Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản
lý hiệu quả và hữu hiệu hơn các nguồn lực kinh tế của Công ty mình như: con người,
tài sản, vốn…, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững
chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Đặc biệt công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý
nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức. Bởi chu trình bán hàng và thu
tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sử dụng kinh doanh của doanh
nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trình
tiền, tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán…mà còn đánh giá hiệu quả của
toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh của doanh nghiệp.
Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình bán
hàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã
học trong nhà trường, so sánh giữa kiến thức và thực tiễn của mỗi doanh nghiệp cũng
như mở rộng hiểu biết, em đã chọn đề tài "Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung"
Chuyên đề gồm có 3 phần:
Phần I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.
Phần II: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ
Phần Thép Miền Trung.
Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung.
Đối với bản thân em khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức còn hạn chế và
kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán thực tế còn ít nên gặp nhiều khó khăn.
Chính vì vậy qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo – TS.
Ngô Hà Tấn cùng tập thể các cô chú, anh chị Phòng kế toán tài chính, Phòng kinh
doanh thị trường Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo
và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này.

nhiều công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài áp dụng hiệu quả. COSO
định nghĩa KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám
đốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấp
mọi sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau:
• Bảo vệ tài sản
• Hiệu lực và hiệu quả hoạt động
• Độ tin cậy của các báo cáo tài chính
• Phù hợp với luật pháp và quy định hiện hành
KSNB là một quá trình, là phương tiện để đạt được mục tiêu, chứ không phải là
mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp. KSNB được ban quản trị thiết lập và thực thi
nhằm quản lý mọi hoạt động, mọi nhân viên không chỉ trong lĩnh vực tài chính kế toán
mà trong mọi lĩnh vực hoạt động, quản lý của doanh nghiệp và việc tuân thủ chấp hành
luật pháp và các quy định hiện hành. Do đó cần nhận thức rằng KSNB không chỉ đơn
thuần là những văn bản tài liệu về những thủ tục, chính sách của doanh nghiệp hay chỉ
là trách nhiệm của ban quản trị mà KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi
nhân viên trong tổ chức đều tham gia vào công việc KSNB, vì chính họ là nhân tố
quyết định đến mọi thành quả của tổ chức.
1.2. Chức năng của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của doanh nghiệp thực hiện các chức năng chính sau:
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 2
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
• Bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình không
bị mất mát, lãng phí, lạm dụng sử dụng sai mục đích, đặc biệt là các sổ sách kế toán và
các tài liệu quan trọng được lưu giữ trên máy tính có thể bị đánh cắp bằng thủ thuật
tinh vi của những hacker.
• Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện
pháp giải quyết.
• Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái chung của một tổ chức thông qua việc chi
phối ý thức kiểm soát của các thành viên, cung cấp một nền tảng cho tất cả các thành
phần khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ,
hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của
kiểm soát. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và
không thể thiếu đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị sẽ có
nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định, chế độ
đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý
thì chắc chắn các quy chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một
cách hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
 Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Là giá trị căn bản trong kinh doanh, là
xâu chuỗi liên kết các hoạt động của tổ chức, nó chịu sự tác động của văn hóa tổ chức.
Những nhà quản lý cấp cao giữ một vai trò chủ đạo trong việc hình thành văn hóa tổ
chức.
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính
trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình
kiểm soát. Để đáp ứng được điều này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các
chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho
các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, các nhà quản lý
cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biến
những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
 Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan điểm,
nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách, và
thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Báo
cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài
lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều
lợi nhuận. Một số nhà quản lý lại rất thận trọng với rủi ro. Rõ ràng sự khác biệt về triết
lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và

bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức.
 Công tác kế hoạch: Nếu việc lập và thực hiện được tiến hành khoa học và
nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu
hiệu. Vì vậy trong thực tế, các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện
kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
 Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên
về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát.
 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Tại một số quốc gia như Mỹ, các
công ty cổ phần có quy mô lớn, thường thành lập một ủy ban kiểm toán trực thuộc
HĐQT bao gồm những thành viên là chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy
ban kiểm toán thường có nhiệm vụ và quyền hạn như: giám sát việc chấp hành luật
pháp của công ty, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến
trình lập BCTC, dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa BGĐ với các kiểm toán viên
bên ngoài.
 Môi trường bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của
nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các
nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.
Bao gồm sự kiểm soát của cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,
môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
2.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk assessment)
Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức
nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài
tác động:
• Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,
mở rộng của sản xuất…
• Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.
Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi

thực vào sổ sách của đơn vị.
• Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn
• Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ đầy đủ.
• Sự đánh giá: Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. Một cơ cấu
KSNB đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi
sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình ghi sổ.
• Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản
và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
• Tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, đúng niên độ kế
toán.
• Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được
tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên BCTC của doanh nghiệp.
• Trình bày và khai báo: Số liệu phải được trình bày, khai báo trên BCTC đúng
đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành.
2.4. Các thủ tục kiểm soát (Control activities)
Những hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát diễn ra trong khắp
tổ chức, ở tất cả các cấp, trong tất cả các chức năng. Hoạt động kiểm soát thường liên
quan đến hai yếu tố: một là chính sách thiết lập những gì nên được thực hiện và các
thủ tục nhằm đạt hiệu lực của các chính sách đó.
Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát được thiết kế cho những mục đích, chính
sách sẽ khác nhau và dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nét đặc thù cơ cấu
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 6
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
tổ chức và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là một số các thủ tục kiểm
soát phổ biến:
• Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyêt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
• Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.

hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra.
2.5. Hệ thống giám sát và thẩm định (Monitoring)
Giám sát là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao
gồm việc đánh giá thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh các
thủ tục kiểm soát khi cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:
• Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị
• Đánh giá độc lập, chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và
nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty không, hoặc đánh giá việc
thực hiện so với kế hoạch.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 7
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
• Báo cáo những sai sót như là báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gian
lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanh
nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ
thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của
phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.
Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:
• Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm
soát nội bộ của công ty.
• Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính
chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
• Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây
dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị.
Do đó, với bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của
công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hoá
3.1. Sự khác nhau giữa thực hành kế toán bằng máy và bằng thủ công ảnh

chi tiết, lựa chọn
danh mục…)
Thực hiện thường xuyên Tích hợp vào chương trình
9. Khả năng truy
cập dữ liệu
Không thể Có thể truy cập dữ liệu, thực
hiện chương trình từ xa
10. Mức độ tập
trung dữ liệu
Thấp Cao
11. Tính tích hợp
chương trình
Không Cao, tự động xử lý bằng chương
trình
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 8
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
12. Rủi ro đối với
vật lưu giữ dữ
liệu, chương trình
Ít Cao
3.2. Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính
Là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp lập báo cáo
 Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ.
 Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do chương trình
xử lý không chính xác.
 Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính xác,
báo cáo có thể được chuyển giao không đúng người nhận.
3.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kiểm soát bằng máy tính
Do những đặc điểm khác nhau giữa việc xử lý bằng tay và bằng máy nên việc

• Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong nghiệp vụ, các vùng này
không được bỏ trống, nếu người dùng không nhập liệu vào những ô này thì hiện thông
báo nhắc nhở.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 9
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
• Định dạng vùng nhập liệu: dấu phân cách hàng ngàn, thập phân, phân cách ngày
tháng.
• Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động: việc sử dụng giá trị mặc định hữu ích
trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm
nhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu, ví dụ như các định khoản mặc định
cho các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế. Tạo số tự động áp dụng trong việc tạo số
chứng từ tự động. Hai chức năng này giúp cho việc nhập liệu nhanh và chính xác.
• Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng và hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng, dễ thực
hiện: hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn sửa
lỗi.
3.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin
Kiểm soát xử lý là kiểm tra sự chính xác của các thông tin kế toán trong quá trình
xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quản lý, xử lý, đảm bảo cho hệ thống
vận hành như thiết kế ban đầu. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập tin bao
gồm các thủ tục sau:
• Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cần
đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, có nghĩa là các dữ liệu có liên kết với nhau
qua các mối liên hệ cho nên sẽ không được xóa khi liên kết dữ liệu vẫn đang tồn tại.
• Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống yêu cầu các mẫu tin trong tập tin dữ
liệu phải nằm theo trình tự. Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin không nằm đúng
trình tự và báo lỗi cho người sử dụng.
• Báo cáo các thông tin bất thường: tiền mặt âm, hàng tồn kho âm,…
• Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp,
khách hàng, đối chiếu với bảng kê tiền gửi ngân hàng.

II. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền
1. Khái niệm và ý nghĩa
Chu trình bán hàng bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự
chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng. Chu trình bắt đầu bằng yêu
cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và kết thúc bằng sự
chuyển đổi hàng hoá hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền
mặt. Trong đó, hàng hoá và tiền tệ được hiểu theo bản chất kinh tế của chúng: Hàng
hoá là những sản phẩm hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được.
Bán hàng là quá trình có mục đích, phương thức thực hiện mục đích ấy rất đa
dạng. Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền mặt trực tiếp
hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức gửi hàng. Với mỗi phuơng thức
khác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khác
nhau.
Kiểm soát quá trình bán hàng có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉ tiêu
trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD. Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu liên quan
đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của doanh nghiệp trên BCKQKD.
Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở để xác định đúng số
thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp mà
công ty phải nộp cho nhà nước.
2. Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền
 Xử lý đơn đặt hàng của người mua:
Đặt hàng của người mua là khởi điểm của chu trình bán hàng. Đó là lời đề nghị
mua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu về một hay một số
loại hàng hoá của doanh nghiệp. Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua điện thoại,
thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng.
 Xét duyệt bán chịu
Hầu hết các doanh nghiệp đều có chính sách bán chịu vì bán chịu sẽ giúp cho
doanh nghiệp gia tăng được doanh số bán. Tuy nhiên, việc chấp thuận bán chịu cho
khách hàng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh
toán hoặc cố tình không thanh toán. Bởi vậy việc phê chuẩn bán chịu cần được xem

Xoá sổ nợ phải thu khó đòi
Việc nhân viên công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ song vẫn có
trường hợp không thu hồi được nợ là điều bình thường.Trường hợp khách hàng mua
hàng song do một số nguyên nhân có thể bị giải thể hoặc phá sản hoặc thậm chí không
chịu thanh toán…, sau khi thẩm định, xem xét, phê duyệt là không thể thu hồi nợ thì
doanh nghiệp phải xoá sổ các khoản phải thu đó. Bộ phận lập hoá đơn lập chứng từ ghi
nhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xoá nợ, ghi giảm khoản phải thu của
những khách hàng này.
Dự phòng nợ khó đòi
Ngoài ra có thể xảy ra trường hợp con nợ không trả được, công ty phải lập dự
phòng cho các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài
chính và số tiền nợ quá hạn kế toán phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn.Căn
cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:
-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,
bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn
chưa thu được;
-Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng
phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán
- Nhận đơn đặt hàng những hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không
đủ khả năng cung cấp
- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà
doanh nghiệp không thể đáp ứng.
- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không
chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 12
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy

quyền kiểm soát
- Các khoản chiết khấu đã được
xét duyệt đúng đắn, phiếu thu
tiền được đối chiếu và ký duyệt.
- Tất cả các nghiệp vụ
bán hàng hiện có đều đã
được ghi sổ
- Sự đầy đủ -Tất cả số tiền nhận được đều
được vào sổ nhật ký thu tiền và
sổ quỹ
- Doanh thu ghi sổ là số
tiền của hàng hoá gửi đi,
được tính đúng và vào sổ
chính xác, đúng kỳ.
- Sự đánh giá - Các khoản tiền thu đã ghi sổ
và đã nộp đều đúng với giá
hàng bán.
- Các nghiệp vụ bán hàng
được phân loại và ghi
chép vào đúng các tài
khoản (hay sổ sách kế
toán).
- Sự phân loại - Các khoản tiền thu đều được
phân loại đúng đắn
- Doanh thu ghi sổ đúng
vào kỳ kế toán mà chúng
phát sinh
- Tính đúng kỳ - Các khoản thu tiền được ghi
đúng thời gian
- Các nghiệp vụ bán hàng

cần có những thủ tục để đảm bảo tính pháp lý về việc đã đặt
hàng của khách hàng
- Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về số
lượng, chủng loại, quy cách
- Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách
hàng biết để tránh các tranh chấp về sau
- Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và
phù hợp vơí chính sách của công ty .
- Phê chuẩn việc bán chịu trước khi gửi hàng.
- Giá, phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, và các
khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn.
- Các nghiệp vụ tiêu
thụ hiện hữu đều
được ghi sổ (tính đầy
đủ).
- Các chứng từ vận chuyển (nghĩa là các hoá đơn vận
chuyển) được đánh số trước và thường gồm các thông tin về
quy cách, chủng loại hàng hoá, số lượng và các dữ liệu có
liên quan.
- Hoá đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép đầy đủ.
- Doanh thu ghi sổ là
số tiền của hàng hoá
gửi đi và được tính
đúng và vào sổ chính
xác (sự đánh giá).
- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hoá đơn và quá trình chuyển
sổ; quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độc
lập.
- Kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh xuất
hàng, chứng từ vận chuyển, thông báo điều chỉnh…

