Lời cảm ơn
Để hoàn thành đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng
cụ", em đã nhận đợc rất nhiều sự giúp đỡ. Em xin chân thành cảm ơn thầy
giáo hớng dẫn Trần Đức Vinh đã chỉ bảo tận tình, đã giúp đỡ em trong suốt
thời gian làm đề tài. Em xin chân thành cảm ơn các bác, các cô, các chú
trong phòng tài vụ và các phòng ban khác của Nhà máy thuốc lá Thăng Long
đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập. Em xin
chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo của khoa Kế toán trờng Đại Học
Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội cùng các bạn sinh viên đã góp ý để đề tài của em
đợc hoàn thành.

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2001.
Sinh viên:
Võ Thị Hải Âu
Lời nói đầu
Nền kinh tế thị trờng với những đổi mới thực sự trong cơ chế quản lý
kinh tế - tài chính ngày càng khẳng định vị trí, vai trò của thông tin kế toán
trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Với chức năng cung cấp thông tin,
kế toán không những cần cho ngời ra quyết định quản lý trong doanh nghiệp
mà còn rất cần thiết cho các đối tợng bên ngoài doanh nghiệp. Với sự phát
triển không ngừng của xã hội, kế toán dần trở thành một công cụ đắc lực
không thể thiếu, giúp quản lý chính xác và trung thực kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là một bộ
phận cấu thành quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, có vai trò
tích cực trong việc điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất.
Những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của đất nớc, hệ thống kế toán
Việt Nam không ngừng đợc đổi mới và hoàn thiện, phù hợp với tình hình
kinh tế - tài chính trong nớc, khu vực và trên thế giới. Bộ Tài chính đã xây
dựng và ban hành nhiều văn bản pháp luật quan trọng nh Pháp lệnh kế toán

vật liệu, công cụ, dụng cụ.
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Vật liệu là đối tợng lao động mà khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu
thành thực thể vật chất của sản phẩm hoặc bảo đảm cho công cụ dụng cụ
hoạt động bình thờng.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình
sản xuất, tồn tại dới nhiều hình thái vật chất khác nhau, chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp và nó đòi hỏi phải đợc tổ chức
bảo quản, theo dõi và hạch toán một cách thận trọng, chặt chẽ.
Vật liệu là một yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,
tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng
trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm. Trong sản xuất, nguyên vật liệu có chất
lợng thì mới đảm bảo chất lợng sản phẩm sản xuất ra.
Vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểm là chỉ tham gia vào một
chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng, chuyển
toàn bộ vào giá trị của sản phẩm đợc sản xuất ra.
Trong quá trình sản xuất vật liệu tồn tại dới các dạng vật chất khác
nhau, cụ thể và đa dạng nh: thể rắn, lỏng, bột... tuỳ thuộc vào từng loại hình
sản xuất. Mỗi loại vật liệu đợc bảo quản, lu trữ theo các cách khác nhau.
Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị
và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định ( giá trị < 5.000.000
đồng; thời gian sử dụng < 1 năm ).
Bởi vậy công cụ dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm nh tài sản cố định hữu
hình đó là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn
dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến
lúc h hỏng. Nhng đồng thời công cụ dụng cụ cũng mang đặc điểm của
nguyên vật liệu đó là có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, đợc xếp vào tài
sản lu động, tài sản dự trữ sản xuất đợc mua sắm dự trữ bằng nguồn vốn lu
động nh nguyên liệu
Ngoài ra theo quy định hiện hành những t liệu lao động sau đây không

dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực
hiện định mức tiêu hao, phát hiện và ngăn chặn kịp thời việc sử dụng vật liệu,
công cụ, dụng cụ sai mục đích, lãng phí.
(3) Thờng xuyên kiểm tra và thực hiện định mức dự trữ vật liệu, công cụ,
dụng cụ, phát hiện kịp thời các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ ứ đọng, kém
phẩm chất, cha cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh
chóng, hạn chế các thiệt hại.
(4) Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo các về vật
liệu và công cụ, dụng cụ, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch
thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ nói chung và
hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng đòi hỏi phải có những điều
kiện nhất định. Điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có
đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, công cụ, dụng cụ, kho phải đợc trang
bị các điều kiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho
và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, có khả năng nắm vững và thực
hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp
4
xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận
tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra.
1.1.3. Phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Vật liệu, công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, mỗi
loại có công dụng khác nhau, đợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể
đợc bảo quản dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Trong điều kiện đó đòi hỏi
phải phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ thì mới tổ chức tốt việc quản lý và
hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ.
a) Đối với vật liệu.
Có rất nhiều cách phân loại vật liệu trong doanh nghiệp nh: phân loại
theo vai trò công dụng chủ yếu chủ yếu của vật liệu, phân loại theo nguồn
cung cấp vật liệu, phân loại theo quyền sở hữu vật liệu, phân loại theo chức

Cách phân loại này cho biết vai trò, công dụng của nguyên vật liệu trong
quá trình sản xuất đồng thời giúp kế toán sử dụng tài khoản cấp 1, cấp 2 phù
hợp.
* Căn cứ vào chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.
Căn cứ vào chức năng đối với quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đợc
phân thành nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất, nguyên vật liệu sử dụng
cho bán hàng, nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại vật liệu tiêu hao trong
quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trực tiếp
trong quá trình sản xuất sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong
quá trình sản xuất sản phẩm ( thờng là chi phí cố định nh chi phí dầu mỡ, bảo
dỡng máy móc... )
- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý doanh nghiệp.
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp quản lý vật liệu theo từng nơi
sử dụng vật liệu từ đó giúp việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu đợc chính
xác.
* Căn cứ vào nguồn hình thành.
Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu đợc phân thành: nguyên
vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu tự sản xuất, nguyên vật liệu nhận góp vốn
liên doanh, đợc biếu tặng cấp phát, phế liệu thu hồi...
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản
xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng. Mua ngoài là ph-
ơng thức cung cấp nguyên vật liệu thờng xuyên của mỗi doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự
chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.
- Phế liệu thu hồi.

lần vào chi phí. Đối với những công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần
cần quản lý cẩn thận và có cách phân bổ chi phí hợp lý.
Ngoài ra, có thể phân loại thành công cụ, dụng cụ đang dùng và công cụ,
dụng cụ trong kho.
Tuy nhiên việc phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ nh trên vẫn mang
tính tổng quát mà cha đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ
cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật
liệu, công cụ, dụng cụ ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là yêu cầu xử lý
thông tin trên máy tính thì việc lập bảng ( sổ ) danh điểm vật liệu, công cụ,
dụng cụ là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại theo công dụng nh nêu ở
trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy
định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch
toán của từng thứ vật liệu.
Ví dụ:
TK 1521 dùng để chỉ vật liệu chính.
TK 152101 dùng để chỉ vật liệu chính thuộc nhóm A.
TK 15210101 dùng để chỉ vật liệu chính A1 thuộc nhóm A.
Bảng 1:
7
Sổ danh điểm
Loại: nguyên vật liệu....
Ký hiệu
nhóm
Danh điểm nguyên
vật liệu
Tên, nhãn , quy
cách nguyên vật
liệu
Đơn vị

a) Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Giá thực tế
nguyên
Giá mua ghi trên Chi phí thu mua
= +
vật liệu nhập kho hoá đơn khác

Trong đó giá mua ghi trên hóa đơn của ngời bán là giá cha tính thuế
GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ.Nếu doanh
nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua là giá đã tính thuế
GTGT.
8
Chi phí thu mua bao gồm:
- Chi phí vận chuyển, bảo quản từ nơi mua về kho hoặc nơi sử dụng
- Chi phí thuê kho bãi.
- Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua.
- Hao hụt trong định mức khi mua.
- Công tác phí của ngời mua.
b) Đối với vật liệu tự sản xuất.
Giá thực tế vật liệu nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Giá thực tế nguyên Giá trị vật liệu Chi phí chế biến
= +
vật liệu nhập Xuất để chế
biến
khác
Trong đó chi phí chế biến có thể bao gồm: Chi phí chế biến do doanh
nghiệp tự làm và chi phí chế biến do doanh nghiệp thuê ngoài
c) Đối với vật liệu do Nhà nớc cấp hoặc cấp trên cấp thì giá thực tế
nguyên vật liệu là giá ghi trên biên bản bàn giao.
d) Đối với vật liệu nhận đóng góp tham gia liên doanh từ các đơn vị, tổ

- Giá bình quân sau mỗi lần nhập.
Trị giá nguyên vật Số lợng nguyên Giá đơn vị
=
ì
liệu xuất dùng vật liệu xuất dùng bình quân
Trong đó:
(1)
Giá đơn vị bình Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
=
quân cả kỳ dự trữ Lợng thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
(2)
Giá đơn vị bình Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trớc)
=
quân cuối kỳ trớc Lợng thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
(3)
Giá đơn vị bình quân Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
=
sau mỗi lần nhập Lợng thực tế nguyên vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ có u điểm là đơn giản, dễ làm
nhng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán tập trung vào
cuối tháng, gây ảnh hởng tới công tác quyết toán.
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc tuy đơn giản, phản kịp
thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác
vì không tính đến sự biến động giá nguyên vật liệu trong kỳ.
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc nhợc
điểm của hai phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhợc điểm của
phơng pháp này là tốn nhiều công sức tính toán phức tạp.
Tóm lại phơng pháp giá bình quân có ý nghĩa về mặt thực tiễn hơn là cơ
sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực tiễn.

giá của những lô hàng nhập cũ nhất và đơn giá của những lô hàng nhập sau
khi xuất lần cuối cùng tính đến thời điểm xác định số tồn kho.
Ưu điểm của phơng pháp này là làm cho những khoản doanh thu hiện
tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Vì theo phơng pháp nhập sau
xuất trớc doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi trị giá vật liệu đợc mua vào ngay
sát thời điểm đó.
Quan trọng hơn, trong khi giá cả thị trờng có xu hớng tăng lên phơng
pháp này giúp cho các đơn vị kinh doanh giảm đợc số thuế thu nhập doanh
nghiệp phải nộp cho Nhà nớc. Bởi vì, giá trị nguyên vật liệu đợc mua vào sau
cùng thờng cao hơn giá trị nguyên vật liệu đợc nhập vào trớc tiên, sẽ đợc tính
vào giá vốn hàng bán của các khoản doanh thu hiện tại. Điều này sẽ làm tăng
giá vốn, do đó làm giảm lợi nhuận dẫn tới giảm số thuế thu nhập doanh
nghiệp phải nộp
Bên cạnh đó, phơng pháp này cũng có những nhợc điểm: Phơng pháp
này bỏ qua luồng xuất nhập nguyên vật liệu trong thực tế. Nguyên vật liệu đ-
ợc quản lý gần nh theo kiểu nhập trớc xuất trớc. Nhng phơng pháp này lại giả
định nguyên vật liệu đợc quản lý theo kiểu nhập sau xuất trớc.
Theo phơng pháp này chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
có thể cao vì phải mua thêm nguyên vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán
những chi phí mới nhất với giá cao. Điều này trái ngợc với xu hớng quản lý
nguyên vật liệu một cách có hiệu quả, giảm tối thiểu lợng hàng hoá tồn kho
nhằm cắt giảm chi phí quản lý nguyên vật liệu.
11
Một nhợc điểm khác là giá trị nguyên vật liệu đợc phản ánh thấp hơn
so với giá trị thực tế của nó. Bởi vì theo phơng pháp này trị giá nguyên vật
liệu tồn kho sẽ bao gồm trị giá nguyên vật liệu đầu tiên đợc nhập vào với giá
thấp hơn so với hiện thời.
d) Phơng pháp giá thực tế đích danh.
Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo
giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế
toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công
thức:
Trị giá thực tế vật
liệu
Giá hạch toán vật
liệu
Hệ số giá

=

X
xuất dùng xuất dùng vật liệu
12
Trị giá thực tế vật Trị giá hạch toán vật liệu Hệ số giá
=
X
liệu tồn kho cuối
kỳ
Tồn kho cuối kỳ vật liệu
Phơng pháp này có u điểm là khối lợng công việc tính toán và hạch
toán chi tiết đơn giản. Nhng nó có nhợc điểm là khối lợng công việc dồn vào
cuối kỳ. Phơng pháp này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp
và kế toán chi tiết.
Bảng số 2:
Bảng kê số 3
Chỉ tiêu Vật liệu CCDC
I. Tồn đầu kỳ. Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT
II. Nhập trong kỳ.

toán vật t phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán
chi tiết vật t và tính ra số tiền. Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào
các thẻ kế toán chi tiết vật t có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và
đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải
căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho
về mặt giá trị của từng loại vật t. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số
liệu của phần kế toán tổng hợp.
Bảng số 4:
Sổ chi tiết vật t
Tên vật t.................
Nhãn hiệu quy cách........
Đơn vị tính..............
Kho.........................
Chứng từ Diễn
giải
Đơn
giá
Nhập kho Xuất kho Tồn kho
Ghi
chú
Số hiệu Ngày Số
lợng
Số
tiền
Số
lợng
Số
tiền
Số Ghi hàng ngày.
Quan hệ đối chiếu.
Ghi cuối tháng.
- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, dễ dàng
tìm ra những sai sót, nhầm lẫn trong ghi chép tính toán, giúp quản lý chặt
chẽ tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ, dụng
cụ về mặt số lợng cũng nh giá trị.
- Nhợc điểm: Ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán làm cho khối l-
ợng ghi chép nhiều, hạn chế hiệu suất của lao động kế toán, hạn chế chức
năng kiểm tra của kế toán (do việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành
vào cuối tháng).
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên
vật liệu, công cụ, dụng cụ, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít không
thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán không
cao.
1.2.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
* ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn của từng loại vật t về mặt số lợng.
15
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ
kho
Sổ
chi
tiết

Luân chuyển tháng 1 Số d đầu
tháng 2
Số l-
ợng
Thành
tiền
Nhập Xuất Số l-
ợng
Thành
tiền
Số l-
ợng
Thành
tiền
Số l-
ợng
Thành
tiền
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển.

Ghi hàng ngày.
Quan hệ đối chiếu.
Ghi cuối tháng.
- Ưu điểm: Giảm khối lợng ghi chép ( ghi một lần vào cuối tháng) nâng cao
năng suất công tác kế toán, tiết kiệm chi phí.
- Nhợc điểm: Việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán bị hạn chế do
không ghi sổ trong tháng, công việc kế toán dồn vào cuối tháng nên việc
cung cấp số liệu không kịp thời, ghi chép bị trùng lắp về chỉ tiêu số lợng
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có nghiệp vụ

Từ ngày ....đến ngày....tháng....năm
Nhóm vật liệu Số lợng chứng từ Số hiệu của chứng từ Số tiền
Ngày...tháng...năm...
Ngời nhận Ngời giao
* ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng
dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, kế
toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số
tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng. Đồng thời, ghi số tiền
vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế
nhập , xuất tồn kho vật t. Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đ-
ợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng
để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t. Số d này đợc dùng để đối
chiếu với cột số tiền trên sổ số d.
Bảng số 8:
Sổ số d
Năm......
Kho.......
Danh
điểm
Tên
vật t
Đơn
vị tính
Đơn
giá
Định
mức
Số d đầu năm Số d cuối tháng 1 ........
Số l-

ngày
Từ ngày
... đến
ngày
Cộng
Cộng
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ số d.

.

Ghi hàng ngày.
Quan hệ đối chiếu.
Ghi cuối tháng.

- Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công thì phơng
pháp sổ số d đợc coi là phơng pháp có nhiều u điểm: hạn chế việc ghi
chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thờng xuyên
công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán đợc chính xác và kịp
thời.
- Nhợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện
có và tình hình tăng giảm của từng thứ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
nhiều khi phải xem xét số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra phát
hiện hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối l-
ợng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật
liệu công cụ, dụng cụ và doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch
18
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho

tắc số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán, nếu có
chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và
các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
1.3.1.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên.
1.3.1.1.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong các doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
a) Thủ tục chứng từ.
Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ
doanh nghiệp phải có các chứng từ bắt buộc nh:
-Phiếu nhập kho.
-Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, bảng kê mua hàng.
-Biên bản kiểm kê vật t.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh:
-Biên bản kiểm nghiệm.
-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ.
b, Tài khoản sử dụng.
19
Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử
dụng các TK sau:
* TK152- nguyên vật liệu: TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình
hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế (Có thể mở chi tiết
từng loại, nhóm,thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán)
TK152 có kết cấu nh sau:
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế nguyên
vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, phát hiện
thừa, đánh giá tăng...).
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giá thực tế nguyên vật

D Nợ: Giá trị hàng đi đờng.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán nh
TK111, TK112, TK141, TK331, TK 133 ...
c) Trình tự hạch toán.
20
Đối với cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn,
chứng từ ghi chép đầy đủ), thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng không ghi vào
giá thực tế của vật liệu. Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải
trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, công cụ,
dụng cụ còn phần thuế GTGT đầu vào ghi vào số đợc khấu trừ.
- Trờng hợp mua ngoài: Hàng và hoá đơn cùng về.
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 152, 153 (chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ): Giá thực tế vật
liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK liên quan (111, 112, 331,141...): Tổng giá thanh toán.
- Trờng hợp doanh nghiệp đợc chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền
hàng trớc hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại.
Nợ TK 1388: Số đợc ngời bán chấp nhận.
Có TK 711: Số chiết khấu thanh toán đợc hởng.
-Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá (do mua nhiều, do hàng kém
phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm...), hay trả lại hàng đã mua cho
chủ hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại.
Nợ TK 1388: Số đựơc ngời bán chấp nhận.

hạch toán nh sau:
Nếu đồng ý mua tiếp số thừa.
Nợ TK 152,153: Trị giá hàng hoá thừa ( ghi cha có thuế GTGT).
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa.
Có TK 111,112...
Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập.
Nợ TK 152,153: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT )
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.
- Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn.
Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu, công cụ dụng cụ theo trị giá hàng thực nhận, số
thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng báo cho bên bán biết và ghi sổ nh
sau :
+ Khi nhập.
Nợ TK 152,153( chi tiết VL, CCDC): Trị giá số thực nhập kho theo giá
không thuế GTGT đầu vào.
Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (không thuế GTGT).
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo hoá đơn.
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn.
+ khi xử lý.
Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu kế toán ghi:
Nợ TK152, 153( chi tiết VL, CCDC): Ngời bán gia tiếp số thiếu.
Có TK 1381: Xử lý số thiếu.
Nếu ngời bán không còn hàng.
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán.
Có TK 1381: Xử lý số thiếu.
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng.
Nợ TK 334, 1388: Cá nhân phải bồi thờng.
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
Có TK 1381: Xử lý số thiếu.

nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT).
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK liên quan ( 331,111,112,141...).
Sang tháng sau, khi hàng về ghi:
Nợ TK 152,153 ( chi tiết VL,CCDC): Nếu nhập kho.
Nợ TK 621,627,641,642: Xuất dùng ngay.
Có TK 151: Hàng đi đờng đã về.
- Trờng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê
ngoài gia công chế biến .
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL,CCDC) : Giá thành sản xuất thực tế .
Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập
kho.
- Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ do Nhà nớc cấp hoặc cấp trên cấp hoặc
các cá nhân cổ đông góp vốn liên doanh, đợc biếu tặng.
Nợ TK 152,153 (chi tiết VL,CCDC).
Có TK 411.
23
- Nhận lại vốn góp liên doanh trớc đây bằng vật liệu, công cụ, dụng cụ
Nợ TK 152,153 (chi tiết VL,CCDC).
Có TK 222, 128.
- Đánh giá tăng vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL,CCDC) : Chênh lệch tăng.
Có TK 412 : Chênh lệch tăng.
- Tài sản cố định chuyển thành công cụ dụng cụ.
+Tài sản mua vào còn mới cha sử dụng.
Nợ TK 153.
Có TK 211.
+ Tài sản đã sử dụng.
Nếu giá trị ít thì phân bổ một lần vào chi phí, nếu giá trị lớn thì phân

a) Thủ tục và chứng từ.
24
Mọi trờng hợp giảm vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải lập đầy đủ thủ
tục chứng từ để làm cơ sở ghi sổ kế toán các chứng từ giảm vật liệu, công cụ,
dụng cụ bao gồm các chứng từ bắt buộc sau:
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá .
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn nh:
- Biên bản kiểm nghiệm ...
b) Tài khoản sử dụng.
- TK 152, TK 153: Đã trình bày kỹ ở phần trớc.
- Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản chi phí nh:
+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ TK 627: Chi phí sản xuất chung. Cụ thể:
TK 6272: Chi phí nguyên vật liệu.
TK 6273: Chi phí công cụ dụng cụ.
+ TK 641: Chi phí bán hàng (vật liệu bao gói, dây buộc)
TK 6412: Chi phí nguyên vật liệu.
TK 6413: Chi phí công cụ dụng cụ.
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
TK 6422: Chi phí nguyên vật liệu.
TK 6423: Chi phí công cụ dụng cụ.
+ TK 1421: Chi phí trả trớc. Tài khoản này dùng để phân bổ công cụ
dụng cụ nhiều lần.
+ TK 811, 821, 241, 632, 222 ...
Nếu vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho quá trình sản xuất kinh
doanh cuối tháng doanh nghiệp lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ
vào tài khoản chi phí phù hợp. Sau khi lập bảng phân bổ xong bảng này là