Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn
nhỏ các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.
Cùng với phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, đất
nước ta đang đổi mới và bước vào thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa; vừa xây
dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, vừa phát triển nền kinh tế đất nước ta đã đạt được
những thành quả to lớn, điều đó đã khích lệ, động viên các doanh nghiệp ổn định
sản xuất. Khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại
Thế giới (WTO) đã mở ra tương lai mới cho các doanh nghiệp trong nước, giúp
doanh nghiệp mở rộng thị trường nhưng cũng đem lại không ít thách thức cho nền
kinh tế nước nhà, do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức nhanh nhạy nắm bắt
cơ hội đầu tư tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp mình.
Ngành đóng tàu đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của
thương mại, tạo điều kiện cho hàng hoá được vận chuyển an toàn, nhanh chóng.
Nhận thức được lợi thế về vị trí địa lý của Thành phố mình là thành phố Cảng công
nghiệp hiện đại, là đô thị trung tâm cấp quốc gia, đầu mối giao thông quan trọng và
cửa chính ra biển của các tỉnh phía Bắc, có cảng nước sâu (nếu điều kiện kỹ thuật
cho phép); một cực tăng trưởng quan trọng của vùng kinh tế động lực phía Bắc;
một trọng điểm phát triển kinh tế biển; một trong những trung tâm công nghiệp,
thương mại lớn của cả nước và trung tâm dịch vụ, du lịch, thuỷ sản, giáo dục và y
tế của vùng duyên hải Bắc Bộ; một pháo đài bất khả xâm phạm về quốc phòng - an
ninh.... ngành đóng tàu dần từng bước đổi mới theo kịp đà phát triển của ngành
công nghiệp khác, đóng góp một phần không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh
tế quốc gia.
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba thành viên trực thuộc Công ty cổ
phẩn vận tải thuỷ 4, là một đơn vị có bề dày kinh nghiệm, Xí nghiệp luôn phấn đấu

quyết đối với Xí nghiệp.
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu:
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực
tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể:
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 3
- Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là văn phòng của
Xí nghiệp.
- Thực trạng về hoạt động văn phòng của Xí nghiệp như: công tác thông tin, công
tác văn thư lưu trữ, công tác hậu cần ......
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân
của hạn chế. Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.
4.Phƣơng pháp nghiên cứu:
Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp điều tra quan sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp so sánh và đối chiếu
Khóa luận tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố
cục bài khóa luận được chia thành 3 chương:
Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng
Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí
nghiệp sửa chữa tàu 81
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

cán bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 5
Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan của tổ chức, là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ
trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu
cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt
và hiệu quả.
1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng
1.2.1 Vị trí của văn phòng
- Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi văn phòng luôn
luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi,
văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên
quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức.
- Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo
trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các
nhà quản lý về công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thật phục vụ cho
các nhà quản lý điều hành văn phòng.
- Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng
có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai
trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới với cơ
quan đó.
- Khác với các bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý, văn phòng không những
quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo mà còn cung cấp điều kiện vật
chất, phương tiện, kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động văn phòng cũng
phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức.
Với vị trí như trên văn phòng được xem như trung tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.

- Chức năng tham mưu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhưng lại nhằm
vào một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có được cơ sở khoa học để
lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của
tổ chức.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 7
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội
dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý
của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không
tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có
yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định
đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố
khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp.
Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận
chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán
quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì
nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các
trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để
lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc
văn phòng.
Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông
tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối
tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc,
phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng
lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt
động văn phòng.

vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó là
những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải
thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp,
hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ
thể của văn phòng như sau:
- Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân
theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì
hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do
tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội
quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông
qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 9
động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu
tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát
triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu,
biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như: 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý
tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt
động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau
như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế
hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách
xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải
biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ
phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do
văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành
hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều
chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính
trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu
hành văn bản.
Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều
chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản
quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp
đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn
cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy
chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng
thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ
phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó
phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 11
- Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan
Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kỹ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn
tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện
dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội. Các yếu tố
kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ,
bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần
thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ
thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy

động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được
hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận,
các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
1.4 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
1.4.1 Khái niệm công tác văn phòng
Theo quan điểm hệ thống ta thấy:
Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ
chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành
chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết
quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu
và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của
lãnh đạo.
Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng
thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết
quả mong muốn.
1.4.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn
phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của
cơ quan, đơn vị… Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì
công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 13
quả. Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành
chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra
được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã
hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông
tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin

thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp
thời triển khai công việc được giao.
- Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một
khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao
nhất.
- Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì việc điều hành công việc
phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi.
+ Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa có thể hỗ trợ nhau
trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ thực hiện
* Xây dựng quy chế
- Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống
văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy
định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động
có hiệu quả.
- Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:
Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn
bộ các cơ quan, trong bộ máy Nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết
các nhiệm vụ như tuyển dụng, vấn đề đào tạo, xét tuyển.
Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù.
* Tổ chức cuộc họp hội nghị
- Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa,
để phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định
hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin…
- Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác
định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho
cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại

- Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 16
cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan
có hiệu quả cao nhất.
- Mục tiêu đó được thực hiện có thể đưa vào các hệ thống văn bản quản lý,
mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
- Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện
các mục đích sau:
+ Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
+ Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan.
Đặc biệt thông tin cần thiết để :
 Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan.
 Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
 Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết
quả và hiệu quả cao nhất.
 Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ
quan.
 Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường và mọi người
mong muốn đóng góp.
 Kiểm tra việc thực hiện công việc.
* Công tác hậu cần
- Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
- Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hậu cần của
cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.

văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực văn phòng và thực hiện
các hoạt động văn phòng.
- Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:
+ Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân
viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp sếp con người cho đúng người, đúng
việc. Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao.
+ Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan, văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 18
+ Căn cứ vào cơ sở vật chất, trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.
- Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động
của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả
cao bởi văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với
cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với khách hàng. Thông qua văn phòng, các
cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức hoạt động, tổ chức
hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và vị trí của cơ quan.
- Trong quá trình hoạt động văn phòng phải luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các
vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ để cho hoạt động của cơ quan thông suốt,
có hiệu quả cao, không trì trệ.
Vì vậy cần tổ chức khoa học văn phòng cơ quan và phải được tiến hành thường
xuyên, kịp thời, có kế hoạch nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
* Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố:
- Sắp xếp nhân sự: đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng
của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối
quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem
lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn,
sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ
sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
- Tổ chức lao động: là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ

Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức
và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn do
vậy các nguyên tắc không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các
nguyên tắc cũng thay đổi theo.
Việc tổ chức hoạt động văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng các nguyên
tắc đã được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính:
 Nguyên tắc pháp chế
Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban
hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và
chính xác.
Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành
thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 20
đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực
hiện các quy chế, quy định đó. Nếu cá nhân nào có hành vi vi phạm sẽ chịu hình
thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan.
 Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút các bộ công nhân
viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động
văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực tính trách nhiệm của toàn thể
thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động của văn phòng, đây được
xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của
văn phòng.
 Nguyên tắc liên tục
Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ
các dịch vụ hành chính, đáp ứng nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản
lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc
văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính thực hiện chế độ

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 22
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI
XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81
Vài nét tổng quan về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
1. Khái quát về sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Do Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba đơn vị thành viên có tư cách
pháp nhân không đầy đủ trực thuộc Công ty cổ phần vận tải thuỷ 4 nên sự hình
thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 gắn liền với sự hình thành và
phát triển của Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4.
Từ những năm giữa thập kỷ 60 Công ty Vận tải thủy số 4 tên là đơn vị KT66
đơn vị tiền thân của Công ty bây giờ. Khi đất nước còn chiến tranh đơn vị được bộ
giao thông giao nhiệm vụ vận tải sông và những sà lan loại nhỏ chuyên vận
chuyển dầu mỏ, than đá, và các loại vũ khí, lương thực, thuốc men từ đầu nguồn
Đông Bắc đến Miền Nam.
Hòa bình lập lại, để đáp ứng nhịp điệu khẩn trương của công cuộc khôi phục
kinh tế sau chiến tranh từ giã tên gọi KT66 với đội ngũ phương tiện sẵn có và
bổ sung thêm, đơn vị được mang tên là Xí nghiệp 202. Sau đó Bộ Giao thông Vận
tải (GTVT) đổi thành Xí nghiệp Vận tải sông Bạch Đằng và hoạt động được gần
3 năm.
Trong điều kiện khối lượng vận tải lớn, đội ngũ thuyền viên hoạt động phân
tán, địa bàn rộng, phương thức giao nhận chậm, cơ chế của Xí nghiệp chưa hoàn
chỉnh, không đáp ứng kịp thời với quy mô sản xuất, đặc biệt Nhà máy nhiệt điện
Phả Lại ra đời mỗi năm tiêu thụ 1,5 triệu tấn than, đòi hỏi phải có đội ngũ vận
chuyển than ổn định phục vụ nhiên liệu cho nhiệt điện Phả Lại và nhà máy phân
đạm Hà Bắc, Bộ GTVT Cục đường sông quyết định tách Xí nghiệp Sông Bạch
Đằng ra thành Công ty 3 là vận tải sông số 3 thành số 4, với nhiệm vụ của Công ty
là vận chuyển hàng, nhập hàng lương thực và hàng bách hóa.
Công ty Vận tải thủy số 4 lại trở về với mặt hàng truyền thống quen thuộc

Sơ đồ tổ chức bộ máy Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

( Nguồn : Ban Nhân chính – Kế hoạch )
ĐẢNG ỦY GIÁM ĐỐC CÔNG ĐOÀN
TỔ DỊCH VỤ
Tổ
Sắt
hàn
1
Tổ
Sắt
hàn
1
Tổ
Sắt
hàn
2
Phun
cát,sơn
,VS
triền

Tổ
máy
Tổ
Tiện
Tổ
Điện
Tổ
Nguội
Tổ
Mộc
Tổ
Sắt
hàn
8
Tổ
Triền
đà
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 25
Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của
Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải
quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ,
trong đó có 08 lao động gián tiếp.
Số lao động năm 2005 là 286 người, trong đó có 40 lao động gián tiếp cả lái xe
và phụ kho. Hiện nay là 214 người trong đó có 31 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ
kho.
Xí nghiệp đã tinh giảm gọn nhẹ từ 5 ban nghiệp vụ ( Ban Nhân chính , Ban Tài
chính, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban Kế hoạch - Vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng)
còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính - Kế hoạch, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban