Lời mở đầu.
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới hình
thức văn bản. Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin hữu
hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phơng tiện này trong hoạt
động quản lý và điều hành cuả đơn vị mình.
Công tác Văn th-Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà
còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan đơn
vị. Làm tốt công tác văn th - lu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp
thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ
để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kịp thời, hiệu
quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo
đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác
Văn th-Lu trữ là không thể thiếu đợc trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ
quan, đơn vị nào.
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc,
trong quá trình hoạt động hàng năm công ty đã ban hành một khối lợng văn bản
tơng đối lớn để quản lý, điều hành mội hoạt động trong đơn vị, đồng thời cũng
tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan nhà nớc và
các đơn vị liên quan gứi tới. Đây là khối lợng tài liệu rất quan trọng cần đợc tổ
chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai
thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn th-Lu trữ của văn phông Công ty Cơ điện và phát triển
nông thôn trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt
động của công tác văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm
bất cập. đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện
1
khách quan mang lại. đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý,
những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả
công tác Văn th-Lu trữ trong hoạt động văn phông công ty là công việc cần
thiết.

ngày o2/o9/1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành nhà máy cơ khí
nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ dẫn
động máy nông nghiệp,các loại giàn cày, giàn phay đất .v.v....Năm 1993, theo
chủ trơng thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nớc, Bộ Nông nghiệp ra quyết
định số 202 NN/TCCB-QĐ ngày 24/03/1993 thành lập lại nhà máy Nông
3
nghiệp 1 Hà Nội với tên mới Công ty Cơ điện và triển nông thôn. Nhiệm vụ của
công ty lúc này là :
- Công nghiệp sản xuất thiết bị, phụ tùng máy nông nghiệp.
- Thơng nghiệp bán buôn bán lẻ.
- Công nghiệp khác.
- Hiện nay, công ty đã bổ xung các ngành nghề :
+ Lắp đặt máy móc thiết bị chế biến nông sản trong ngành.
+ Lắp ráp hệ thống điện trong các xí nghiệp và dân dụng .
+ Tham gia xây dựng và lắp ráp các trạm thuỷ jợi vừ và nhỏ .
+ Cơ cấu hoạt động kinh doanh và cơ cấu lao động của công ty :
a - Cơ cấu hoạt động: Công ty hoạt động theo phơng pháp hạch toán báo
sổ. Hàng năm, công ty giao khoán chỉ tiêu định mức giao nộp cho các xởng
theo một chỉ tiêu giá trị sản lợng quy ra tiền căn cứ trên diện tích nhà xởng, số
lợng máy móc thiết bị và số lơng cán bộ công nhân viên. Các xởng tự chủ động
tìm việc làm, lập phơng án biên pháp sản xuất kinh doanh (thông qua hợp đồng
kinh tế), tự tổ chức tiêu thụ sản phẩm, thu tiền nộp về công ty
Công ty.quản lý vốn, cấp vốn, giúp vay vốn thông qua quản lý hợp đồng
kinh tế. Các xởng đợc quyền ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị nhỏ hơn 10
triệu đồng. Các hợp đồng có giá trị lớn hơn 10 triệu đồng phải trình giám đốc
ký. Giám đốc công ty là chủ tài khoản duy nhất trong công ty. Các xởng trởng
không đợc quyền sử dụng tài khoản.
b Cơ cấu lao động : Công ty hoạt động và sử dụng ngời lao động dựa
trên cơ sở luật lao động áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nớc. Cơ cấu lao động
trong công ty bao gồm:

mại
Xởng cơ khí
chế tạo
Xởng cơ khí
sửa chữa
Xởng máy
nông nghiệp
Xởng nhựa
bơm trừ sâu
Phó giám đốc tổ chức nhân sự : Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các
hoạy động tổ chức hành chính đối nội, đối ngoại trong công ty. Là ngời quản lý
trực tiếp văn phòng công ty .
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :là ngời phụ trách phông kế hoạch kỹ
thuật của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động có liên quan
đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lợng sản phẩm.
Phó giám đốc kinh doanh thơng mại : là ngời phụ trách phông kinh tế và
phông thơng mại, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động tài chính,
thơng mại, xuất nhập khẩu v.v....
Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng
khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đốc trong quá trình ra quyết
định quản lý.
- Phòng kinh tế : có nhiệm vụ :
+ Quản lý vốn (vốn cố định, vốn lu động, vốn tự có và các loại vốn
khác).
+ Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết .
+ Theo dõi đốn đốc việc thanh quyết toán cho các hợp đồng kinh tế
+ Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nớc để thực
hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hội trong công ty
- Phòng kế hoạch kỹ thuật :
+Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm hàng hoá theo quy