MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
3.1. Khái niệm về mô hình nghiệp vụ
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một
miền đựoc nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng
đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài. Mô hình nghiệp vụ
được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của hoạt
động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp
vụ.
3.2. Biểu đồ phân rã chức năng
Một trong những cách thể hiện của mô hình nghiệp vụ là biểu đồ phân rã chúc năng.
Nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức
năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định.
3.2.1. Các khái niệm và ký pháp sử dụng
Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện
trong hoạt động của nó. Khái niệm chức năng là khái niệm logic, tức là chỉ nói đến tên
công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức gộp và chi tiết) giữa chúng mà không
chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ai làm (là khái
niệm vật lý)
Chức năng (hay công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi tiết sắp
theo thứ tự sau:
- Một lĩnh vực hoạt động (area of activities)
- Một hoạt động (activity)
- Một nhiệm vụ (task)
- Một hành động (action): thường do một người làm
Sự phân chia trên đây là tương đối, tùy thuộc vào phạm vi nghiệp vụ và từng trường
hợp cụ thể mà phân chia chức năng thành các mức gộp và chi tiết khác nhau. Ví dụ: Hoạt
động du lịch là một lĩnh vực các hoạt động về dịch vụ tham quan, lữ hành, ăn nghỉ. Kinh
doanh khách sạn là một hoạt động của lĩnh vực du lịch chuyên về các dịch vụ ăn uống và
nhà nghỉ. Tiếp nhận khách trong khách sạn là một nhiệm vụ của kinh doanh khách sạn.
Cuối cùng thanh toán với khách là một hành động bao gồm việc lập hóa đơn thanh toán
và thu tiền của khách khi khách rời khỏi khách sạn.

b. Bố trí, sắp xếp mô hình
- Không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức
- Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng.
Chẳng hạn, ở mức cuối cùng của biểu đồ phân rã chức năng, các chức năng thuộc
cùng một mức và có cùng một chúc năng cha có thể sắp xếp theo hàng dọc (hình 3.3)
- Biểu đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi.
c. Đặt tên chức năng
Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau.
Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ. Ví dụ: chúc
năng “lập đơn hàng”, “bảo trì kho”. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan
đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên chức năng cần phản ánh được nội
dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Ví dụ sau
đây là mô hình mô tả một lĩnh vực hoạt động trong một tổ chức:
- Nhiệm vụ đặt ra: Nhận đơn hàng của khách và tổ chức gửi hàng cho khách
- Bộ phận trách nhiệm: Bộ phận bán hàng và quản lý kho (một lĩnh vực nghiệp vụ
được khảo cứu của tổ chức).
Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của tổ chức là một mô hình dạng chuẩ được mô tả trên
biểu đồ hình 3.3.
Hình 3.3. Biểu đồ phân rã chúc năng nghiệp vụ
của bộ phận kinh doanh bán hàng.
d. Mô tả chi tiết chức năng lá
Đối với mỗi chức năng lá (mức thấp nhất) trong biểu đồ cần mô tả trình tự và cách
thức tiến hành nó bằng lời và có thể sử dụng biểu đồ hay một hình thức nào khác. Mô tả
thường bao gồm các nội dung sau:
- Tên chức năng
- Các sự kiện kích hoạt (khi nào? Cái gì dẫn đến? điều kiện gì?)
- Quy trình thực hiện
- Yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có)
- Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu)
- Công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có)

1. Bộ phận kế hoạch
1.1. Lập kế hoạch chiến lược
1.2. Lập kế hoạch hàng năm
1.3. Lập kế hoạch tác nghiệp (quý, tháng).
1.4. Xét cấp phát vật tư, phụ tùng
2. Bộ phận tài chính
2.1. Lập kế hoạch ngân sách
2.2. Quản lý thu chi
2.3. Quản lý thanh quyết toán
2.4. Hạch toán giá thành
2.5. Tổng hợp báo cáo
3. Bộ phận lao động tiền lương
3.1. Quản lý nhân sự
3.2. Đào tạo, kèm cặp
3.3. Bố trí cán bộ, nâng bậc, xếp lương
4. Bộ phận quản lý cơ điện
4.1. Lập kế hoạch trang bị sửa chữa
4.2. Theo dõi tình trạng cơ điện
4.3. Cung cấp giải pháp kỹ thuật
4.4. Tổ chức sửa chữa thay thế
5. Bộ phận quản lý công nghệ
5.1. Định dạng sản phẩm và chỉ tiêu chất lượng
5.2. Xây dựng và quản lý quá trình công nghệ
5.3. Nghiên cứu thử nghiệm công nghệ
6. Bộ phận quản lý chất lượng
6.1. Kiểm tra thực hiện quy trình
6.2. Kiểm tra chất lượng sản phẩm
6.3. An toàn lao động và vệ sinh công nghiệp
7. Bộ phận tiếp thị
7.1. Thu thập thông tin thị trường

Trông gửi xe
ở bãi
2. Kiểm tra chỗ trống trong bãi
3. Ghi vé cho khách
4. Vào sổ gửi xe, cho xe vào
5. Kiểm tra vé lấy xe
Trả xe
Cho khách
6. Đối chiếu với xe
7. Thanh toán tiền, cho xe ra
8. Ghi sổ xc ra
9. Kiểm tra sự cố trong sổ gửi
Giải quyết
sự cố
10. Kiểm tra sự cố khách yêu cầu
11. Lập biên bản sự cố
12. Giải quyết hay bồi thường
Bảng 3.1. Cách nhóm các chức năng theo phuơng pháp dưới lên.
Hình 3.5. Biểu đồ phân rã chức năng hoạt động trông gửi xe
3.4. Xác định phạm vi hệ thống
Khi phát triển một hệ thống thông tin, người ta thường sử dụng nhiều ma trận khác
nhau phục vụ quá trình phân tích và lựa chọn các yếu tố cần thiết cho việc xây dựng mô
hình ở các bước tiếp theo của vòng đời phát triển hệ thống. Dưới đây chỉ trình bày hai ma
trận thường được sử dụng nhất là: ma trận yếu tố quyết định thành công - chức năng và
ma trận thực thể - chúc năng.
3.4.1. Ma trận yếu tố quyết định thành công và chức năng
Trong khi lập kế hoạch chiến lược phát triển HTTT, sau khi đã xác định được mục
tiêu hay các vấn đề mà tổ chức phải gặp phải, người ta thường phải xác định các yếu tố
quyết định thành công. Đó là những yếu tố có liên hệ với các hoạt động nghiệp vụ bên
trong và bên ngoài mà có thể đo được và có ảnh hưởng to lớn đến việc tổ chức có thể đạt

Kiểm soát
chi phí,
không
tăng giá
1. Bộ phận kế hoạch E D
2. Bộ phận tài chánh D E
3. Bộ phận lao động tiền lương D D
4. Bộ phận quản lý cơ điện
5. Bộ phận quản lý công nghệ D
6. Bộ phận quản lý chất lượng D
7. Bộ phận tiếp thị E
8. Bộ phận tiêu thụ E
9. Bộ phận nguyên liệu E
10. Bộ phận hành chánh
11. Bộ phận bảo vệ an ninh
Bảng 3.2. Ma trận yếu tố quyết định thành công và chức năng
3.4.2. Ma trận thực thể-chức năng
Khi khảo sát, ta thu được các thực thể dữ liệu của rổ chức (xem bảng 3.3). Để tiếp
tục, ta cần phải xem xét những dữ liệu nào là thực sự cần thiết cho các chức năng của
phạm vi đang nghiên cứu và các chức năng nào là có tác động lên dữ liệu. Với mục đích
trên, ta xây dựng ma trận thực thể-chức năng.
Ma trận thực thể-chức năng gồm các dòng và các cột:
Các thực thể
1. Kế hoạch chiến lược
2. Kế hoạch hàng năm
3. Kế hoạch điều hành
4. Phiếu xuất vật tư
5. Phiếu nguyên vật liệu
6. ….
7. Nguyên liệu

hoặc đánh dấu sót, hoặc khảo sát đã bỏ sót thực thể dữ liệu.
- Nếu một cột nào không chứa một ô được đánh dấu thì hoặc là khảo sát thiếu chức
năng, hoặc đánh dấu sót, hoặc thực thể là không cần thu thập và có thể bỏ đi.
Những phát hiện trên đây cho phép ta xem xét, bổ sung những khiếm khuyết trong
khảo sát, loại bỏ những chức năng hay thực thể thừa (ứng với dòng hay cột cô lập) của
miền khảo sát. Trong một số trường hợp có thể phải phân rã chức năng nhỏ hơn để tìm ra
mối quan hệ của chức năng và thực thể.
Ma trận nhận được cuối cùng cho ta biết mối quan hệ giữa các chức năng được xét và
các hồ sơ dữ liệu còn được giữ lại: mỗi chức năng có tác động lên những hồ sơ nào, theo
cách thức nào (đọc, cập nhật hay tạo ra nó). Ma trãn thực thể-chức năng sau khi đã bỏ đi
các dòng và các cột không được đánh dấu sẽ sử dụng như một dạng mô tả trong mô hình
nghiệp vụ. Nó là một đầu vào để xác định các luồng dữ liệu trong biểu đồ luồng dữ liệu.
3.5. Ví dụ
A. Mô tả bài toán
Một bãi trông gửi xe có 2 cổng: Một cỏng xe vào, một cổng xe ra. Người ta chia bãi
thành 4 khu dành cho 4 loại xe khác nhau : Xe máy, xe buýt, xe tải và công-ten-nơ. Khi
khách đến gửi xe, người coi xe nhận dạng xe theo bảng phân loại, sau đó kiểm tra chỗ
trống trong bãi. Nếu chỗ dành cho loại xe đó đã hết thì thông báo cho khách. Ngược lại
thì ghi vé đưa cho khách và hướng dẫn xe vào bãi, đồng thời ghi những thông tin trên vé
vào sổ xe vào.
Khi khách lấy xe, người coi xe kiểm tra vé xem vé là thật hay giả, đối chiếu vé với xe.
Nếu vé giả hay không đúng xe thì không cho nhận xe. Ngược lại thì viết phiếu thanh
toán và thu tiền của khách, đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ xe ra.
Khi khách đến báo cáo có sự cố thì kiểm tra xe trong sổ xe vào và sổ xe ra để xác
minh xe có gửi hay không và đã lấy ra chưa. Nếu không đúng như vậy thì không giải
quyết. Trong trường hợp ngược lại tiến hành kiểm tra xe ở hiện trường. Nếu đúng như sự
việc xảy ra thì tiến hành lập biên bản giải quyết và trong trường hợp cần thiết thì viết
phiếu chi bồi thường cho khách. Các bảng dữ liệu khảo sát thu được bao gồm:
a. Bảng giá (và phân loại)
Loại xe Đơn giá/ngày đêm Khu Số chỗ

Ghi sổ xe ra Vé Hồ sơ DL
kiểm tra xe trong sổ sổ xe vào hồ sơ DL
kiểm tra xe ở hiện trường sổ xe ra hồ sơ DL
lập biên bản Biên bản hồ sơ DL
viết phiếu chi phiếu chi hồ sơ DL
Bảng 3.4. Bảng phân tích
Từ cột cuối cùng của bảng phân tích, ta rút ra được hai đối tượng có thể là tác nhân:
Đó là khách hàng và người coi xe. Khi phân tích dựa vào bảng mô tả và định nghĩa, ta chỉ
còn một tác nhân duy nhất là KHÁCH và xác định được các luồng thông tin tương tác
giữa KHÁCH và hẽ thống. Từ đó vẽ được biểu đồ ngữ cảnh ở hình 3.7.
Từ cột 1 của bảng phân tích, ta rút ra được các chức năng chi tiết xây dựng được biểu
đồ phân rã cho trong hình 3.5. Từ các mô tả và các dữ liệu đã cho, ta lập và xây dựng
được danh sách các hồ sơ (bảng 3.5) và ma trận thực thể chức năng (hình 3.8)
a. Bảng giá (và phân loại xe)
b. Vé xe
c. sổ xe vào
d. sổ xe ra
e. Phiếu thanh toán
f. Biên bản sự cố
Bảng 3.5. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Hình 3.7. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
Các thực thể
1. Bảng giá (phân loại xe)
2. Vé xe
3. Sổ xe vào
4. Sổ xe ra
5. Phiếu thanh toán
6. Biên bản sự cố
7. Phiếu chi bồi thường
Các chức năng nghiệp vụ 1 2 3 4 5 6 7