- 1 - LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc gia diễn
ra nhanh như vũ bảo. Các doanh nghiệp và tập đoàn kinh tế hoạt động càng sôi nổi
hơn để đạt được mục tiêu lợi nhuận.
Cùng với sự phát triển nhanh, liên tục của các tập đoàn kinh tế là sự gia tăng
mạnh mẽ các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan
tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB).
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh
nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện
kiểm toán. Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của
doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương
mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm
thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh. Và giải quyết
những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý thiết lập ra có
phù hợp với chu trình này không. Vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng. Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp
chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ
thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế.
Đó chính là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của
mình. Đề tài mang tên: “HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA
TRANG”
2. Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền.
- Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.

Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.
- 3 - Kiểm toán nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng, mặc dù đã xuất hiện ở
nước ta hơn mười năm qua song vẫn còn đang là vấn đề mới mẻ đối với thực tế hoạt
động ở các doanh nghiệp xét trên bình diện rộng. Đối với bản thân em, khi nghiên
cứu về vấn đề này do kiến thức hạn chế và kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế
toán còn ít nên gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, qua đây em cũng xin bày tỏ sự
biết ơn sâu sắc đối với cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thu Hà cùng tập thể các cô chú,
anh chị phòng kế toán Công ty vì sự tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em
trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này !

Nha trang, tháng 06 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Vương Thị Khánh Chi


+ Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực
hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
- 5 - ° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng
tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù
hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành.
° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành
luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối
với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải
hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội
bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.
* Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC):
Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa
mãn các mục tiêu sau:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
+ Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý.
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản
vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị
hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Đối với các tài
sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra
tương tự.
° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định
của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng về các nghiệp vụ và hoạt động
kinh doanh.
- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp:
- 7 - Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một
hoạt động hoàn toàn mới mẻ. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế
tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên.
Thực tiễn cho thấy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết
được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có
trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã
được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp
tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện. Vì vậy
mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao
túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Nền kinh tế nước ta
đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên
của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng
lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao
sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế.
Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao. Những
đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB
khoa học và hữu hiệu. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành
nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
1.1.3 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm
soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát.

cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát
và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định
các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp.
 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen
thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách
nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng
lực và đạo đức.
 Kế hoạch và dự toán
- 9 - Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, tiền…
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành
công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem
xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định
kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.
 Thành lập Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị
làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị. Các thành viên
này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và
quyền hạn như nhau:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.
+ Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập BCTC.
+ Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với
họ.
+ Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc.
 Các yếu tố bên ngoài

Đây là một công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên
một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm những bước sau đây:
+ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của đơn vị.
+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro.
+ Những biện pháp có thể ứng dụng để đối phó với rủi ro.
Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hay yếu
kém từ chính hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm có nghĩa là không cho phép một thành viên nào được
giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng. Đồng thời giảm cơ hội
- 11 - cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu
giếm sai phạm của mình. Sau đây là một số chức năng cần phải tách biệt:
- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán: Có nghĩa là nhân viên bảo
quản tài sản không được làm nhiệm vụ ghi chép, lưu giữ sổ sách kế toán của tài sản
đó, nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho nhân viên sử dụng tài sản vì lợi ích bản thân,
điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người có
quyền phê chuẩn không được kiêm bảo quản tài sản vì có thể tham ô luôn tài sản
đó.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Để đảm bảo sự chính
xác của thông tin.
 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Cần đảm bảo 2 nguyên tắc:
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách.

vụ.
 Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của
đơn vị. Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ. Định kỳ thủ kho phải
kiểm kê số lượng sản phẩm đối chiếu với kế toán vật tư giúp kiểm soát về số lượng,
chất lượng và giá trị hàng trong kho.
 Kiểm soát độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân bộ phận khác với cá nhân (bộ
phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ và
tiếp tục cố ý làm sai nếu như không có người khác kiểm tra, đánh giá công việc của
họ. Hiệu quả của thủ tục này sẽ giảm đi nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới
của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do gì.
 Phân tích rà soát lại việc thực hiện
Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế
hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét trong mối quan hệ
- 13 - tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.Thủ tục này giúp nhà quản lý biết được một
cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị hiệu quả không.
1.1.3.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là một nhân tố không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các
báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính.
Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một
đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là
đảm bảo yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính
xác, và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của truyền đạt thông tin.

