LOGO
Chuyên đề 2 Tổ chức dữ
liệu hệ thống kế toán
Nguyễn Bích Liên
1Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Mục tiêu
You can briefly add outline of this slide page in this text box.
1. Hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán
2. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu & tích
hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ)
3. Hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu
4. Ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán
2
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
Nội dung
Tổ chức dữ liệu kế toán
I
Qui trình Xử lý dữ liệu
II
Mã hóa dữ liệu
III
Thảo luận ảnh hưởng của tổ chức dữ
liệu tới hệ thống thông tin kế toán
IV
3
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
V
Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu - sơ đồ
REA

CSDL
Nguyễn Bích Liên
6
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Kế toán
bằng tay
Kế toán
bằng máy
Ví dụ
Ký tự
Vùng dữ liệu
Tập tin dữ
liệu
Cơ sở dữ liệu
 Các tập tin trong CSDL có quan hệ với nhau
theo những nguyên tắc nhất định. Ví dụ ?
Sự phát triển của kỹ thuật CSDL
Nguyễn Bích Liên
7Ch2. Tổ chức dữ liệu
Mốc Sự kiện Kỹ thuật CSDL (trích GeorgeH.Bodnar,
William S.Hopwood-AIS)
1960s Máy tính lớn
(mainframe)
Hệ thống tập tin Máy tính như một nơi chứa
các tập tin.
1960s Hệ quản trị CSDL
(DBMS)
Quản trị CSDL
(
database management)

 Tổ chức dữ liệu kế toán thủ công thế nào? Tập
trung loại dữ liệu gì?
Kế toán đã sử dụng các mô hình tổ chức dữ liệu nào? Trong điều kiện
ứng dụng CNTT ra sao?
Mô hình sổ kế toán
Tập tin thông thường
Hệ quản trị CSDL
Sử dụng kế
toán thủ công
Phần mềm ứng dụng
& dữ liệu gắn chặt
với nhau; trùng lặp,
không chuẩn hóa
.
Phần mềm ứng dụng
& dữ liệu độc lập
Hệ thống máy
tinh lớn
(mainframe)
Sổ theo thời
gian- đối tượng
Hệ quản trị
CSDL:
Tổ chức tập tin thông thường theo từng
ứng dụng
Nguyễn Bích Liên
9Ch2. Tổ chức dữ liệu
Sự kiện A
(VD đặt
hàng)

Tổ chức theo hệ quản trị CSDL
Nguyễn Bích Liên
10Ch2. Tổ chức dữ liệu
Cơ sở dữ liệu
Sự kiện A, đối tượng B,
C. Sự kiện D, E, F …
Module bán
hàng
Module gửi
hàng
Module…
….
Đặc điểm của mô
hình tổ chức dữ
liệu này
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Truy vấn dữ
liệu (DQL-
Data Query
Language)
• Tạo thông
tin, báo cáo
theo yêu
cầu người
sử dụng
DBMS là phần mềm quản lý
dữ liệu. Chức năng
Thế nào là hệ quản trị CSDL? Nó thực hiện những công việc gì? Tại sao cần hệ quản trị
CSDL?
Xử lý dữ liệu

DBMS kế
toán
DBMS kế
toán
DBMS kế
toán
Schema or
(database model)
Database
Kiến trúc của Cơ sở dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
13
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Có 3 mức độ kiến trúc của Cơ sở dữ liệu
Khái niệm CSDL
Sử dụng CSDL
Báo cáo mong muốn
Thông tin cần hiển thị
Mô hình cấu trúc dữ liệu:
• Hình cây hay gọi là phân
cấp
• Mạng
• Quan hệ
• Hướng đối tượng
DL lưu trữ thực sự theo cách để có
Phương pháp truy cập :
• Trình tự
• Trình tự có chỉ mục (indexed
sequencial)
• Trực tiếp

kết giữa các tập thực
thể.
Mối quan
hệ/liên kết
giữa các
thực thể
1:1
1- nhiều
nhiều - nhiều
Mô hình dữ liệu cấp khái niệm: mối liên kết thực thể
entities relationship
Nguyễn Bích Liên
15
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Thực thể 1
Thuộc
tính 2
Thuộc
tính
1
Thuộc
tính …
Thực thể 2
Thuộc
tính 2
Thuộc
tính
1
Thuộc
tính …

ngoài (nếu
cần)
Cấu trúc dữ liệu: cấp logic –
cấu trúc quan hệ - relational structures
 Các dữ liệu trong CSDL được lưu trữ dưới dạng
bảng dữ liệu 2 chiều: cột, dòng
Nguyễn Bích Liên
18
Ch2. Tổ chức dữ liệu
MÃ KH TÊN KH ĐỊA CHỈ SỐ DƯ
01 Nguyễn Văn A xxxx 300
02 cty TNHH Hoa Huyền xxxx 500
SỐ HĐ MÃ KH
NGÀY BÁN HÀNG
ĐK THANH TOÁN
101 01 15/09 1
102 02 20/9 2
103 01 25/10 1
SỐ HĐ MÃ HÀNG SỐ LƯNG
101 216 100
101 218 200
101 217 150
102 218 420
103 216 300
103 217 200
MÃ HÀNGÕ
TÊN HÀNG HÓA ĐƠN GÍA
216 Vải lụa 100,000
217 Vaải coton 40,000
218 Vải bố 20,000

Nguyễn Bích Liên
21
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan
kế toán
 Tập tin nghiệp vụ (transaction files):
Ghi nhận sự
kiện kinh tế, là căn cứ cập nhật tập tin chính. VD?
 Tập tin chính (Master files):
o Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí.
o Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát sổ cái
(General Ledger Control Accounts)
Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán
Nguyễn Bích Liên
22
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan
kế toán
 Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ
dữ liệu tiêu chuẩn (Chính sách) cho việc xử lý nghiệp vụ. Vì
dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/ công việc
của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v
 Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về
các nghiệp vụ kinh tế đã xẩy ra nhằm phục vụ cho các tham
chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai. Vd các nghiệp vụ
được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu
tin nghiệp vụ đã hủy, số dư sổ cái kỳ trước.
II. Qui trình xử lý dữ liệu
Thu thập dữ liệu đầu vào
1

động/sự kiện
kinh tế
• Thông tin nhu
cầu đặc biệt
• Miệng, điện thoại, quan
sát
• Giấy tờ: chứng từ
• Tự động: thiết bị thu thập
DL tự động (POS; bar
code reader), Magnetic Ink
Character Recognition;
Thẻ từ v.v Tập tin dữ liệu.
Xử lý dữ liệu trên tập tin chính
Nguyễn Bích Liên
25
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Hoạt động xử
lý dữ liệu
Thêm dữ
liệu
adding
Cập nhật dữ liệu
updating
Thay đổi
dữ liệu
changing
Thêm mẩu
tin mới vào
tập tin chính
Chuyển dữ liệu