LỜI NÓI ĐẦU
Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là 1 bộ phận cấu thành quan
trọng của hệ thống khác công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế
toán Nhà nước có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có
hệ thống về tình hình tiếp nhận sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn
vị thụ hưởng ngân quỹ công cộng. Thông qua đó, tổ trưởng các tổ chức hành
chính sự nghiệp nắm bắt được tình hình hoạt động của mình tổ chức phát huy
mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm, các cơ quan chức năng của
Nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác công việc hiệu quả của việc sử dụng
công quỹ.
Hiện nay hơn 50% số chi Ngân sách của Nhà nước hàng năm dành cho
chi thường xuyên thông qua các tổ chức hành chính sự nghiệp trong cả nước.
Để giúp các đơn vị quản lý tốt ngân sách được Nhà nước cấp phát, giúp
cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm
soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí thì
một trong những biện pháp phải làm là phải có một kế toán hành chính sự
nghiệp bao quát được các nội dung hoạt động, dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra,
kiểm soát. Vì vậy đòi hỏi sự cần thiết của kế toán hành chính sự nghiệp.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán, tình hình
quản lý và sử dụng các loạit vật tư, tài sản công, tiến hành dự toán thu, chi và
thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng và giám đốc mọi hoạt
động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước tại các
đơn vị hành chính sự nghiệp, được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc
bén có hiệu lực trong việc quản lý Ngân sách Nhà nước đơn vị, góp phần đắc
lực vào việc sử dụng các nguồn vốn một cách tiết kiệm có hiệu quả đúng như
dự toán được duyệt, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngân sách.
Đỗ Thế Anh KT 04H
1
Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài

Đỗ Thế Anh
PHẦN I: PHẦN CHUNG
A. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG THCS XUÂN BÁI
1. Quá trình thành lập trường THCS Xuân Bái
a. Vài nét về truyền thống giáo dục của Xuân Bái trước cách mạng
tháng tám:
Xuân Bái là một trong những vùng đất hiếu học của Thọ Xuân. Người
dân Xuân Bái nay còn nhớ mãi "Những đêm đốt đuốc soi đường" đi học.Thầy
giáo lúc bấy giờ là những thầy đồ, nho, quý người yêu trẻ, muốn đem vốn học
vấn của mình giúp ích cho đời, dạy cái chữ cho người đời bớt khổ. Hai thầy
đồ, nho là Lê Bá Thảo và Nguyễn Văn Duệ để đem trí tuệ của mình gieo mầm
hiếu học cho quê hương. Rồi thầy Nguyễn Văn Sơn thầy Lê Vưan Chung có
nhiều công sức trong việc mở mang - phát triển văn hóa cho nhân dân qua các
lớp bình dân học vụ. Truyền thống hiếu học của con em Xuân Bái ngày càng
được phát huy và nhân lên rộng khắc.
b. Sự thành lập trường cấp II Xuân Bái (nay là trường THCS Xuân Bái
sau cách mạng tháng tám và đặc biệt là sau khi hòa bình lập lại ở miền Bắc,
người dân Xuân Bái được hưởng một nền giáo dục mới - Một nền giáo dục do
dân và vì dân mà hàng ngàn năm trước chưa từng có, không thể có.
Ngày 02/9/1945, chủ tịch Hồ Chí Minh đọc tuyên ngôn độc lập, khai
sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Ngày 03/9/1945 Bác Hồ nêu rõ:
"Nạn dốt là một trong những phương pháp độc ác mà bọn thực dân định để
cai trị chúng ta, hơn 90% đồng bào ta mù chữ. Một dân tộc dốt là một dân tộc
yếu đuối". Ngày 08/9/1945 Bác Hồ ký xác lệnh thành lập nhà bình dân học vụ
với nhiệm vụ xóa nạn mù chữ ngày 01/01/1945 nhân ngày khai trương đầu
tiên của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Bác Hồ đã gửi thư căn dặn các
cháu học sinh "Non sông Việt Nam có trở nên tươi đẹp hay không. Dân tộc
Đỗ Thế Anh KT 04H
3

4
Do có phong trào thi đua tốt, trường cấp II Xuân Bái trong 4 năm liền
trường liên tục đạt được trường tiên tiến xuất sắc của Huyện, trường do thầy
Lê Văn chung làm hiệu trưởng, đã được bầu chiến sỹ thi đua 2 năm liền của
ngành giáo dục. Thời kỳ 1969 - 1970 - 1971, Trường cấp II Xuân Bái với
trường cấp II Xuân Hòa thành trường cấp II Xuân Bái. Do thầy Vũ Văn Việt
làm hiệu trưởng. Thời kỳ 1971 - 1972 tách trường cấp II Xuân Bái gồm 4 lớp
có 2 lớp 5 và lớp 6, lớp 7 do thầy Vũ Văn Việt làm hiệu trưởng cho đến năm
1975 đó là thời kỳ đế quốc Mỹ mở rộng đánh phá miền Bắc, thị xã Thanh
Hóa trước đây nay là Thành phố Thanh Hóa là trọng điểm đánh phá của đế
quốc mỹ, ngành giáo dục Thanh Hóa tiếp tục xây dựng và phát triển thực hiện
khẩu hiệu: "Một hội đồng hai nhiệm vụ" vừa dạy phổ thông vừa dạy bổ túc
văn hóa. Nhiều tấm gương sáng của học sinh và giáo viên Thanh Hóa đã được
tuyên dương như em Nguyễn Bá Ngọc đã quên mình cứu hai em nhỏ.
- Giai đoạn 1972 - 1976 mỗi năm trường có 6 lớp , mỗi khối có 2 lớp
do thầy Hoàng Hai làm hiệu trưởng, thầy Đào Duy Anh làm hiệu phó trường
liên tục đạt tiên tiến cấp huyện.
- Năm 1976 - 1977 trường cấp II Xuân Bái sát nhập với cấp I Xuân Bái
thành trường phổ thông cơ sở, lúc đó có 16 lớp (cấp I 10 lớp, cấp II 6 lớp) do
thầy Hoàng Hải làm hiệu trưởng.
- Từ 1977 - 1981 trường vẫn có 16 lớp ban giám hiệu vẫn giữ nguyên
mỗi năm trường có từ 5 - 10 em học sinh đạt học sinh giỏi cấp huyện
- Từ năm 1981 - 1983 thầy Nguyễn Văn Mậu làm hiệu trưởng
- Từ năm 1983 - 1984 trường do thầy Nguyễn Văn Ngôn làm hiệu
trưởng
- Từ năm 1988 trường có 17 lớp (10 lớp cấp I và 7 lớp cấp II) do thầy
Nguyễn Xuân Liên làm hiệu trưởng. Trong thời gian này ngành giáo dục cả
nước đứng trước hoàn cảnh đời sống của cán bộ, nhân dân còn nhiều khó
khăn, nhất là đời sống của giáo viên, một số biến động của xã hội đã tác động
đến ngành giáo dục. Mặc dù đứng trước hoàn cảnh khó khăn như vậy, thầy trò

6

Giai đoạn Số lớp
Số học
sinh
Số giáo
viên
Học sinh giỏi
cấp huyện tỉnh
Giáo viên
giỏi cấp
tỉnh
Danh hiệu thi
đua
1969 -
1968
02 90 04 02 TTcấp Huyện
69 - 71 02 100 04 02 TTcấp Huyện
71 -72 04 180 80 02 TTcấp Huyện
72 - 77 06 253 10 06 02 TTcấp Huyện
77 - 81 16 625 28 15 03 TTcấp Huyện
81 - 93 17 660 29 16 06 TTcấp Huyện
93 - 2000 10 360 30 09 08 TTcấp Huyện
2000 -
2006
12 420 39 12 06 TTcấp Huyện
2. Chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị
Trường THCS Xuân Bái là một đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của Sở
Giáo dục và Đào tạo TP Thanh Hóa nên trường có chức năng nhiệm vụ theo
quy định của Sở Giáo dục và Đào tạo.

8
HIỆU TRƯỞNG
Phó hiệu trưởng
phụ trách học tập
Phó hiệu trưởng
phụ trách đức - dục
Tổ
Văn
Tổ
Toán
Tổ lý
kỹ
thuật
CN
Tổ
ngoại
ngữ
công
dân
Tổ sinh,
hoá kỹ
nông
nghiệp
Tổ sử
địa TD
Tổ
h nh à
chính
Công
đo nà

+ Được dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn và nghiệp vụ
quản lý trường được hưởng các quyền lợi của hiệu trưởng.
- Phó hiệu trưởng: là người giúp việc cho hiệu trưởng có nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện và chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về các công việc
được phân công cùng hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt
động có liên quan của trường. Thay mặt hiệu trưởng điều hành hoạt động của
trường khi được ủy quyền.
+ Được dự các lớp bồi dưỡng chính trị, chuyên môn và nghiệp vụ quản
lý của trường, được hưởng các quyền lợi của Phó hiệu trưởng theo quy định.
- Tổ chức Đảng và các đoàn thể trong trường.
+ Tổ chức Đảng và các đoàn thể trong lãnh đạo trường và các hoạt
động trong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật.
Đỗ Thế Anh KT 04H
9
+ Công đoàn giáo dục ĐTNCSHCM và các tổ chức xã hội khác hoạt
động theo quy định của pháp luật, nhằm giúp trường trong việc thực hiện mục
tiêu và nguyên lý giáo dục.
- Bảo vệ các nhiệm vụ giữ an ninh và tài sản của trường.
- Tổ trưởng chuyên môn có nhiệm vụ sau: xây dựng kế hoạch hoạt
động chung của tổ hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch cá nhân của tổ
giáo viên theo kế hoạch dạy học phân phối chương trình và các quy định của
bộ giáo dục và đào tạo.
+ Tổ chức, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá hiệu
quả giảng dạy và giáo dục giáo viên theo kế hoạch của trường.
+ Đề xuất khen thưởng kỷ luật đối với giáo viên, giúp đỡ hiệu trưởng
chỉ đạo các hoạt động giáo dục khác. Tổ chuyên môn sinh hoạt mỗi tuần một
lần.
4. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
Nhiệm vụ của kế toán
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí

Trường THCS Xuân Bái là đơn vị sự nghiệp có thu đơn thuần. Vì vậy
mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán rất khăng khít
với nhau. Trường hoạt động dưới sự quản lý của cơ quan chủ quản. Các bộ
phận trong trường hoạt động dưới sự quản lý của hiệu trưởng. Hiệu trưởng
thông qua hiệu phó để phổ biến tình hình và kế hoạch hoạt động của trường,
tới các giáo viên nhân viên.
Định kỳ hàng tháng giáo viên chủ nhiệm các lớp thu học phí và đến
phòng kế toán viết phiếu thu nộp cho thủ quỹ nhập vào quỹ đơn vị. Các tổ bộ
môn lập kế hoạch mua sắm cho tổ của mình. Sau đó đưa lên phòng hiệu
Đỗ Thế Anh KT 04H
12
Phụ trách kế toán
Giáo viên
CN lớp
Thủ quỹ Các tổ
bộ môn
trưởng duyệt, từ đó mới được dùng để mua sắm. Sau khi mua sắm song thì
sang phòng quyết toán kèm theo hóa đơn GTGT.
Mọi hoạt động chi tiêu của trường phải chi tiêu theo đúng mục đích
trong phạm vi dự toán đã phê duyệt cả từng nguồn kinh phí từng nội dung chi
tiêu theo tiêu chuẩn định mức của Nhà nước do đó cán bộ kế toán có trách
nhiệm phổ biến cho các nhân viên trong trường, biết rõ theo đúng quy chế chi
tiêu nội bộ trong trường biết rõ theo đúng quy chế chi tiêu của trường đã được
hiệu trưởng, hiệu phó, phòng kế toán tính toán và được cấp trên duyệt.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán không
chỉ đơn thuần là quan hệ thu - chi mà kế toán còn là người cung cấp những
thông tin kế toán cần thiết cho đơn vị và các quyền lợi của nhân viên trong
trường được hưởng. Kế toán còn quản lý các khoản thu - chi và quản lý tài
sản trong trường thông qua các nhân viên trong trường.
Tóm lại giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán có quan hệ

