Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển,
nhất định phải có phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Để đứng vững và
phát triển trong điều kiện có sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt
và đáp ứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với các sản phẩm có chất
lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng. Muốn vậy, các doanh
nghiệp phải giám sát tất cả các quy trình từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ
hàng hoá để đảm bảo việc bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ
uy tín với khách hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, nhờ đó đảm bảo
có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh.
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại quá trình bán hàng hóa
tạo ra lợi nhuận chủ yếu của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc đảm bảo hiệu quả
kinh tế cho quá trình bán hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh
nghiệp kinh doanh thương mại. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng tại các đơn vị kinh doanh thương mại phải đảm bảo cung cấp các
thông tin về tình hình bán hàng và kết quả bán hàng cho nhà quản lý một cách
đầy đủ, chính xác, kịp thời, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định hữu hiệu,
đảm bảo hiệu quả hoạt đông cho doanh nghiệp.
Tổng công ty Thương mại Hà Nội là một trong những doanh nghiệp Nhà
nước dẫn đầu trong hoạt động kinh doanh thương mại. Không chỉ đững vững
trong nền kinh tế thị trường, Tổng công ty còn không ngừng tìm kiếm thị trường
mới tại các quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau, tạo điều kiện cho nhiều doanh
nghiệp khác trong việc mở rộng thị trường xuất khẩu.
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
1
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán – Ban Tài chính Kế toán và
Kiểm toán Tổng công ty Thương mại Hà Nội em nhận thấy công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty còn tồn tại một số tồn tại
cần được hoàn thiện, vì vậy em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán
Nam Hà Nội (Haprosimex Saigon) được thành lập vào đầu năm 1999. Từ đó đến
nay, công ty đã trải qua ba lần sáp nhập doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước và
nhiều lần nhận giao vốn Nhà nước tại các công ty cổ phần.
Lần thứ nhất sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 02/01/1999, UBND Thành
phố Hà Nội ra quyết định số 07/QĐ-UB sáp nhập chi nhánh Công ty SX-XNK
Tổng hợp Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và Xí nghiệp phụ tùng xe đạp xe
máy Lê Ngọc Hân, đổi tên thành Công ty SX-XNK Nam Hà Nội (Haprosimex
Saigon).
Lần thứ hai sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 12/12/2000, UBND Thành phố
Hà Nội ra quyết định số 6908/QĐ-UB sáp nhập Công ty ăn uống dịch vụ Bốn
mùa vào Công ty SX-XNK Nam Hà Nội và đổi tên thành Công ty SX-DV &
XNK Nam Hà Nội trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội, vẫn lấy tên là
Haprosimex Saigon.
Lần thứ ba sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 20/03/2002 UBND Thành phố
Hà Nội ra quyết định số 1757/QĐ-UB sáp nhập Xí nghiệp Giống cây trồng Toàn
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
3
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
Thắng thuộc Công ty giống cây trồng Hà Nội – Sở Nông nghiệp và phát triển
nông thôn vào Công ty SX-DV & XNK Nam Hà Nội để thực hiện dự án xây
dựng khu sản xuất, chế biến thực phẩm liên hợp.
Ngoài ba lần sáp nhập doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, Tổng công ty
còn nhiều lần nhận giao vốn Nhà nước tại các công ty cổ phần như:
- Ngày 10/12/2002 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 8513/QĐ-
UB giao phần vốn 7,8 tỷ đồng (61,2%) tại công ty cổ phần Simex.
- Ngày 22/07/2003 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định 4201/QĐ-
UB giao 1,22 tỷ đồng (64,5%) tại công ty cổ phần Sứ Bát Tràng.
- Ngày 23/10/2003 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 6359/QĐ-
UB giao phần vốn 7,2 tỷ đồng (40%) tại công ty cổ phần Thăng Long.
Sau ba lần sáp nhập công ty và nhiều lần nhận giao vốn Haprosimex
8.Thu nhập BQ 1LĐ/tháng 2,534 2,792 + 0,258 10,18
9.Tỷ suất LNST/Tổng TS 1,083 0,760 - 0,323 29,82
10.Tỷ suất LNST/Vốn CSH 3,37 2,48 - 0,89 26,4
11.Tỷ suất LNST/DT 0,418 0,334 - 0,084 20
(Nguồn: Báo cáo tài chính Tổng công ty Thương mại Hà Nội năm 2007, 2008 )
Qua các chỉ tiêu tài chính hai năm 2007 và 2008 thể hiện ở Biểu số 1.1 ta
có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty đang phát triển theo
chiều hướng tích cực. Tổng Tài sản Tổng công ty năm 2008 tăng 30% so với
năm 2007 là do Tổng công ty đã đầu tư thêm vào TSCĐ để mở rộng sản xuất.
Điều này chứng tỏ tình hình tài chính năm 2008 của Tổng công ty rất ổn định.
Bên cạnh đó, các chỉ tiêu khác bao gồm: Vốn CSH, Thu nhập bình quân đầu
người năm 2008 cũng tăng so với năm 2007, đời sống người lao động không
ngừng được nâng cao.
Tuy nhiên, các chỉ tiêu LNTT và LNST năm 2008 đều giảm so với năm
2007 mặc dù năm 2008 doanh thu bán hàng thuần tăng 13,9% so với năm 2007.
Sở dĩ như vậy là vì năm 2008, tình hình kinh tế trong nước và quốc tế biến động
lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đền tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công
ty. Thời tiết những tháng đầu năm rét đậm kéo dài, cuối năm lại hứng chịu đợt
mưa lớn những ngày đầu tháng 11 khiến thị trường chao đảo. Việc thu mua
nguồn nông sản, thực phẩm tươi sống gặp rất nhiều khó khăn, giá thu mua đắt
do nguồn hàng khan hiếm. Điều này làm cho Giá vốn hàng bán tăng cao so với
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
5
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
năm 2007. Bên cạnh đó các chi phí bán hàng cũng tăng do việc vận chuyển hàng
hóa không thuận lợi, hàng hóa bị hư hỏng nhiều sau trận mưa kỷ lục. Tất cả
những nhân tố khách quan trên khiến cho LNTT năm 2008 giảm so với năm
2007 cho dù Doanh thu bán hàng thuần tăng. Đây cũng là tình hình chung của
tất cả các doanh nghiệp trong năm 2008.
1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh tại Tổng công ty Thương
Nội một số quyết định các dự án đầu tư ra nước ngoài và chịu trách nhiệm trước
đại diện chủ sở hữu và pháp luật về mọi hoạt động của Tổng Công ty.
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do HĐQT lập ra để kiểm tra giám sát tính
hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh
doanh, ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ Tổng
Công ty, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, quyết định của chủ tịch HĐQT.
Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do HĐQT giao, báo cáo và chịu trách nhiệm
trước HĐQT.
Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm,
là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của Tổng Công ty theo
những mục tiêu, kế hoạch, nghị quyết, quyết định của HĐQT phù hợp với điều
lệ của công ty; Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về việc thực hiện các
quyền và nhiệm vụ được giao.
Các phó Tổng Giám đốc: Các Phó Tổng Giám đốc do UBND Thành phố
Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của HĐQT Tổng Công ty, là người giúp việc cho
Tổng Giám đốc, thay mặt Tổng Giám đốc điều hành Tổng Công ty theo phân
công và ủy quyền được giao; Chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và
trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Kế toán trưởng: Kế toán trưởng do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm
theo đề nghị của HĐQT Tổng công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực
hiện công tác kế toán của Tổng Công ty; giúp Tổng Giám đốc kiểm tra, giám sát
tài chính tại Tổng Công ty, chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và
trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc được ủy quyền.
