ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP QUẢN LÍ VẬT
TƯ, THIẾT BỊ, ỨNG DỤNG PHÁT
TRIỂN CHO TRUNG TÂM CNTT-
ĐHQG TPHCM

Chương 2:
Cơ sở lý thuyết phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin

2.1.Đại cương về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các
phương pháp xử lý thông tin trong một tổ chức.
Hệ thông thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi nhận thực
trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu.
Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng
hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu này thành hai
phần:

-Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, như dữ liệu về
nhân sự, nhà xưởng, thiết bị v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có
thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên thuyên
chuyển, một thiết bị mới được bổ sung ). Sự kiện thường xảy ra bất chợt, ngoài ý
muốn của con người. Việc điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự
kiện xảy ra gọi là cập nhật.
-Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, như dữ
liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi
luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi các sự việc sơ đẳng, gọi là một
tác nghiệp (operation - chẳng hạn nhận một lô hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm,
một đơn hàng tới, thanh toán một hóa đơn v.v ). Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự
kiện này cần được ghi nhận, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt
động kinh doanh/dịch vụ của doanh nghiệp.
Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích

trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có
thể tổng hợp chung thành các bước: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài
đặt và Bảo trì hệ thống.
Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phương pháp hay không thì công
việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bước kể trên. Hay nói cách khác là dù có làm như
thế nào đi chăng nữa thì người ta vẫn phải xác định yêu cầu(Khảo sát), tưởng
tượng ra hình hài của hệ thống( Phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông
tin( Thiết kế), lập trình( Xây dựng), cài đặt và bảo trì.
2.2.1. Chiến lược và khảo sát.
Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu
thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin.
Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức.
Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn:
- Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án.
- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng
định những kết quả thu được.
- Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát.
ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có
giới hạn chính xác của công việc( phạm vi dự án: những gì phải làm được, chưa
làm được và những gì đã vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Cũng ở giai đoạn này,
cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả
về số lượng và loại công việc.
2.2.2. Phân tích hệ thống
Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ
thống, nêu được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ
thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình
dữ liệu. Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức.
Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có
cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực
thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh

Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến
hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng
quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân
như con người, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ
liệu liên quan đến hệ thống.
d. Phân tích luồng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính:
(1) Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của
người sử dụng.
(2) Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phương án cho phân tích viên, lập trình
viên và người dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện quy trình xử
lý thông tin trong hệ thống.
(3) Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho
việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và người sử dụng.
(4) Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu người dùng và đặc tả thiết
kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những tài liệu như
vậy.

2.2.3. Thiết kế hệ thống
Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các mô
hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc
nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn. Kết quả là hồ sơ
thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức.
Đầu chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã được xây dựng trong
quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hình quan
hệ thực thể có thể sinh ra được các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá
trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu
và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả
hệ thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng
quá ít các công cụ phát triển hệ thống sẽ làm cho hệ thống kém chất lượng, ngược

2.2.6. Bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng.
Công việc bảo trì bao gồm :
a. Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.
b. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.
c. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.
Thông thường việc bảo trì được tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12
tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ được tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng 10%
tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông qua một
Trung Tâm hỗ trợ từ xa.
2.3. Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệ thống đã
dần được chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp, công nghiệp hóa
hơn. Các phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống dần được hình thành và
hoàn thiện. Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự hoàn thiện là sự ra đời của
phương pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc kết hợp được kết quả của các cách
tiếp cận hướng chức năng và hướng dữ liệu và phương pháp luận phân tích thiết kế
hướng đối tượng.
Một phương pháp luận thông thường được đặc trưng bởi các yếu tố sau:
- Quy trình và phân đoạn các bước tiến hành.
- Các công cụ và cách thức mô hình hóa.
- Cách tiếp cận (hướng chức năng, hướng đối tượng, trên xuống, dưới lên ).
2.3.1. Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc.
Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức năng của hệ
thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng và cài đặt
chương trình. Đặc trưng mới của phương pháp này là các hoạt động có thể thực
hiện một cách song song. Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp
cho một hoặc nhiều hệ thống trước đó. Trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cận
cấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt

Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo đơn vị sử
dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểu phân loại khác
nhau. Các nhóm chức năng lại tiếp tục được phân nhỏ thành các cụm chức năng
hoặc các chức năng cụ thể. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi
nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc nhóm chức năng cụ thể.
Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho người đọc một bức tranh tổng
thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện được.

b. Mô hình dữ liệu
Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc giữa
chúng, thông thường được mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng thuộc tính
các ràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu
hỏi:
Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?
Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệ thống
nhưng công cụ này cũng chỉ mô tả được một khía cạnh lớn của hệ thống là chức
năng, mà không cho được một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Mô hình dữ
liệu (Entity Relationship Diagram viết tắt là ERD) là một trong các công cụ phản
ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD để tạo nên một tổ hợp trọn
vẹn của quá trình phân tích.
ERD bao gồm 2 thành phần chính:
- Thực thể (Entity): Được ký hiệu bởi hình chữ nhật. Một thực thể
tượng trưng cho một tập hợp hay một đối tượng trong thế giới thực.
- Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tượng trưng cho sự liên kết giữa
các thực thể. Mối liên kết đó được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng
đường kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu (thường gọi là chân gà)
Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể:
- Quan hệ một – một.
- Quan hệ một – nhiều.
- Quan hệ nhiều - nhiều.

vào. Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này được
tồn tại dưới dạng file hay cơ sở dữ liệu.
- Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài
lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ
thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi
hệ thống.
- Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên trong hệ
thống.
DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức năng và các dữ
liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại chưa
được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ được sử dụng để bổ
khuyết cho DFD là:
- Từ điển dữ liệu: Data dictionary.
- Đặc tả chức năng: Process specification.
Ba thành phần, ba loại hình công cụ phân tích cơ bản kết hợp, bổ sung cho
nhau cho phép thể hiện hệ thống một cách hoàn chỉnh.
Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong
tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt
giúp cho người sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho
người lập trình có được cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống. Có thể nói đây là
công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân tích viên và người sử dụng.
Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho cách
nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với người lập trình. Trong quá trình phát
triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này được tiếp tục phát triển,
chi tiết hoá. Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ chung giữa phân tích
viên và lập trình viên.
d. Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình.
Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tượng mô tả là mô hình hệ thống
vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra được một
phần các mô hình còn lại. Trong phương pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các