S
S
Ở
Ở
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở
trường THPT”
Lĩnh vực : Nhân viên
Người thực hiện : Nguyễn Thị Hoàng Yến
Tổ : Văn phòng
Trường : THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm

Hà Nội, tháng 5 năm 2012
LỜI CẢM ƠN
Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám
hiệu, các thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên Trường THPT Cao Bá Quát – Gia
Lâm và các bạn bè đồng nghiệp đã quan tâm giúp đỡ, tận tình, chu đáo hướng
dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này.
Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2012
Tác giả

NGUYỄN THỊ HOÀNG YẾN
PHẦN I: MỞ ĐẦU
Bất kì một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học nào muốn duy trì
hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng của một
Văn phòng. Văn phòng được hiểu là Bộ phận phụ trách công việc hành chính,

Trường THPT Cao Bá Quát nằm trên địa bàn huyện Gia Lâm, là địa bàn
đông dân cư. Nhà trường đã nỗ lực, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con em
nông dân học tập tốt, rèn luyện tốt. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành,
nhà trường luôn chú trọng đến chất lượng giáo dục đi đôi với phát triển số
lượng học sinh. Trường có qui mô 39 lớp với gần 2000 học sinh và 94 cán bộ,
giáo viên. Nhìn chung, đội ngũ giáo viên của trường được đào tạo bài bản,
100% đạt chuẩn, có gần 30% giáo viên có trình độ trên chuẩn (Thạc sỹ), nhiều
thầy cô có kinh nghiệm giảng dạy, yêu nghề, đây là nền tảng để nhà trường
hoàn thành tốt nhiệm vụ Giáo dục trong nhiều năm qua. Cơ cấu tổ chức của nhà
trường gồm Ban giám hiệu, 7 tổ chuyên môn: tổ Toán, tổ Lý – KT, tổ Hóa –
Sinh – Công nghệ, tổ Văn, tổ Sử - Địa – GDCD, tổ Anh, tổ Thể dục – Quốc
phòng – Tin và Bộ phận văn phòng. Các tổ chức đoàn thể được đặt dưới sự lãnh
đạo của chi bộ Đảng nhà trường. Bộ phận văn phòng gồm kế toán, thủ quỹ, thư
viện, bảo vệ và lao công, tạp vụ.
Bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu chi tài chính, nhận và chuyển
công văn, giấy tờ, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị học tập, duy trì nề nếp
học tập, giảng dạy của nhà trường, làm tham mưu cho lãnh đạo nhà trường
trong công tác tài chính và các mặt hoạt động khác liên quan đến việc thực hiện
nhiệm vụ của trường. Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo mọi
hoạt động của Bộ phận văn phòng đồng thời là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm
trước pháp luật về các khoản thu, chi học phí nhằm đảm bảo cho nhiệm vụ giáo
dục và đào tạo của nhà trường.
Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm học 2 ca/ ngày nên công việc của
Bộ phận văn phòng tăng lên đáng kể, muốn hoàn thành tốt phải mất không ít
thời gian. Có thể khái quát những công việc chính của Bộ phận văn phòng như
sau:
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo nhà
trường và hoạt động của cơ quan.
- Tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, học bạ,
sổ điểm, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh.

gắng cải tiến hoạt động của mình để nắm vững nhu cầu về thông tin của lãnh
đạo và các bộ phận, đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập, nguồn
cung cấp thông tin đó. Đối với các văn bản, công văn giấy tờ của cấp trên,
chúng tôi làm theo quy trình:
1. Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng.
2. Thường xuyên theo dõi và thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề
ra.
3. Đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời.
4. Tổ chức có khoa học công tác văn thư lưu trữ, tài liệu của nhà trường.
5. Giúp Hiệu trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do nhà trường
soạn thảo.
6. Chế độ báo cáo thống kê đầy đủ, chính xác theo từng chỉ tiêu, từng biểu
mẫu trong hệ thống thống kê biểu mẫu định kỳ.
Từ kế hoạch trên, tôi đã cụ thể hóa từng nội dung công việc như sau:
- Tiếp nhận văn bản, công văn giấy tờ từ bưu điện chuyển đến hoặc các
cán bộ văn phòng trực tiếp đến cơ quan cấp trên nhận; phân loại, sao,
chụp nguyên vẹn hoặc một phần tài liệu cho người và bộ phận có liên
quan; cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản, cung cấp thông tin trực
tiếp từ bộ phận văn phòng đến người có yêu cầu cung cấp thông tin.
- Nhà trường đề ra quy định và văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện chế độ
lưu công văn đi và đến, sắp xếp cẩn thận và ghi vào sổ đăng kí. Các công
văn đã được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Tổ chức sắp xếp, phân loại các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của nhà
trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh theo
từng nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những
văn bản theo quy định.
Đây là hoạt động hàng ngày chiếm nhiều thời gian. Bộ phận văn phòng
đã tiến hành sắp xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ của học sinh theo từng
khối lớp một cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, nhất là
hồ sơ khối 12. Vì vậy, các yêu cầu của ban lãnh đạo, của giáo viên đều được

