1
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Mã số:
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở
trường THPT Xuân Lộc
Người thực hiện: Hồ Thị Hương
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục 
- Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Lĩnh vực khác: Quản lý hành chính 

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
 Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác
(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)
Năm học: 2014-2015
BM 01-Bia SKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Hồ Thị Hương
2. Ngày tháng năm sinh: 05/06/1989
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Khu phố 4, Thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai
5. Điện thoại cơ quan: 0613 871 115; ĐTDĐ: 0976 329 864
6. Fax: E-mail: [email protected]
7. Chức vụ: Nhân viên văn thư
8. Nhiệm vụ được giao: Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ

đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm từ
công việc thực tế tại trường đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài một số biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Cơ sở lý luận công tác văn thư
“Công tác văn thư là khái niệm dùng chỉ toàn bộ công việc liên quan soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”,
[1,11]. Như vậy tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ
chức đều tham gia thực hiện các công tác văn thư điều đó cho thấy công tác văn
thư không phải của riêng những người làm công tác văn thư. Muốn thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình thì đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ
trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác….
Nội dung của công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý
văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không. Công tác văn thư yêu cầu đòi hỏi
những cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực hiện công việc đảm bảo
nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
3
BM03-TMSKKN
2. Cơ sở thực tiễn
2.1. Quá trình phát triển trường THPT Xuân Lộc
Trường PTTH Xuân Lộc chính thức được thành lập theo quyết định số
1768/QĐ.UBT do ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UBND tỉnh ký ngày 23/12/1985 do
thầy Hoàng Văn Trọng làm hiệu trưởng. Theo quyết định thành lập trường mang tên
trường PTTH Xuân Lộc II.
Trường PTTH Xuân Lộc II chính thức ra đời đã đáp ứng đúng nhu cầu,

trưởng và 02 hiệu phó, nhân viên 08 người và giáo viên trực tiếp giảng dạy là 96
người đều đạt chuẩn và trên chuẩn (trong đó có 5 thạc sĩ và 3 giáo viên đang theo
học sau đại học), nhiều giáo viên được tặng huy chương vì sự nghiệp giáo dục, đạt
danh hiệu giáo viên giỏi cấp tỉnh.
4
Nhà trường tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và các công cụ
hiện đại vào hỗ trợ cho việc quản lý, giảng dạy và học tập.
Trường đã nhận được nhiều bằng khen của bộ và của tỉnh về thành tích cao
trong giáo dục như: Năm học 2010-2011 UBND tỉnh tặng cờ là đơn vị thi đua xuất
sắc; năm học 2011-2012 tập thể nhà trường tiếp tục được UBND tỉnh tặng bằng
khen tập thể lao động xuất sắc còn năm học 2012-2013 được Sở tặng cờ thi đơn vị
dẫn đầu phong trào thi đua yêu nước và bằng khen của Bộ giáo dục….
Chi bộ nhà trường có 37 đảng viên, Chi bộ được công nhận liên tục 7 năm
liền đạt “trong sạch vững mạnh tiêu biểu”. Các đoàn thể trong nhà trường hàng
năm đều hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
2.2. Thực trạng công tác văn thư của trường
a. Ưu điểm:
- Trường đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư. Thực
hiện cơ chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc
cho các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân nên công việc được giải quyết
rất nhanh chóng và đúng lĩnh vực chuyên môn.
- Nhân viên văn thư đều có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng
khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao.
- Các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình
trạng nhầm lẫn, thất lạc.
- Trường đã trang bị trang thiết bị văn phòng như máy photo, máy in phục
vụ cho công tác văn thư.
b. Nhược điểm:
- Trong quá trình phát triển của nhà trường đã mở nhiều phân hiệu để đáp
ứng nhu cầu học tập của các em trên địa bàn huyện. Công tác văn thư lưu trữ ở các