Các phòng ban quản lý bao gồm:
Phòng tổ chức nhân sự: Thực hiện chức năng giúp việc cho ban lãnh đạo
Tổng Công ty về công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo và phát triển;
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
7
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
công tác tiền lương, khen thưởng, kỷ luật; giải quyết chính sách cho người lao
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
Ban pháp lý hợp đồng: Ban pháp lý hợp đồng có chức năng cập nhật các
văn bản pháp luật của Việt Nam liên quan tới mọi lĩnh vực hoạt động của Tổng
công ty để tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty; Tiếp nhận và xử lý các tranh
chấp, khiếu nại liên quan tới Tổng công ty tại tòa án; xây dựng các quy chế, quy
định, các văn bản pháp lý của Tổng công ty trên cơ sở các văn bản pháp luật
hiện hành.
Phòng phát triển thị trường nội địa: Phòng phát triển thị trường nội địa
có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình phát triển thị trường nội địa và
các kế hoạch thực hiện chương trình; Xây dựng các tiêu chí cần có đối với điểm
kinh doanh trong hệ thống; tham mưu đầu tư xây dựng chuỗi bán lẻ hiện đại;
nghiên cứu đề xuất các giải pháp hỗ trợ cho sự phát triển thị trường nội địa và
nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kinh doanh bán buôn bán lẻ của
Tổng công ty.
Công ty trực thuộc gồm: TT xuất khẩu phía Bắc, TT KD hàng miễn
thuế, XN gốm Chu Đậu, Cty siêu thị Hà Nội, TT KD chợ Đầu mối phía Nam…
Các công ty thành viên tổng công ty: Công ty TM-DV Tràng Thi, Công
ty TM-DV Thời trang Hà Nội, Công ty cổ phần Du lịch Hapro, Công ty CP sứ
Hapro- Bát Tràng…
Các công ty liên doanh liên kết: công ty CP TP truyền thống Hapro,
công ty CP rượu thảo mộc Hapro, Công ty CP HanoiMilk, Công ty CP dịch vụ
Hapro, Công ty CP Thăng Long, công ty CP TM- DV Nghĩa Đô …
1.2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu:
Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là đơn vị hoạt động chuyên về kinh
doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp, sản phẩm của Tổng Công ty rất
đa dạng và được chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:
• Xuất khẩu:
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
9
Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã và đang có quan hệ với hơn 100
làng nghề và đã khôi phục được nhiều làng nghề thất truyền.
- Thị trường xuất nhập khẩu:
Tổng Công ty đã giao dịch với hơn 70 quốc gia, đã và đang xuất khẩu
sang 60 quốc gia trong khu vực và trên thế giới trong đó các thị trường xuất
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
10
Chuyên đề thực tập tôt nghiệp
khu ch lc bao gm: EU, M, Nga, n , khu vc Trung ụng, Trung
Quc, Nht Bn, Singapore
Tng Cụng ty ó v ang lm n vi hn 2000 khỏch hng quc t khp
cỏc nc Chõu u, Chõu , Chõu Phi v Chõu M. ú l nhng tớn hiu ỏng
mng cho thng mi Vit Nam núi chung v Tng Cụng ty Thng mi H
Ni núi riờng trong quỏ trỡnh hi nhp kinh t ton cu.
1.3. c im t chc cụng tỏc k toỏn
1.3.1. c im t chc b mỏy k toỏn
Do c im hot ng kinh doanh l a ngnh ngh, a bn hot ng
kinh doanh rng nờn Tng Cụng ty ó ỏp dng mụ hỡnh t chc k toỏn va tp
trung va phõn tỏn.
Theo mụ hỡnh ny, n v t chc k toỏn riờng c thnh lp phũng k
toỏn c s thc hin ton b cụng tỏc k toỏn phỏt sinh ti n v mỡnh v
nh k lp bỏo cỏo ti chớnh gi phũng k toỏn ti chớnh Tng Cụng ty. Cũn
c s khụng t chc hch toỏn riờng thỡ phũng k toỏn Tng Cụng ty b trớ
nhõn viờn k toỏn lm nhim v hng dn hch toỏn, thu nhn v kim tra
chng t cui k k toỏn gi cỏc chng t v phũng k toỏn Tng Cụng ty.
S 1.2: B mỏy k toỏn Tng Cụng ty Thng mi H Ni
Nguyễn Diệu Thuý Giang - Lớp Kế toán 47 C
11
K TON TRNG
PHể PHềNG
nghiệp vụ kế toán tổng hợp; lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kế toán ngân hàng: do 3 kế toán viên đảm nhận thực hiện các nhiệm
vụ: lập kế hoạch vay vốn, trả nợ vay; chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng, các
nghiệp vụ mở L/C; theo dõi và tính toán chi phí lãi vay định kỳ.
- Kế toán tiền mặt: thực hiện các công việc sau: lập phiếu thu chi quỹ
tiền mặt; theo dõi các khoản thu chi, tạm ứng cho CBCNV và hoàn thu tạm ứng
theo quy định; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan.
- Kế toán hàng hóa: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng
hóa, công cụ dụng cụ, ghi chép phản ánh đầy đủ các số liệu hiện có và tình hình
luân chuyển của vật tư hàng hóa. Tính toán trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng
hóa, công cụ nhập, xuất kho, trị giá vốn hàng tiêu thụ. Theo dõi các khoản nợ
phải trả, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Kế toán thuế: thực hiện các công việc lập báo cáo thuế GTGT đầu vào
của chi phí hàng tháng và tập hợp hồ sơ chứng từ liên quan cho bộ hồ sơ hoàn
thuế định kỳ; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan.
- Thủ quỹ: Thủ quỹ có nhiệm vụ lập thủ tục rút, gửi tiền vào tài khoản
tiền gửi, tiền vay, thu chi quỹ tiền mặt theo dõi thu chi tạm ứng; hàng ngày đối
chiếu chứng từ tồn quỹ tiền mặt; lưu trữ và quản lý hồ sơ.
1.3.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán.
Tổng Công ty Thương mại Hà Nội áp dụng kế toán trên máy vi tính theo
hình thức Chứng từ ghi sổ. Phần mềm kế toán áp dụng tại Tổng Công ty là phần
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
12
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
mềm Fast Accouting 2006 xây dựng theo chế độ kế toán Nhà nước và được chia
thành 11 phận hệ nghiệp vụ.
- Quy trình ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Đồng thời, xác định các tài khoản ghi Nợ và các tài khoản ghi Có để nhập dữ
- Kỳ kế toán: được xác định theo từng quý, mỗi quý phòng kế toán tài
chính Tổng công ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo theo quy định.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán theo đồng Việt Nam, tỉ giá qui đổi
ngoại tệ theo tỉ giá của ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại các thời điểm.
- Hình thức kế toán áp dụng: kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật
ký chứng từ.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Xác định giá trị HTK cuối kỳ theo
phương pháp giá thành thực tế.
- Phương pháp kế toán TSCĐ: đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị
còn lại của TSCĐ; sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng căn cứ theo
quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
14
Chứng từ kế toán
Nhập dữ liệu vào máy
Nhật ký – Chứng từ
Sổ cái tài khoản
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi
tiết tài khoản
Sổ,thẻ chi tiết tài
khoản
Bảng kê
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI.
2.1. Đặc điểm về hàng hóa và các phương thức bán hàng
ra số tồn kho trên từng thẻ kho.
Số lượng hàng hóa tồn kho được kiểm tra định kỳ vào cuối năm để đảm
bảo sự khớp đúng giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế.
