Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn
Quản trị Kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đã giúp đỡ em trong
suốt 4 năm học vừa qua.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ông chánh Văn phòng Lê Duy
Hiếu, và cô Phạm Thị Toan – phòng Văn thƣ và các cô chú nhân viên trong
Văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian
thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành
khóa luận này.
Đặc biệt, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cô giáo - Tiến sỹ Trần Thị
Thanh Thủy là ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận này.
Sinh viên
Trần Thị Thanh Thúy
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
HỆ THỐNG CÁC TỪ VIẾT TẮT
- TCT : Tổng công ty
- BP : Bộ phận
- CBCNV : Cán bộ công nhân viên
- KHCN : Khoa học công nghệ
- KHKT : Khoa học kỹ thuật
42
Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT Sông Đà 45
Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông
Đà
48
Hình 2.8 : Quy trình soạn thảo văn bản 55
Hình 2.9 : Tổng hợp văn bản TCT phát hành 2007 – 2009 56
Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT 58
Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT 59
Hình 2.12 : Tổng hợp văn bản đến và đi năm 2007 – 2009 60
Hình 2.13: Biểu đồ công văn đến và đi 2007 – 2009 60
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay, dù là kinh
doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự
vƣơn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thƣơng hiệu, củng
cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng nhƣ tăng cƣờng hiệu quả đầu tƣ,
sản xuất kinh doanh bên ngoài… Để làm đƣợc điều đó, chúng ta không thể
bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng.
Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều
cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất
lƣợng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ
chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã
hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cƣờng nguồn lực thông tin phải
khoa học - hợp lý, phải thu đƣợc chuyên môn hoá thành một bộ phận chức
năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn
phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành
- Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng
- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà
- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn
phòng tại Tổng công ty Sông Đà
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu
Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động
văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng đƣợc đƣa
ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể nhƣ sau:
- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của
văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc
biệt là bộ phận văn phòng của công ty.
- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty nhƣ: công tác
văn thƣ lƣu trữ, công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, .....
- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty nhƣ: Ƣu điểm,
mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đƣa ra một
số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn
phòng tại công ty.
4.Giả thuyết nghiên cứu
Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là:
Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định
đến sự thành công của doanh nghiệp.
Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng
của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định
Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải
nhanh chóng, đồng bộ.
5. Phương pháp nghiên cứu
một cơ quan, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp
thủ trƣởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Nhƣ vậy, văn phòng
có thể đƣợc xem xét nhƣ là một hệ thống bao gồm các tác nghiệp có tính đặc
thù nhất định nhƣ trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ thông
tin về kinh tế, xã hội, hành chính… đồng thời phân phối, chuyển tải, thu
thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ
chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và
trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả
khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động cơ
quan, tổ chức.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn
phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh
nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Hiện nay, văn phòng đƣợc nhìn nhận ở
nhiều góc độ khác nhau (Trần Thị Ngà, 2008):
Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mƣu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực
hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Khi thực hiện hoạt động hậu cần với cơ sở vật chất và tài chính, văn
phòng còn đƣợc hiểu nhƣ một “thủ kho” thu nhỏ về tài chính, tài sản.
Ngoài ra văn phòng còn đƣợc hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Văn phòng cũng
đƣợc dùng để gọi các tổ chức đƣợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nhƣ : văn phòng
luật sƣ, văn phòng tƣ vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sƣ…
Trong thực tế, Văn phòng còn đƣợc xem nhƣ nhƣ là một cơ quan hoàn chỉnh,
là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nhƣ các văn phòng đại diện của các tổ chức,
chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh
đạo những phƣơng án hành động tổng hợp.
Nhƣ vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa là nơi
thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung
cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý
của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ nhƣ: Xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh
nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tƣ vấn cho lãnh đạo về
công tác soạn thảo văn bản…
b. Chức năng hậu cần.
Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh
nghiệp diễn ra bình thƣờng, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và
cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chƣơng trình, kế
hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phƣơng tiện điều kiện cần thiết cho lao
động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên. Đây là
hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trƣờng
sinh thái của công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang,
góp phần xây dựng cơ quan theo hƣớng hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí,
lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, sửa
chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân
viên thực hiện nhiệm vụ.
tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn
phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và
quản lý, điều hành công việc.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Duy trì hoạt động thƣờng nhật của văn phòng: Khác với các hoạt động
khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên,
liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi,
vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn
phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tƣợng với hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ
phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận
không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt
động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của
văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua
các nhiệm vụ trợ giúp, tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng
các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt
động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì
đƣợc hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ
của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
- Đảm bảo công tác an ninh trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức
khỏe cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: Văn phòng thực hiện nhiệm
vụ tổ chức của công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trƣờng trong
và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để doanh nghiệp có thể
hoạt động diễn ra suôn sẻ, bền vững. Điều này có ảnh hƣởng trực tiếp
tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong
doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn doanh nghiệp nhƣ: Đảm bảo an toàn
cho ngƣời lao động; Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, môi trƣờng làm việc,
đảm bảo điều kiện y tế cho nhân viên; Đảm bảo an toàn về tài sản, cháy
nổ trong cơ quan; Đảm bảo an ninh trật tự: triển khai hệ thống bảo vệ,
động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thƣờng xuyên liên tục trƣớc
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
hết đƣợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện chƣơng vụ
trọng tâm hàng đầu của công sở.
Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của
công sở.
Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong
điều hành hoạt động của công sở.
- Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ
phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt
động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công
tác trong cơ quan. Ngoài việc tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các
quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn
nếu có các khó khăn vƣớng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phƣơng
án giải quyết.
- Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật,
phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan.
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan
đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc
nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng
a. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp.
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu
tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị,
văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để
ngƣời lãnh đạo, quản lý đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu
quả. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đƣợc mà phải có
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì đƣợc sự điều hành, quản lý của
mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ
thống mạng thông tin nội bộ.
Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể đƣợc coi là
nguồn duy trì hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động văn
phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng là cửa ngõ thông tin của mỗi công ty, thu
thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế
hoạch, chƣơng trình công tác của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý
hành chính Nhà nƣớc. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản
lý đƣa ra những quyết định đúng đắn, làm cho chất lƣợng quản lý ngày càng
đƣợc nâng cao. Ngƣợc lại, nếu thông tin bị sai lệch, thiếu chính xác, chậm trễ
có thể gây ra những thiệt hại, ảnh hƣởng tới hoạt động của toàn cơ quan. Vì
vậy, việc thu thập thông tin kip thời, chính xác là điều rất quan trọng
Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng hoạt động của doanh nghiệp.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của
doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến
các mục tiêu của doanh nghiệp; Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt đƣợc kết quả
đó; Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao
nhất; Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp; Nhà
quản lý hƣớng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trƣờng mà mọi ngƣời mong muốn
đóng góp; Kiểm tra việc thực hiện công việc.
b. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải
cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.
d. Công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ vị trí quan trọng trong hoạt động văn
phòng của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực
hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả.
Công tác văn thư.
Công tác văn thƣ là toàn bộ công việc liên quan đến việc liên quan đến
soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, sử dụng quản lý con dấu và tổ
chức khoa học văn bản trong cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thƣ
là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo,
quản lý và sử dụng theo nguyên tắc văn thƣ là phƣơng tiện thiết yếu đảm bảo
công việc của cơ quan hoạt động có hiệu quả.
Công tác văn thƣ bao gồm những nội dung chính sau đây:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ
và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử
dụng phƣơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác
dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan
hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội…
phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lƣu trữ và lƣu hành văn
bản. Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để
điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nƣớc có
thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số
văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn
vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị
ban hành những văn bản nội bộ nhƣ điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định
hành chính và quản lý thƣờng nhật. Để ban hành đƣợc những văn bản có nội
dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến
đối tƣợng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách
Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý.
Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tƣơi.
Công tác lưu trữ.
Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những
văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết
Công tác lƣu trữ bao gồm các nội dung sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lƣu trữ và các phông
lƣu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc
bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị
tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn đƣợc những tài liệu có giá trị, đồng thời
loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử
dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc đƣợc thực
hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lƣu trữ.
Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc
khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nƣớc ta.
- Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải
đƣợc đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản.
e. Công tác hậu cần
Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ
chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trƣờng. Đồng thời
còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục
tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần
cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện nhận và
định ban hành trong cơ quan; Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động;
Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ, công nhân viên; Công tác đào
tạo, bồi dƣỡng và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ chính sách cho ngƣời
lao động; Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, vì thế tất yếu sẽ bị tác
động bởi môi trƣờng bên ngoài, và những yếu tố này đã tác động trực tiếp
đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Chúng ta đi vào nghiên cứu một số
yếu tổ ảnh hƣởng sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Hình 1.1 : Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động VP a. Yếu tố tổ chức
Hoạt động văn phòng trƣớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hƣởng,
đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ quyền lợi của cơ quan
đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đƣợc quy định
bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Đồng thời,
văn phòng cũng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ tƣơng tác với các đơn vị
ngƣới có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng. Yếu tố này càng quan
trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn
phòng chƣa đƣợc coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay
đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nƣớc về việc cơ quan
Nhà nƣớc không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trƣớc đây
vẫn thực hiện.
Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ
chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng.
Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dƣới nghệ thuật quản lý có khoa
học sẽ thuận lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thƣờng xuyên linh
hoạt.
Yếu tố con ngƣời trong văn phòng bao gồm : nhà lãnh đạo, nhân viên,
khách hàng, đối tác… ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng.
Nhà lãnh đạo: Là ngƣời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn
phòng. Doanh nghiệp có đạt đƣợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào
hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản
lý, thông minh, quyết đoán nhạy bén của ngƣời lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ
máy văn phòng, ngƣời lãnh đạo phải có một số phẩm chất cơ bản sau:
Một là : Có tầm nhìn chiến lƣợc
Hai là : Có tham vọng
Ba là : Có kỹ năng quản lý cần thiết: lập kế hoạch, kiểm tra, phân công
công việc, động viên nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí công việc đúng
ngƣời, đúng việc để phát huy khả năng cao nhất của nhân viên.
Copyright: Tài liệu đại học ©