+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học bạ
trung học cơ sở những năm trước nhà trường không có kế hoạch trả cho học sinh vì
vậy khối lượng học bạ cấp 2, 3 học sinh tốt nghiệp đã ra trường vẫn còn tồn đọng ở
trường rất nhiều. Sổ đăng bộ của nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển đi
chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn.
c. Nguyên nhân:
- Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm
nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp
vụ về công tác văn thư.
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc, hư
hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy công việc văn
thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòng như máy
photo, máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế.
- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lý công văn đi,
đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp học sinh; tiếp dân
giải quyết thủ tục hành chính; quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức; làm sổ
đăng bộ, làm công tác thi…Công việc nhiều mà chỉ được biên chế một nhân viên
làm nên áp lực công việc rất nhiều mà chế độ đãi ngộ thì rất ít.
III. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Trường THPT Xuân Lộc thành lập và hoạt động 30 năm. Những năm trước
đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công
việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư chính vì vậy
6
nhiều công văn giấy tờ của những năm trước đây bị thất thoát cũng gây khó khăn
trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ trong hoạt động quản lý của nhà trường.
Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác
văn thư, nhà trường đã tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
và đưa ra những biện pháp tích cực nhất để đem lại hiệu quả cao và từ đó đưa công
tác quản lý của nhà trường tốt hơn. Sau đây là các biện pháp trường THPT Xuân

phải xác định các vấn đề sau:
- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn.
+ Cán bộ soạn thảo văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định
ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì.
+ Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho
cấp trên hay cấp dưới.
+ Xác định thời gian ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản. Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,
chính xác với mẫu mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác
nhau như công văn soạn khác với quyết định.
- Thu thập và xử lý thông tin. Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như
các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và
những thông tin từ thực tế.
- Xác định đề cương văn bản và viết văn bản.
- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành
Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư trên luồng
thông qua hệ thống mail nhà trường. Văn thư nhận văn bản thực hiện theo quy
trình sau:
Nếu
Duyệt
nội dung
Chỉnh sửa

Nếu chưa duyệt nội dung

8
Tên loại văn bản
Số lượng văn bản
năm 2013
Số lượng văn bản

chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản rồi chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt
nội dung sau đó chuyển mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản đi thì
văn thư trường tiến hành thực hiện theo quy trình sau:
Quy trình quản lý công văn đi
Trách nhiệm Nội dung Mô tả
Bộ phận chuyên
môn, cá nhân
Văn thư Xem mục a
Hiệu trưởng, phó
Hiệu trưởng Xem mục b
Văn thư
Xem mục c
Văn thư
Xem mục d
Văn thư Xem mục e
Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đi của trường
a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản
Các bộ phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn bản để giải quyết công việc
sau khi soạn thảo được Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo
hệ thống mail của trường.
9
Soạn thảo văn bản và chuyển
luồng cho văn thư
Tiếp nhận, kiểm
tra
Trường hợp sai gửi
lại phòng ban, cá
nhân chỉnh sửa
Trình Ban giám hiệu
(Ký duyệt)

bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
Người
ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi năm 2015 của trường được thể hiện ở
phụ lục III.
d/ Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát
Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và
trực tiếp. Đa số công văn thường gửi bằng hình thức gửi qua địa chỉ mail công vụ

Trách nhiệm
thực hiện
Nội dung Mô tả công việc
Văn thư
Xem mục a
Văn thư
Xem mục b
Ban giám hiệu
Xem mục c
Văn thư
Xem mục d
11
Tiếp nhận
Phân loại, đăng ký văn
bản đến
Trình Hiệu trưởng
Nhập dữ liệu phân luồng
vào sổ, chuyển giao VB
Văn thư
Xem mục e
Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đến của trường
a/ Tiếp nhận văn bản
- Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ quan với mọi hình thức như
bưu điện, fax, trực tiếp, mail công vụ. Nhà trường tiếp nhận văn bản đến chủ
yếu là của Sở Giáo dục tỉnh Đồng Nai, UBND huyện Xuân Lộc, Huyện ủy Xuân
Lộc qua hệ thống mail công vụ của trường, đường bưu điện.
b/ Phân loại và đăng ký văn bản đến
 Phân loại văn bản đến
- Văn bản gửi đến trên hệ thống mail công vụ của trường văn thư tiến hành
in văn bản, trường hợp công văn gửi bằng bưu điện phân loại và bóc bì văn bản.

