PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CẨM MỸ
Đơn vị: Trường mầm non Xuân Đường
Mã số:
Đề Tài:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ
Ở TRƯỜNG MẦM NON
Người thực hiện: Trần Thị Ninh Kiều
Năm học: 2012 - 2013
2
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CẨM MỸ
Đơn vị Trường Mầm non Xuân Đường
Mã số:
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Ở TRƯỜNG MẦM NON
Người thực hiện: TRẦN THỊ NINH KIỀU
Lĩnh vực nghiên cứu:
Quản lý giáo dục 
Phương pháp dạy học bộ môn: 
Phương pháp giáo dục 
Lĩnh vực khác: Văn thư lưu trữ 
Có đính kèm:
 Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác
Năm học: 2012 - 2013
BM 01-Bia SKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiện
một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Được sự điều động công tác của Phòng giáo dục và đào tạo huyện Cẩm Mỹ,
tôi về nhận nhiệm vụ công tác văn thư tại trường mầm non Xuân Đường từ ngày
01/03/2010. Do trước đó nhân viên văn thư cũ của trường đã chuyển công tác từ
tháng 02/2010; việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ không có người phụ
trách nên đã thất thoát một số văn bản và việc lưu trữ văn bản, hồ sơ không ngăn
nắp, không khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi có việc cần. Cách soạn
thảo và thể thức trình bày văn bản chưa nắm bắt kịp thời theo quy định.
Qua ba năm làm công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy:
việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc làm không thể thiếu trong các
trường học nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Các hồ sơ, tài
liệu, văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp
lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của nhà
trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do việc tiếp nhận
và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩn thận, ngăn
nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu,
văn bản sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện
tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu,
văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học
nói chung và các trường mầm non nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý
tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính
xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác văn thư
lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng.
4
BM03-TMSKKNBM03-TMSKKN
Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo
nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm,
đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo

luôn cập nhật đầy đủ các văn bản mang tính pháp lý của các ban ngành đoàn thể
trong và ngoài huyện.
Đảng ủy – HĐND – UBND – UBMTTQ, các ban ngành đoàn thể và nhân
dân xã Xuân Đường rất quan tâm đến sự nghiệp giáo dục; luôn quan tâm, tạo điều
kiện và giúp đỡ nhà trường trong mọi hoạt động.
Đội ngũ CB-GV-CNV nhà trường năng động, nhiệt tình, có năng lực và
trình độ chuyên môn, có ý thức học tập và vươn lên hoàn thành nhiệm vụ được
giao.
Cơ sở vật chất của nhà trường đáp ứng tương đối đầy đủ cho công tác quản
lý, chăm sóc nuôi dạy các cháu và các hoạt động khác.
5
2. Khó khăn:
Tuy được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và chính quyền địa phương, đặc
biệt là của Phòng Giáo dục - Đào tạo huyện Cẩm Mỹ nhưng cơ sở vật chất, trang
thiết máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của công tác văn
thư lưu trữ.
Trường chỉ có 02 máy vi tính để phục vụ cho tất cả các mặt hoạt động của
nhà trường. Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng còn thiếu, chưa được
trang bị máy photocopy để sao lưu văn bản khi cần.
Tuy có nhiều khó khăn nhưng nhà trường có thể khắc phục và vượt qua để
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đã đi vào nề nếp, đáp ứng
được nhu cầu của công tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy và các hoạt động khác của
nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin và khai thác tốt các thế mạnh
sẵn có của nhà trường.
Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề nan giải cho những người làm công tác văn
thư lưu trữ đó là cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đúng thể thức trình
bày, đầy đủ nội dung và chính xác; cách lưu trữ văn bản khoa học, dễ tìm kiếm khi
có việc cần. Chính những vấn đề nêu trên đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp
để thực hiện một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm

góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảo văn
bản.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài:
a) Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến:
Thực hiện theo điều 13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư: Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính, tài liệu, đơn thư… của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dưới
mọi hình thức (qua dịch vụ bưu điện, qua fax, qua hộp thư điện tử, gửi trực tiếp
trong hội họp…) đều phải qua một đầu mối là cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích
danh nhưng tài liệu trong thư liên quan đến việc công).
Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn,
văn bản chỉ đạo của các cấp và các ngành. Khi văn bản đến, nhân viên văn thư có
trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định và
theo nội dung văn bản yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn
bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực hiện
pho to văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của Hiệu
trưởng, bản gốc văn thư sẽ lưu vào hồ sơ công văn đến, có thể thực hiện theo trình
tự sau:
- Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung của văn bản.
- Ghi số văn bản đến, ngày tháng nhận được văn bản vào góc trái phía trên
của văn bản và vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Trình Hiệu trưởng xem, pho to và chuyển giao văn bản sau khi đã có ý
kiến phê duyệt của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
- Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản theo thời hạn
quy định.
Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thì được pho to và gửi cho tất cả
các bộ phận liên quan, bản gốc lưu tại hồ sơ công văn đến của văn thư.
Sau khi đã chuyển giao văn bản cho bộ phận được phê duyệt thực hiện, văn
thư sẽ lưu văn bản gốc vào hồ sơ công văn đến theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02,
03 bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết thúc vào ngày 31/12/2013. Tương tự như

ú
01/01/
2013
01 Phòng
GD-ĐT
Cẩm
Mỹ
02/KH-
PGDĐ
T
01/01/
2013
Kế hoạch thanh tra
việc thực hiện các
quy định của Pháp
luật về phòng, chống
tham nhũng năm
2013
HT,
TTND,
VT
05/01/
2013
02 Phòng
GD-ĐT
Cẩm
Mỹ
06/PG
DĐT.G
DMN

Người làm công tác văn thư phải nắm vững thể thức trình bày, quy trình, bố
cục và nội dung của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
Thể thức trình bày văn bản trên trang giấy A4 được quy định như sau:
- Lề trên: 2 - 2,5 cm
- Lề dưới: 2 - 2,5 cm
- Lề trái: 3 - 3,5 cm
- Lề phái: 1,5 - 2 cm
Cách thức soạn thảo một số văn bản thường dùng:
* Báo cáo: là một loại văn bản phản ánh toàn bộ tình hình thực hiện, kết quả
đạt được và những đề xuất, kiến nghị của nhà trường hoặc xin ý kiến chỉ đạo của
cấp trên.
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà
trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc.
Phần nội dung:
+ Nêu những việc đã làm được và những việc chưa làm được.
+ Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện
công việc.
+ Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm.
Phần kết:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các biện pháp khắc phục.
+ Những đề xuất, kiến nghị với cấp trên.
Mẫu Báo cáo:
9
* Tờ trình: là một loại văn bản dùng để đề xuất, kiến nghị một vấn đề cần
thiết của nhà trường với cấp trên.
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.

Trên đây là báo báo của trường Mầm non Xuân Đường./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- ;
- Lưu: VT.
Họ và tên
10
Mẫu Tờ trình:
Khi soạn thảo văn bản gửi đi, nhất thiết phải in ra 02 bản (hoặc 03, 04 bản
tùy theo công việc thực hiện và bộ phận liên quan), 01 bản gửi đi đến nơi cần gửi,
01 bản văn thư lưu vào hồ sơ công văn đi (nếu có liên quan đến bộ phận nào trong
nhà trường thì bộ phận đó sẽ lưu thêm 01 bản)
Văn bản gửi đi phải đảm bảo đầy đủ những thông tin như: số văn bản đi, ký
hiệu riêng của nhà trường, ngày tháng năm phát hành văn bản, người ký văn bản
và nơi nhận văn bản.
Công văn đi bao gồm nhiều loại khác nhau như: Báo cáo, tờ trình, kế hoạch,
quyết định, biên bản, danh sách, giấy giới thiệu Khi lưu trữ công văn đi, cần lưu
trữ theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02, 03 bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết
thúc vào ngày 31/12/2013. Tương tự như vậy ta thực hiện cho những năm kế tiếp.
Mẫu sổ lưu công văn đi:
Số,
ký
Ngày
tháng
Tên loại & trích yếu nội
dung
Người
ký
Nơi nhận

- Lưu: VT.
Họ và tên
hiệu
văn
bản
văn bản
người
nhận
bản
lưu
ng
bản
01 01/01/
2013
Báo cáo sơ kết HKI và
phương hướng HKII năm
học 2012-2103
Hiệu
trưởng
Phòng
GD-ĐT
Cẩm Mỹ
HT 01
02 06/01/
2013
Báo cáo kết quả cân đo trẻ
mầm non HKI năm học
2012-2103
Hiệu
phó

thành của phần mềm này là 900.000đ, chỉ cần liên hệ với công ty Vạn Luật sẽ được
giao phần mềm qua đường bưu điện.
Giao diện chính của phần mềm:
Tại trường mầm non Xuân Đường, tôi sử dụng phần mềm như sau:
Vào mục “Nghiệp vụ” sẽ xuất hiện các chức năng như: quản lý sổ văn bản,
Nhập công văn đến, nhập công văn đi, nhập công văn nội bộ, tìm kiếm văn
bản Khi cần sử dụng chức năng nào, ta chỉ cần bấm vào chức năng cần sử dụng
sau đó nhập nội dung.
Ví dụ: Nhập công văn đến
- Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Nhập công văn đến”. Hiển thị giao diện
như hình sau:
13
- Nhập thông tin cần thiết.
- Nếu muốn đính kèm file văn bản, bấm vào nút “ ” ở khung “Đường dẫn
chứa file văn bản”. Sau đó bấm nút “Đính kèm vào văn bản”. Như vậy, văn bản đã
được đính kèm cùng với nội dung thông tin của công văn đến.
- Cuối cùng ta bấm vào nút “ Lưu thông tin”.
- Hiển thị giao diện “ Lưu thông tin thành công”, bầm “Ok”.
Như vậy nội dung công văn đến vùa nhập đã được lưu trữ thành công.
Đối với cách nhập công văn đi ta cũng làm tương tự như cách nhập công văn
đến.
Nếu muốn tìm kiếm văn bản ( bao gồm công văn đi, công văn đến ) ta thực
hiện như sau:
- Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Tìm kiếm văn bản”. Hiển thị giao diện
như hình sau:
14
- Nhập nội dung cần tìm kiếm.
- Bấm nút “Tìm kiếm” để phần mềm lọc dữ liệu.
- Nếu muốn xuất danh sách ra file Excel ta bấm nút “Xuất Excel”.
- Bấm “Xem/Chỉnh sửa văn bản” nếu muốn xem và điều chỉnh nội dung văn

nhân viên văn thư nói riêng đã góp một phần không nhỏ vào thành tích chung của
nhà trường đạt được trong những năm qua: Tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, Tập
thể lao động tiên tiến, Bằng khen của Sở giáo dục và đào tạo
V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
Để công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu quả đòi hỏi mỗi cá nhân cán bộ văn thư
phải vận dụng linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi mình công tác. Cần tạo
môi trường làm việc thoải mái, tránh tạo áp lực cho bản thân, biến cái khó thành
cái dễ để công việc được thực hiện trôi chảy, đúng thời gian. Phối hợp tốt với các
đoàn thể trong nhà trường để giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư lưu trữ là rất lớn, nó
đòi hỏi người làm công tác này phải thật bình tĩnh trước mọi việc để đưa ra những
giải pháp tháo gỡ khó khăn; có phương pháp làm việc khoa học, cẩn thận, thao tác
nhanh chóng và chính xác.
Cần giao lưu, học tập, trao đổi kinh nghiệm với các đồng nghiệp ở trường
bạn. Nâng cao trình độ tin học để ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong công tác
văn thư lưu trữ.
Cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, chấn
chỉnh, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của Ban lãnh đạo trong tác văn thư lưu
trữ.
Mạnh dạn đề xuất, kiến nghị, đóng góp ý kiến để công tác văn thư lưu trữ
của nhà trường đạt hiệu quả cao.
Đề tài đã được tổ chức thực hiện tại trường mầm non Xuân Đường và kết
quả của sáng kiến kinh nghiệm được tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong
nhà trường công nhận, đề nghị tiếp tục thực hiện trong thời gian tới là minh chứng
cho khả năng vận dụng vào thực tiễn của đề tài.
VI. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG:
Công tác văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các trường học nói riêng. Nội
dung của công tác văn thư lưu trữ gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều
người, nhiều bộ phận; là một công việc thường xuyên và liên tục đòi hỏi người làm

Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
4. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
Trần Thị Ninh Kiều
17
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Đơn vị Trường MN Xuân Đường

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Xuân Đường., ngày tháng năm 2013
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON
Họ và tên tác giả: Trần Thị Ninh Kiều Chức vụ: Văn thư
Đơn vị: Trường Mầm non Xuân Đường
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn: 
- Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: 
Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành 
1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)
- Có giải pháp hoàn toàn mới 
- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 
2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng