dựng môi trường văn hóa công sở có tính tích cực, cho phép tạo được
dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến
tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp.
Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công
và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác.

Tiểu kết chƣơng
Trên đây là một số cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong
cơ quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội
dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan
trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết.

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Nam có quyết định số 32/NH-QĐ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 21
mại quốc doanh. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 54N/NH-QĐ ngày
12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Trong hơn 20 năm qua, chi nhánh
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã phải trải
qua nhiều gia đoạn phát triển khác nhau với tên gọi và nhiệm vụ khác nhau theo
từng thời kì phát triển của đất nước: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng(1988-1990). Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố
Hải Phòng( 1991-1996),
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành Phố Hải
Phòng (1996 đến nay).
Đối mặt với những khó khăn thách thức, ngay từ những ngày đầu mới thành
lập chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải
Phòng đã triển khai một số giải pháp nhằm chuyển hướng hoạt động, kiên quyết
thực thi các biện pháp một cách quyết liệt của từng thời kì theo chức năng, nhiệm
vụ phục vụ sự phát triển của đất nước nói chung và của Hải Phòng nói riêng. Cụ
thể là:
*Thời kỳ 1988-1990:
Chi nhánh được thành lập theo Quyết định số 54N/NH-QĐ ngày
12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với tên gọi là: Chi nhánh Ngân
hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng.
Về mạng lưới hoạt động, gồm có 1 chi nhánh Ngân hàng phát triển thành
phố và 9 chi nhánh Ngân hàng cơ sở( gồm chi nhánh Ngân hàng cấp huyện, khu
vực Cát Hải thị xã Kiến An, Đồ Sơn).
Về nhân sự, tổng số CBCNV có 816 người, trong đó 572 cán bộ nữ, 85 cán

quân giai đoạn 1990-1996 đạt 104% năm, nguồn vốn chủ yếu sau:
TG kho bạc nhà nước 11 tỷ đồng, tỷ trọng 3%
TG các TCKT 15 tỷ đồng, tỷ trọng 4%
TG tiết kiệm 144 tỷ đồng, tỷ trọng 41%
TG kỳ phiếu, trái phiếu 178 tỷ đồng, tỷ trọng 51%
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 23
Nguồn vốn ngoại tệ 672 ngàn USD, chưa cao song đó đáp ứng kịp thời nhu
cầu ngoại tệ đầu tư cho các doanh nghiệp hoạt động SXKD xuất nhập khẩu.
Tổng dư nợ đến cuối năm 1996 là 412 tỷ tăng 360 tỷ tăng gấp 8 lần so với
năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 117%/năm, trong
đó dư nợ cho vay
+ Ngắn hạn: 271 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 66%
+ Trung và ngắn hạn: 50 tỷ, chiếm tỷ trọng 12%
+ Dư nợ cho vay ngoại tệ quy đổi 25 tỷ, chiếm tỷ trọng 6%
+ Dư nợ cho vay ECIP 44 tỷ, chiếm tỷ trọng 11%
+ Dư nợ cho vay hộ nghèo 22 tỷ, chiếm tỷ lệ 5%
Giai đoạn 1990-1996 chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Hải Phòng bước
đầu đã tạo ra những bước đột phá trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị
trường, đã mở ra được nhiều các sản phẩm dịch vụ và thu được kết quả tương đối
khả quan song trong giai đoạn này vẫn còn một số khó khăn như: nguồn vốn chưa
đáp ứng đủ nhu cầu vốn cho đầu tư, các hình thức huy động vốn còn đơn điệu….
*Giai đoạn 1996 đến nay:
Chi nhánh được đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố
Hải Phòng theo quyết định số 34/NH- QĐ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Thời kỳ này, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố
Hải Phòng xác định đây là thời kì cực kì khó khăn cần phải khắc phục, năm 1997-

+ Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức cá nhân và tổ chức tín dụng
khác trong nước và nước ngoài dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi
có kỳ hạn và các loại khác bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ.
+ Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kì phiếu và giấy tờ có giá khác để
huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của
Ngân hàng Nông nghiệp.
+ Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của Chính phủ .
- Cho vay : Cho vay ngắn hạn, trung, dài hạn và các loại cho vay khác theo
quy định của NHNo
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 25
- Kinh doanh ngoại hối:
Huy động và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, tái
bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và dịch vụ khác về ngoại hối theo
chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, NHNN và NHNo
- Cung cấp dịch vụ thanh toán ngân qũy gồm:
+ Cung ứng các phương tiện thanh toán
+ Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng
+ Thực hiện các dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng
- Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác:
+ Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng bao gồm: Thu phát tiền mặt, mua bán
vàng, bạc ngoại tệ, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, két sắt, nhận bảo quản, cất
giữ, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, thẻ thanh toán, nhận uỷ
thác cho vay của các tổ chức tín dụng, tài chính, tổ chức cá nhân trong và ngoài
nước…và các dịch vụ được NHNN&NHNo cho phép.
+ Cầm cố chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo
quy định của NHNo.