• Hệ thống sổ sách kế toán:
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các
thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông
tin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính
nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ.
• Hệ thống báo cáo kế toán:
Được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phải phản ánh trung thực tình
hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hệ thống báo cáo có ý
nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị.
1.1.3.5 Giám sát:
Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Từ đó xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết
kế hay không và có cân điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị.
- Giám sát định kỳ: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách
hàng, nhà cung cấp, xem các báo cáo hoạt động.
- Giám sát thường xuyên: Thực hiện hiện thông qua các cuộc kiểm toán định
kỳ do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viên độc lập thực hiện.
- 15 - 1.1.4 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hạn chế xuất phát từ bản thân con người như vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai
nghiệp vụ.
- Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng.
- Hạn chế từ yêu cầu nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích.
- Hạn chế từ việc kiểm tra chỉ tập trung ở sai phạm biết trước hoặc thường
xuyên và bỏ qua những sai phạm bất thường.
- Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện hoạt
động doanh nghiệp thay đổi.

٭ Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.
٭ Ghi sai khách hàng thanh toán.
٭ Không nộp tiền thu được cho đơn vị.
1.2.1.3 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
a) Đối với nghiệp vụ bán hàng
- Mục tiêu tổng quát:
٭ Đáp ứng được nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng cung vượt cầu hoặc
ngược lại.
٭ Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý
kiểm soát được khoản nợ của người mua.
- Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được
mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng. Tương ứng với các
mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó.
Bảng 1: Mục tiêu kiểm soát cụ thể nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Doanh thu bán hàng đã ghi sổ
là có căn cứ hợp lý (tính có căn
cứ hợp lý).
- Căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn bán
hàng, chứng từ vận chuyển (nếu có) và các
đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Các hợp đồng bán hàng được đánh số và
được theo dõi chặt chẽ.
2. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ hướng vào
- 17 - phê chuẩn và cho phép một cách
đúng đắn (sự cho phép).

từ và ghi sổ kế toán theo thời gian.
7. Các nghiệp vụ tiêu thụ được
ghi chép và cộng dồn đúng đắn(
tính chính xác)
- Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công
việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết
các khoản phải thu.
- Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại
việc tính toán. b) Đối với nghiệp vụ thu tiền:
- 18 - Bảng 2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Đảm bảo cho các khoản
tiền đã ghi sổ là đã thực tế
nhận được (tính có thật)
- Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết,
các tài khoản phải thu.
- Đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân
hàng.
- Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được
như phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng.
2. Tiền mặt thu được đ
ã ghi
đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký

- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập
- 19 - quỹ.
7. Các khoản thu tiền ghi
đúng vào sổ quỹ, sổ cái và
tổng hợp đúng (tính chính
xác ).
- Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi
thanh toán tiền hàng.
- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều
đặn. 1.2.2/ Các hoạt động kinh tế và thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu
tiền
1.2.2 1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận, ghi chép
những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán.
Thông thường có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình này: (1) Nhận đặt hàng
của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3)Yêu cầu khách
hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra
cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp
vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế
tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
 Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm
tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp

được vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Nếu khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng thì thủ quỹ chuyển tiền vào tài
khoản của đơn vị. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiết tiền
gửi ngân hàng.
Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách
hàng đã thanh toán.
 Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu
Hàng hóa bị trả lại khi lượng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu
chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp này bộ phận nhận hàng
- 21 - tiến hành nhận hàng và lập biên bản giao nhận hàng trả lại. Sau đó căn cứ vào hóa
đơn và biên bản giao nhận hàng trả lại lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại.
Căn cứ vào bộ chứng từ về lô hàng trả lại kế toán giảm phải thu khách hàng, tăng
hàng bán trả lại, giảm thuế.
Trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ thì căn cứ vào bảng phân tích nợ
phải thu theo thời hạn nợ, giám đốc ký duyệt xóa nợ phải thu. Kế toán ghi nhận
nghiệp vụ xóa nợ cho khách hàng.
1.2.2.2 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền
a. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
• Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng:
Điều này phụ thuộc rất lớn vào chính sách bán hàng tín dụng của công ty và sự
hiểu biết của chúng ta về khách hàng đó. Khi chuyển lên cấp trên một bản đơn đặt
hàng để xét duyệt có nên chấp nhận đơn đặt hàng này không, cấp trên sẽ đưa ra
quyết định dựa vào thông tin do kế toán công nợ cung cấp, dựa vào chính sách bán
hàng của công ty, xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được yêu cầu về
hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng không cũng như tình hình của công ty hiện
nay có cho phép bán chịu hay không. Từ đó sẽ ra quyết định có chấp nhận bán chịu
hay không.

- Theo dõi thanh toán.
- Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá.
- Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Ví dụ: Chức năng bán hàng và chức năng duyệt bán chịu cần phân cách để
ngăn chặn những tiêu cực phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong
khâu thanh toán.
• Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Trong thực tế có một số công ty muốn tăng uy tín của mình thì thường có xu
hướng khai tăng doanh thu. Do đó các công ty cần phải có một biện pháp kiểm soát
cần thiết để đảm bảo chắc chắn rằng các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy
đủ, chính xác.
Quá trình ghi sổ doanh thu phải dựa trên những chứng từ có thực như hóa đơn
bán hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê chuẩn của khách
- 23 - hàng.Việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng phải được thực hiện theo nguyên tắc cập
nhật, càng gần ngày phát sinh càng tốt để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ và phải
được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác.
Ngoài ra cần phải kiểm soát quá trình lập hóa đơn để giúp hạn chế được khả
năng sai sót trong quá trình lập và vào sổ các chứng từ, hạn chế gian lận cố tình lập
hóa đơn khống hay không vào sổ một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ các
khoản thanh toán của khách hàng.
Trường hợp khi khách hàng không hài lòng với hàng hóa, người bán thường
chấp nhận sự trả lại hàng hóa hoặc cho hưởng chiết khấu trong giá đã tính. Doanh
thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ chính xác, nhanh chóng và dễ
dàng theo dõi.
• Quản lý việc bán hàng chịu
- Quản lý các khoản phải thu:
Trong giai đoạn này có những vấn đề chủ yếu cần quan tâm sau:

b. Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền
Trên thực tế, tiền là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm về
rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất. Vì vậy càng dễ gặp rủi ro thì càng
phải bảo vệ và kiểm soát.
• Quản lý và cất trữ tiền mặt:
Tiền là đối tượng dễ gặp phải rủi ro như cháy, trộm cắp hay bị thất thoát
khác Để tránh những rủi ro trên thì cần có những phương tiện để bảo vệ tiền như:
- Tùy vào số lượng tiền hiện có và những rủi ro có thể bị gặp phải mà công ty
sử dụng loại hình bảo vệ cần thiết như sử dụng tủ, két sắt, các thiết bị tinh vi chống
trộm
- Giữ tiền ở mức tối thiểu vì càng giữ nhiều tiền ở một nơi thì càng dễ gặp rủi
ro, mất mát đồng thời giữ lượng tiền lớn hơn mức cần thiết có nghĩa là làm mất mát
một khoản thu tiềm năng do đồng tiền nhàn rỗi. Do đó, giữ tiền ở mức tối thiểu là
quan trọng cho lợi ích của công ty.
* Tóm lại, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
hữu hiệu sẽ giúp cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Muốn
vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với doanh nghiệp
- 25 - mình đồng thời đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện
các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất. Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của
hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền từ đó giúp cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.