MỤC LỤC
1
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Sơ đồ
Bảng biểu
2
LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán là một bộ phận không thể thiếu tổ chức hoạt động của một doanh
nghiệp. Từ những đặc điểm chung nhất về hoạt động kinh doanh, về tổ chức quản lý
của doanh nghiệp đến những quy định cụ thể trong công tác hành chính, công tác
chuyên môn của các bộ phận khác đều có tác động tới công tác kế toán tại đơn vị. Vì
vậy, công tác tổ chức, quản lý và việc thực hiện từng phần hành, từng bút toán ghi
chép cũng đòi hỏi thực hiện một cách khoa học và thống nhất, có sự giám sát và điều
chỉnh kịp thời trong các tình huống.
Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh
doanh trong lĩnh vực có tính chất đặc thù: xuất bản tài liệu phục vụ nhu cầu vật chất
và tinh thần của con người. Đồng thời một đặc thù khác nữa là đơn vị phục vụ hoạt
động chuyên ngành thống kê, không xuất bản sách giáo khoa, sách báo chính trị, sách
báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc, được xếp vào doanh nghiệp hoạt động đặc thù.
Kế toán tại đơn vị phải thực hiện các chức năng của nó trong điều kiện vừa quan tâm
tới hiệu quả kinh tế vừa chú trọng yếu tố phục vụ đời sống tinh thần. Tìm hiếu với
tinh thần đó, em đã cố gắng hết sức hoàn thiện chuyên đề thực tập mong thể hiện
đúng chức năng kế toán tại đơn vị : theo dõi, phản anh, kiểm tra và từ vấn.
Chuyên đề thực tập gồm 3 phần chính:
Chương I : Khái quát chung về Nhà xuất bản Thống kê
Chương II : Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà
xuất bản Thống kê
Chương III : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và
tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thuỷ, cô kế toán trưỏng Hoàng
Minh Phượng và các anh chi trong phòng kế toán Nhà xuất bản Thống kê đã giúp em
Từ 1986 đến 1993
Đại hội Đảng toàn quốc VI là một mốc lịch sử quan trọng trong lịch sử kinh tế
nước ta: định hướng đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đất nước. Từ đây xoá bỏ cơ chế
4
4
kinh tế tập trung, bao cấp, chuyển sang xây dựng nền kinh thế thị trường nhiều thành
phần theo định hướng Xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước.
Khi cơ chế quản lý kinh tế có sự thay đổi, ngành xuất bản ở trong tình trạng khó
khăn chung trên nhiều mặt: tài chính-vốn, công nghệ sản xuất, kinh nghiệm quản lý
và kinh doanh, thị trường,…Những đợt “loạn sách” được biết đến với các hiện
tượng: xuất bản ồ ạt không chọn lọc, xuất bản chồng chéo- một tác phẩm được nhiều
nhà xuất bản cùng sản xuất, và đã được nhận định “công tác xuất bản ở nước ta
những năm 1986-1990 có lúc thuần tuý đi vào thương mại hoá”
1986-1990 là thời kỳ Nhà xuất bản Thống kê học tập, tìm tòi, mở lối đi. Từ năm
1986, Nhà xuất bản được các cơ quan quản lý xuất bản cho phép mở rộng các đề tài
về kinh tế (từ vi mô đền vĩ mô), các lĩnh vực kinh tế tổng hợp như kế hoạch, tài
chính, ngân hàng, thương mại, giá cả... Nhưng nhà xuất bản chưa thể nắm bắt thị hiếu
bạn đọc ngay lập tức, lại phải kiên định, bám sát mục đích, chức năng và nhiệm vụ,
và vượt qua xu hướng thương mại hoá trên thị trường sách, nên nhà xuất bản rơi vào
tình trạng lúng túng với đề tài mới. Về kinh tế tài chính, nhà xuất bản không còn
được bao giá, không được bao tín dụng, phải tự vay ngân hàng hoặc huy động vốn để
kinh doanh, không còn xuất bản theo chỉ tiêu nhà nước giao, nguồn cung cấp giấy bị
cắt và phải tự tìm đầu ra cho xuất bản phẩm nên lợi ích kinh tế được đặt lên hàng
đầu. Vừa tìm đường trong chuyên môn, vừa thử nghiệm trong kinh tế, những năm
1986-1990 nhà xuất bản không có được kết quả sản xuất kinh doanh tốt đẹp: thua lỗ,
nợ nần.
Từ năm 1990, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản và chính sách giúp
ngành xuất bản ổn định trong sản xuất và thị trường, như ban hành Nghị định 388-
HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 về Quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp
Nhà nước. Được giúp đỡ về kinh tế, đầu năm 1992, nhà xuất bản được Nhà nước cấp
sách quốc tế lớn tại Cu-ba, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nga, Đức. Nhà xuất bản cũng xây
dựng trang web, là một trong những phương thức thích ứng với môi trường kinh
doanh yêu cầu trách nhiệm. Tại điều 25 Luật xuất bản mới sửa đổi quy định rõ: chỉ
có các NXB mới được công bố xuất bản phẩm lần đầu trên mạng với mục đích giới
thiệu và kinh doanh và thực hiện đầy đủ trách nhiệm về bản quyền.
Bên cạnh đó, NXB cũng đau đầu với các vấn đề: vi phạm bản quyền tác giả,
sách bị in lậu, xuât bản lịch blốc theo cơ chế mới, xuất bản trên mạng. Ngoài sách lậu
6
6
nổi cộm, vần đề hiện nay mà mỗi đơn vị ngành xuất bản cũng đồng thời phải đối mặt
không chỉ là là số lượng sách nhập lớn (2007: gấp 5 lân số lượng tên sách xuất bản
trong nước) mà cả doanh nghiệp nước ngoài, họ được nhập khẩu xuất bản phẩm vào
Việt Nam. Các vấn đề trước mắt cũng khiến đơn vị căng thẳng: xu hướng chạy theo
thị trường lo miếng cơm manh áo; giá giấy in tăng và lạm phát ảnh hưởng trực tiếp
tới giá thành xuất bản, doanh thu, vốn; hiện tượng NXB chỉ là cái mũ để tư nhân làm
xuất bản hoặc phụ thuộc vào đối tác liên kết – đối tượng luôn coi yếu tố lợi nhuận là
mối quan tâm đầu tiên.
Vượt qua cuộc kiểm tra, rà soát về 4 điểm chính (cơ sở vật chất, trang thiết bị
hoạt động; biên chế tổ chức; cơ chế chính sách và chế tài xử phạt) trong hoạt động
của các nhà xuất bản do Cục Xuất bản thực hiện trên phạm vi cả nước cuối năm
2008, nhà xuất bản đã khẳng định năng lực tài chính; năng lực tổ chức bản thảo và
xây dựng kế hoạch đề tài, xuất bản; năng lực thực thi pháp luật và thực hiện các quy
định về xuất bản; chất lượng nguồn lực khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Để
hội nhập quốc tế, NXB xác định phương hướng phát triển là phải nâng cao tính
chuyên nghiệp bằng cách xây dựng thương hiệu thông qua những tựa sách có tính
chuyên môn hoá cao.
1.1.3. Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong
thời gian gần đây
STT Chỉ tiêu Đơn vị 2005 2006 2007 2008
1 Nguồn vốn kinh doanh Tr.đ 2139,360 2139,360 2139,360 2139,360
-Xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán,
giấy tờ quản lý theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
-Xuất bản các loại lịch.
Ngoài ra, nhà xuất bản Thống kê có nhiệm vụ:
-Giúp đỡ các đơn vị trong ngành làm các thủ tục xuất bản.
-Tổng hợp số lượng xuất bản phẩm của Tổng cục và các Cục thống kê có đăng
ký với nhà xuất bản Thống kê
-Lập kế hoạch xuất bản các xuất bản phẩm thống kê hàng năm.
-Phối hợp với các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất, tính logic của
nội dung xuất bản phẩm, giữa xuất bản phẩm này với các tài liệu khác đã xuất bản và
trao đổi với đơn vị có bản thảo nếu có vấn đề sai sót, để sửa đổi cho chính xác và
thống nhất trước khi in, phát hành.
8
8
1.2.2. Đặc điểm hàng hoá, sản phẩm
Nhà xuất bản Thống kê là nhà xuất bản chuyên ngành vì vậy tập trung vào
Sách số liệu thống kê kinh tế- xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa
học về thống kê, kế toán, tài chính…giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng
hợp.
Sách thuộc lĩnh vực thống kê là những sản phẩm chủ yếu của đơn vị, có thể kể
tới các loại sách quen thuộc như: niên giám thống kê; số liệu và phân tích thống kê;
chê độ, nghiệp vụ, nghiên cứu thống kê; niên giám các tỉnh; niên giám danh mục.
Ngoài ra, nhà xuất bản cũng có nhiều đóng góp trong công tác xuất bản sách kinh tế
(từ vi mô đến vĩ mô), đặc biệt là những xuất bản phẩm có liên quan tới thống kê: kinh
tế dự báo, thị trường chứng khoán, kinh tế đầu tư, quản lý kinh tế, tài chính ngân
hàng, nghiệp vụ kế toán thuế. Đồng thời, sách tin học từ kiến thức nhập môn đến
chuyên sâu, tin học ứng dụng trong kinh tế cũng là một mảng sách đáp ứng được nhu
cầu bạn đọc hiện nay.
Sách là hàng hoá có tính chất đặc biệt: là vật mang tin, được mua bán, trao đổi
nhằm phục vụ nhu cầu tinh thần. Sách số liệu thống kê kinh tế-xã hội là sản phẩm ghi
1.2.3.2. Biên tập
Công tác biên tập đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực xuất bản sách. Tất cả các
sách đều phải có người chịu trách nhiệm xuất bản và phải qua biên tập. Mục đích của
biên tập là đảm bảo sách có nội dung đúng đắn về lập trường quan điểm chính trị tư
tưởng, khắc phục sai sót về nội dung khoa học và văn phong, góp phần tạo nên một
10
10
cuốn sách có giá trị nhận thức cao, thống nhất hài hoà giữa nội dung và hình thức, tôn
vinh lao động sáng tạo của tác giả.
Biên tập nội dung: sửa chữa, hoàn thiện bản thảo về nội dung khoa học, về
phương diện chính trị, về phong cách thể hiện, giúp văn bản đạt được chất lương cao
về nội dung và hiệu quả thông tin tối ưu.
Biên tập hình thức: đảm bảo các yêu cầu về hình thức trinh bày maket, trình bày
trang sách, các hình minh hoạ,bảng biểu.
Bản thảo hoàn thiện ngoài đảm bảo các yêu cầu trên còn phải hoàn thiện các
tiểu tiết khác: tên sách chính thức, lời đầu sách (lời tựa, lời nhà xuất bản, lời giới
thiệu), các chú thích, chú giải, bảng biểu, phụ lục, hoàn thiện mục lục và danh mục
tài liệu tham khảo.
1.2.3.3. Nhân bản
Nhà xuất bản Thống kê thực hiện tạo ra ấn phẩm theo 2 cách: in trực tiếp thực
hiện tại bộ phận in thuộc Phòng sách Kinh tế và in, hoặc thuê cơ sở khác.
Khi không tự sản xuất ấn phẩm, toàn bộ công việc in ấn và hoàn thiện sản phẩm
do cơ sở được thuê thực hiện. Sản phẩm cuối cùng Nhà xuất bản nhận về là sách đã
hoàn thiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo số lượng.
In ấn: Để nhân bản phải thực hiện theo quy trình công nghệ chặt chẽ của ngành
In.
Hoàn thiện sản phẩm: gấp, khâu, ghim, vào bìa.
Sau khi có được các tờ in khổ lớn, phải cắt chúng theo đúng khổ sách mà khách
hàng yêu cầu, gấp các tờ in đã cắt thành các tay sách, rồi bắt các tay sách thành cuốn.
Cuối cùng ép ruột sách, bẻ gáy, dán vải màn, băng chỉ màu và đóng bìa. Đơn vị sử
Giám đốc: Là người đứng đầu nhà xuất bản, quản lý chung toàn bộ hoạt động
sản xuất kinh doanh của đơn vị. Không chỉ trực tiếp chỉ đạo Phó giám đốc và các
phòng hành chính, kế toán tài vụ và chi nhánh xuất bản tại TP HCM, mà giám đốc
đồng thời chịu trách nhiệm tạo điều kiện xây dựng đời sống tinh thần cho cán bộ
công nhân viên nhà xuất bản.
Phó giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác chi tiết
tại các phòng sách: phòng sách thống kê, phòng sách kinh tế và in, phòng sách tin học
và giáo trình.
Các phòng sách: Phòng sách thống kê, Phòng sách kinh tế và in, Phòng sách
tin học và giáo trinh đều có chức năng, nhiệm vụ biên tập và kinh doanh sách thuộc
lĩnh vực nhất định, mà cụ thể là chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức sản phẩm và
công tác kinh doanh xuất bản phẩm theo lĩnh vực.
Phòng hành chính: là nơi tiếp nhận, soạn thảo, xử lý và lưu trữ công văn, giấy
tờ thuộc công tác hành chính-tổ chức chung toàn nhà xuất bản
14
15
Phòng kế toán tài vụ: là nơi thực hiện việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản về mặt tài chính kế toán, đảm
bảo tuân thủ theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Từ đó cung cấp các thông tin tài
chính kế toán, kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định của lãnh đạo nhà xuất bản.
Chi nhánh tại TPHCM: xuất bản sách, biểu mẫu chứng từ tại TP HCM, tiếp
nhận sách từ Hà Nội để phục vụ phát hành tại các tỉnh phía nam.
1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán
1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 4.: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NXB Thống kê
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
Nhà xuất bản Thống kê tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Mọi
công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ. Tại các phòng tổ chức
biên tập và kinh doanh sách cũng như chi nhánh tai TP HCM có các nhân viên thực
hiện công tác thu thập chứng từ, hoá đơn và theo dõi chi tiết số lượng rồi gửi về
Sơ đồ 5.: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thông kê
16
17
- Hằng ngày, khi phát sinh các chứng từ gốc, nhân viên theo dõi tại phòng sách,
thủ quỹ và kế toán viên phụ trách phần hành liên quan thực hiện theo dõi chi tiết: ghi
sổ theo dõi tại phòng sách, sổ quỹ và sổ chi tiết có liên quan. Chứng từ sau khi dùng
để ghi chép phải lưu tại phòng Kế toán – Tài vụ.
- Cuối tháng, các chứng từ gốc được tập hợp để đối chiếu với Bảng kê (thường
được lập theo phòng ban), như Bảng kê thành phẩm dịch vụ nhập-xuất-tồn, Bảng kê
hoá đơn chứng từ bán ra, Bảng kê trích khấu hao TSCĐ; và từ đó lập các Tổng hợp
bảng kê (phạm vi toàn NXB).
- Như vậy, tại thời điểm cuối tháng, sau khi hoàn thành các Tổng hợp bảng kê,
Bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ, đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
17
CHỨNG TỪ
GỐC
SỔ KẾ TOÁN
CHI TIẾT
BẢNG KÊ
(theo phòng
ban)
TỔNG HỢP
BẢNG KÊ
CHỨNG TỪ
GHI SỔ
SỔ CÁI
BẢNG CÂN
ĐỐI SỔ
PHÁT SINH
SỔ ĐĂNG KÝ
tác liên kết xuất bản, hoặc xuất bản theo kế hoạch của phòng, đã đăng ký với Giám
đốc và được duyệt, sau khi được sản xuất và kiểm tra chất lượng, số lượng thì trả về
phòng sách đó: Phòng sách Thống kê, Phòng sách Kinh tế và In, Phòng sách Tin học
và Giáo trình.
Thành phẩm được lưu trữ, bảo quản ngay tại các phòng sách hoặc được tiêu thụ
ngay theo đơn đặt hàng. Số lượng đầu sách thường nhiều trong khi số lượng đơn vị
sách của mỗi đầu sách không lớn nên số lượng thành phẩm bảo quản tại Nhà xuất bản
không quá lớn và cũng không tồn đọng quá lâu. Việc luân chuyển linh hoạt như vậy
đòi hỏi công tác theo dõi thành phẩm phải thực hiện liên tục và có sự kết hợp chặt
chẽ giữa các phòng sách với nhân viên kế toán hàng hoá.
2.1.2. Đặc điểm quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống
kê
2.1.2.1. Các phương thức tiêu thụ tại Nhà xuất bản Thống kê
19
20
Tiêu thụ trực tiếp : giao hàng cho người mua trực tiếp tại các phòng sách của
đơn vị. Nếu khách hàng mua nhận phát hành sách của Nhà xuất bản thì được hưởng
phí phát hành theo thoả thuận. Đối với bán buôn, khách hàng có thể thanh toán bằng
tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng. Đối với bán lẻ, khách hàng phải thanh toán
ngay bằng tiền mặt.
Tiêu thụ qua đại lý : khi giao hàng cho các cơ sở đại lý, kế toán chỉ theo dõi
trên sổ mà không ghi nhận tiêu thụ. Khi các đại lý thông báo số ấn phẩm đã tiêu thụ
thì kế toán hàng hoá mới viết Hoá đơn GTGT với giá bán đã thoả thuận. Đại lý ngoài
được hưởng phí phát hành còn được hưởng hoa hồng đại lý. Ngoài ra còn có thể
thanh toán bằng tiền mặt, thông qua tài khoản ngân hàng hoặc được trả chậm.
Tiêu thụ theo đơn đặt hàng : Trường hợp nhà xuất bản thực hiện xuất bản
theo đơn đặt hàng, sau khi hoàn thành sản phẩm Nhà xuất bản chuyển tới địa điểm
theo thời gian ghi trong hợp đồng kinh tế. Chỉ khi được chấp nhận thanh toán, kế toán
hàng hoá mới ghi nhận tiêu thụ. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc
thông qua tài khoản tại ngân hàng.
- Hạch toán nhập, xuất kho thành phải được phản ánh theo giá thực tế.
- Giá thực tế của thành phẩm nhập kho: giá thành xuất bản.
- Phương pháp tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho: phương pháp giá thực
tế đích danh.
- Hạch toán chi tiết thành phẩm phải được thực hiện theo: Từng kho (PS Thống
kê, PS Kinh tế và In, PS Tin học và Giáo trình), từng loại (Bìa, Phụ bản, Sách, Tờ
gấp), từng nhóm (Đầu sách/ Tên sách).
- Phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm: phương pháp kiểm kê định kỳ.
Cuối tháng, nhân viên kế toán phụ trách theo dõi thành phẩm tham gia kiểm kê thành
phẩm tồn kho và ghi chép số liệu, đối chiếu với số liệu theo dõi tại kho.
2.2.2. Phương pháp tính giá thành sản xuất của thành phẩm
Giá thành phẩm nhập kho và xuất kho chính là giá thành xuất bản thành phẩm.
Giá thành sản phẩm sản xuất (giá thành xuất bản) của đơn vị bao gồm các
khoản chi phí:
- Chi phí nhuận bút: đối với các xuất bản phẩm phải trả nhuận bút.
- Chi phí in ấn: đơn vị thuê cơ sở ngoài thực hiện in ấn và gia công hoàn thiện
sản phẩm nên giá thành in thực tế bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc nhân
bản xuất bản phẩm gồm: chi phí in và chi phí hoàn thiện sản phẩm.
21
22
Trong một số trường hợp, đơn vị sử dụng các dịch vụ của nhiều hơn 1 cơ sở
để hoàn thiện cùng 1 sản phẩm: 1 cơ sở in ruột và bìa hoặc 1 cơ sở in ruột và 1 cơ sở
in bìa; 1 cơ sở gia công hoàn thiện sản phẩm.
•Chi phí in: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí giấy in ruột, chi phí
giấy in bìa, chi phí làm phim, chi phí chế bản), chi phí cung cấp dịch vụ của cơ sở in,
chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ);
•Chi phí thuê gia công hoàn thiện sản phẩm: chi phí vật liệu đóng xén, chi
phí cung cấp cung cấp dịch vụ của cơ sở gia công; chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ)
- Chi phí sản xuất chung: chi phí văn phòng phẩm, mực in cho máy in laze tại
phòng sách, giấy viết, tiền ăn trưa của nhân viên phòng sách.
- Nếu có Hoá đơn GTGT do có sở in xuất thì nhập kho ngay, nếu hoá đơn đến
thời điểm cuối tháng chưa về thì căn cứ Phiếu tính giá để lập Giấy đề nghị tạm nhập
gửi phòng Kế toán – Tài vụ để tạm nhập.
23
TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU TÍNH GIÁ
NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH
- NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP
ĐỒNG, HOÁ ĐƠN GTGT
- LẬP PHIẾU TÍNH GIÁ
KẾ TOÁN HÀNG HOÁ
- HOÁ ĐƠN GTGT
- BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG,
- PHIẾU TÍNH GIÁ
- LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM,
DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO
TỔNG HỢP BẢNG KÊ THÀNH
PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN
KHO
NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GHI SỎ THEO DÕI TẠI P. SÁCH
24
Biểu số 2.: Giấy đề nghị tạm nhập
- Chuyển tất cả các chứng từ: Tờ trình, Hợp đồng in, Biên bản thanh lý hợp
đồng, Phiếu tính giá, Hoá đơn GTGT lên phòng Kế toán-Tài vụ để kế toán hàng hoá
lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho.
24
25
Biểu số 3.:Phiếu tính giá
25
Copyright: Tài liệu đại học ©