CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
MÔ TẢ SÁNG KIẾN
Mã số: ……………….
1. Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
thư - lưu trữ ở trường Trung học Cơ sở
2. Lĩnh vực áp dụng: Cải cách hành chính
3. Mô tả bản chất của sáng kiến:
3.1. Tình trạng giải pháp đã biết
Những năm trước đây do chưa nhận thức được tầm quan trọng của công
tác văn thư – lưu trữ nên hầu hết các trường đều ít hoặc chưa bố trí nhân viên
làm công tác này. Nhìn chung trong lưu trữ hồ sơ của nhà trường còn rất bề bộn
nên rất khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản chưa đảm bảo, chưa gọn gàng
ngăn nắp.
Thời gian gần đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt trong
hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục nên các loại văn bản chỉ đạo;
Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều nên nhà trường
không thể thiếu đi một nhân viên văn thư – lưu trữ để quản lý, bảo quản và lưu
trữ cũng như đăng kí vào sổ lưu công văn đi – đến.
Hiện nay do nhận thức được tầm quan trọng phải cần có một nhân viên
văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách…
một cách ngăn nắp và có khoa học nên hầu hết các trường đều có bố trí nhân
viên văn thư.
Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới
quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm
thông tin cho lãnh đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt
nguồn thông tin quý giá được hình thành trong quá khứ.
3.2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến
3.2.1. Mục đích của giải pháp


kèm tập tin, nhân viên văn thư phải thường xuyên vào để kiểm tra theo dõi công
văn đến, nếu đó là công văn thuộc thẩm quyền giải quyết thì in ra và tiến hành
phân loại hồ sơ như sau:
2


- Đăng ký công văn đến:
Sau khi in ra phân loại, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký
công văn vào sổ đăng ký công văn đến.
- Trình văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đóng dấu đến, ghi ngày đến xong nhân
viên Văn thư phải trình ngay cho Lãnh đạo.
- Xem xét nội dung, giao việc cho các tổ chuyên môn:
Sau khi Lãnh đạo nắm bắt nội dung, duyệt văn bản được chuyển đến tổ
chuyên môn hay cá nhân giải quyết theo thẩm quyền.
- Phân phối chuyển giao văn bản:
+ Sau khi lãnh đạo duyệt xong chuyển lại cho Văn thư để chuyển giao
công văn đến cho các cá nhân, tổ chuyên môn xem giải quyết
+ Thông báo cho cá nhân, tổ chuyên môn tới ký nhận vào sổ đăng ký
công văn đến, văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó.
b) Giải quyết công văn đi:
Do ở đơn vị trường số lượng văn bản đi ít nên được đăng kí vào hai quyển
sổ gọi là Sổ đăng ký công văn đi: (theo thông tư 07/2012/TT-BNV)
- Các loại văn bản: Chỉ thị; Quyết định; Quy định; Quy chế; Hướng dẫn
được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số;
- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ
thống số riêng.
Qui trình ban hành văn bản:
- Giao nhiệm vụ:
+ Phân công cho cá nhân, bộ phận soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm

năm theo số liên tục từ thấp đến cao, bắt đầu từ ngày đầu tiên của năm (ngày 01
tháng 01) và kết thúc bằng ngày cuối cùng của năm đó;
+ Mã hiệu của công văn đi được ký hiệu bằng hai chữ cái đầu của loại văn
bản tương ứng và các chữ cái viết tắt tên của trường
Ví dụ: Số: 01/QĐ-TTHCS...
- Vào sổ công văn đi
+ Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản và đóng dấu cơ quan vào văn bản;
+ Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản;
+ Lưu văn bản;
4


+ Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc
để quản lý và nộp lưu trữ sau này. Người soạn thảo văn bản lưu một bản sao để
theo dõi;
+ Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm xử lý và gửi toàn bộ công văn đi
ngay trong ngày bằng cách chuyển ra bưu điện hoặc chuyển đến địa chỉ người
nhận theo yêu cầu;
+ Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp
thời, chuẩn xác và bảo mật.
Bên cạnh đó còn có các loại hồ sơ khác của học sinh do văn thư nhà
trường chịu trách nhiệm quản lý dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có:
Học bạ Trung học Cơ sở đang học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; sổ đăng
bộ; sổ điểm lớn; văn bằng chứng chỉ...
- Học bạ học sinh đang học được lập vào đầu năm học lớp 6, có kí xác
nhận của Hiệu trưởng và được xếp theo từng lớp, cuối học kỳ I giao cho giáo
viên chủ nhiệm để ghi kết quả học tập của học sinh, hoàn thành xong nộp lại về
cho Văn thư; ở học kỳ II cũng vậy, cuối học kỳ II giao cho giáo viên chủ nhiệm
để ghi kết quả học tập của học sinh, hoàn thành xong nộp lại về cho Văn thư để
trình Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm trong học bạ của học sinh đúng

nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản;
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong
công tác tham mưu với cấp trên;
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên
trách trong mọi hoạt động của nhà trường;
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức;
- Điều quan trọng nhất là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn
bản mà mình muốn soạn thảo.
* Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng
a) Báo cáo: là loại văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến
nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể
nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý;
6


+ Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.
Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến
việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
- Phần nội dung:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành;
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện;
+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan;
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
- Phần kết thúc:
+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới;
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm;
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện;

khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan.
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào
lưu trữ.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của một cơ quan được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy,
thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn
thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác
lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ
được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để
8


công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai
trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan
trong, thể hiện ở những điểm sau:

Kết quả của sáng kiến được tất cả cán bộ, giáo viên và nhân viên trong
nhà trường phối hợp tổ chức thực hiện, đó là minh chứng cho khả năng vận
dụng vào thực tiễn của đề tài;
Đây cũng là những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn có thể giới
thiệu cho tất cả những nhân viên làm công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ
quan hành chính sự nghiệp, đặc biệt là nhân viên văn thư trong các trường học
tham khảo và thực hiện linh hoạt và sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể của đơn
vị mình để đạt hiệu quả cao.
3.4. Hiệu quả, lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp
dụng giải pháp
Qua hơn ba năm từ khi nhận công tác ở đơn vị mới và đã thực hiện công
tác quản lý hồ sơ sổ sách của trường, tôi nhận thấy rằng: việc lưu trữ đầy đủ các
loại hồ sơ số sách hằng năm có một ý nghĩa thiết thực. Nó góp phần quan trọng
vào việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý trường học. Bởi vì, hồ sơ sổ
sách của các năm học giống nhau, năm trước là cơ sở để tham khảo cho năm
sau, những văn bản chỉ đạo của các cấp lãnh đạo luôn thật cần thiết trong công
việc, được áp dụng thường xuyên và nếu thiếu đi một văn bản chỉ đạo nào đó thì
không thể nắm bắt được hết thông tin của cấp trên chỉ đạo.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư
– lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt thể hiện ở ba điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các hoạt động của nhà
trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của đơn vị;

10


- Tạo công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá