Lời nói đầu
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông
tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phơng tiện này
trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác Văn th - Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý
mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan
đơn vị. Làm tốt công tác Văn th - Lu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, Ban lãnh đạo sẽ dùng
làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý,
kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và
điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Từ những lập luận trên
cho thấy công tác Văn th - Lu trữ là không thể thiếu đợc trong tổ chức và hoạt
động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc,
trong quá trình hoạt động hàng năm Công ty đã ban hành một khối lợng văn
bản tơng đối lớn để quản lý, điều hành một hoạt động trong đơn vị, đồng thời
cũng tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà
nớc và các đơn vị liên quan gửi tới. Đây là khối lợng tài liệu rất quan trọng
cần đợc tổ chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho
công tác khai thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn th - Lu trữ của văn phòng Công ty Cơ điện và Phát triển
nông thôn trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt
động của công tác văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số
điểm bất cập, đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lần điều
kiện khách quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn
quản lý, những lạc hậuvề cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng coa
hiệu quả công tác Văn th - Lu trữ trong hoạt động văn phòng Công ty là công
việc cần thiết.
Là sinh viên ngành Hành chính doanh nghiệp, sau thời gian thực tập

quan Nhà nớc.
Hiện nay, có một số quan điểm khác nhau về công tác văn th. Có 2
khuynh hớng đáng chú ý là:
- Công tác văn th là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy
tờ trong các cơ quan. Theo khuynh hớng này thì công tác văn th bao gồm 2 nội
dung chủ yếu: tổ chức giải quyết công văn giấy tờ trong cơ quan và quản lý quy
trình chu chuyển.
- Công tác văn th là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản
trong các cơ quan, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan đó.
Theo khuynh hớng này thì công tác văn th đợc quan niệm rộng hơn, chính xác
hơn.
b- Công tác lu trữ
Công tác lu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nớc bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lu trữ phục vụ công tác
quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân..
Tài liệu lu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị đợc lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đợc bảo quản trong các kho lu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử của toàn xã hội.
II - Nội dung công tác văn th-lu trữ
a- Nội dung công tác văn th
Công tác văn th bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu:
- Thứ nhất, xây dựng văn bản. Nhóm công việc này bao gồm:
+ Soạn văn bản.
+ Duyệt văn bản.
+ Nhân văn bản.
+ Trình ký, ban hành văn bản.
- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung công việc này
bao gồm:

+ Chuyển công văn đi.
+ Sắp xếp bản lu công văn.
3- Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan
Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của Đảng,
Nhà nớc. Mức độ mật đợc quy định 3 cấp "mật", "tối mật", "tuyệt mật"
Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải đợc quản lý chặt chẽ. Bộ phận văn
th hành chính phải lập sổ theo dõi công văn hồ sơ tài liệu mật đi, đến và theo
dõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên ) có liên quan. Định kỳ 3
tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có
báo cáo kết quả cho ngời quản lý doanh nghiệp biết, néu phát hiện có mất mát
thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định
của ban giám đốc
4- Tổ chức bảo quản và s dụng con dấu (NĐ số 62CP ngày 22/9/1963)
Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định việc quản lý
và sử dụng con dấu nh sau:
"Con dấu đợc sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức
xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức)
khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ
giao dịch giứa các cơ quan tổ chức và các công dân phải đợc quản lý thống nhất
theo quy định của Nghị định này của Chính phủ" đồng thời chính phủ cũng quy
định"Ngời đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con
dấu. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ đợc sử dụng một con dấu cùng loại giồng nhau,
con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ, không đợc tuỳ tiện mang
con dấu theo ngời, con dấu của cơ quan tổ chức phải giao lại cho ngời có trách
nhiệm có trình độ chuyên môn về văn th giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm
trớc pháp luật về việc giữ và đóng dấu."
5- Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ
Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhau nhằm
phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có cùng một đặc

quan.
Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản
lý nói chung không có giá trị đồng nhất. Sau khi đã sử dụng trong hoạt động
của các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợi
ích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm... nhng cũng có
nhứng hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài. Việc quản lý những hồ sơ hết giá
trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìm kiếm
những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt động của cơ
quan. Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu khách quan.
Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trị của
văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đã đợc sử
dụng.
IV- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lu trữ
1- Phân loại tài liệu lu trữ
Là căn cứ vào những dặc trng phổ biến của việc hình thành tài liệu để
phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục
đích quản lý và sử dụng có hiệu qủa những tài liệu đó. Việc phân loại đòi hỏi
phải có phơng pháp sắp xếp thích hợp , phù hợp với yếu cầu sử dụng của từng
cơ quan. Có nhiều phơng pháp phân loại hồ sơ nh; phân loại theo cơ cấu tổ
chức, theo thời gian, theo ngành hoạt động, theo địa d dặc trng vấn đề. Mọi
nghiệp vụ sáp xếp hồ sơ đều phải tính tới yêu cầu tra cứu sao cho nhanh không
lầm lẫn. Đồng thời phải có nhgiệp vụ cho mợn hồ sơ và trả lại hồ sơ thật chặt
chẽ
2- Xác định giá trị tài liệu
Là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phơng pháp của lu trữ học để
quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế,
văn hoá khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập bổ xung những
tài liệu có giá trị cho phông lu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị.
Thông thơng tài liệu của cơ quan đợc chia làm 3 nhóm:

+ áp dụng các biện pháp KHKT cùng các kinh nghiệm cổ truyền để hạn
chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ
của chúng.
Chơng II
Thực trạng công tác văn th lu trữ ở công ty
cơ đIện và phát triển nông thôn
I - Sơ lợc về quá trình ra đời , đặc điểm hoạt động
sản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của công ty
cơ điện và phát triển nông thôn
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc
hạch toán độc lập dới sự chỉ đạo của công ty cơ khí trực thuộc Bộ nông
nghiệp và phát triển nông thôn.
Công ty cơ điện và phát triển nông thôn đợc thành năm 1956 theo quyết
định số 07/QĐ ngày 8 tháng 3 năm 1956 của Bộ Nông nghiệp, ban đầu là x-
ởng 250A, nhiệm vụ chủ yếu là phục hồi máy nông nghiệp.
Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộ nông
nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tên xởng
thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô,
máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn đợc bổ xung thêm nhiệm vụ
phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại
máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật
cho ngành cơ khí nông nghiệp. Sau khi đất nớc thống nhất để phục vụ nhu cầu
mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nớc, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số
102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo
Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo
các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy nông nghiệp các loại. Năm
1993, theo chủ trơng thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nớc, Bộ Nông
Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐ ngày 24 tháng 03 năm 1993
thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nội thành Công ty cơ điện và phát

Nhà nớc và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng
công ty.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổ chức
quản lý theo mô hình sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
GĐ công ty
PGĐ tổ chức
nhân sự
PGĐ
Kỹ thuật
PGĐ
Kinh doanh
Phòng
KDTM
X. Cơ khí
chế tạo
X. Cơ khí
sửa chữa
X. Máy
nông nghiệp
X. Nhựa
bơm trừ sâu
Phòng
KHKT
Phòng
kinh tế
Văn Phòng
4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
-Giám đốc là ngời có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý