BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Hoàng Thị Nhi
2. Ngày tháng năm sinh: 10/10/1987
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Ấp Nông Doanh, Xuân Định, Xuân Lộc, Đồng Nai
5. Điện thoại: 0613.721899; ĐTDĐ: 01689111964
6. Fax:

E-mail: [email protected]

7. Chức vụ: Văn thư
8. Nhiệm vụ được giao: Công việc hành chính
9. Đơn vị công tác: Trường PTDTNT – THCS Điểu Xiểng
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cao đẳng
- Năm nhận bằng: 2010
- Chuyên ngành đào tạo: Thư ký văn phòng
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư
Số năm có kinh nghiệm: 04 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: không

1


MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG PTDTNT ĐIỂU XIỂNG



thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Vì vậy, tôi chọn nghiên cứu đề tài: “ Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường PTDTNT Điểu Xiểng”
nhằm góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng
chính xác.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1. Cơ sở lý luận
Công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng,
thể hiện ở 4 điểm sau:
+Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của
nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
+Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công
việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta
hiện nay.
+Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
+Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức
và các bí mật quốc gia.
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến hàng ngày của cơ quan.
Trường có đầy đủ cơ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ quá trình
soạn thảo, in sao và lưu giữ văn bản được nhanh chóng , đáp ứng kịp thời nhu cầu
công việc của cơ quan trong ngày .
Như đã trình bày ở các nội dung trên thì công tác văn thư đóng một vai trò
không nhỏ đối với việc quản lý, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan.
Nhưng trong quá trình thực hiện vẫn gặp một số thuận lợi và khó khăn sau:
4


* Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dực và Đào tạo quận Ninh
Kiều và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến
giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo
năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn
thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy
học và các hoạt động khác.
*Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải
tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và
trong xử lý vấn đề.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề khó khăn cho người làm công tác văn thư
lưu trữ là trường PTDTNT Điểu Xiểng là trường mới thành lập chưa có một

nghệ mã nguồn mở theo khuyến cáo sử dụng của Bộ Thông tin và Truyền thông,
đảm bảo tính ổn định và bảo mật cao, đảm bảo thông tin không bị tiết lộ cho
những người không có thẩm quyền, thông tin không bị thay đổi hay phá huỷ khi
vận chuyển trong môi trường mạng.
- Công cụ hiện đại tăng cường năng lực phục vụ và tổ chức trong trường
PTDTNT Điểu Xiểng.
Với Hệ thống một cửa điện tử, nhà trường hướng đến mục đích tin học hóa
các nghiệp vụ xử lý hồ sơ văn bản, giảm thiểu thời gian thụ lý hồ sơ, cung cấp
công cụ hiện đại phục vụ khai thác và cập nhật thông tin, nâng cao năng lực quản
lý.
Hệ thống đóng vai trò là một công cụ hỗ trợ nhân viên Văn thư trong quá
trình thụ lý hồ sơ nhằm nâng cao năng suất, giảm khối lượng công việc thủ công,
cung cấp thông tin chính xác kịp thời, bất cứ lúc nào. Ngoài ra, hệ thống giúp tạo
điều kiện cho lãnh đạo quản lý và giám sát tình hình xử lý hồ sơ của đơn vị, của
từng tổ chuyên môn và của từng cán bộ nhân viên thuộc đơn vị. Qua đó có thể
6


đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc
trường PTDTNT Điểu Xiểng. Hệ thống một cửa điện tử cũng được xây dựng
hoàn toàn trên nền tảng công nghệ mã nguồn mở, đảm bảo được tính ổn định và
bảo mật cao.
Với giải pháp kể trên, trường PTDTNT Điểu Xiểng mong muốn góp sức vào
mục tiêu chung theo hướng quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành và đảm bảo tính
công khai, minh bạch nhằm quản lý tốt hơn.
2) Biện pháp 2: Quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ học sinh trên phần mềm
- Quản lý hồ sơ học sinh:
Bất cứ một trường học nào cũng có một số lượng học sinh rất lớn, đòi hỏi
phải có một hệ thống quản lý, giám sát về tình hình học tập, hạnh kiểm, điểm,
khối, lớp..... Nếu quản lý một cách thủ công đòi hỏi phải có 1 bộ phận quản lý rất

ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành,
phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người
cán bộ. Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với
bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của
bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học
đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất.
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ theo một nguyên
tắc bất di, bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy
đủ” Để đảm bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải biết được
những loại tài liệu nào cần có trong một hồ sơ cán bộ:
+ Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm theo
Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự khai
quyển lý lịch
+ Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai
10


đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì
thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm
là việc làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý
cán bộ mới thật sự có hiệu quả.
+ Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên chuyển, điều
động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v.
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm theo nó là
bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm quyền.
+ Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn bằng,
chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị,
nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ.
+ Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có)
Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải

Như vậy, có thể nói Phần mềm quản lý cán bộ công chức, viên chức PMIS
nhà trường đang sử dụng là giải pháp tổng thể giúp việc quản lý cán bộ công
chức, viên chức quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, giảm chi phí, thời gian, công
sức, thuận tiện trọng việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ cán bộ công chức, viên chức.
3) Biện pháp 3: Sắp xếp hồ sơ khoa học
Được sự quan tâm của Lãnh đạo trường, công việc văn thư dần được cải
thiện và đạt hiệu quả cao nhờ ứng dụng Công nghệ thông tin. Tuy nhiên, có
13


những hồ sơ, sổ sách phải lưu phằng phương pháp truyền thống nhằm đảm bảo
tính pháp lý. Do đó, việc sắp xếp hồ sơ khoa học cũng là một vấn đề cần quan
tâm để công việc văn thư đạt hiệu quả cao hơn. Sau đây có những giải pháp cơ
bản về lập Hồ sơ:
- Chọn tủ hồ sơ h nh ch nh văn ph ng:
+ Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích
thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài
phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ,
chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không
gian, giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn
cần lưu trữ mà không gian quá hẹp.
+Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép
thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích
thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những
ghi chú khác nhau.
- Phân loại hồ sơ:
Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại
thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải. Chúng ta
cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:

chóng. Hãy làm 1 hồ sơ về vị trí các hồ sơ để có thể tra cứu và tìm một cách
nhanh nhất khi cần.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng
chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như
vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức
năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có
được một ổ CD-Read and Write thì tốt.
IV. HIỆU QUẢ ĐỀ TÀI
Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên của đề tài
đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng
cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả
15


các thành viên của tổ văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể,
trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn
nghiệp vụ.
Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến rất
nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ đó tôi đã tìm ra cách
lưu trữ như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm kiếm
như đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các
chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý,
điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân
hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực
hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
NGƯỜI THỰC HIỆN

17