TIỂU LUẬN:
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả
công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn
phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh C ông nghiệp
Lời mở đầu
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông
tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này
trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý
mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan,
đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm
căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp
thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều
- Sử dụng một số tư liệu đã nghiên cứu để tiếp cận vấn đề.
Kết cấu chuyên đề gồm có:
Lời mở đầu.
Chương I: Khái quát chung về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng
công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
Chương II: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công
ty.
Chương III: Thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ tại văn phòng Tổng
công ty và một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ
trong hoạt động văn phòng.
Kết luận. chương i: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty sành
sứ - thuỷ tinh công nghiệp.
I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty:
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được thành lập theo Quyết
định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Công
nghiệp.
Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp.
thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này, với tư cách là
cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với Doanh nghiệp nhà nước theo qui
định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và các qui định khác của Pháp luật.
Các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty gồm có:
1. Công ty Bóng đèn - Phích nước Rạng Đông.
2. Công ty Sứ Hải Dương.
3. Công ty Thuỷ tinh Phả Lại.
4. Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh.
5. Viện nghiên cứu Sành sứ và Thuỷ tinh Công nghiệp.
6. Công ty Xuất Nhập Khẩu Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
7. Công ty Bóng đèn Điện Quang.
8. Nhà máy Thuỷ tinh Hưng Phú.
II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Chức năng của tổng công ty:
1. Tổng công ty thực hiện chức năng cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông
tin, nghiên cứu, đào tạo, tiếp thị, hoạt động trong ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu
sáng, bao bì y tế.
2. Tăng cường tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện
nhiệm vụ Nhà nước giao.
3. Nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và
của toàn Tổng công ty.
2.Nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Tổng công ty thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng
sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, bao bì y tế theo quy hoạch và kế hoạch
phát triển của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển,
chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư,
thiết bị, xuất nhập khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷ
Công
ty
Bóng
đèn
Phích
nước
R
ạng
Nhà
máy
Thuỷ
tinh
Hưng
Phú
H
ội
đ
ồng quản trị
i
Công
ty Sứ
Hải
Dương
Xí
nghiệp
Khai
thác và
Chế biến
Cao Lanh
Vi
ện
nghiên
cứu
Thuỷ
tinh
Công
Công
ty
XNK
Sành sứ
Thuỷ
tinh
Công
Công
nhiệm là các chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp
luật.
Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của Tổng công ty để thực hiện chức
năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, có chuyên viên giúp việc hoạt động
chuyên trách làm nhiệm vụ tổng hợp và đầu mối quan hệ, phối hợp giữa Hội
đồng quản trị với cơ quan điều hành Tổng công ty và cơ quan ngoài Tổng công
ty.
Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể, họp thường kỳ hàng quý
để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của
mình. Khi cần thiết, Hội đồng quản trị có thể họp bất thường để giải quyết những
vấn đề cấp bách của Tổng công ty.
* Hoạt động của Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theo
Luật Doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động
của Tổng công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát
hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành
viên Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành Điều lệ Tổng công ty,
Nghị quyết và Nghị định của Hội đồng quản trị, chấp hành Pháp luật của Nhà
nước.
Ban kiểm soát phải báo cáo với Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý,
hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời phát
hiện và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình
thường, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không được tiết lộ kết quả
kiểm tra, giám sát của mình khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép, phải chịu
trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che
những hành vi phạm pháp.
thưởng, thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của
Bộ Luật lao động và các quy định khác của Pháp luật. Quyết định mức lương,
thưởng cho người lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lương trên đơn vị sản
phẩm, chi phí dịch vụ và hiệu quả hoạt động của Tổng công ty. Xây dựng và áp
dụng các định mức lao động, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong
khuôn khổ các định mức, đơn giá của Nhà nước. Đề xuất các biện pháp bảo hộ
lao động, cải thiện điều kiện làm việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh
thần của người lao động, đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho người
lao động.
+ Phòng tài chính - kế toán:
Nhiệm vụ của phòng này là giúp ban lãnh đạo về lĩnh vực quản lý nguồn
vốn và sử dụng nguồn vốn trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Quan hệ
với Bộ Tài chính về nộp ngân quỹ và thủ tục pháp lý về tài chính cho ngân hàng
để huy động vốn cho sản xuất, kinh doanh; tham mưu cho lãnh đạo các kế hoạch,
tổ chức thu chi ngân quỹ. Lập báo cáo quyết toán tài chính hàng quý, năm theo
đúng pháp lệnh Kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành
đối với Doanh nghiệp Nhà nước.
