BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

I.
1.

Họ và tên: Hoàng Thị Nhi

2.

Ngày tháng năm sinh: 10/10/1987

3.

Nam, nữ: Nữ

4.

Địa chỉ: Ấp Nông Doanh, Xuân Định, Xuân Lộc, Đồng Nai

5.

Điện thoại: 0613.721899; ĐTDĐ: 01689111964

6.

Fax:


III.
-

Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư
Số năm có kinh nghiệm: 04 năm

-

Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: không

1


MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG PTDTNT ĐIỂU XIỂNG
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Giáo sư Sue McKemmish – Lưu trữ Quốc gia Úc đã từng nói: “ Lập Hồ sơ tốt
ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như
mục đích trong tương lai”. Có thể nói, câu nói đó đã nói lên tất cả tầm quan trọng
của Công tác văn thư lưu trữ trong một đơn vị. Công tác văn thư lưu trữ là một
trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà
nước, đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng
và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ. Nó đóng vai
trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ
quan. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm phổ biến,
hướng dẫn, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp với cơ
quan hữu quan, ghi lại những sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động
của cơ quan. Vì vậy trong bất kỳ một cơ quan nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ
là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của một cơ

bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
+Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công
việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta
hiện nay.
+Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
+Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức
và các bí mật quốc gia.
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải
cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều
năm trước đây chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự
vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công
3


tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn
phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu
trữ.
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi trường PTDTNT Điểu Xiểng, thông qua
đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong các
trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công
tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các

Kiều và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến
giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo
năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn
thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy
học và các hoạt động khác.
*Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải
tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và
trong xử lý vấn đề.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề khó khăn cho người làm công tác văn thư
lưu trữ là trường PTDTNT Điểu Xiểng là trường mới thành lập chưa có một
khuôn mẫu để theo làm và trường tuy cấp trung học cơ sở nhưng lại trực thuộc
Sở GD & Đ T Đồng Nai quản lý, do đó văn bản chỉ đạo soạn thảo một văn bản
đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất
nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không
dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện
một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
1) Biện pháp 1: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Quản lý văn
bản
5


Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và Internet,
việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động


6


công cụ hiện đại phục vụ khai thác và cập nhật thông tin, nâng cao năng lực quản
lý.
Hệ thống đóng vai trò là một công cụ hỗ trợ nhân viên Văn thư trong quá
trình thụ lý hồ sơ nhằm nâng cao năng suất, giảm khối lượng công việc thủ công,
cung cấp thông tin chính xác kịp thời, bất cứ lúc nào. Ngoài ra, hệ thống giúp tạo
điều kiện cho lãnh đạo quản lý và giám sát tình hình xử lý hồ sơ của đơn vị, của
từng tổ chuyên môn và của từng cán bộ nhân viên thuộc đơn vị. Qua đó có thể
đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc
trường PTDTNT Điểu Xiểng. Hệ thống một cửa điện tử cũng được xây dựng
hoàn toàn trên nền tảng công nghệ mã nguồn mở, đảm bảo được tính ổn định và
bảo mật cao.
Với giải pháp kể trên, trường PTDTNT Điểu Xiểng mong muốn góp sức vào
mục tiêu chung theo hướng quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành và đảm bảo tính
công khai, minh bạch nhằm quản lý tốt hơn.
2) Biện pháp 2: Quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ học sinh trên phần mềm
- Quản lý hồ sơ học sinh:
Bất cứ một trường học nào cũng có một số lượng học sinh rất lớn, đòi hỏi
phải có một hệ thống quản lý, giám sát về tình hình học tập, hạnh kiểm, điểm,
khối, lớp..... Nếu quản lý một cách thủ công đòi hỏi phải có 1 bộ phận quản lý rất
cồng kềnh, không những vậy việc quản lý trên giấy tờ gây ra nhiều bất lợi về
việc chỉnh sửa khi sai sót. Nhưng bây giờ chúng ta đang trong thời đại mà công
nghệ số đang chứng tỏ sự tiện lợi và chiếm vai trò không thể thiếu. Do đó, nhà
trường đã quản lý học sinh trên phần mềm trường học.edu nhằm mục đích giúp
công việc văn thư nói riêng và công việc quản lý nói chung bớt vất vả, tiết kiệm
nguồn kinh phí mà hiệu quả lại cao. Sau đây là một số hình ảnh về phần mềm:
+ Giao diện phần mềm Quản lý học sinh vnedu.vn:

bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học
đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất.
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ theo một nguyên
tắc bất di, bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy
đủ” Để đảm bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải biết được
những loại tài liệu nào cần có trong một hồ sơ cán bộ:
+ Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm theo
Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự khai
quyển lý lịch
+ Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai
10


đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì
thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm
là việc làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý
cán bộ mới thật sự có hiệu quả.
+ Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên chuyển, điều
động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v.
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm theo nó là
bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm quyền.
+ Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn bằng,
chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị,
nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ.
+ Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có)
Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải
làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và hướng dẫn
thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục dần những
khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ ).
Việc quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ có điểm dừng ở hồ sơ lý lịch trên hồ sơ

3) Biện pháp 3: Sắp xếp hồ sơ khoa học
Được sự quan tâm của Lãnh đạo trường, công việc văn thư dần được cải
thiện và đạt hiệu quả cao nhờ ứng dụng Công nghệ thông tin. Tuy nhiên, có
13


những hồ sơ, sổ sách phải lưu phằng phương pháp truyền thống nhằm đảm bảo
tính pháp lý. Do đó, việc sắp xếp hồ sơ khoa học cũng là một vấn đề cần quan
tâm để công việc văn thư đạt hiệu quả cao hơn. Sau đây có những giải pháp cơ
bản về lập Hồ sơ:
- Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng:
+ Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích
thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài
phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ,
chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không
gian, giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn
cần lưu trữ mà không gian quá hẹp.
+Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép
thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích
thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những
ghi chú khác nhau.
- Phân loại hồ sơ:
Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại
thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải. Chúng
ta cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:
+ Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia
theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế
hoạch…
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng
chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như
vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức
năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có
được một ổ CD-Read and Write thì tốt.
IV. HIỆU QUẢ ĐỀ TÀI
Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên của đề tài
đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng
cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả
15


các thành viên của tổ văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể,
trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn
nghiệp vụ.
Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến rất
nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ đó tôi đã tìm ra cách
lưu trữ như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm kiếm
như đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các
chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý,
điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân
hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực
hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Việc đem kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trao đổi với các
CBQL trường học đã được sự đồng tình, nhất trí cao. Thành công trong việc
quản lý hồ sơ được thể hiện cụ thể và khá rõ nét nhất.
Vấn đề này không những thành công ở những trường Phổ thông dân tộc nội trú

3.

Chính phủ về công tác văn thư.
Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ
V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
NGƯỜI THỰC HIỆN

17