Tổng công ty Thương mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương
pháp kê khai thường xuyên nên giá trị hàng tồn kho đảm bảo tính chính xác,
hàng tồn kho được theo dõi chi tiết theo từng kho hàng, từng chủng loại, từng
cửa hàng…
2.1.2. Các phương thức bán hàng
Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển
thì bắt buộc phải năng động, sáng tạo, hàng hóa của doanh nghiệp phải tiêu thụ
được càng nhiều càng tốt. Để làm được điều đó phải nâng cao chất lượng, mẫu
mã sản phẩm hàng hóa, giảm giá thành sản xuất cũng như giá gốc hàng hóa thu
mua, đồng thời doanh nghiệp phải kết hợp với những phương thức bán hàng hợp
lý, linh hoạt. Dựa trên những đặc tính của hàng hóa cũng như đặc điểm tổ chức
của mình, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã tiến hành bán hàng theo hai
phương thức chính đó là bán buôn và bán lẻ hàng hóa, mỗi phương thức bán
hàng trên lại được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như bán vận
chuyển thẳng, bán trực tiếp qua kho…
Theo phương thức bán buôn hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa
được ký kết với khối lượng lớn, cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn là các hợp
đồng kinh tế đã được ký kết và các đơn đặt hàng của khách hàng. Hiện nay, để
đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa, các đơn vị kinh doanh thuộc công ty mẹ
Tổng công ty đã chủ động hơn trong việc giao dịch với khách hàng để ký kết
hợp đồng, các mặt hàng bán buôn chủ yếu của Tổng công ty Thương mại Hà
Nội là máy móc thiết bị, phụ tùng xe máy, hàng gia dụng điện máy… Hai hình
thức bán buôn được áp dụng chủ yếu ở Tổng công ty là bán buôn vận chuyển
thẳng và bán buôn trực tiếp qua kho:
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
16
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
17
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
phẩm Hapro, các cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý của khối văn phòng. Đối với
những khách hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng hóa, căn cứ vào bảng kê
bán lẻ hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ, đây là căn cứ để ghi
nhận doanh thu bán hàng.
Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa Tổng công ty áp dụng phương thức
thu tiền trực tiếp tại các quầy hàng khi khách hàng đến mua hàng.
2.1.3. Quy trình hạch toán bán hàng.
Tổng công ty Thương mại Hà Nội có các đơn vị kinh doanh trực thuộc
Tổng công ty, tại mỗi đơn vị kinh doanh này có một bộ phận bán hàng phụ trách
công tác bán hàng của các đơn vị này. Quá trình tiêu thụ hàng hóa và luân
chuyển chứng từ tại bộ phận bán hàng được quy định như sau:
- Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của bộ phận bán hàng, phòng kế
toán sẽ cấp hóa đơn GTGT cho các bộ phận bán hàng, khi sử dụng gần hết số
hóa đơn GTGT đã được cấp, bộ phận bán hàng viết đơn đề nghị cấp thêm hóa
đơn.
- Tại mỗi bộ phận bán hàng sẽ bố trí một kế toán và một thủ kho đảm
nhận những nhiệm vụ sau:
• Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơm
để vào các thẻ kho. Cuối tháng, quý thủ kho tiến hành cộng số lương hàng hóa
nhập, xuất để tính ra số lượng hàng hóa tồn kho trên mỗi thẻ kho, đối chiếu số
liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa với kế toán.
• Kế toán: Theo dõi hàng hóa nhập-xuất-tồn hàng ngày, viết hóa đơn
khi bán hàng, lập bảng kê khai thuế tiêu thụ, lập báo cáo hàng tháng, hàng quý
về tiêu thụ hàng hóa; Cuối mỗi tháng, quý đối chiếu số liệu với ghi chép của thủ
kho trên các thẻ kho.
- Trình tự luân chuyển chứng từ:
• Đối với các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, giá trị nhỏ, kế toán
tại các bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng ghi nhận nợ
NKCT số
1,2,8,…
Báo cáo tài chính
Sổ cái TK 152,155,156…
Nhập dữ liệu vào máy tính
điện tử
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho nên hàng tồn kho được tính theo giá
thực tế bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ).
Hiện nay Tổng công ty Thương mại Hà Nội có hai nguồn mua hàng chính
là mua hàng nội địa và mua hàng nhập khẩu, các đơn vị kinh doanh của Tổng
công ty chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thu mua hàng hóa trong nước và
nhập khẩu hàng hóa.