trích yếu
nội dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Theo dõi đôn đốc việc xử
lý văn; tổng hợp, báo cáo,
lưu hồ sơ
Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến vào sổ xong sẽ chuyển cho Hiệu trưởng
để xin ý kiến phân luồng văn bản đến các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá
nhân chịu trách nhiệm giải quyết công văn.
d/ Nhập dữ liệu, phân luồng vào sổ và chuyển giao văn bản
Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản của Hiệu trưởng văn thư nhập
đầy đủ thông tin còn lại vào sổ và phân chuyển cho các cá nhân biết và giải quyết
công văn đúng thời hạn được giao.
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn và mật thì cán bộ văn thư chuyển
ngay và kịp thời cho phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết và ký nhận
vào sổ chuyển giao văn bản.
e/ Theo dõi đôn đốc xử lý văn bản và tổng hợp báo cáo lưu hồ sơ
Nhân viên văn thư có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết
văn bản đến theo thời hạn đã quy định và có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản
đến, bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã
đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho ban giám hiệu.
Văn thư tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ phần mềm Excel để lập sổ

của học sinh. Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm bàn
giao học bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản trong tủ đựng hồ sơ. Học
bạ học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ và ký nhận cẩn thận.
- Sổ điểm chính: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm
vnedu.vn giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau
đó ban giám hiệu duyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dễ tra tìm thông tin
kết quả học tập của học sinh.
- Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ Sở
Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai văn thư lập sổ cấp phát bằng tốt nghiệp điền
đầy đủ thông tin học sinh vào sổ theo mẫu của Bộ Giáo dục quy định. Học sinh
hoặc phụ huynh nhận bằng tốt nghiệp mang chứng minh nhân dân hoặc sổ hộ
khẩu để đối chiếu khi nhận bằng. Nhận bằng ký tên và ghi rõ họ tên vào sổ để
sau này có căn cứ đối chiếu. Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cuốn
và được lưu vĩnh viễn.
2. Tăng cường triển khai công tác văn thư cho đội ngũ cán bộ, giáo
viên, công nhân viên của trường.
Thực hiện công tác văn thư tốt không chỉ yêu cầu nhân viên văn thư phải
nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiến hành mà đòi hỏi
tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải biết và nắm rõ các quy định của
nhà nước về công tác văn thư như soạn thảo, trình bày thể thức văn bản….
Chính vì vậy để cho tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên nắm rõ đòi hỏi
nhân viên văn thư phải tham mưu và kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp
phổ biến, hướng dẫn những văn bản mới mà nhà nước quy định như: triển khai
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Nhà trường ban hành văn bản gửi đến các bộ phận chuyên môn, cá nhân
văn bản hướng dẫn soạn thảo văn bản theo thông tư mới. Văn thư đã lập các
biểu mẫu các loại văn bản như quyết định, thông báo, báo cáo, công văn, tờ
trình, kế hoạch…gửi đến các phòng ban, bộ phận tham khảo và sử dụng khi

tháng 1/2015, Folder công văn đi tháng 2/2015.
- Sổ đăng ký công văn đi, đến được làm bằng phần mềm excel, thông tin của
văn bản được nhập đầy đủ đến cuối năm tài chính in đóng thành sổ để lưu. Đăng
ký công văn bằng phần mềm excel sẽ nhanh chóng hơn, dễ tra tìm văn bản hơn
đỡ mất nhiều thời gian tìm kiếm.
- Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ:
https//dongnai.gov.vn và https//dongnai.edu.vn. Việc gửi công văn bằng mail
nhanh, đỡ mất nhiều thời gian giúp cho việc giải quyết công văn và báo cáo
được kịp thời không bị trì trệ và đỡ tốn kinh phí chuyển công văn bằng đường
bưu điện.
- Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lý học sinh
vnedu.vn, phần mềm này rất tiện ích để quản lý hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học
sinh, quá trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳ
được bộ phận tin học in giáo viên bộ môn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong
trước đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ điểm chính dễ bị sai và nhầm
lẫn việc chỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp
với phụ huynh học sinh rất dễ và thuận tiện. Theo đợt nhà trường gửi điểm học
15
sinh qua hệ thống tin nhắn điện thoại báo kết quả học tập của học sinh để phụ
huynh tiện theo dõi kết quả học tập của con em mình.
- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, công nhân viên: Hồ sơ này là một loại hồ sơ thể
hiện quá trình công tác của một cá nhân được lưu vĩnh viễn. Được sự quan tâm
của cấp trên, Sở Giáo dục đã tổ chức triển khai và tập huấn cho cán bộ, nhân
viên quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức phần mềm Pmis. Phần mềm này
thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân
viên trong trường. Việc tra cứu thông tin nhanh chóng không phải lấy hồ sơ ra
để tìm kiếm, khi Sở yêu cầu báo cáo thông tin cán bộ, giáo viên, công nhân viên
chỉ việc xuất ra in và gửi đi là xong rất nhanh, chính xác hơn.
4. Cần tăng cường trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc
văn thư

Công việc của ban giám hiệu giao tôi luôn hoàn thành và cuối năm tôi hoàn
thành tốt công việc được giao.
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên, hồ sơ học sinh…được quản lý khoa
học, cẩn thận hơn.
V.ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
1. Đối với Sở Giáo dục tỉnh Đồng Nai
Rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công
tác văn thư trong các trường học.
Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và triển khai các văn bản
hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ cho các nhân viên văn thư ở các
trường học.
Công tác văn thư có tính chất công việc khá nhiều để cho nhân viên làm văn
thư ở các trường học được an tâm công tác thì lãnh đạo Sở cần xem xét và có chế
độ đãi ngộ hợp lý hơn như chế độ phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, phụ cấp
thâm niên….
2. Đối với các cơ sở đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên văn thư
Các trường Đại học, Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp có kế hoạch xây
dựng chương trình khung đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ. Trong quá trình đào tạo
các trường thường xuyên tổ chức các lớp tham quan, tìm hiểu về công tác văn thư
lưu trữ thực tế ở các cơ quan, doanh nghiệp để cho sinh viên không còn bỡ ngỡ khi
tiếp xúc trực tiếp công việc. Thực hiện phương châm học đi đôi với hành, vừa đào
tạo lý thuyết gắn với thực hành.
3. Đối với trường THPT Xuân Lộc
Tổ chức triển khai hướng dẫn các văn bản về công tác văn thư cho toàn bộ
giáo viên, công nhân viên được biết để thực hiện cho đúng quy định.
Tăng cường trang bị một số trang thiết bị, cơ sở vật chất như các tủ hồ sơ,
kệ trưng bày, hộp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư. Để thực
công tác quản lý, bảo quản hồ sơ khoa học, nhanh chóng….
Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư như
trang bị phần mềm quản lý công văn đi, đến để thực hiện phân luồng, quản lý,

-Đăng ký văn bản Quyết định trường ban hành vào sổ đăng ký
công văn đi năm 2015.
Phụ lục IV: Đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký công văn đến
năm 2015
Phụ lục V: Báo cáo khảo sát, đánh giá công tác hành chính
văn phòng năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc
Phụ lục VI: Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm
2014
NGƯỜI THỰC HIỆN

18
Hồ Thị Hương
Phụ lục I:
SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
––––––––––––––––––
Số: 56 /QĐ-THPT.XL
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––––––––––––
Xuân Lộc, ngày 29 tháng 4 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của trường THPT Xuân Lộc
––––––––––––––––––––––––––––
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Căn cứ Quyết định số 1768/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của
UBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phổ thông trung học Xuân Lộc II;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;

TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
––––––––––––––––––
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––––––––––––
QUY CHẾ
Về công tác văn thư, lưu trữ
của trường THPT Xuân Lộc
(Ban hành kèm theo Quyết định số 56/QĐ-THPT
ngày 29 tháng 4 năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc.)
–––––––––––––––––––––––
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng
a) Quy chế này áp dụng trong quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ
của trường trường THPT Xuân Lộc. (sau đây gọi là nhà trường).
b) Quy chế này được áp dụng thống nhất tại Tổ Hành chính và các bộ phận
chuyên môn, đoàn thể trong nhà trường (sau đây gọi chung là các bộ phận).
2. Đối tượng điều chỉnh
a) Công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng con dấu trong văn thư.
b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Hiệu trưởng có trách nhiệm chung và các Phó Hiệu trưởng có trách
nhiệm chỉ đạo các bộ phận được phân công phụ trách tổ chức thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ của nhà trường; ký ban hành các văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; chỉ đạo triển khai thực hiện, xử lý

