TIỂU LUẬN:
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả
công tác Văn thư-Lưu trữ trong
văn phông Công ty Cơ điện và phát
triển nông thôn Lời mở đầu.

ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình
thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu
hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt
động quản lý và điều hành cuả đơn vị mình.
Công tác Văn thư-Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn
liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan đơn vị. Làm

nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến,
hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong hoạt động văn
phông Công ty. Chương I:
Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của công ty Cơ điện và phát triển nông
thôn.

I-Sự hình thành và phát triển của công ty Cơ điện và phát triển nômg
thôn
1- Sự hình thành, phát triển và nhiệm vụ của công ty Cơ điện và phát
triển nông thôn.
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn được thành lập năm 1956 theo
quyết định số 07/QĐ ngày 8/3/1956 của Bộ Nông nghiệp. Xưởng có năng lực sửa

móc thiết bị và số lương cán bộ công nhân viên. Các xưởng tự chủ động tìm việc
làm, lập phương án biên pháp sản xuất kinh doanh (thông qua hợp đồng kinh tế), tự
tổ chức tiêu thụ sản phẩm, thu tiền nộp về công ty
Công ty.quản lý vốn, cấp vốn, giúp vay vốn thông qua quản lý hợp đồng
kinh tế. Các xưởng được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị nhỏ hơn 10
triệu đồng. Các hợp đồng có giá trị lớn hơn 10 triệu đồng phải trình giám đốc ký.
Giám đốc công ty là chủ tài khoản duy nhất trong công ty. Các xưởng trưởng không
được quyền sử dụng tài khoản.
b – Cơ cấu lao động : Công ty hoạt động và sử dụng người lao động dựa trên
cơ sở luật lao động áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nước. Cơ cấu lao động trong
công ty bao gồm:
Ban lãnh đạo: Giám đốc, Các phó giám đốc, kế toán trưởng là công chức
nhà nước, không phải ký hợp đồng lao động.
- Tất cả cán bộ – công nhân viên còn lại đều phải ký hợp đồng lao
động, do giám đốc trực tiếp ký với từng cá nhân.
Hiện nay , tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 200 người. Trong
đó :
- Công chức : 5 người.
- Hợp đồng ký xác định thời hạn : 38 người .
- Hợp đồng không xác định thời hạn : 135 người .
- Hợp đồng vụ việc : 22 người.
3 - Mô hình bộ máy tổ chức của công ty :
Phó GĐ kinh
doanh thương
Văn phòng
Công ty
Phòng kế
hoạch kỹ

Phòng kinh
t
ế

Phòng
thương m
ại
Xưởng cơ
khí chế
t
ạo

Xưởng cơ
khí sửa
ch
ữa

Xưởng máy
nông
nghi
ệp

Xư

+ Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế phục vụ sản xuất kinh doanh
trong công ty .
- Văn phòng :
+ Nhiệm vụ về tổ chức gồm :
* Thực hiện các chính sách lao động, bảo hiểm xã hội đối với người lao
động .
* Giải quyết hưu trí, nghỉ chế độ cho người lao động .
* Quản lý hồ sơ lý lịch, cấp xác nhận chứng nhận các loại .
* Khen thưởng , kỷ luật .
* Quản lý công tác bảo hiểm lao động .
* Nâng lương, nâng bậc hàng năm .
+ Nhiệm vụ về hành chính gồm :
* Phục vụ hành chính tại chỗ : văn thư, lưu trữ, kiểm tra đóng dấu các loại
văn bản, hợp đồng kinh tế, hồ sơ khác.
* Thực hiện các công tác xã hội theo yêu cầu của chính quyền địa phương .
* Thực hiện công tác giao dịch đối ngoại theo yêu cầu của ban giám đốc .
* Quản lý nhà xưởng, đường giao thông nội bộ, nhà tập thể, các đơn vị thuê
nhà xưởng
* Khám chữa bệnh ban đầu, cấp cứu ốm đau, tai nạn đột xuất .
* Tuần tra canh gác bảo vệ địa bàn côngty .
* Phụ trách đội xe .
- Các đơn vị thành viên :
Hiện tại, công ty có 4 xưởng sản xuất : xưởng cơ khí chế tạo, xưởng cơ khí
sửa chữa, xưởng máy nông nghiệp, xưởng nhựa nbản trừ sâu. Mỗi xưởng đều hoạt
động sản xuất độc lập và có các bộ phận quản lý riêng, chịu sự điều hành trực tiếp
từ giám đốc xuống các xưởng căn cứ trên hợp đồng kinh tế đã được ký kết, các
phông ban chỉ quản lý theo chức năng .

