BM 01-Bia SKKN

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Mã số: ................................
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở
trường THPT Xuân Lộc

Người thực hiện: Hồ Thị Hương
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục



- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................. 
- Lĩnh vực khác: Quản lý hành chính



Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
 Mô hình
 Đĩa CD (DVD)
 Phim ảnh  Hiện vật khác
(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

Năm học: 2014-2015

1

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý hành chính
Số năm có kinh nghiệm: 03
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không

2


BM03-TMSKKN

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Như chúng ta đã biết văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và
đây là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính
nhà nước. Đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì các đơn vị hành
chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp luôn quan tâm đến công tác văn thư vì
làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn
quan liêu, giấy tờ và giữ gìn bí mật của nhà nước và cơ quan.
Trong hoạt động của nhà trường từ việc đề ra các chính sách, chủ trương, kế
hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn
bản giấy tờ là công tác văn thư. Chính vì vậy công tác văn thư giữ một vai trò hết
sức quan trọng là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử
lý thông tin một cách chính xác từ đó đưa ra quyết định có hiệu quả góp phần hoàn
thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư của trường.
Trong quá trình công tác tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư
đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm từ
công việc thực tế tại trường đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài một số biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc.

Xuân Lộc và tỉnh Đồng Nai.
Những năm đầu thành lập, cơ sở vật chất của trường là hai dãy phòng học
tạm nhà cấp 4 với 12 phòng học trên nền đất đỏ nắng bụi, mưa lầy. Tuy với điều
kiện cơ sở vật chất còn rất tạm bợ, đội ngũ thầy, cô giáo còn gặp rất nhiều khó khăn
trong cuộc sống và điều kiện công tác nhưng đến tháng 5 năm 1986: 100% học sinh
khóa đầu tiên của trường đã dự thi và đỗ tốt nghiệp PTTH đạt 92%, vượt xa so với
mặt bằng của tỉnh lúc bấy giờ; có 28 em đậu vào các trường Đại học, Cao đẳng.
Từ ngày 5 tháng 9 năm 1998 đã có một cơ sở khang trang, cơ sở vật chất
gồm hai dãy nhà lầu với hệ thống 25 phòng học, 4 phòng trình chiếu để sử dụng
phương pháp dạy học mới bằng công nghệ thông tin, 2 phòng máy vi tính, các
phòng chức năng đã được nối mạng Intenet.
Từ năm học 2012-2013 trường tiếp tục đầu tư xây dựng khối phòng học mới
gồm 15 phòng học. Cho đến nay trường THPT Xuân Lộc đã có 40 phòng học, 13
phòng học bộ môn gồm: 04 phòng máy vi tính, 05 phòng thiết bị tiên tiến ngoại
ngữ, 03 phòng thực hành bộ môn lý, hoá, sinh và các phòng chức năng được trang
bị đầy đủ các thiết bị, kết nối mạng.
Với ngôi trường mới được đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số
lớp của trường là 50 lớp. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu học tập của con em trên địa
bàn huyện, nhà trường còn mở phân hiệu với 6 lớp 10 tại xã Sông Ray (thuộc
huyện Cẩm Mỹ ngày nay), đây là cơ sở đầu tiên để hình thành trường THPT Sông
Ray. Trường đã mở các phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định,
năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Hưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân
Thọ.
Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Đồng Nai đã ký Quyết định số 3255/QĐUBND công nhận trường Trung học phổ thông Xuân Lộc đạt danh hiệu trường chuẩn
quốc gia.
Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Đại học, Cao Đẳng. Hiện nay,
nhà trường có 42 lớp với 1617 học sinh. Đội ngũ quản lý là 03 trong đó 01 hiệu
trưởng và 02 hiệu phó, nhân viên 08 người và giáo viên trực tiếp giảng dạy là 96
người đều đạt chuẩn và trên chuẩn (trong đó có 5 thạc sĩ và 3 giáo viên đang theo
học sau đại học), nhiều giáo viên được tặng huy chương vì sự nghiệp giáo dục, đạt

sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ
sơ thất thoát không có lưu trữ tại trường.
- Về soạn thảo và ban hành văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo
viên làm công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn,
Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học…. Để thực hiện các công việc kiêm nhiệm đó
họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo một số văn bản để giải quyết công
việc. Công tác văn thư của trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng
dẫn quý thầy cô trong trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành
văn bản còn ít. Vì vậy văn bản ban hành còn sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày
thậm chí nhiều văn bản ban hành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản
như nơi nhận, tên loại và trích yếu nội dung….
- Về quản lý công văn đi, đến:

5


+ Những năm trước nhà trường chưa nắm được tầm quan trọng của công tác
văn thư vì vậy chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên
quy trình quản lý công tác văn thư còn bị bất cập.
+ Đăng ký văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số ký
hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra.
+ Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi còn lưu
là bản photo không đúng với quy định. Tất cả văn bản đi không sắp xếp theo sổ
đăng ký văn bản để lập hồ sơ lưu. Dẫn đến nhiều công văn ban hành bị thất thoát
rất khó cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này.
+ Công văn đến được Hiệu trưởng phân luồng cho các bộ phận chuyên môn,
cá nhân giải quyết. Sau khi giải quyết công văn xong nhiều cá nhân đã không lưu
văn bản đến vào hồ sơ công việc.
- Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh
+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, bổ sung đầy đủ giấy

Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác
văn thư, nhà trường đã tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
và đưa ra những biện pháp tích cực nhất để đem lại hiệu quả cao và từ đó đưa công
tác quản lý của nhà trường tốt hơn. Sau đây là các biện pháp trường THPT Xuân
Lộc đã và đang tổ chức thực hiện.
1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư
“Văn bản hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ.
Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong
hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan)”, [2,5-6]. Chính
vì vậy để hoạt động của cơ quan thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với
quy định của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng
dẫn để giải quyết công việc.
Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công
tác văn thư và thực hiện kế hoạch số 39/KH-UBND huyện Xuân Lộc ngày 14
tháng 3 năm 2014 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám
hiệu đã soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ. Việc xây dựng, ban
hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường nhằm cụ thể hóa các quy định
của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của
trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn. Trong bản quy chế đã
nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện; quy trình soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu….
Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc banh hành
kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc
được thể hiện phụ lục I.
Quy trình thực hiện công tác văn thư tại trường THPT Xuân Lộc như sau:
* Soạn thảo và ban hành văn bản
Hằng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã
ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông

thông báo

35

54

Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân và
văn thư phải xác định các vấn đề sau:
- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn.
+ Cán bộ soạn thảo văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định
ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì.
+ Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho
cấp trên hay cấp dưới.
+ Xác định thời gian ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản. Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,
chính xác với mẫu mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác
nhau như công văn soạn khác với quyết định.
- Thu thập và xử lý thông tin. Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như
các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và
những thông tin từ thực tế.
- Xác định đề cương văn bản và viết văn bản.
- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành
Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư trên luồng
thông qua hệ thống mail nhà trường. Văn thư nhận văn bản thực hiện theo quy
trình sau:
Bộ phận
chuyên
môn, cá
nhân soạn
thảo văn


*Quản lý văn bản đi
Theo lĩnh vực chuyên môn và căn cứ vào thẩm quyền của mình các bộ phận
chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản rồi chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt
nội dung sau đó chuyển mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản đi thì
văn thư trường tiến hành thực hiện theo quy trình sau:
Quy trình quản lý công văn đi
Trách nhiệm
Bộ phận chuyên
môn, cá nhân

Hiệu trưởng, phó
Hiệu trưởng

Văn thư
Văn thư

Mô tả

Soạn thảo văn bản và chuyển
luồng cho văn thư

Tiếp nhận, kiểm
tra

Văn thư

Văn thư

Nội dung

hệ thống mail của trường.
Văn thư khi nhận được văn bản từ các bộ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà
soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo
Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về cách trình bày thể thức văn bản
có đúng size, kiểu chữ và loại chữ có đúng với quy định không. Việc gửi văn bản
qua mail kiểm tra và điều chỉnh rất nhanh và tiết kiệm được giấy in rất nhiều.
9


b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa đúng thể
thức văn bản văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét và ký duyệt.
c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu
Văn bản được lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiến hành cho số văn bản
theo tên loại văn bản và đăng ký thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi
và xem số lượng văn bản cần phát hành được ghi ở phần nơi nhận của văn bản để
tiến hành nhân số lượng văn bản cho đủ.
Đóng dấu vào văn bản: Xác định dấu cần đóng văn bản là dấu của cơ quan,
dấu Đảng, dấu Công đoàn hay dấu Đoàn Thanh niên… Đóng dấu phải thực hiện
theo đúng quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày
01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an
quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước.
Sau khi đóng dấu văn bản ta tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi. Để thuận
tiện cho công tác quản lý và tìm kiếm công văn được nhanh chóng nhà trường đã
tiến hành nhập thông tin và đăng ký văn bản đi trên phần mềm Excel. Cuối năm
nhà trường in và đóng sổ đăng ký công văn đi để lưu.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi :
+ Tờ nội dung: được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

(8)

Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi năm 2015 của trường được thể hiện ở
phụ lục III.
d/ Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát
Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và
trực tiếp. Đa số công văn thường gửi bằng hình thức gửi qua địa chỉ mail công vụ
giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm thuận
tiện cho công tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Chuyển phát theo các hình thức trực
tiếp hoăc bưu điện phải lựa chọn bì thư và gấp văn bản, tài liệu thẳng không để
nhăn và cho vào bì. Khi gấp văn bản thì không để trang nội dung văn bản ra bên
ngoài tránh lộ thông tin của văn bản. Ghi đầy đủ tên và địa chỉ của cơ quan hoặc cá
nhân nhận văn bản. Bảng thống kê công văn đi của trường THPT Xuân Lộc năm
2014 ban hành được chuyển phát như sau:
10


Năm

Số lượng văn bản
chuyển bằng mail công
vụ

Số lượng văn bản
chuyển trực tiếp và bưu
điện

2014

204

Phân loại, đăng ký văn
bản đến

Xem mục b

Trình Hiệu trưởng

Xem mục c

Văn thư

Nhập dữ liệu phân luồng
vào sổ, chuyển giao VB

Xem mục d

Văn thư

Theo dõi đôn đốc việc xử
lý văn; tổng hợp, báo cáo,
lưu hồ sơ

Ban giám hiệu

Xem mục e

11


Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đến của trường


Tác
giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và
trích yếu
nội dung

1

2

3

4

5

6

Đơn vị
hoặc
người
nhận

văn bản đến theo thời hạn đã quy định và có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản
đến, bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã
đến hạn nhưng chưa được giải quyết... để báo cáo cho ban giám hiệu.
Văn thư tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ phần mềm Excel để lập sổ
theo dõi văn bản đến hàng tháng, tổng hợp sổ hàng quý, năm để báo cáo cho
Hiệu trưởng.
* Quản lý hồ sơ giáo viên
- Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự. Trong hồ sơ tập hợp tất cả các
văn bản tài liệu liên quan đến quá trình công tác làm việc của giáo viên. Nhân
viên văn thư luôn cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy định về lập hồ sơ cán bộ
công chức viên chức như Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của
Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Trong văn bản đã hướng dẫn cụ thể việc kê
khai lý lịch và các tài liệu cần có trong hồ sơ cán bộ công chức viên chức.
- Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng trong đó có
các lọai giấy tờ sau luôn được cập nhật bổ sung vào hồ sơ: Sơ yếu lý lịch, các
chứng chỉ bằng cấp, quyết định trúng tuyển bổ nhiệm vào ngạch, các quyết định
nâng lương, phụ cấp thâm niên, phiếu đánh giá xếp loại công chức, viên chức
hàng năm….Trong quá trình lưu giữ tôi đã sắp xếp hồ sơ theo tổ chuyên môn để
cho dễ tìm kiếm và được cất trong tủ khóa cẩn thận. Khi có sự chỉ đạo và đồng ý
của hiệu trưởng mới được đem ra khai thác sử dụng.
*Hồ sơ học sinh:
Trường THPT Xuân Lộc thực hiện nhiệm vụ công tác giảng dạy học sinh
trong quá trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều p hục vụ
cho công tác quản lý quá trình học tập phấn đấu của học sinh như các hồ sơ sau:
sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ rút bằng tốt nghiệp....
- Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thông tin lý lịch học
sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường. Hằng năm thường xuyên cập nhật học
sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ học vào sổ đăng bộ đến cuối năm duyệt với
Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ.

Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính....
Nhà trường ban hành văn bản gửi đến các bộ phận chuyên môn, cá nhân
văn bản hướng dẫn soạn thảo văn bản theo thông tư mới. Văn thư đã lập các
biểu mẫu các loại văn bản như quyết định, thông báo, báo cáo, công văn, tờ
trình, kế hoạch…gửi đến các phòng ban, bộ phận tham khảo và sử dụng khi
soạn thảo văn bản cho nhanh và đúng với thể thức theo quy định.
Nhân viên văn thư đã hướng dẫn quý thầy cô kiêm nhiệm công tác Đoàn
Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học…. cách trình bày thể
thức văn bản và cách lập hồ sơ công việc để lưu hồ sơ.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Công nghệ thông tin là sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để
chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Khái niệm công
nghệ thông tin trong Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ như sau
14


“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và
công cụ kỹ thuật hiện đại. Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ
chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong
phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”, [3].
Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hiện nay cùng với chủ
trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan đặc biệt trong công tác văn thư trở thành một trong những yêu
cầu cần thiết.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động nhà
trường nói chung và công tác văn thư nói riêng đã tạo một môi trường làm việc
khoa học, hợp lý giữa các bộ phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các
công việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi.



- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, công nhân viên: Hồ sơ này là một loại hồ sơ thể
hiện quá trình công tác của một cá nhân được lưu vĩnh viễn. Được sự quan tâm
của cấp trên, Sở Giáo dục đã tổ chức triển khai và tập huấn cho cán bộ, nhân
viên quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức phần mềm Pmis. Phần mềm này
thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân
viên trong trường. Việc tra cứu thông tin nhanh chóng không phải lấy hồ sơ ra
để tìm kiếm, khi Sở yêu cầu báo cáo thông tin cán bộ, giáo viên, công nhân viên
chỉ việc xuất ra in và gửi đi là xong rất nhanh, chính xác hơn.
4. Cần tăng cường trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc
văn thư
- Để đáp ứng những yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời kỳ
công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp trang thiết bị và cơ
sở vật chất là cần thiết nhất. Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà không có các thiết bị
hỗ trợ thì công việc hay bị trì trệ, thực hiện không thông suốt bị ứ đọng. Vì vậy cần
tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn
thư để nâng cao hiệu quả công việc. Cho tới hiện nay nhà trường đã trang bị cho
văn thư 01 máy in; 01 máy photocopy sao chụp hai mặt và có tính năng Scan, in
văn bản; 01 máy photocopy siêu tốc phục vụ cho công tác thi và photo số lượng
nhiều; trang bị thêm tủ và hộp đựng hồ sơ cán bộ công chức viên chức, học bạ, sổ
điểm chính. Vì vậy công việc của văn thư giải quyết được nhanh hơn không còn bị
trì trệ như những năm trước.
IV. HIỆU QUẢ ĐỀ TÀI
Trong thời gian làm việc tại trường tôi nhận thấy khi thực hiện các giải
pháp trên đã mang lại một số hiệu quả công việc được thể hiện như sau:
Công tác soạn thảo ban hành văn bản của các bộ phận chuyên môn, cá nhân
thực hiện có tiến bộ đã đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
Công tác quản lý công văn đi, đến của nhà trường thực hiện theo một quy
trình khoa học, hợp lý và đúng theo quy định giúp cho công tác tra cứu và tìm

2. Đối với các cơ sở đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên văn thư
Các trường Đại học, Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp có kế hoạch xây
dựng chương trình khung đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ. Trong quá trình đào tạo
các trường thường xuyên tổ chức các lớp tham quan, tìm hiểu về công tác văn thư
lưu trữ thực tế ở các cơ quan, doanh nghiệp để cho sinh viên không còn bỡ ngỡ khi
tiếp xúc trực tiếp công việc. Thực hiện phương châm học đi đôi với hành, vừa đào
tạo lý thuyết gắn với thực hành.
3. Đối với trường THPT Xuân Lộc
Tổ chức triển khai hướng dẫn các văn bản về công tác văn thư cho toàn
bộ giáo viên, công nhân viên được biết để thực hiện cho đúng quy định.
Tăng cường trang bị một số trang thiết bị, cơ sở vật chất như các tủ hồ sơ,
kệ trưng bày, hộp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư. Để thực
công tác quản lý, bảo quản hồ sơ khoa học, nhanh chóng….
Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư như
trang bị phần mềm quản lý công văn đi, đến để thực hiện phân luồng, quản lý,
kiểm tra quá trình giải quyết công văn được chính xác hơn và giải quyết công
việc thực hiện đúng tiến độ được giao.

IV.DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vương Đình Quyền (2011). Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 11.

2. Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Hàm (1996). Văn bản và lưu trữ học
đại cương, nhà xuất bản Giáo dục, 5-6.
3. Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về việc phát triển
công nghệ thông tin trong những năm 90.
17


II. PHỤ LỤC


Hồ Thị Hương
18


Phụ lục I:
SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
––––––––––––––––––

Số: 56 /QĐ-THPT.XL

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––––––––––––

Xuân Lộc, ngày 29 tháng 4 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của trường THPT Xuân Lộc
––––––––––––––––––––––––––––
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC

Căn cứ Quyết định số 1768/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của
UBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phổ thông trung học Xuân Lộc II;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa


SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
––––––––––––––––––

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––––––––––––

QUY CHẾ
Về công tác văn thư, lưu trữ
của trường THPT Xuân Lộc
(Ban hành kèm theo Quyết định số 56/QĐ-THPT
ngày 29 tháng 4 năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc.)
–––––––––––––––––––––––
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng
a) Quy chế này áp dụng trong quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ
của trường trường THPT Xuân Lộc. (sau đây gọi là nhà trường).
b) Quy chế này được áp dụng thống nhất tại Tổ Hành chính và các bộ phận
chuyên môn, đoàn thể trong nhà trường (sau đây gọi chung là các bộ phận).
2. Đối tượng điều chỉnh
a) Công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng con dấu trong văn thư.
b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.

d) Phối hợp với các bộ phận, trình dự thảo văn bản đi để Hiệu trưởng hoặc
Phó Hiệu trưởng xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản đi; đóng dấu nhà trường và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
e) Đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi; lưu văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan và các loại con dấu khác;
k) Ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn
thư nhà trường.
2. Nhiệm vụ của lưu trữ nhà trường
a) Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường lập hồ sơ và chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ vào lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử
theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Nhân viên văn thư và lưu trữ
21


Nhân viên văn thư lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và các ngạch
công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Hằng năm, Tổ trưởng Tổ Hành chính tham mưu Hiệu trưởng trong việc lập
dự trù kinh phí và tổ chức thực hiện trang bị các thiết bị chuyên dùng, tổ chức các

Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường của nhà trường được quy
định như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao
Trưởng bộ phận hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên trực tiếp chủ trì hoặc phối hợp
22


soạn thảo. Các văn bản chỉ đạo của các cơ quan cấp trên, cần phải được triển khai
bằng văn bản đi của nhà trường. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng , Trưởng
bộ phận có thể chuyển giao cho giáo viên, nhân viên trong bộ phận mình trực tiếp
soạn thảo văn bản, đồng thời Trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm về nội dung,
hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản do giáo viên, nhân viên thực hiện.
2. Khi được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân
viên có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản có kèm theo tài liệu liên quan.
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các
bộ phẫn khác và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
3. Khi được giao phối hợp soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên
có trách nhiệm cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến trong lĩnh vực được giao phụ
trách để người được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có thể hoàn thành
nhiệm vụ kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Công việc duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt có thể được
thực hiện qua văn bản giấy hoặc trao đổi qua hộp thư điện tử của các cá nhân do
nhà trường đã cấp.
1. Trưởng bộ phận được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có trách
nhiệm duyệt bản thảo (sửa chữa, bổ sung) và ký tắt xác nhận đã duyệt vào cuối
dòng của phần nội dung văn bản (đã hoàn chỉnh sau khi duyệt) do giáo viên, nhân

tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực
hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan tới nội dung văn bản và cơ
quan cấp trên gửi văn bản chỉ đạo; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho
một đối tượng, không gửi đến các đối tượng không thuộc phạm vi điều chỉnh và
không có liên quan đến nội dung văn bản.
c) Các đối tượng được quy định chỉ gửi bằng văn bản điện tử (theo quy định
tại Quyết định số 239/QĐ-SGDĐT ngày 15/3/2010 của Sở GD&ĐT ban hành Quy
định tạm thời về sử dụng văn bản điện tử để giao dịch văn bản hành chính của Sở
GD&ĐT tỉnh Đồng Nai) thì văn bản đi không cần phải nhân bản ra giấy để gửi; chỉ
cần nhân bản đủ số lượng để lưu.
3. Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do Hiệu trưởng nhà trường quyết định và
được thực hiện theo các quy định về bảo mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
1. Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, các Trưởng bộ phận và cán bộ, giáo viên,
nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật
và trước Hiệu trưởng về độ chính xác của nội dung văn bản khi soạn thảo, duyệt
bản thảo, ký ban hành theo nhiệm vụ được giao. Cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ
trì soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình
người ký văn bản quyết định; xác định văn bản gửi đi bằng hình thức văn bản điện
tử hay văn bản giấy.
2. Nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính kiểm tra và chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước
Hiệu trưởng và trước pháp luật. Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy
định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ký ban hành, nhân
viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính được quyền yêu cầu bộ phận hoặc cá
nhân chủ trì soạn thảo văn bản điều chỉnh, bổ sung cho đúng quy định.
Điều 13. Ký văn bản

chính để gửi đi.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Việc quản lý văn bản đến và văn bản đi được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Các loại biểu
mẫu, hồ sơ, sổ sách trong quản lý văn bản được áp dụng theo quy định tại Thông
tư số 07/2012/TT-BNV.
Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến nhà trường qua đường bưu
điện, gửi trực tiếp, gửi bằng fax và gửi qua hộp thư điện tử (sau đây gọi chung là
25