Luận văn
QUY TRÌNH KÝ KẾT VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG
TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG
MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HẢI HÀ
GVHD:
Mục Lục
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 2
GVHD:
Chương 1:
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI
XUẤT NHẬP KHẨU HẢI HÀ
1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH HẢI
HÀ:
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, cũng như sự hội nhập vả
đổi mới của nền kinh tế đất nước, xuất nhập khẩu hiện nay đang đóng một vai trò
vô củng quan trọng trong quá trình thực hiện mục tiêu đối ngoại, mở rộng quan hệ
hợp tác với nước ngoài. Hiện nay Việt Nam đang là một trong những thị trường
đầy tiềm năng, do đó thu hút được nhiều mục tiêu đầu tư của các tổ chức nước
ngoài. Hoạt động xuất nhập khẩu cũng phát triển mạnh mẽ từ đó.
Nhận thấy một ngảnh kinh tế đầy tiềm năng và còn phát triển mạnh mẽ trong
tương lai, cũng như góp phần thúc đẩy nền kinh tế trong nước tiếp tục vươn cao
và vươn xa hơn nữa, công ty TNHH Một Thành Viên TM-XNK Hải Hà được ra
đời.
Trụ sở tọa lạc tại : 78/F9 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
Hai chi nhánh tại :
-Số 229A Đường 30 tháng 4, Phường Hưng Lợi, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ.
-Km 10, xã Hàm Kiệm, Hàm Thuận Nam, tỉnh Bình Thuận.
Và công ty còn có một kho lạnh chứa hàng tại : C2/70, Phạm Hùng, xã Bình
Hưng, huyện Bình Chánh, TP. HCM.
Hải Hà công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, được thành lập vào ngày 18 tháng 04

Bình, TP. Hồ Chí Minh và một chi nhánh khác tại Số 229A Đường 30 tháng 4,
Phường Hưng Lợi, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Để hỗ trợ cho thuận tiện với
việc xuất nhập khẩu chính tại TP. Hồ Chí Minh, công ty đã xây dựng một kho lạnh
chứa hàng tại huyện Bình Chánh, TP. Hồ Chí Minh. Trong thời gian này, công ty
cung đã tuyển dụng thêm nhiều nhân sự, tạo môi trường thuận lợi và hiện đại để
nhân viên hăng say làm việc.
Trong điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện
nay, nhưng công ty Hải Hà vẫn đảm bảo và phát huy tốt những phương châm hoạt
động cũa mình. Vì vậy, Hải Hà luôn giữ được uy tín với khách hàng truyền thống
và ngày càng thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Từ những bước đi đẩu tiên
trong việc tìm hiểu thị trường, áp dụng các chiến lược kinh doanh phù hợp, cho
đến việc tìm kiếm những đối tác đầu tiên, Hải Hả đã gặp không ít khó khăn và
cũng đã gặt hái được những thành công nhất định như ngày hôm nay. Trên cơ sở
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 4
GVHD:
đó, công ty sẽ tiếp tục phát huy các thế mạnh và thành quả đạt được để có thể
vươn xa hơn nữa trong tương lai.
1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG
TY:
1.2.1. Chức năng:
Công ty Hải Hà là công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc xuất khẩu và
nhập khẩu nhiều mặt hàng với nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Thái
Lan, Philipin,…và các thị trường khác. Công ty cố gắng giữ vững uy tín và nâng
cao dịch vụ kinh doanh của mình với các chức năng chính:
- Ký kết các hợp đồng xuất khẩu sang các thị trường ngoài nước có nhu cầu
- Ký kết các hợp đồng nhập khẩu với đối tác nước ngoài
- Hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các công ty, tổ chức kinh tế
khác theo chức năng và quyền hạn của công ty.
1.2.2. Nhiệm vụ:
Công ty chịu trách nhiệm trước sự quản lý của các cơ quan nhà nước như: chi cục