- Xử lí, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đén:
Sau khi làm thủ tụctiếp nhận nhân viên văn thư có trach nhiệmphân
loạicông văn đến.
Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thứcvăn bản hành
chính:không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tênloại văn bản và văn bản khong
thuộc thẩm quyền xử lí của cơ quan thì nhân viên văn thưphải gửi trả lại công văn
đó cho nơi gửi theo đúng quy định.
Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do những yêu cầu của
nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn
thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi lai phiếu đó cho cơ quan ban
hành văn bản.
Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng
thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan.
Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản,
trình lên giám đốc xem xét phê duyệt cho ý kiến về việc phân phối giải quyế văn
bản đến của cơ quan.Giám đốc có thể ủy nhiệm cho cấp dưới của mình (Phó giám
đốc) ký phê duyệt những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác, những văn bản
có nội dung thông thường như: cấp cho cán bộ các bản sao văn bản, công văn hành
chính dùng để giao dịch.
Giám đốc phê duyệt xong, văn thư có nhiệm vụ chuyển công văn đã duyệt
đến các phòng ban trong công ty. Trước khi các phòng ban nhận công văn thì người
nhận phải ký nhận những văn bản nhận vào sổ “Ký nhận” ở bộ phận văn thư.
2-Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi.
Các đơn vị, phòng ban theo chức năng nhiệm vụ được quy định có trách
nhiệm soạn thảo văn bản trình giám đốc phê duyệt. Văn bản soạn thảo phải đầy đủ
các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.Sau
khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên giám đốc ký duyệt.

II- Công tác lưu trữ:
Hai công tác văn thư-lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại công ty
Cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn thư vừa làm làm công tác văn thư
vừa kiêm luôn công tác lưu trữ. Hàng năm, số công văn đưa vào lưu trữ chiếm
khoảng 50% số công văn công ty tiếp nhận và ban hành.
1- Phân loại tài liệu lưu trữ: phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được đưa vào lưu trữ, công ty
phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan.
-Báo cáo tổng hợp
- Các mặt hoạt động chuyên môn.
-Tổ chức tài chính
-Nhân sự
-Trang bị cơ sở vật chất
- Xây dựng cơ bản
- Các hoạt động nội bộ khác.
2 - Bảo quản hồ sơ: Tài liệu lưu trữ được để ở nơi thông thoáng không ẩm
mốc, không để ở nơi dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Tài liệu
sau khi chuyển đến lưu trữ được sắp xếp theo danh mục , ghi trên các phiếu mục lục
tài liệu để dễ thông kê và tra tìm.

III - Nhận xét chung về công tác văn thư lưu trữ ở Công ty cơ điện và
phát triển nông thôn:
1.Công tác văn thư:
*Qua vài năm hoạt động công tác văn thư đã đạt được những thành quả:
- Các cán bộ công nhân viên đã nắm vững được yêu cầu cụ thể về thể thức
của từng loại văn bantrong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn
của mình.

- Lãnh đạo chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ
cho toàn Tổng công ty, số tài liệu đưa vào lưu trữ còn hạn chế.
- Hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa được tỉ mỉ, khoa học do vậy dẫn đếnviệc tìm
nhầm hồ sơ vẫn xảy ra.
- Có nhiều tài liệu được lưu nhưng chưa được sử dụng đến.
- Điều kiện bảo đảm an toànvà sử dụng tài liệu lưu trữvẫn còn hạn chế,
phòng lưu trữ chưa có những quy định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lưu trữ.
3 - Một số biện pháp hoàn thiện cụ thể ở công ty:
- Nâng cao trình độ cán bộ trong công tác văn thư-lưu trữ.
- Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ.
- ứng dụng công nghệ thông tin voà công tác săn thư lưu trữ.
- Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ trong toàn
công ty.
- Cần có những quy định cụ thể về việc quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ đảm
bảo cho việc quản lý và luưu trữ được thống nhất.
- Đánh giá đúng mức hiệu quả của việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Xác định khả
năng tái sử dụng tài liệu lưu trữ.