+ Phòng khoa học - công nghệ và môi trường:
Phòng khoa học - công nghệ và môi trường vừa làm nhiệm vụ quản lý kỹ
thuật, vừa thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học. Phòng này tiến hành lập các
dự án, thiết kế, thực hiện các đề tài nghiên cứu, các hoạt động tư vấn, tổ chức
thẩm định các báo cáo, đề tài và sản phẩm tư vấn. Xây dựng và hoàn thiện quy
trình quản lý kỹ thuật các đề tài dự án để tái tạo ra các sản phẩm có giá trị sử
dụng cao, đáp ứng yêu cầu của thị trường. Nghiên cứu chế tạo các loại máy phục
vụ hoàn thiện công nghệ sản xuất. Đưa nguyên liệu nhập ngoại vào sản xuất tạo
ra các sản phẩm có chất lượng cao với nhiều mẫu mới.
Bên cạnh đó Tổng công ty cũng đầu tư cho hoạt động bảo vệ môi trường,
công ty phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên.
v. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng công ty:
1. Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong
những năm gần đây.
Cùng với cả nước, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đã tiến
hành sản xuất, kinh doanh trong thị trường cạnh tranh khá quyết liệt do bước đầu
cạnh tranh tự do hoá thương mại, xu thế cung lớn hơn cầu, sức mua giảm, phải
tiến hành đầu tư và chuẩn bị cho hội nhập.Toàn Tổng công ty và từng Doanh
nghiệp trong hoàn cảnh cụ thể đều có những nỗ lực về nhiều mặt để vượt qua
khó khăn, thách thức, tìm nhiều giải pháp để:
- Duy trì sản xuất, sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đổi mới để phát triển, chuẩn bị từng bước cho hội nhập.
Nhờ vậy đã tạo nên tốc độ tăng trưởng những năm gần đây của Tổng công
ty cao, thực hiện vượt các chỉ tiêu kế hoạch được Bộ giao, tiếp tục duy trì sự liên
tục tăng trưởng của Tổng công ty.
Mặc dù mới được thành lập, đang trong quá trình xây dựng và tự hoàn
thiện nhưng đội ngũ cán bộ đã nhanh chóng trưởng thành, tự bổ sung kiến thức
để đáp ứng nhiệm vụ cấp trên giao. Bên cạnh đó, Tổng công ty không ngừng đầu
tư, đổi mới công nghệ ở khâu thiết kế, sản xuất, thực hiện các dự án đầu tư xây
dựng cơ bản đáp ứng có hiệu quả yêu cầu của sản xuất, nâng cao chất lượng sản
phẩm, hạ giá thành. Nhờ đó đã đẩy mạnh tiến độ thực hiện kế hoạch của cấp trên
giao, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng công tác. Qua hoạt động thực tiễn
trình độ đội ngũ cán bộ đã tiến bộ rõ rệt, nhất là kiến thức về tin học.
Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn
618 147
+13.70
3 Lợi nhuận trđ 25 532
23 377
-8.44
4 Nộp ngân sách trđ 68 274
57 870
-15.30
5 Thu nhập bình
quân
1000đ/1n/1
t
1 610
1 663
+3.30
6 Lao động bình
quân
người 4 750
pháp sản xuất kinh doanh trong năm 2002 như sau:
+Thực hiện vượt mức các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh do Bộ giao, phấn
đấu vượt tốc độ tăng trưởng của ngành.
+Tiếp tục đầu tư phát triển, khai thác các dự án đầu tư, đẩy mạnh sản xuất
kinh doanh có hiệu quả, giữ vững và mở rộng thị trương nội địa hướng ra xuất
khẩu.
+Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm để chuẩn bị cho hội nhập.
+Tăng cường sức mạnh, hiệu quả từ sự tập trung và hợp tác trong ngành,
hợp tác quốc tế.
+Triển khai thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế hoạt động do Tổng công
ty đã ban hành để tạo hiệu lực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
+Chú trọng bồi dưỡng và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ khoa học, cán bộ
quản lý, công nhân có tay nghề cao. Xây dựng và chuẩn bị đội ngũ nhân sự đáp
ứng được yêu cầu đổi mới và hội nhập.
+Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng
lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành
vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh
nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị.
+Đẩy mạnh công tác đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp lại hoạt động sản xuất
kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm chống lãng phí
trong sản xuất.
+Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sản
phẩm.
bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002
Stt Các chỉ tiêu chủ
yếu
Đơn vị
+2.1
5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1
t
1 663
1 774
+6.6
6 Lao động bình quân người 4 559
4 895
+7.4
* Các giải pháp thực hiện:
Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải
pháp chủ yếu:
+Tăng cường sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều
hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
+Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen
thưởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ
đem lại giá trị kinh tế cao.
+ Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trường, mở rộng và giữ vững
hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên.
Tổng giám đốc
chánh văn ph
òng
Bộ phận lễ
tân, đánh
Bộ phận lái
xe
Bộ phận văn
thư, lưu tr
ữ
- Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất,
kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo được kịp thời, để có
phương hướng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của
các đơn vị thành viên.
- Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
-Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính
và quy định của ban lãnh đạo.
- Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính.
II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty:
Văn phòng Tổng công ty được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng.
* Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ
hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là
Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư- lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân-
*Bộ phận lái xe:
Luôn túc trực để phục vụ cho hoạt động công tác của cấp trên.
III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng:
Văn phòng Tổng công ty được xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn
nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhưng
vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng được xây dựng
theo hướng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy
photocopy, máy fax, điện thoại. Tổng công ty còn sử dụng phương pháp truyền
tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử Email. Trình độ cán bộ, nhân viên đã
và đang được đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử
dụng thông tin.
Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định
hướng phát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất
được coi trọng. Thông tin được nhân viên văn thư - lưu trữ thu thập qua hệ thống
máy fax, điện thoại, qua thư điện tử Email. Với các kênh thu thập thông tin rộng
như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng
động trong khâu quản lý. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực
hiện khá tốt. Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác,
kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định. Các văn
bản được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn thư được thực
hiện đúng theo quy trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể
thức cũng như quyền hạn ban hành. Vì vậy các văn bản được thực hiện đúng,
không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng như quản lý
quá trình thực hiện văn bản còn gặp không ít khó khăn. Bởi lẽ với vai trò là văn
phòng Tổng công ty lại quản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác
nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời. Để
khắc phục nhược điểm này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận
trò rất quan trọng không thể thiếu của Tổng công ty.
Bên cạnh những mặt đã đạt được, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số
vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật
chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do
đó đôi khi không đáp ứng yêu cầu của công việc, đội ngũ cán bộ lâu năm không
được đào tạo chính quy, họ làm việc chủ yếu trên cơ sở kinh nghiệm lâu
năm…Chính những lý do kể trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc
không cao của văn phong Tổng công ty, do đó đòi hỏi Tổng công ty phải tiến
hành một biện pháp để nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng: đầu
tư, mua sắm những trang thiết bị hiện đại nhưng phải đảm bảo tiết kiệm, phù hợp
với yêu cầu công việc, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân
viên làm công tác văn phòng, trẻ hoá đội ngũ cán bộ được đào tạo chính
quy…Làm tốt được những yêu cầu trên sẽ ghóp phần nâng cao kết quả hoạt đọnh
của văn phòng, làm tiền đề để thúc đẩy hoạt động Tổng công ty ngày càng cao
hơn. Chương iii: thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng tổng công ty
và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt
động văn phòng.
I. Công tác văn thư.
1. Tổ chức giải xử lý và quản lý văn bản đến:
*Nhận và vào sổ “Công văn đến”.
Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau
của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm
vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời.
Mẫu sổ công văn đến của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp
Số
đế
n
Ngà
y
đến
Nơi gửi
công
văn
Số, ký
hiệu
công
văn
Ngày,
tháng
công
văn
Trích yếu
nội dung
công văn
Lưu
hồ
sơ số
Nơi
nhận
325
3 Chỉ thị 146
152
110
4 Thông tư 15
20
11
5 Công văn 546
621
490
6 Báo cáo 200
170
169
7 Giấy mời 205
220
đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được
của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn
thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của
nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra
ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa
tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng.
Copyright: Tài liệu đại học ©