phụ và được tổng hợp
chính xác (chuyển sổ
và tổng hợp).
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ phụ
các khoản phải thu.
- Gửi đều đặn các biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng cho
khách hàng.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền
3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
- Các khoản thu tiền ghi sổ là số
tiền công ty thực tế nhận được
(tính có thực)
- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và
ghi sổ sách
- Cân đối độc lập các tài khoản ngân hàng
- Các khoản chiết khấu tiền đã có
sự phê chuẩn (sự phê chuẩn)
- Một chính sách về chiết khấu tiền phải thực sự
tồn tại trong đơn vị
- Doanh nghiệp cần quy định chính sách chiết
khấu thương mại, xét duyệt hàng bán bị trả lại
và giảm giá hàng bán rõ ràng
- Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu tiền
mặt phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và
phù hợp vơí chính sách của công ty.
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu
tiền
- Tiền mặt nhận được đều được
vào sổ nhật ký thu tiền mặt (tính

vào sổ phụ đúng đắn và được tổng
- Phân chia trách nhiệm giữa việc ghi nhật ký
thu tiền với việc ghi sổ phụ các khoản phải thu
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 15
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
hợp chính xác (chuyển sổ và tổng
hợp)
và sổ quỹ.
- Gửi đều đặn các biên bản đối chiếu công nợ
hàng tháng cho khách hàng
- Kiểm tra nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ
PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN
  
A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN
TRUNG
I. Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung
1. Quá trình thành lập và phát triển
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Thép Miền Trung là nhà máy cán thép Miền
Trung - một Đơn vị trực thuộc Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung, một trong 8
đơn vị sản xuất thép của Tổng Công ty thép Việt Nam, Tập đoàn sản xuất và kinh
doanh thép lớn nhất Việt Nam.
Nhà máy được thành lập theo quyết định số1696/QĐ/HĐQT của Tổng công ty
thép Việt Nam vào ngày 11/11/1996 tại khu công nghiệp An Đồn, TP Đà Nẵng. Với số
vốn đầu tư gần 2 tỷ đồng gồm nhà xưởng và một dây chuyền sản xuất. Sau 2 năm xây
dựng, lắp đặt, chạy thử, đến tháng 10/1998 nhà máy cán thép đã đi vào hoạt động với
công suất 40000 tấn/năm.
Sau 10 năm hoạt động nhà máy đã tìm được thế đứng vững chắc trên thị trường
với việc sản xuất và kinh doanh thép trong nước. Đến cuối năm 2008, Nhà máy cán

Điều này chứng tỏ thép Miền Trung đang được các nhà tư vấn thiết kế, giám sát
công trình và ngành xây dựng Việt Nam chọn làm sản phẩm cho các công trình trọng
điểm quốc gia…và được các công trình xây dựng trên địa bàn cũng như trên cả nước
tin dùng.
2. Chức năng hoạt động và nhiệm vụ của công ty
2.1. Chức năng hoạt động
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản xuất kinh doanh thép các loại,
gia công các sản phẩm kim loại và phế liệu kim loại. Nắm bắt được nhu cầu về thép
của đông đảo người dân cũng như các tổ chức trên cả nước, Công ty đã cố gắng sản
xuất sản xuất nhiều thép hơn nữa để đáp ứng nhu cầu cũng như mạnh dạn cải tiến công
nghệ và thương lượng để chuyển nhượng thương hiệu sản xuất mặt hàng thép Miền
Nam (TMN-V) góp phần đa dạng hoá sản phẩm.
2.2. Nhiệm vụ của Công ty
Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung được cổ phần hoá, có nhiệm vụ chủ yếu sau:
 Có nhiệm vụ sản xuất và cung cấp cho người tiêu dùng thép xây dựng với chất
lượng đúng như đã cam kết.
 Xây dựng phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để giảm chi phí sản
xuất, giảm giá thành, tăng khả năng cạnh tranh với các nhãn hiệu khác như thép
Pomina, thép Việt - Úc (Vinausteel)), thép Hoà Phát (DANI), thép Thái Nguyên
(TISCO), thép Việt Hàn (VPS), thép Miền Nam (SSC), thép Việt Nhật (VKS),
thép Đà Nẵng, không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả hoạt động
kinh doanh, nâng cao chất lượng.
 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong công việc phát triển sản xuất kinh
doanh mặt hàng thép.
 Tối đa hoá lợi nhuận.
 Tạo việc làm ổn định cho người lao động.
 Đóng góp cho ngân sách nhà nước.
 Đẩy mạnh việc đầu tư phát triển Công ty theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại
hoá.
3. Một vài thông tin khác của Công ty vào năm 2009

toán - Tài
chính
Phòng Tổ
chức - Hành
chính
Phòng Kế
hoạch - Kỹ
thuật
Phân xưởng
Tổ trưởng KCS
Tổ viên KCS
Phòng Kinh
doanh - Thị
trường
Ban kiểm
soát
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh
Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản
xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của Công ty đồng
thời quyết định giải pháp thị trường, công nghệ, thông qua các hợp đồng mua, bán, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng của Công ty,
quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó, quyết định cơ
cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập chi nhánh, văn
phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. Chủ tịch hội
đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT, chuẩn bị chương trình,
nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp HĐQT.
- Tổng giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách
nhiệm về tài sản, vốn và kết quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị.

chức quản lý tốt lực lượng lao động trong toàn Công ty.
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất. Xây dựng các nội quy,
quy chế, quy định thuộc chức năng và nhiệm vụ của Phòng.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 19
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
- Phòng kinh doanh thị trường:
• Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác tổ chức
tiêu thụ sản phẩm của Công ty, công tác tổ chức kinh doanh của Công ty.
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, khai thác các khách hàng truyền
thống và các khách hàng mới, tạo nguồn hàng trong và ngoài nước, xây
dựng các quy chế, quy định quản lý các mặt công tác thuộc chức năng,
nhiệm vụ của Phòng.
• Trực tiếp tổ chức mua nguyên liệu cho sản xuất của Công ty.
• Tổ chức công tác Marketing, nghiên cứu dự báo thị trường như: quan hệ
cung - cầu, giá cả, tiếp thị, quan hệ khách hàng,…Công tác khách hàng.
• Tổ chức công tác tiếp nhận vận chuyển hàng hoá, soạn thảo theo dõi và
quản lý các hợp đồng kinh tế, quản lý theo dõi kho nguyên liệu, thành phẩm,
hàng hoá.
- Phòng kế hoạch kỹ thuật:
• Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác kế
hoạch; công tác kỹ thuật; công tác KCS; công tác quản lý kho; công tác
công nghệ và thiết bị; quản lý hệ thống chất lượng; xây dựng cơ bản; nghiên
cứu khoa học; sáng kiến tiết kiệm; công tác sữa chữa lớn; đào tạo nâng bậc;
an toàn lao động; phòng chống cháy nổ.
• Xây dựng các kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức
sữa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị, dự phòng nguyên vật liệu phục vụ
công tác sản xuất sản phẩm của Công ty.
• Quản lý kho tàng, bảo quản hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho
công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý phương tiện cơ giới, bàn

toán của Công ty và Nhà nước quy định.
- Kế toán tổng hợp: là người thực hiện tổng hợp số liệu từ các phần hành khác, lập báo
cáo tổng hợp và quyết toán cuối kỳ. Ngoài ra còn theo dõi tình hình biến động của tài
sản cố định trong Công ty, kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp với cục thuế.
- Kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả: là người theo dõi về thành phẩm, việc mua
nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và nợ phải trả nhà cung cấp. Kế toán vật tư,
thành phẩm và nợ phải trả theo dõi tình hình hiện có, tình hình biến động của nguyên
vật liệu, thực hiện ghi sổ các phiếu nhập xuất kho mà thủ kho gửi lên. Kế toán phần
hành này theo dõi chi tiết tình hình biến động nợ phải trả nhà cung cấp.
- Kế toán tiêu thụ và nợ phải thu (kiêm kế toán ngân hàng): theo dõi tình hình tiêu thụ
của từng sản phẩm và các khoản mà khách hàng còn nợ của Công ty. Đồng thời kế
toán phần hành còn theo dõi và làm việc với các ngân hàng.
- Kế toán tiền mặt (kiêm thủ quỹ): chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, xuất chi
tiền theo lệnh của kế toán trưởng hoặc giám đốc để thực hiện nghĩa vụ và lập báo cáo
quỹ. Đảm bảo an toàn tiền mặt theo đúng quy định.
- Nhân viên cân xe: chuyên cân hàng.
2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức chứng từ ghi sổ và được thực
hiện trên máy tính với phần mềm kế toán EFFECT để phản ánh các nghiệp vụ phát
sinh trong toàn Công ty.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 21
Kế toán trưởng
Kế toán
vật tư,
thành
phẩm và
nợ phải
trả

Chứng từ gốc, Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng
loại
Báo cáo kế toán quản trị
Phần mềm
kế toán
Tập tin nhật ký
Tập tin trung gian
Nhập liệu
Xử lý
Báo cáo tài chính, Sổ sách kế toán
In ấn
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
 Phần mềm tự động kiểm tra các thông số mà kế toán khai báo khi cập nhật
chứng từ vào từng phần hành cụ thể, ví dụ: kỳ hạch toán, đối ứng số tiền theo nguyên
tắc ghi kép , tự động
đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết.
 Công đoạn kiểm tra lại các số liệu trên các sổ sách của kế toán tổng hợp, kế
toán trưởng đơn vị trước khi phê duyệt.
 Công đoạn đối chiếu và kiểm tra thường ngày.
Quy trình ghi chép:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài
khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm. Theo quy trình, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng
từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Phần mềm kế toán có thể đưa ra báo cáo kế toán phục vụ cho công tác quản trị
bất cứ khi nào. Cuối kỳ, sau khi khoá sổ, phần mềm kế toán sẽ tự thực hiện bút toán
kết chuyển, tự lập các báo cáo kế toán tài chính. Tất cả các sổ sách ngoài hình thức bảo
quản bằng cách lưu trong máy, đều phải được in ra và lưu trữ.
Tại Công ty, giữa các kế toán có sự phân công phân nhiệm với nhau và có sự

SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 23
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
- Đặc biệt khách hàng khi mua hàng của Công ty có thể được gửi lại hàng tại kho
của Công ty để nhờ giữ hộ.
2. Đặc điểm hoạt động thu tiền, phương thức thu tiền tại Công ty
2.1. Đặc điểm hoạt động thu tiền
Hầu hết các giao dịch bán hàng hoá của Công ty đều có giá trị lớn nên việc thu
tiền đa số đều phải thông qua ngân hàng nhằm đảm bảo an toàn, còn một số ít giao
dịch có giá trị nhỏ thì mới trả bằng tiền mặt. Ngoài ra Công ty còn có chế độ cho phép
khách hàng thanh toán trả chậm theo các hình thức: bảo lãnh thanh toán của ngân
hàng, thế chấp tài sản bằng tiền mặt, công trái của nhà nước phát hành, sổ tiết kiệm gửi
tại các ngân hàng có giá trị tương ứng với giá trị sản phẩm được xuất kho trong tháng
(căn cứ hoá đơn GTGT do Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung phát hành).
2.2. Phương thức thu tiền
- Thu tiền qua phương thức uỷ nhiệm thu: uỷ nhiệm thu là phương thức thu tiền
mà Công ty lập theo mẫu mà ngân hàng quy định; làm việc với ngân hàng để
yêu cầu ngân hàng thu tiền hộ từ những khách hàng của Công ty.
- Thu trực tiếp bằng tiền mặt: hiện tại Công ty vẫn có tuy nhiên phương thức này
ít dùng vì hầu hết giao dịch bán hàng của Công ty đều có giá trị lớn.
3. Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung
Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng, góp phần tạo nên hoạt động liên tục
và sự tồn tại của Công ty. Chính vì vậy, cũng như các đơn vị khác tại Công Ty Cổ
Phần Thép Miền Trung quy định tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều chịu sự quản lý và
giám sát chặt chẽ của Ban giám đốc, phải được sự uỷ quyền và phê duyệt của các cấp
có thẩm quyền. Để thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ đảm bảo nhân viên không
gian lận, không có sự chồng chéo trong quá trình làm việc. Ban lãnh đạo đã đề ra các
quy chế và bản mô phỏng công việc bán hàng và thu tiền cho từng nhân viên trong
từng phòng ban cụ thể như sau:
Trách nhiệm Tiến trình công việc

Trong
qui định SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 25
Xác định
nhu cầu
Chào hàng
Tiếp nhận đơn hàng
Hợp đồng
Soát xét
Tờ Trình
Soát
Duy
ệt
Ký HĐ
Xác nhận đơn hàng
Soát
Duy
ệt
Lệnh xuất hàng
Xuất hàng
Duy
ệt
Viết hóa đơn/Phiếu xuất kho
Ký hóa đơn