Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Mở đầu
Lý do chọn đề tài
Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trờng quốc tế
đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là
sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và
hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình đợc giao phó.
Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp
đã đợc thừa nhận.Bởi vậy cần có đợc cái nhìn đúng để có sự quan tâm, đầu t
đúng mức để có những bớc đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của mỗi doanh nghiệp.
Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bớc ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ
phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty
một mặt đợc khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn
tại và phát triển hơn nữa. Để làm đợc điều này công ty đã không ngừng áp dụng
những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện
công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ
thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung.
Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị
văn phòng, tôi đã nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động
văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, đợc tìm hiểu tình
hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông
Hải Phòng, do đó tôi đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải
Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp.
Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu
Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức
đổi mới phơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lợng và hiệu quả,
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

Giao thông Hải Phòng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
2
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Ch ơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty
CPCTGT Hải Phòng.
Ch ơng 1
Lí luận chung về văn phòng và hoạt động
văn Phòng
1.1 Lí luận chung về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Nền kinh tế nớc ta hiện nay đã và đang đứng trớc muôn vàn cơ hội để hội nhập
phát triển cũng nh phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại,
phát triển đúng hớng trong nền kinh tế thị trờng ngày càng đa dạng hoá, hiện đại
hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững
vàng trên thơng trờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp
cùng nền kinh tế thế giới.
Muốn làm đợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động,
sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đợc vị trí quan trọng của mình trong
việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dới các góc độ khác nhau:(theo Th.s
Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trờng ĐHDLHP).
* Xét theo phơng diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.
* Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt
động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
* Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc
quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.

tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh
đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông
tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá
trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan
trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
4
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo
mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan.
1.1.2 Chức năng của Văn phòng
Câu hỏi đợc đặt ra là Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan
tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ
chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có
qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các
mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ
đợc điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính:
1.1.2.1. Chức năng tham mu, tổng hợp.
Để đạt đợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản
lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời
phải nhanh chóng đa ra đợc quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi
vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vợt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi
hỏi phải có một lực lợng trợ giúp họ trên mọi phơng diện, đó là công tác tham mu,
tổng hợp.
Chức năng tham mu, tổng hợp của văn phòng đợc phản ánh thông qua hoạt động
có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh
đạo. Cụ thể là tham mu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp liên quan đến

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan
trọng trên. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng nh đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể nh sau:
Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác của
cơ quan chơng trình đó; bố trí, sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6
tháng, năm của cơ quan.
Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời tổng
hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan.
Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành
của thủ trởng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
6
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Bốn là, t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ
thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
Năm là, thực hiện công tác văn th - lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, theo dõi việc giải quyết các văn bản đó.
Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ cơ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp
khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác
lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ
quan, mình với các cơ quan khác, cũng nh với nhân dân nói chung.
Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền l-
ơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của thủ tr-
ởng.

các cấp quản lý ban hành các quyết định quản lý theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm
quyền tới các đối tợng quản lý, đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trơng, chính
sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc đi vào cuộc sống. Đồng thời, văn phòng cũng
là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản
lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện.
Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động
thờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan
hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự
ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi
các hoạt động thờng xuyên, liên tục trớc hết đợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn
đốc thực hiện các chơng trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế
hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của văn phòng. Có kế hoạch, việc điều hành
công việc sẽ tập trung vào các mục tiêu, có thể ứng phó đợc với những biến động,
những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình quản lý cũng nh tạo khả năng tiết kiệm
trong hoạt động của văn phòng.
Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong
cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống. Hoạt động của văn
phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong toàn cơ
quan. Ngoài việc tham mu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý,
văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
8
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
của các đơn vị có liên quan và giúp cho lãnh đạo đa ra phơng án giải quyết kịp thời,
nhanh chóng.
Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ các
hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn của cơ quan. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng
sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ

phòng. Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt đợc thời gian lãng
phí và những ách tắc trong xử lý và lu chuyển thông tin. Vấn đề cần quan tâm chính
là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi
cán bộ, công chức phải đợc phân định rõ ràng. Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng
và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là những quyết định về lề
lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận. Chúng khẳng định tạo lập và ràng buộc các mối
quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau...Mục tiêu
chung không thể đạt hiệu quả cao nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ
dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành của bộ máy tổ
chức. Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên hết sức cần thiết
trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2.2.3. Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực.
Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dới nhiều dạng nh : nhân lực, vật lực và
trí lực. Các nguồn lực đó chỉ có thể đợc huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi
áp dụng những phơng thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học. Trớc hết,
yếu tố con ngời là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Yếu tố
này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng
những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau. Hơn thế nữa, sự hoà đồng, đoàn kết
giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới mục tiêu
chung.Từ đó cần tiếp cận yếu tố con ngời dới cách nhìn thật khoa học, từ mọi góc độ,
không thể phiến diện. Con ngời luôn hớng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của
mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả
nhất. Sự nhận thức thế giới khách quan ngày càng một sâu sắc hơn, những thiết bị
ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá
những hoạt động của con ngời trên mọi lĩnh vực.Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp
sao cho khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật thì các nguồn lực có thể sẽ không
đợc huy động và sử dụng hiệu quả.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
cơ chế
hoạt

1.2.3. Các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng
Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức có chức năng
tham mu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính
trị của cơ quan, tổ chức đó.
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, luôn vận động chịu sự chi phối của
các yếu tố môi trờng và nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng.
Rõ ràng, doanh nghiệp muốn có đủ sức cạnh tranh và tồn tại trên thơng trờng thì bắt
buộc các nhà quản lý phải năng động nghiên cứu tìm ra các biện pháp tối u để tận
dụng cơ hội cũng nh khắc phục khó khăn, duy trì những tác động tích cực của các
yếu tố nhằm đạt đợc mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp nói chung, của văn phòng
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
cơ chế
hoạt
động
của
văn
phòng
Yếu
tố
tổ
chức
11
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
nói riêng. Bởi thế, câu hỏi đặt ra là Hoạt động văn phòng đã phải chịu sự tác động
của các yếu tố bên trong và bên ngoài nh thế nào? .
Hình 1: Sơ đồ các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng
1.2.3.1 Yếu tố tổ chức
Hoạt động của văn phòng trớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

khí
làm
việc
Nguồn
nhân
lực
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
quy định của nhà nớc về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình
định hớng phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống chính sách của mỗi doanh
nghiệp đòi hỏi luôn đợc hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi
thời kỳ và mang tính khả thi cao là cơ sở để hoạt động văn phòng thực hiện hiệu quả,
nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng và tăng năng suất lao động của nhân
viên.Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý, mang tính hình thức hoặc đợc hình
thành một cách độc đoán, chủ quan sẽ dẫn đến sự rối loạn trong nội bộ, sự mất niềm
tin, rệu rã tinh thần, sự chống đối và đơng nhiên kết quả thực thi thấp.
Cùng trong yếu tố tổ chức này, văn phòng chịu ảnh hởng trong mối quan hệ tơng
tác với các đơn vị khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban,
đơn vị với Văn phòng phải biết kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc.
1.2.3.2 Nguồn nhân lực
Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, yếu tố con ngời có ý nghĩa to
lớn đối với hoạt động văn phòng.Yếu tố này ngày càng có vai trò hết sức quan trọng
vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đ-
ợc coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ
do các quy định mới của Nhà nớc về việc cơ quan nhà nớc không thực hiện một số
loại công việc mà văn phòng trớc đây vẫn thực hiện.Việc áp dụng các biện pháp quản
lý mới nh khoán chi hành chính, thực hiện cơ chế khoán với các đơn vị sự nghiệp...
Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý,
khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu nhà lãnh đạo biết

phòng cần có:
+ Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ.
+ Các kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành tốt công việc.
+ Cách ứng xử, thái độ cần thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng
tạo; giúp đỡ, hỗ trợ lãnh đạo, đoàn kết, thân thiện với các nhân viên khác.
Các nhân viên cần có đợc sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo từ phía nhà quản lý
để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao phó. Để có thể gặt hái đợc kết quả cao trong
công việc thì đòi hỏi có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hoà giữa nghệ thuật quản lý
của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn
phòng.
*Khách hàng, đối tác...
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
14
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Đây là kim chỉ nam cho sự phát triển của hoạt động văn phòng. Nhân tố này vô
cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển doanh nghiệp, có liên quan tới kế
hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tơng lai. Hoạt động văn phòng
đúng hớng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của ngời tiêu dùng và lợi ích
của doanh nghiệp. Có nh thế doanh nghiệp mới tạo đợc sự tin tởng với khách hàng
cũng nh uy tín với đối tác làm ăn lâu dài.
1.2.3.3 Cơ chế hoạt động của văn phòng
Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nớc nói chung và hoạt động của tổ
chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến.
Vai trò của văn phòng ngày càng đợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng.Sự ràng buộc
trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng đợc củng cố.Văn
phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn
vị trong cơ quan, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công
khai, dân chủ, chống lãng phí và nạn tham nhũng.

