1

Luận văn
Một số biện pháp nâng cao hiệu
quả công tác Văn thư-Lưu trữ
trong văn phông Công ty Cơ điện
và phát triển nông thôn 2

Lời mở đầu.

ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu
dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền
đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng
phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành cuả đơn vị mình.
Công tác Văn thư-Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý
mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan
đơn vị. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng
làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý,
kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và
điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên
cho thấy công tác Văn thư-Lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và

4

Chương I:
Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của công ty Cơ điện và phát
triển nông thôn.

I-Sự hình thành và phát triển của công ty Cơ điện và phát triển nômg thôn
1- Sự hình thành, phát triển và nhiệm vụ của công ty Cơ điện và
phát triển nông thôn.
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn được thành lập năm 1956
theo quyết định số 07/QĐ ngày 8/3/1956 của Bộ Nông nghiệp. Xưởng có
năng lực sửa chữa 250 máy kéo trong một năm trên địa bàn phường Phương
Mai, ngõ 102 đường Trường Ching – Hà Nội. Ngày đầu thành lập, xưởng
mang tên là Xưởng 250 A.
Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà Nội, Bộ

xưởng tự chủ động tìm việc làm, lập phương án biên pháp sản xuất kinh
doanh (thông qua hợp đồng kinh tế), tự tổ chức tiêu thụ sản phẩm, thu tiền
nộp về công ty
Công ty.quản lý vốn, cấp vốn, giúp vay vốn thông qua quản lý hợp
đồng kinh tế. Các xưởng được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị
nhỏ hơn 10 triệu đồng. Các hợp đồng có giá trị lớn hơn 10 triệu đồng phải
trình giám đốc ký. Giám đốc công ty là chủ tài khoản duy nhất trong công ty.
Các xưởng trưởng không được quyền sử dụng tài khoản.
b – Cơ cấu lao động : Công ty hoạt động và sử dụng người lao động
dựa trên cơ sở luật lao động áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nước. Cơ cấu
lao động trong công ty bao gồm:
Ban lãnh đạo: Giám đốc, Các phó giám đốc, kế toán trưởng là công
chức nhà nước, không phải ký hợp đồng lao động. 6

- Tất cả cán bộ – công nhân viên còn lại đều phải ký hợp đồng lao
động, do giám đốc trực tiếp ký với từng cá nhân.
Hiện nay , tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 200 người.
Trong đó :
- Công chức : 5 người.
- Hợp đồng ký xác định thời hạn : 38 người .
- Hợp đồng không xác định thời hạn : 135 người .
- Hợp đồng vụ việc : 22 người.
3 - Mô hình bộ máy tổ chức của công ty :


Xng c khí
ch to
Xng c
khí sa
Xng máy
nông
Xng nha
bm tr 7

Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty, trực tiếp quản
lý và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua
các quyết định quản lý.
Phó giám đốc tổ chức nhân sự : Chịu trách nhiệm trước giám đốc về
các hoạy động tổ chức hành chính đối nội, đối ngoại trong công ty. Là người
quản lý trực tiếp văn phòng công ty .
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :là người phụ trách phông kế hoạch kỹ
thuật của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động có liên
quan đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm.
Phó giám đốc kinh doanh thương mại : là người phụ trách phông kinh
tế và phông thương mại, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài
chính, thương mại, xuất nhập khẩu v.v
Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng
khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đốc trong quá trình ra
quyết định quản lý.
- Phòng kinh tế : có nhiệm vụ :
+ Quản lý vốn (vốn cố định, vốn lưu động, vốn tự có và các loại vốn
khác).

* Khen thưởng , kỷ luật .
* Quản lý công tác bảo hiểm lao động .
* Nâng lương, nâng bậc hàng năm .
+ Nhiệm vụ về hành chính gồm :
* Phục vụ hành chính tại chỗ : văn thư, lưu trữ, kiểm tra đóng dấu các
loại văn bản, hợp đồng kinh tế, hồ sơ khác.
* Thực hiện các công tác xã hội theo yêu cầu của chính quyền địa
phương .
* Thực hiện công tác giao dịch đối ngoại theo yêu cầu của ban giám
đốc . 9

