Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự
Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của mọi doanh nghiệp nói chung.
Vì thế hoàn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời vời việc hoàn thiện người quản
lý, lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phòng nói chung và bộ phận văn phòng
nói riêng.
- Vai trò của người quản lý đang được chú trong quan tâm, bởi các thiết bị phục vụ
hoạt động của văn phòng nếu không được quản lý, theo dõi chặt chẽ thì không tận
dụng hết tối đa năng lượng mà nó đem lại.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên văn phòng lịch sự, chuyên môn nghiệp vụ cao, có tay
nghề, có kinh nghiệm.
Để đáp ứng được những yêu câu về quản lý trong thời đại mới đáp ứng tốt
những nhiệm vụ được giao thì đòi hỏi phải có những yêu cầu cụ thể đối với đội
ngũ nhân viên và lãnh đạo trong văn phòng như sau:
3.1.1. Đối với người lãnh đạo
Nhìn chung trong quá trình điều hành bộ phận văn phòng trong công ty thì
trưởng phó phòng luôn tỏ ra là người lãnh đạo gương mẫu trong mọi việc, có năng
lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng và
trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc.
Tuy nhiên để bắt kịp với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật và việc áp dụng
những tiến bộ đó trong việc quản lý, điều hành bộ phận văn phòng thì lãnh đạo cần
phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp
giám đốc giải quyết những vấn đề chuyên môn trong các buổi đấu thầu và có thể
theo dõi, giám sát việc thực hiện công việc trong công ty.
Cần bổ sung kiến thức tâm lý thông qua các buổi thảo luận về tâm lý trong
lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho trưởng phó
phòng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý có ảnh hưởng như thế nào tới hiệu quả của
việc điều hành và kết quả công việc.

giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc
Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm
người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân viên.
2
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 2
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ để có thể biết được đội
làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…
Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà
quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xác đầy
đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn
phòng có thể đóng vai trò chủ tọa.
Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng
đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt
động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất
nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn.
3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng
Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng,
nghiệp vụ chuyên môn.
Tổ chức hội thảo, giao lưu cho các nhân viên văn phòng công ty với các
khóa học hoặc với các đơn vị khác để cùng nhau học hỏi về giao tiếp, ứng xử, văn
hóa trong công sở để hoàn thiện văn phòng cả về vật chất lẫn con người.
Tổ chức một chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả năng tin học
như: cuộc hội thảo về tiện ích tin học trong văn phòng bởi các chuyên viên máy
tính có trình độ giỏi.
Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ vì mục tiêu của công
ty là mở rộng quan hệ với các đối tác nước ngoài.
Công ty nên tổ chức các chuyến đi thăm quan ,du lịch cho các nhân viên
trong công ty nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng để các nhân viên có thể

ba bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân
viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất
hơn nếu như họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và
bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải
được tôn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng
thẳng và dễ đạt được thành công.
4
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 4
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Bí quyết một: xác định mục tiêu
Bí quyết đầu tiên này là nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ
ràng, thì không thể đánh giá được thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu
hết các công ty, nhân viên và ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu
như ban lãnh đạo và nhân viên không thông tin cho nhau để tìm ra một số mục tiêu
chung mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng có bên nào thỏa mãn, thậm chí lại gây
phiền toái cho nhau.
Nếu như bạn hỏi các nhân viên là họ có làm việc tốt hay không, thì câu trả lời
thông thường nhất sẽ là: “Gần đây, tôi chưa hề bị sếp khiến trách” hoặc “không ai
nói động gì tới tôi là tốt rồi”. Để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này, bạn
phải xác định được mục tiêu rõ ràng. Các nhà quản trị nhân sự khôn khéo nên cho
nhân viên biết ngay từ đầu là họ phải làm cái gì.
Để hoàn tất quá trình này, hãy viết các mục tiêu trên một mảnh giấy nhỏ,
không quá 250 từ. Tại sao phải viết ra giấy? Để nhân viên và ban lãnh đạo có thể
đọc được hàng ngày, xem hành vi của mình có phù hợp với mục tiêu hay không.
Bí quyết hai: khen ngợi
Nhà quản trị nhân sự khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ
bản:
1. Khen ngay lập tức - luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm tốt. Đừng để
dành lời khen đó.