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan và các loại con dấu khác;
k) Ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn
thư nhà trường.
2. Nhiệm vụ của lưu trữ nhà trường
a) Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường lập hồ sơ và chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ vào lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
21
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử
theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Nhân viên văn thư và lưu trữ
Nhân viên văn thư lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và các ngạch
công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Hằng năm, Tổ trưởng Tổ Hành chính tham mưu Hiệu trưởng trong việc lập
dự trù kinh phí và tổ chức thực hiện trang bị các thiết bị chuyên dùng, tổ chức các
hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ nhà trường từ
nguồn kinh phí được cấp thường xuyên hoặc từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của nhà trườngthực hiện theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại
Quy chế này.
2. Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng và các Trưởng bộ phận có trách nhiệm
quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật trong lĩnh vực phụ trách. Nhân

hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản do giáo viên, nhân viên thực hiện.
2. Khi được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân
viên có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản có kèm theo tài liệu liên quan.
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các
bộ phẫn khác và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
3. Khi được giao phối hợp soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên
có trách nhiệm cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến trong lĩnh vực được giao phụ
trách để người được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có thể hoàn thành
nhiệm vụ kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Công việc duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt có thể được
thực hiện qua văn bản giấy hoặc trao đổi qua hộp thư điện tử của các cá nhân do
nhà trường đã cấp.
1. Trưởng bộ phận được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có trách
nhiệm duyệt bản thảo (sửa chữa, bổ sung) và ký tắt xác nhận đã duyệt vào cuối
dòng của phần nội dung văn bản (đã hoàn chỉnh sau khi duyệt) do giáo viên, nhân
viên soạn thảo trước khi trình lãnh đạo nhà trường ký ban hành. Đối với văn bản
quan trọng phải ký tắt xác nhận đã duyệt ở cuối mỗi trang.
2. Lãnh đạo nhà trường duyệt nội dung văn bản (đã được Trưởng bộ phận
duyệt và ký tắt xác nhận) và ký ban hành. Các nội dung chưa phù hợp, Lãnh đạo
nhà trường ý kiến bổ sung vào Phiếu giải quyết văn bản đến hoặc ghi trực tiếp vào
văn bản soạn thảo (hoặc cho ý kiến qua hộp thư điện tử) yêu cầu sửa chữa, bổ sung
để trình ký ban hành cho đúng quy định.
3. Cán bộ, giáo viên, nhân viên soạn thảo văn bản sau khi hoàn thành dự
thảo văn bản đi, chuyển cho nhân viên văn thư trình lãnh đạo nhà trường duyệt, ký
ban hành. Hồ sơ trình ký bao gồm: Phiếu giải quyết văn bản đến; bản chính văn
bản đến, dự thảo văn bản đi và các tài liệu khác có liên quan. Trường hợp lãnh đạo

được thực hiện theo các quy định về bảo mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
1. Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, các Trưởng bộ phận và cán bộ, giáo viên,
nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật
và trước Hiệu trưởng về độ chính xác của nội dung văn bản khi soạn thảo, duyệt
bản thảo, ký ban hành theo nhiệm vụ được giao. Cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ
trì soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình
người ký văn bản quyết định; xác định văn bản gửi đi bằng hình thức văn bản điện
tử hay văn bản giấy.
2. Nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính kiểm tra và chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước
Hiệu trưởng và trước pháp luật. Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy
24
định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ký ban hành, nhân
viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính được quyền yêu cầu bộ phận hoặc cá
nhân chủ trì soạn thảo văn bản điều chỉnh, bổ sung cho đúng quy định.
Điều 13. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản
a) Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản của nhà trường ban hành;
b) Hiệu trưởng có thể giao Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) các văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền
của Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và
trước pháp luật về nội dung văn bản đã ký.
2. Người ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra và yêu cầu về số lượng bản ký
trực tiếp; số lượng bản phát hành. Khi ký văn bản không ký bằng bút chì; không
dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
Các hình thức, thể thức bản sao văn bản thực hiện theo đúng hướng dẫn tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.