* Quản lý nhà xưởng, đường giao thông nội bộ, nhà tập thể, các đơn vị
thuê nhà xưởng
* Khám chữa bệnh ban đầu, cấp cứu ốm đau, tai nạn đột xuất .
* Tuần tra canh gác bảo vệ địa bàn côngty .
* Phụ trách đội xe .
- Các đơn vị thành viên :
Hiện tại, công ty có 4 xưởng sản xuất : xưởng cơ khí chế tạo, xưởng
cơ khí sửa chữa, xưởng máy nông nghiệp, xưởng nhựa nbản trừ sâu. Mỗi
xưởng đều hoạt động sản xuất độc lập và có các bộ phận quản lý riêng, chịu
sự điều hành trực tiếp từ giám đốc xuống các xưởng căn cứ trên hợp đồng
kinh tế đã được ký kết, các phông ban chỉ quản lý theo chức năng .
Bộ máy tổ chức của công ty hoạt động theo cơ cấu trực tuyến, với kiểu
tổ chức này, công ty tạo ra sự thống nhất tập trung trong điều hành, chế độ
trách nhiệm rõ ràng, thông tin nhanh nhạy. Tuy nhiên, cơ cấu này đòi hỏi
người quản lý phải có trình độ toàn diện, tính quyết đoán cao. Do đó cần
chuyển giao một phần quyền và trách nhiệm cho cấp dưới chủ động sáng tạo .

Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do những yêu cầu
của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân
viên văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi lai phiếu đó
cho cơ quan ban hành văn bản. 11
Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư
đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan.
Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn
bản, trình lên giám đốc xem xét phê duyệt cho ý kiến về việc phân phối giải
quyế văn bản đến của cơ quan.Giám đốc có thể ủy nhiệm cho cấp dưới của
mình (Phó giám đốc) ký phê duyệt những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực
công tác, những văn bản có nội dung thông thường như: cấp cho cán bộ các
bản sao văn bản, công văn hành chính dùng để giao dịch.
Giám đốc phê duyệt xong, văn thư có nhiệm vụ chuyển công văn đã
duyệt đến các phòng ban trong công ty. Trước khi các phòng ban nhận công
văn thì người nhận phải ký nhận những văn bản nhận vào sổ “Ký nhận” ở bộ
phận văn thư.
2-Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi.
Các đơn vị, phòng ban theo chức năng nhiệm vụ được quy định có
trách nhiệm soạn thảo văn bản trình giám đốc phê duyệt. Văn bản soạn thảo
phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản
lý nhà nước.Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên
giám đốc ký duyệt. Sau đó văn thư có trách nhiệm vào sổ công văn đi, ngày
đi, tác giả, nơi nhận. Loại công văn cần chuyển nhanh thì ngoài phong bì ghi
mức độ khẩn, mật.
Khi văn bản đến được xử lý quá lâu và ngay cả khi được đóng thêm dấu
khẩn mà tốc độ giải quyết cũng không tăng lên được bao nhiêu thì bộ phận
văn thư có trách nhiệm nhắc lãnh đạo giải quyết văn bản đến cho đúng thời
13
1- Phân loại tài liệu lưu trữ: phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng
để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được đưa vào lưu
trữ, công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan.
-Báo cáo tổng hợp
- Các mặt hoạt động chuyên môn.
-Tổ chức tài chính
-Nhân sự
-Trang bị cơ sở vật chất
- Xây dựng cơ bản
- Các hoạt động nội bộ khác.
2 - Bảo quản hồ sơ: Tài liệu lưu trữ được để ở nơi thông thoáng không
ẩm mốc, không để ở nơi dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
Tài liệu sau khi chuyển đến lưu trữ được sắp xếp theo danh mục , ghi trên các
phiếu mục lục tài liệu để dễ thông kê và tra tìm.

III - Nhận xét chung về công tác văn thư lưu trữ ở Công ty cơ điện và phát
triển nông thôn:
1.Công tác văn thư:
*Qua vài năm hoạt động công tác văn thư đã đạt được những thành
quả:
- Các cán bộ công nhân viên đã nắm vững được yêu cầu cụ thể về thể
thức của từng loại văn bantrong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực
chuyên môn của mình.
- Các công văn đến được nhân viên văn thư thực hiện nhanh chóng,
kịp thờitheo đúng quy định.
- Việc phân loại văn bản rõ ràng giúp ban lãnh đạo khi cần tra cứu
được nhanh chóng, thuận tiện.
15
- Hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa được tỉ mỉ, khoa học do vậy dẫn đếnviệc
tìm nhầm hồ sơ vẫn xảy ra.
- Có nhiều tài liệu được lưu nhưng chưa được sử dụng đến.
- Điều kiện bảo đảm an toànvà sử dụng tài liệu lưu trữvẫn còn hạn chế,
phòng lưu trữ chưa có những quy định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lưu trữ.
3 - Một số biện pháp hoàn thiện cụ thể ở công ty:
- Nâng cao trình độ cán bộ trong công tác văn thư-lưu trữ.
- Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ.
- ứng dụng công nghệ thông tin voà công tác săn thư lưu trữ.
- Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ trong
toàn công ty.
- Cần có những quy định cụ thể về việc quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ
đảm bảo cho việc quản lý và luưu trữ được thống nhất.
- Đánh giá đúng mức hiệu quả của việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Xác
định khả năng tái sử dụng tài liệu lưu trữ.

16
Kết luận