2.2.1. Thủ tục mua hàng tại Tổng công ty
Dựa trên nhu cầu của thị trường cũng như tốc độ luân chuyển hàng hóa
của Tổng công ty, các đơn vị kinh doanh của Tổng công ty sẽ xác định nhu cầu
hàng hóa cần mua vào trong kỳ. Việc mua hàng hóa sẽ trực tiếp do bộ phận mua
hàng thuộc đơn vị kinh doanh đảm nhận. Trên cơ sở nhu cầu hàng hóa cần mua
vào trong kỳ, bộ phận mua hàng sẽ xây dựng chính sách và tổ chức triển khai
các hoạt động xúc tiến nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng trong nước
và quốc tế để nhập hàng hóa. Sau khi nghiên cứu thị trường và tìm được đối tác,
bộ phận mua hàng sẽ cử cán bộ làm các thủ tục cần thiết để ký kết các hợp đồng
cung cấp hàng hóa cho Tổng công ty.
Khi nhà cung cấp giao hàng hóa cùng hóa đơn GTGT, đơn vị kinh doanh
sẽ cử cán bộ đến kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lập “Biên bản kiểm
nghiệm hàng hóa”. Nếu hàng hóa không đảm bảo, cán bộ phòng kinh doanh sẽ
ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa” có chữ ký xác nhận của người giao
hàng, đồng thời thông báo về Tổng công ty và nhà cung cấp để có biện pháp xử
lý. Nếu số hàng hóa đã đảm bảo, cán bộ phòng kinh doanh sẽ ký xác nhận vào
“Biên bản giao nhận hàng hóa” do nhà cung cấp lập để tiếp tục làm thủ tục nhập
+ TK 1121S Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Sài Gòn Thương Tín
+ TK 112(2) Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Chi tiết TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
- TK 331: Phải trả cho người bán
• Các chứng từ sử dụng
- Hợp đồng cung cấp hàng hóa
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa
- Phiếu nhập kho
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
21
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
Ví dụ1: Ngày 16/12/2008, theo hợp đồng số 207/08-XNK1, Tổng công ty
Thương mại Hà Nội mua của Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương( SunHouse)
180 chiếc nồi 1 đáy Inox SH 365. Đơn giá 239.000đ chưa bao gồm VAT.
Theo thỏa thuận ký kết trong hợp đồng, tiền hàng sẽ thanh toán sau 30 ngày
bằng chuyển khoản .
Theo thủ tục mua hàng như đã trình bày ở trên ta có mẫu hóa đơn GTGT
(Biểu số 2.1); Phiếu nhập kho (Biểu số 2.2); Thẻ kho (Biểu số 2.3).
Sau khi đã ghi thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho của số
hàng vừa nhập kho lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán
hàng hóa sẽ vào phần hành kế toán máy “Kế toán mua hàng và công nợ phải
trả” và nhập dữ liệu vào phần “Phiếu nhập mua”. Sau đó phần mềm kế toán sẽ
tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.4);
Bảng kê số 8 ( Biểu số 2.18); Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.5); Nhật ký
chứng từ số 5 (Biểu số 2.6 ); Sổ cái tài khoản 156 (Biểu số 2.7 ).
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
22
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
Chuyªn ®Ò thùc tËp t«t nghiÖp
Biểu số 2.2. Phiếu nhập kho
TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số 01-VT
38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 16 tháng 12 năm 2008
Số: 42/12
Người giao hàng: Nguyễn Văn Nam
Theo hóa đơn GTGT số 31192 của công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương ngày 16
tháng 12 năm 2008.
Nhập tại: Kho phòng XNK 1
STT
Tên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
Mã số
Đơn
vị
Số lượng
Theo
chứng
từ
Theo
thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Nồi 1 đáy Inox
SH 365
NSH365 Chiếc 180 180 239.00
0
43.020.000
NXT
Số lượng
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
01/12 Tồn đầu 01/12 234
1 PX12/12 5/12 Xuất bán 5/12 50
… ….. ………… ….... ……. ……… ………
12 PN42/12 16/12 Nhập mua 16/12 180
….. …… ………… ……. ……. ……… ………
31/12 Cộng N,X 425 530
31/12 Tồn cuối 129
Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 06.
Ngày mở sổ: 01/12/2008
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
NguyÔn DiÖu Thuý Giang - Líp KÕ to¸n 47 C
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
25
Copyright: Tài liệu đại học ©