= =
+ Tổng số dư Nợ các TK = Tổng số dư có các TK
7. Những thuận lợi khó khăn chủ yếu ảnh hưởng tới tình hình hoạt
động hạch toán của đơn vị trong thời gian hiện nay
• Những thuận lợi:
+ Có sự lãnh đạo trực tiếp xuyên suốt của cấp ủy Đảng, sự lãnh đạo của
ban giám hiệu nhà trường.
+ Cán bộ nhân viên trong trường đoàn kết chính trị ổn định thực sự tin
tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng, của ban giám hiệu nhà trường thực hiện
thắng lợi các nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra.
+ Việc tổ chức thực hiện các ban ngành đoàn thể trường đã vượt qua
mọi khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ.
+ Bộ máy hoạt động trường rất đoàn kết có nhiều cố gắng và sự ủng hộ
của các giai cấp trong trường.
• Những khó khăn
Đỗ Thế Anh KT 04H
14
Trường THCS Xuân Bái thuộc sở GD-ĐT, nằm trên địa bàn của huyện
Thọ Xuân, tỉnh Thanh Hóa.
- Điều kiện cơ sở vật chất của trường còn thiếu thốn, việc đi lại chưa
được thuận lợi.
- Việc thu học phí của học sinh còn chậm chạp.
- Đời sống của giáo viên còn thiếu thốn
B. CÁC NGHIỆP VỤ CHUYÊN MÔN
1. Kế toán vốn bằng tiền
a.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Các chứng từ sử dụng: biên lai thu tiền, giấy nộp tiền, giấy tạm ứng,
giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê, biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT,
phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ khác liên quan.
- Sổ sách chứng từ: Báo cáo quỹ tiền mặt sổ chi tiết, bảng tổng hợp,

- Hình thành từ nguồn ngân sách cấp
- Hình thành từ nguồn thu học phí, học
Từ đó phương pháp hạch toán trên sổ sách của đơn vị được hạch toán
theo 2 nguồn hình thành trên, sẽ có 2 sổ sách hạch toán đó là:
- Nguồn ngân sách
- Nguồn học phí
b. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
b.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
Đỗ Thế Anh KT 04H
17
- Giấy tạm ứng
- Giấy đề nghị tạm
ứng
- Biên bản giao nhận
- Biên bản kiểm kê
- Hoá đơn GTGT
Phiếu chi
Sổ chi tiết TK
liên quan
Bảng tổng hợp
chứng từ các loại
Báo cáo quỹ TK
Sổ chi tiết TM
Sổ cái TK 111
Bảng cân đối
số PS
Báo cáo
t i chínhà
- Chứng từ sử dụng: giấy nộp tiền vào tài khoản, séc, ủy nhiệm chi,
giấy rút hạn mức, rút hạn mức kinh phí ngân sách, bảng kê chứng từ thanh

căn cứ vào thông báo được duyệt cấp kinh phí cho đơn vị. Khi được cấp đơn
vị sẽ hạch toán.
Dựa vào giấy phân phối hạn mức kinh phí kế toán sẽ ghi vào sổ theo
dõi hạn mức kinh phí (ghi Nợ TK 008) đồng thời máy sẽ vào sổ tiếp theo.
Cuối tháng kế toán đơn vị sẽ lập bảng và đem lên kho bạc đối chiếu hạn mức
kinh phí khi rút ở kho bạc.
Thủ quỹ lập chứng từ về ngân hàng, kho bạc khi rút tiền gửi ở ngân
hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân
hàng, kho bạc nhập quỹ thì kế toán phải viết giấy rút dự toán ngân sách kiêm
lĩnh tiền mặt, lúc này sẽ hạch toán vào TK ghi Có TK 461.
Khi chưa được cấp kinh phí sử dụng, kế toán sẽ viết giấy đề nghị thanh
toán, sau đó kê các mục, tiểu mục và nội dung chi vào bảng kê thanh toán số
tiền bằng cột số đề nghị thanh toán.
Khi mua hàng đề nghị thanh toán với người bán ta cần phải có hóa đơn
GTGT và khi chuyển trả người bán UNC hoặc séc gửi vào kho bạc. Thủ quỹ
đi nhận tiền chuyển thẳng cho đơn vị thanh toán hoặc về quỹ.
Đỗ Thế Anh KT 04H
19
Giấy rút hạn
mức kinh phí
Sổ theo dõi
hạn mức kinh phí
Sổ theo dõi
nguồn kinh phí
Bảng đối chiếu hạn mức
kinh phí khi rút ở kho bạc
Báo cáo kế toánBảng tổng hợp
tình hình KP v à
quyết toán KP
Bảng cân đối

20
* Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa
Sổ này dùng để theo dõi tình hình xuất, tồn kho về số lượng và giá trị
của từng thứ vật tư, sản phẩm, hàng hóa ở những kho làm căn cứ đối chiếu
ghi chép của thủ kho.
* Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa
Bảng này dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ chi tiết vật liệu,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm để đối chiếu số liệu TK: 152, 155 trên sổ
TK vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập 1 bảng riêng.
3. Kế toán tài sản cố định
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng:
- Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, biên bản
thanh lý nhượng bán, một số chứng từ khách.
- Sổ sách kế toán: thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết tăng TSCĐ,
bảng tính hao mòn TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, sổ cái TK: 211,
bảng cân đối số phát sinh.
b. Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Đỗ Thế Anh KT 04H
21
Hoá đơn TC
- Biên bản giao nhận
- Biên bản thanh lý
nhượng bán
-
Thẻ TSCĐ
Sổ chi tiết TSCĐ
Sổ cái TK 211
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo t i chínhà

giao nhận, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý nhượng bán kế toán tiến hành
ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. Mỗi 1 TSCĐ được theo dõi 1 dòng và chi tiết riêng
cho từng TSCĐ ghi theo các cột và các dòng cho phù hợp.
Từ sổ chi tiết TSCĐ kế toán vào sổ chi tiết các tài khoản
Đỗ Thế Anh KT 04H
22
• Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này dùng để theo dõi 1 loại tài sản thuộc
loại thanh toán, nguồn vốn mà chưa có mẫu số riêng.
Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi sổ:
c. Phương pháp tổng hợp tăng, giảm TSCĐ
- Căn cứ vào biên bản bàn giao, biên bản thanh lý ta sẽ biết được tình
hình tăng, giảm TSCĐ của từng năm.
- Dựa vào chi tiết TSCĐ của năm trước cùng với tình hình phát sinh
tăng, giảm TSCĐ của năm nay ta sẽ biết được số tài sản năm nay tăng bao
nhiêu, giảm bao nhiêu.
f. Phương pháp kế toán HM TSCĐ:
Căn cứ tính HM ta dựa vào chi tiết từng TSCĐ năm trước để tính hao
mòn cho năm nay.
Hao mòn của từng loại TSCĐ được tính theo công thức:
Số HM tính
cho năm nay
=
Số HM đã tính
của năm trước
+
Số HM tăng của
năm nay
-
Số HM giảm của
năm nay

661 cuối quý kế toán chi tiết tình hình KP sử dụng đề nghị quyết toán, quyết
toán chi, bảng cân đối số phát sinh.
Cuối năm sau khi đã tổng hợp kinh phí vào các sổ, kế toán lên báo cáo
tài chính.
c. Công tác dự toán năm, công tác quyết toán của đơn vị
Đối với mọi đơn vị hành chính sự nghiệp thì khoản thu chi đều được
ngân sách cấp chính vì vậy đầu năm tất cả các đơn vị trong khối hành chính
sự nghiệp đều phải lập dự toán gửi lên cấp trên duyệt. Sau đó cấp kinh phí.
* Cơ sở lập dự toán:
- Lập dự toán nhân lực
Đỗ Thế Anh KT 04H
24
Dự toán chi
Tổng hợp KP v à
quyết toán KP đã
sử dụng
Quyết toán chi
Phiếu chi Sổ chi tiết
hoạt động
Chi tiết KP sử
dụng đề nghị
quyết toán
Sổ cái TK 661
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo t i à
chính
- Dựa vào số lượng công nhân viên trong trường
+ Trong biên chế
+ Ngoài biên chế