CHÍNH
NHÂN
SỰ
PHÒNG
TÀI
CHÍNH
KẾ TOÁN
PHÒNG
KINH
DOANH
XUẤT
NHẬP
KHÂU
PHOØNG
VẬN TẢI
GVHD:
 Phòng hành chính nhân sự: chịu trách nhiệm soạn thảo, lưu trữ các giấy
tờ pháp lý liên quan đến công ty củng như hồ sơ lý lịch của công nhân
viên, tuyển dụng và đảo tạo nhân viên khi cần thiết. tư vấn cho Giam1
Đốc về luật lao động, chính sách quy định của nhà nước. Xây dựng nội
quy lao động cũng như các nội quy khác trong công ty.
 Phòng tài chính kế toán: phụ trách việc quyết toán sổ sách, theo dõi
nguồn thu chi của công ty, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của
doanh nghiệp.
 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: là bộ phận quan trọng nhất của công
ty, chịu trách nhiệm thực hiện cũng như quản lý các nguồn hàng xuất
khẩu, chịu trách nhiệm về hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty. Vì xuất
nhập khẩu là hoạt động then chốt nên nhân viên thuộc bộ phận này
chiếm tỉ lệ cao nhất.
 Phòng vận tải: quản lý đội xe chở container và đội xe chở hàng , tổ chức

25,5
10,0
29,85
32,59
12,69
4,97
86,5
100,0
20,0
15,0
30,19
34,90
6,98
5,24
130,0
175,0
50,0
25,0
26,24
35,32
10,10
5,03
TỔNG KIM
NGẠCH
201,0 100 286,5 100 485,5 100
(Nguồn:Phòng kinh doanh)

SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 8
GVHD:
Qua bảng số liệu trên, ta thấy: các mặt hàng xuất khẩu qua các năm tương đối tăng

(%)
DOANH
THU
TỶ LỆ
(%)
1.Ván ép
2.Giấy gián gỗ
3.Máy móc,Thiết bị
4.Mặt hàng khác
45,0
30,5
20,5
10,0
42,45
28,77
19,34
9,44
80,5
65,5
45,0
20,0
38,15
31,04
21,32
9,49
145,0
95,0
60,0
35,5
43,22

TỈ LỆ
(%)
DOANH
THU
TỈ LỆ
(%)
Trung Quốc 70.5 34.99 95.5 33.33 156 32.13
Campuchia 55.5 27.54 80.0 27.92 135.5 27.91
Singapore 35.5 17.62 50.5 17.63 86.5 17.82
Thái Lan 17.0 8.44 30.0 10.47 53.0 10.92
Philipin 13.5 6.70 19.5 6.81 32.5 6.69
Thị Trường Khác 9.5 4.71 11.0 3.84 22.0 4.53
Tổng Cộng 201.5 100 286.5 100 485.5 100
(Nguồn:Phòng kinh doanh)
Qua bảng số kiệu trên ta thấy, thị trường Trung Quốc vẫn là thị trường xuất khẩu
tiềm năng nhất. Với lợi thế về vị trí địa lý với Việt Nam, Trung Quốc là một thị trường
tiêu thụ khá mạnh các mặt hàng của nước ta. Doanh thu ở mỗi thị trường tăng trong tất cả
các năm , trong đó Trung Quốc vẫn đứng đầu với 156 triệu đồng năm 2010. Các mặt
hàng chủ yếu xuất khẩu qua nước này là thanh long, bột mì, tinh bột, giày dép, Thị
trường Campuchia xếp thứ hai với các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là tinh bột,bột mì,
quần áo, giày dép, ngoài ra, các thị trường còn lại như Singapore, Thái Lan, Phlipin
cũng là các thị trường tiềm năng trong số các thị trường xuất khẩu của công ty.
Biểu đồ
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 11
GVHD:
Bảng 1.4- cơ cấu thị trường nhập khẩu:
(Đơn vị tính:Triệu VNĐ)
THỊ TRƯỜNG
NĂM 2008 NĂM 2009 NĂM 2010
DOANH

Biểu đồ
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 13
GVHD:
1.3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008-2010:
Với kết quả kinh doanh hiện nay cho thấy, Hải Hà đã có mức tiến triển khá cao từ ngày
mới thành lập cho đến nay. Mức tăng trưởng khá nhanh này thể hiện sự nắm bắt thị
trường kịp thời của công ty, cũng như sự tận tâm làm việc của giám đốc và toàn thể
nhân viên của công ty. Kết quả có thể tổng kết qua bảng số liệu dưới đây:
Bảng 1.5- kết quả kinh doanh cùa công ty Hải Hà năm 2008-2010:
(Đơn vị tính: VNĐ)
NĂM 2008 NĂM 2009 NĂM 2010
Doanh thu 215.284.625 465.254.365 789.348.256
Lợi nhuận 35.254.258 60.695.492 118.304.492
Lợi nhuận trước thuế 35.254.258 60.695.492 118.304.492
Lợi nhuận sau thuế 28.785.625 45.518.758 84.891.586
(Nguồn:Phòng kinh doanh)
Qua bảng số liệu trên cho thấy Hải Hà trong ba năm qua đã phát triển rất nhanh
mặc dù là công ty mới trên thị trường xuất nhập khẩu.Doanh thu của công ty giai đoạn
2008-2010 không ngừng tăng.Cụ thể là năm 2009 tăng so với năm 2008 là
249.969.740 đồng tương đương với năm 2010 so với năm 2009 cũng có một kết quả
kinh doanh khả quan là 324.093.891 .Việc tăng doanh thu dẫn đến việc tăng lợi nhuận
cho doanh nghiệp.Đó là năm 2008 tổng lợi nhuận trước thuế là 35.254.258 đồng,năm
2009 là 60.695.492 đồng và năm 2010 là 118.304.492 đồng. Và ta cũng thấy rằng con
số tăng rất đáng kể đây là một điều đáng mừng của công ty Hải Hà.
Biểu đồ
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 14
GVHD:
Để đạt được kết quả như vậy,Công ty Hải Hà đã không ngừng nỗ lực trong thời gian
qua,sự tính toán về chiến lược kinh doanh cũng như định hướng thị trường đúng đắn
đã đưa Hải Hà đi đến kết quả kinh doanh rất khả quan.

Trong hoạt động buôn bán ngoại thương thì văn bản pháp lý đầu tiên để chứng tỏ mối
quan hệ làm ăn giữa hai bên đó chính là hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng ngoại
thương cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện đẩy đủ tất cả những điều khoản và điều kiện
mà hai bên đã thương lượng.
Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài,
ban lãnh đạo công ty Hải Hà vẫn giữ tiêu chí là “hợp tác, đôi bên cùng có lợi”. Trong
hợp đồng xuất khẩu trái thanh long qua Trung Quốc, hợp đồng đã thể hiện được rõ :
- Bên xuất khẩu là: HAI HA COMPANY.LTD
78/F9 CONG HOA ST, WARD 4,TANBINH DIST, HOCHIMINH
CITY - VIETNAM
Tel: (084) 2962686 Fax: (084)2962686
Mr : LE HONG HAI
Herinafter called PARTY A
- Bên nhập khẩu: HUITONG ECONOMIC TRADE LTD.FOSHAN
RM 21, 25/F, BAIHUA PLAZA, 31-37 ZUMIAO
ROAD,FOSHAN,CHINA
Tel : (852) 2782 0536 Fax : (852) 2782 6321
Mr: CHANG LE
Hereinafter called PARTY B
Đây là thông tin đầy đủ về các bên đối tác. Ngoài ra, hợp đồng còn thể hiện rõ các điều
khoản mua bán mà hai bên đã thỏa thuận như:
• ARTICLE 1: COMMODITY – QUANTITY – PRICE: Đây là điều khoản về tên
hàng, số lượng,giá cả,ký mã hiệu, Trong đó thể hiện :
- MARK NO: ký hiệu: K.W
- DESCRIPTION OF GOODS: FRESH DRAGON FRUIT – mô tả về hàng
hóa: trái thanh long tươi.
- PACKAGES(CTNS) :1,034 – số kiện (thùng các- tông): 1,034 kiện.
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 17
GVHD:
- N.W (KGS) : 23,569 – NET WEIGHT : trọng lượng tịnh :23,569 kg.

SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 18
GVHD:
 “Tất cả các chứng từ cần thiết cho việc xuất khẩu mà hai bên đã thỏa thuận
như: phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, vận đơn hoặc vận đơn đường
biển, giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E,…sẽ được gởi cho người mua cùng
với giao hàng. Tất cả chi phí liên quan do người mua chịu”.
Hàng hóa được xuất sang Trung Quốc nên ngoài những chứng từ cần
thiết thông thường thì còn cần phải có giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E.
Ngoài ra còn có thề có thêm giấy kiểm dịch thực vật nếu người mua có yêu
cầu.
• ARTICLE 5: PAYMENT : Quy định về việc thanh toán tiền hàng.
“ The Party B for Party A by TTR 100% per of contract total value in through at
EXIMBANK Hochiminh City, Vietnam. After times 90 days before receiving
shipping documents”.
 “ Bên B phải trả cho bên A 100% tổng giá trị của hợp đồng bằng phương
thức trả tiền bằng điện qua ngân hàng Xuất Nhập Khẩu TP. Hồ Chí Minh.
Trong vòng 90 ngày trước khi nhận bộ chứng từ “.
Trong hợp đồng việc thanh toán thể hiện bằng TTR – chuyển tiền bằng
điện 100% giá trị cùa hợp đồng Nghĩa là bất cứ khi nào người mua trả tiền
cho người bán thì sẽ nhận được bộ chứng từ.
• ARTICLE 6: TERM AND LABEL : điều khoản
“ The Buyer certified the attached labels on the finish products are owned by the
Buyer. The sealed labels on the finished by the Seller is accepted by the Buyer.
The Buyer has responsibility for these labels”.
• ARTICLE 7: GENERAL CONDITION: Điều khoản quy định chung:
“ Both sides undertake to fullfill all provision of this contract. Any amendment or
alteration must have written agreement by both sides. Any dispute which can not
amicably setteled by both sides. Will be brought to Vietnam Forgein Trade
abitration committee belong to the Chamber of Commerce and Industry Vietnam”.
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 19

Trong lệnh giao vỏ container thể hiện:
- Tên người nhận vỏ container
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 20
GVHD:
- Tên cảng giao container cho người nhận container
- Số booking
- Số lượng vỏ container
- Hàng được đóng tại đâu( kho hoặc bãi)
- Nhiệt độ container
- Độ thông gió
- Tàu dự kiến,chuyến, ngày
- Cảng chuyển tải, cảng đến
- Đã thanh lý hải quan tại cảng nào
- Thời gian phải mang container vào lại cảng (closing time)
- Các chi tiết mà chủ hàng cần lưu ý khi mượn container của hãng tàu.
- Sau dó nhân viên giao nhận sẽ xuống văn phòng của hãng tàu tại cảng để đổi lệnh.
Tại đây, văn phòng sẽ đóng dấu xác nhận trên lệnh.
- Mang lệnh đã đóng dấu xuống thương vụ cảng để đóng tiền phí và lấy container.
Đối với container lạnh 40 feet thì phí phải đóng là 305.000 đồng (theo thời giá).
Khi đó, khách hảng sẽ được hãng tàu cấp hóa đơn phiếu E chứng nhận việc đã
thanh toán phí cho hãng tàu.
- Khi đã có container, hãng tàu sẽ cung cấp cho khách hàng số container và số seal.
- Chủ hàng cho xe vào lấy container về địa điểm đóng hàng của mình. Chủ hàng
tiến hành đóng hàng vào container dưới sự giám sát của đại diện Hải quan. Sau
khi đóng xong, nhân viên Hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container.
- Chủ hàng sau khi hoàn tất mọi quy trình đóng hàng vào container sẽ vận chuyển
và giao container cho tàu tại bãi container hoặc hải quan của cảng quy định vào
đúng ngày giờ quy định trong lệnh giao vỏ container ( closing time). Nếu như trễ
hơn thời gian quy định, hàng sẽ bị bỏ lại vả chủ hàng phải làm lại các quy trình đặt
tàu cũng như mượn container rỗng tại hãng tàu. Như vậy sẽ tốn kém rất nhiều chi

- Địa chỉ cụ thể của công ty: 25F,BAIHUA,PLAZA 31-37
ZUMIAO ROAD,FOSHAN,CHINA.
• Ô số 3 : Tên và địa chỉ của ngừi ủy thác (nếu có)
• Ô số 4 : Đại lý làm thủ thục hải quan. Nếu nội dung ủy quyến là nộp
thuế thì đánh dấu x vào ô nộp thuế.
• Ô số 5: Loại hình kinh doanh : vì đây là mặt hàng xuất khẩu nên thể
hiện XKD01 ( Xuất kinh doanh)
• Ô số 6: Giấy phép : ghi rõ số giấy phép, ngày cấp và ngày hết hạn của
giấy phép.
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 22
GVHD:
• Ô 7: Hợp đồng : Thể hiện số hợp đồng, ngày ký kết và ngày hết hạn của
hợp đồng.:
- Hợp đồng số: 13/2011/HDKT
- Ngày: 30/03/2011
• Ô 8: Hóa đơn thương mại : Thể hiện số và ngày cấp hóa đơn thương
mại:
- Hóa đơn thương mại số: HH13
- Ngày : 08/04/2011
• Ô 9: Cảng xếp hàng : ghi rõ mã và tên cảng xuất hàng: C048 – Cảng
Cát Lái / TP. HCM.
• Ô 10: Nước nhập khẩu : ghi rõ tên và mã nước nhập khẩu: CN - CHINA
• Ô 11: Điều kiện giao hàng :thể hiện hàng hóa được giao theo điều kiện:
FOB
• Ô 12: Phương thức thanh toán : thanh toán bằng TTR.
• Ô 13: Đồng tiền thanh toán: là loại tiền do 2 bên thống nhất với nhau:
USD
• Ô 14: Tỷ giá tính thuế : tỷ giá này dựa theo tỷ giá mới nhất do Ngân
hàng Nhà nước công bố trong thời điểm hiện hành: 20.718
• Ô 15: kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan : chấp

- tổng số kiện: 1.034
• Ô 28: Ghi chép khác. ô này thể hiện tên tàu, số hiệu của tàu: TAU: TS
HOCHIMINH V.11005N
• Ô 29: : xác nhận giải phóng hàng/ đưa hàng về bảo quản (nếu có)
• Ô 30: Cam đoan chịu trách nhiệm về việc khai báo ở trên của chủ hàng .
chữ ký và con dấu hợp pháp của chủ hàng.
• Ô 31: xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát của cơ quan hải quan.
• Ô 32 và 33: Xác nhận thông quan và xác nhận đã thực xuất tờ khai.
 Gởi tờ khai hải quan điện tử đên chi cục hải quan khu vực.
 Tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía cơ quan hải quan: trong bước này thì cơ quan
hải quan sẽ kiểm tra lại tình chính xác của tất cả các chi tiết thể hiện trên tờ khai.
Sau đó phân luồng ( xanh, đỏ, vàng) và gởi trả lại về cho khách hàng qua đường
điện tử. Trên tờ khai trả lại về cho khách hàng, cơ quan hải quan cũng cung cấp số
tờ khai.
SVTT: Nguyễn Thị Ý Nguyện Trang 24
GVHD:
 In tờ khai được phản hồi từ cơ quan hải quan ra thành 02 bản. Sau đó mang đến
phòng tiếp nhận hải quan, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra lại chi tiết tờ
khai một lần nữa. Nếu tất cả không có gì sai sót, cơ quan hải quan sẽ đóng dấu xác
nhận thông quan ( ô số 32) và chuyển hồ sơ qua bộ phận trả tờ khai.
Vể cơ bản, tờ khai hải quan điện tử cũng giống với tời khai hải quan thủ
công trước đây. Tuy nhiên cũng có một vài sự khác biệt như :Trong tờ
khai hải quan điện tử có nhiều thêm một số ô so với tờ khai hải quan thông
thường trước đây. Chẳng hạn như ô số 15 là “kết quả phân luồng và hướng
dẫn làm thủ tục hải quan”, ô số 27 thể hiện tổng trọng lượng lô hàng, số
hiệu container, tổng số container, ở ô số 28 còn có thể thể hiện các chi tiết
như tên tàu, số hiệu của tàu, các ô số 31, 32, 33 là nơi đóng dấu xác nhận
của cơ quan hải quan,
Thực tế cho thấy, tờ khai hải quan điện tử ra đời giúp cho việc khai báo và
thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu đơn giản và dễ dàng hơn nhiều, tuy