chỉ đạo bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả.
Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến giáo
dục trên tất cả các lĩnh vực. Vì vậy, cơ sở, trang thiết bị của nhà trường ngày
càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi để bộ phận văn phòng thực hiện
tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay, tất cả các công việc của bộ phận văn
phòng đều được thực hiện và quản lý trên máy tính. Các bảng biểu, thống kê
hay văn bản vì thế cũng được rõ ràng, chính xác, thuận tiện.
2. Nguyên nhân chủ quan
Chi bộ Đảng nhà trường đã có sự lãnh đạo thường xuyên, định hướng cho
công tác văn phòng mà đặc biệt là đồng chí Hiệu trưởng kiêm Bí thư chi bộ
nhà trường đã dành sự quan tâm đặc biệt cho công tác văn phòng, thường
xuyên chỉ đạo, nhắc nhở, đôn đốc, kiểm tra bộ phận văn phòng để anh, chị
em văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Nhận thức rõ ảnh hưởng của công tác văn phòng đối với hoạt động của
nhà trường, của các đoàn thể xã hội trong nhà trường cũng tích cực tham gia
ủng hộ đối với các mặt công tác của bộ phận văn phòng…. Thực hiện tốt
công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của bộ phận văn phòng, đặc biệt trong
công tác thu, chi học phí nên không để xảy ra sai sót hoặc vi phạm nào.
Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến thành công và hạn chế trong
việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận văn phòng. Đánh giá các nguyên nhân
khách quan, chủ quan, chúng tôi cho rằng bên cạnh sự nỗ lực của các cán bộ
làm công tác văn phòng thì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo là điều kiện
mang tính chất quyết định đối với sự thành công trong công tác của bộ phận
văn phòng.
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
Từ thực tiễn hoạt động của bộ phận văn phòng, chúng tôi mạnh dạn đưa
ra một vài kết luận sau:
- Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, mọi cán bộ cần nắm vững các
văn bản của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo trên mọi lĩnh vực,
trong đó chú trọng đến các văn bản về thu chi học phí, công tác tuyển

tham gia các khóa học, các lớp tập huấn ở các cơ sở hoặc do cấp trên mở.
- Nhà trường cần xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa bộ phận văn
phòng với các tổ chuyên môn, với các giáo viên chủ nhiệm sao cho các
hoạt động của nhà trường luôn thống nhất, hỗ trợ nhau.
- Tổ chức các buổi tọa đàm của bộ phận văn phòng các trường để giao lưu,
học hỏi để cán bộ văn phòng được chuyên môn hóa, đáp ứng yêu cầu đổi
mới trong giáo dục và đào tạo hiện nay ở bậc THPT.
Xin chân thành cảm ơn./.
Xác nhận của thủ trưởng đơn vị
Hà Nội, ngày 16 thàng 5 năm 2012
Tôi xin cam đoan đây là SKKN do
bản thân mình viết, không sao chép
của bất cứ ai
Nguyễn Thị Hoàng Yến
Mục lục
Lời cảm ơn 1
Phần I: Mở đầu 2
Phần II: Nội dung 4
I/ Khái quát chung 4
II/ Tình hình và kết quả của công tác văn phòng
ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm
năm học 2011 – 2012. 5
III/ Nguyên nhân thành công 8
Phần III: Kết luận và đề nghị 10
Mục lục 12
SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM

BIÊN BẢN TỰ KIỂM TRA HỒ SƠ
DỰ THI TN THPT

5
6
7
8
9
10
….
Lưu ý: Ghi đủ danh sách của cả lớp
- Con thương binh ghi: TB Hà Nội,
ngày tháng năm 2012
- Con liệt sỹ ghi: LS
- Con bệnh binh ghi: BB
GVCN
- Nghề ghi rõ: G, K, TB
(ký, ghi rõ họ tên)
- Văn hóa ghi rõ: Nhất, nhì, ba, khuyến khích
- TDTT ghi rõ: Vàng, bạc, đồng
SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM

BIÊN BẢN TỰ KIỂM TRA GIỮA
HỌC BẠ VÀ SỔ ĐIỂM
LỚP 12 …….
GVCN……………………………
STT HỌ VÀ TÊN SAI LỆCH ĐIỂM
Môn HK I HK II Cả năm
Học bạ Sổ điểm Học bạ Sổ điểm Học bạ Sổ điểm
1
2
3


(ký, ghi rõ họ tên)
SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM

BIÊN BẢN TỰ KIỂM TRA XẾP LOẠI HẠNH KIỂM
GIỮA HỌC BẠ VÀ SỔ ĐIỂM
LỚP 12 ……. GVCN……………………………
STT HỌ VÀ TÊN SAI LỆCH ĐIỂM
HK I HK II Cả năm
Học bạ Sổ điểm Học bạ Sổ điểm Học bạ Sổ điểm
1
2
3
4
5
….

Hà Nội,
ngày tháng năm 2012

GVCN

(ký, ghi rõ họ tên)
SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM

THỐNG KÊ TỔNG HỢP SỐ HỌC SINH CHUYỂN ĐI,
CHUYỂN ĐẾN HÀNG NĂM Năm học 2011 – 2012
SỐ HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN SỐ HỌC SINH CHUYỂN ĐI

TỰ DO – HẠNH PHÚC

PHẦN II: HỌC SINH CHUYỂN ĐI
Năm học 2011 – 2012
STT HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH NƠI ĐẾN
TRƯỜNG THÀNH PHỐ
1
2
3
4
5
6
…