của lãnh đạo cũng nh chất lợng công việc.Trang thiết bị tuy đầy đủ nhng sắp xếp
không khoa học, hợp lý thì việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý tất yếu sẽ gặp
khó khăn.Vì vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ đủ về số lợng, phù hợp với nhu cầu
quản lý sản xuất kinh doanh mà còn phải đảm bảo tính hiện đại hoá và các nhà quản
lý phải biết bố trí sắp xếp thật khoa học mang tính thẩm mỹ, tránh lãng phí...
*) Yếu tố khoa học công nghệ
Ngày nay với sự tiến bộ vợt bậc của khoa học công nghệ đã giúp cho quá trình tổ
chức quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và tăng năng
suất lao động, các quyết định quản lý của lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Khi văn phòng đợc áp dụng khoa học công nghệ hiện đại sẽ giúp cho các hoạt động
văn phòng ngày càng chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và tối u hoá
nghiệp vụ văn phòng. Đầu t trang thiết bị hiện đại trong văn phòng trở thành xu thế
tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh
tranh trên thơng trờng.
Nhìn chung, bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại,
phát triển dới sự ảnh hởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm vụ đặt ra cho các
nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình luôn nghiên cứu tìm
giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy
văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
16
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Ch ơng 2
Thực tế hoạt động văn phòng của công ty công trình
giao thông hải phòng
2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPCTGT Hải Phòng.
- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng

+ Vốn ngân sách : 6.637.226.693đ
+ Vốn tự bổ sung : 4.443.198.994đ
b. Tình hình hoạt động của Công ty trớc khi cổ phần hoá
* Thị trờng:
+ Những năm qua, Công ty đã mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công
ty lớn nh CIENCO1, Thăng Long, Bạch Đằng, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt
động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình khu vực Hải Phòng, Hà Nội,
Quảng Ninh, Cao Bằng, Hà Giang, Ninh Bình và các tỉnh khu vực miền Trung và
miền Nam. Công ty đã đợc Thành phố, Sở GTCC Hải Phòng giao là chủ đầu t các dự
án lớn của Thành phố, nh dự án xây dựng Cầu Bính, đối tác liên doanh khu kinh tế
Đình Vũ...
+ Công ty đã tham gia thi công các dự án lớn của Bộ GTVT nh đờng Hồ Chí
Minh, Quốc lộ 1A Thờng Tín - Cầu Giẽ, Quốc lộ 18 Nội Bài - Bắc Ninh, thi công
thảm bê tông màu đô thị Hà Nội, Asphalt hoá đờng đô thị Hải Phòng.
+ Sản phẩm bê tông nhựa Asphalt của Công ty đợc t vấn trong nớc và nớc
ngoài đánh giá cao. Các công nghệ bê tông dự ứng lực cho thi công cầu làng nghề
truyền thống của Công ty không ngừng đợc tăng cờng và phát triển. Công ty đã thi
công hệ thống cầu bê tông dự ứng lực công nghệ cao, đúc dầm có chiều dài 33m cho
công trình Quốc lộ 18 Bắc Ninh - Nội Bài, công trình Quốc lộ 2 Hà Giang, công
trình Quốc lộ 3 Hoà Bình.
* Đầu t phát triển
Trong những năm qua, Công ty CPCTGT Hải Phòng đã chú trọng đến việc đầu
t nhằm nâng cao năng lực sản xuất. Sản phẩm bê tông Asphalt đã đợc phát triển
mạnh từ chỗ chỉ có 1 trạm có công suát 24T/h, nay Công ty đã đầu t và có 4 trạm với
công suất 30T/h, 48T/h, 60T/h và 120T/h cùng với các trang thiết bị đồng bộ cho
việc thi công nền mặt đờng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
18
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty

2.1.2. Ngành nghề kinh doanh:
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
19
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng có các ngành nghề kinh
doanh chính sau:
- Xây dựng các công trình giao thông.
- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn
- Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật
liệu phục vụ sản xuất.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở.
- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đờng.
- Xuất nhập khẩu vật t thiết bị.
- Các hoạt động kinh doanh khác đợc pháp luật cho phép.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất
* Đặc điểm tổ chức sản xuất :
Là một ngành xây lắp hoạt động diễn ra dới điều kiện sản xuất thiếu tính ổn
định, luôn biến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công. Quá trình sản xuất mang đặc
thù của ngành xây dựng cơ bản, chi phí lớn, thời gian kéo dài, quá trình sản xuất
phức tạp chia làm nhiều giai đoạn, nhu cầu về vốn lớn.
* Qui trình công nghệ sản xuất :
Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu của Công ty đợc thể hiện
qua sơ đồ dới đây:

Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
20
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty

Rải thảm
ASFAN
Tưới nhựa
dính bám
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
- Công tác điều hành có cải tiến và đạt hiệu quả ở nhiều mặt, khắc phục đợc
nhiều sai sót, tiết kiệm đợc chi phí, phát huy đợc tính năng động, sáng tạo mang lại
kết quả thiết thực.
b. Khó khăn :
- Sau khi cổ phần hoá, tình hình tài chính của công ty cũng gặp một số khó khăn
nh việc thu hồi công nợ thấp, mặt khác công ty nâng cấp cải tạo hàng loạt máy móc
thiết bị và đầu t thêm trạm bê tông xi măng có công suất cao và sắp xếp lại các tổ
chức phòng ban, xí nghiệp thành viên.
- Giá cả vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị luôn biến động nên khiến cho kế
hoạch sản xuất, doanh thu mọi kế hoạch khác đều bị thu hẹp.
- Số lao động vì điều kiện tuổi tác, nghề nghiệp không có khả năng đào tạo lại,
trình độ về tay nghề, công tác quản lý không thể đảm bảo đợc yêu cầu của doanh
nghiệp sau khi chuyển đổi sang Công ty Cổ phần.
- Giá hàng hoá sản phẩm dịch vụ phục vụ đời sống tăng cao, ảnh hởng đến sức
mua và đời sống CBCNV.
2.1.5 Chiến lợc, hớng phát triển kinh doanh trong những năm tới
- Tiếp tục sản xuất kinh doanh theo ngành, nghề đã đợc đăng kí :
Xây dựng các công trình giao thông, các công trình dân dụng, công nghiệp,
nhà ở. Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn.
Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật liệu
phục vụ sản xuất. Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu
đờng.
- Chú trọng, quan tâm hơn đến việc đầu t các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi

thiết bị
Phòng kế toán
tài vụ
Phòng dự án
Phòng tổ chức
hành chính
XN cầu
đờng 1
XN cầu
đờng 2
XN cung ứng
vật t
XN thi công
cơ giới
XN bê tông
Asphalt
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
b. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý
*. Đại hội đồng cổ đông
- Thông qua định hớng phát triển của Công ty.
- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng lợi đợc quyền chào, bán và
quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.
- Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát.
- Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại
cho Công ty và cổ đông của Công ty.
- Quyết định việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.

bảo công ăn việc làm và ổn định thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phân
phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.
*. Các phó giám đốc
Công ty có 2 phó giám đốc: Phó giám đốc điều hành sản xuất và Phó giám đốc nội
chính.
Là ngời giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty,
theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về
nhiệm vụ đợc Giám đốc phân công thực hiện.
*. Các phòng ban nghiệp vụ
+) Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mu cho Giám đốc quản lý công tác nghiệp
vụ, văn th và quản trị hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công
ty. Tham mu cho Giám đốc về chính sách lao động, xã hội và các chế độ, quyền lợi
chính sách của cán bộ công nhân viên, điều động cán bộ công nhân viên cho hợp lý.
Tham mu tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động, giải quyết chế độ chính sách đối với
ngời lao động.
+) Phòng Kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mu và giúp Giám đốc theo dõi, giám
sát thi công, đo đạc, kiểm tra, đánh giá chất lợng công trình, cấp phát hạn mức vật t,
xác nhận khối lợng công việc đã thực hiện. Tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn công
và quyết toán công trình. Hớng dẫn quy trình công nghệ thi công, tham mu nghiên
cứu trong lĩnhv ực khoa học kỹ thuật chuyên ngành.
+) Phòng Dự án: Là phòng có nhiệm vụ chuẩn bị thủ tục lập hồ sơ dự thầu các công
trình xây lắp. Tham khảo và tìm kiếm thị trờng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
25