Bài 6
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
Trong chương này bạn sẽ học:
1.Hướng dẫn nhận thức các lọai hệ thống quản lý bằng phân tích hệ
thống
2. Ứng dụng phân tích hệ thống môi trường trong các doanh nghiệp:
phương pháp xây dựng qui trình quản lý
1) Sự cần thiết nghiên cứu hệ thống quản lý
Trong lĩnh vực môi trường, nguời cán bộ luôn phải làm việc trong các
bộ máy tổ chức: các cơ quan quản lý nhà nước về môi trường như Sở
Tài Nguyên Môi trường, Phòng Quản lý đô thị Quận Huyện, các công
ty môi trường (nhà nước hoạc tư nhân); các doanh nghiệp , công ty
sản xuất, các tổ chức phi chính phủ trong vàngoài nước . .
+ Các Sở Tài Nguyên Môi trường, Phòng Quản lý đô thị Quận Huyện
cómục đích quản lý các hệ sinh thái trong phạm vi phụ trách phát
triển bền vững.
+ Các Công ty vàdoanh nghiệp cómục tiêu phát triển lợi nhuận đồng
thời với mục tiêu sản xuất hợp với tiêu chuẩn môi trường (quản lý môi
trường trong phạm vi công ty sao cho không tác động đến môi trường
của hệ sinh thái.
Đáp ứng nhận thức cho cả hai nhóm hệ quản lý, trước tiên nghiên cứu
các ứng dụng chung cho các loại hệ quản lý.
1.1) Phân tích hệ thống ứng dụng trong các hệ
thống quản lý
1.Cấu trúc
2.Ranh giới giữa “hệ thống và môi trường”
3.Các tiến trình hệ thống
4. Động thái hệ thống
5.Cơ cấu cấp bậc các tổ chức quản lý
6.Tính trội hay tính tập hưởng

bên ngoài
Phương pháp:
Dùng sơ đồ khối biểu thị các bên cóliên quan
1.3) Xác định ranh giới, phân tích không gian sản
xuất -làm việc hay bố trímặt bằng
Bố trímặt bằng làmột trong các biểu hiện của cấu trúc hệ thống ra
bên ngoài
Cần đánh giásựphân bố không gian hiện tại vàvẻbềngoài của
con người, thiết bị vàluồng công việc. Hình thức của văn phòng có
thể cómột tác động cóý nghĩa đối với các quan hệ giữa cánhân.
Vídụ, mặt bằng chật hẹp hay sự sắp xếp không hợp lý mặt bằng
sản xuất cóthể lànguyên do của vấn đề trong nghiên cứu HT.
Phân tích không gian sản xuất, bố trímặt bằng làmột trong các nội
dung quan trọng của ứng dụng phân tích hệ thống để bố trísản
xuất hợp lý, tiết kiệm năng lượng, nước. . .
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây
dựng qui trình quản lý
Như những loại hệ khác, các tiến trình hệ thống biến đổi các đầu
vào (input), qua các tín hiệu trung gian (throughput) thành các
đầu ra (output). Nhận biết các tiến trình hệ thống làmột nội dung
rất quan trọng, lại càng quan trọng hơn khi phân tích các hệ
thống quản lý.
Các mối liên hệ giữa các thành phần vàgiữa HT và môi trường
hình thành nên một mạng các qui trình liên hệ và tương tác
nhau, chúng liên kết nhau để tạo ra sự thống nhất hành động
chung nhằm hoàn thành các mục tiêu xác định của HT.
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý
qui trình cấp giấy chứng nhận không gây ô nhiễm môi trường ở
Sở Tài nguyên môi trường nào đó(vídụ).
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý

từ đóxác định nhiệm vụ của qui trình quản lý là
góp phần vào thực hiện mục tiêu chung của tổ
chức quản lý.
Vd: Mục tiêu hệ thống làquản lý tài nguyên nước
Mục tiêu qui trình làcấp giấy phép khai thác nước
ngầm
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
Phân tích cấu trúc thành phần của tổ chức (hệ thống
quản lý)
Nhận dạng các thành phần của hệ thống để hiểu rõ
chức năng của từng bộ phận trong tổ chức quản lý
nhằm phục vụ cho phân tích bố tríphân công trong
qui trình (phân tích vật lý)
Vd: Sở Tài nguyên Môi trường bao gồm các phòng ban
nào? Chức năng vànhiêm vụ mỗi phòng ban làgì?
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
4) Nhận biết ranh giới hệ thống – môi trường
Xác định rõ ranh giới hệ thống quản lý để biết nơi đi
vào và nơi đi ra khỏi qui trình
Vd: Ai là đối tượng “khách hàng”của qui trình?
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
5) Xác định thông tin đầu vào, đầu ra của qui trình
Xác định yêu cầu đầu vào qui trình
Xác định sản phẩm đầu ra của qui trình (cần phân tích tất
cả các tình huống để đảm bảo các đầu ra của qui trình
phùhợp)
Vd: Đối với qui trình cấp phép khai thác nước ngầm

Bước nhận hồ sơ:
+ Việc gì: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký
+ Ai làm: Nhân viên phòng tiếp nhận hồ sơ.
+ Khi nào làm: Ngay khi nhận hồ sơ từ các doanh nghiệp
+ Làm như thế nào:
-Kiêm tra hồ sơ theo qui định gồm đơn vàbảng đăng ký môi
trường.
-Vô sổ, cho số hồ sơ,
-Làm biên nhận hồ sơ (phiếu hẹn)
-Làm phiếu chuyển hồ sơ sang bước thẩm định.
8) Bố tríphân công nhiệm vụ cho từng thành phần của tổ
chức (thiết kế về mặt vật lý)
Xem xét chức năng vànhiệm vụ của các thành phần trong tổ chức
để bố tríphân công trách nhiệm về các bước thực hiện đã phân
tích trong phần phân tích logic.
9) Biên soạn qui trình thành văn bản bao gồm qui trình cho
nội bộ hệ thống quản lý và hướng dẫn thông tin đầu
vào vàquátrình thực hiện qui trình cho bên ngoài.
+ Qui trình cho nội bộ:
+ Mục đích của qui trình
+ Các bước thực hiện (thể hiện việc gìcần làm, ai làm, khi nào làm
vàlàm như thế nào?)
+ Điều khoản thực hiện (Phạm vi thời hiệu áp dụng)
Qui trình hướng dẫn khách hàng:
+ Các bước màkhách hàng cần thực hiện để đạt được mục tiêu .