9 bài học từ văn hóa công sở của người Nhật Tôn trọng danh thiếp
Một cuộc gặp tại Nhật Bản bắt đầu với việc trao cho nhau danh
thiếp theo một cách rất trang trọng - một nghi lễ được gọi là Meishi
kokan. Khi nhận danh thiếp, người ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem
xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc to các thông tin được in trong
tấm thiếp. Tiếp đến họ sẽ đặt vào trong một chiếc hộp đựng danh
thiếp hoặc đặt lên bàn trước mặt họ để nhắc đến nó khi cần. Họ
không bao giờ bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động đó được coi là
thiếu tôn trọng.
Chúng ta học được gì từ đó?
Trao đổi danh thiếp là một cách bày tỏ sự coi trọng lẫn nhau. Nó thể
hiện rằng bạn đánh giá cao cuộc gặp gỡ hiện tại cũng như các cuộc
gặp trong tương lai.
Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?
Thực ra mỗi một nền văn hóa có một hình thức trao danh thiếp
riêng. Nếu bạn quá máy móc mà “bê” y nguyên kiểu Meishi kokan
đó, rất có thể bạn sẽ bị coi là “có vấn đề”. Tuy vậy, khi nhận danh
thiếp, hãy dành thời gian nghiên cứu thông tin trên đó. Sẽ không hại
gì khi nhớ tên của một đối tác tiềm năng. Và bạn sẽ bị cho là thô lỗ
nếu thuận tay nhét tấm danh thiếp vào túi áo gần tay bạn nhất.
Làm hài lòng các “cây cao bóng cả”
Theo phong tục, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, người ta thường
đưa ra những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc
thái độ của người có cấp cao nhất đang hiện diện ở đó. Không ai
bày tỏ sự bất đồng với người đó.
Khi cúi đầu - một hình thức chào hỏi truyền thống của người Nhật -
người ta luôn luôn cúi xuống thấp nhất trước người có địa vị cao
nhất.

một cuốn sổ nhỏ cầm tay để tiện theo dõi khi bạn cảm thấy chán
nản hoặc hoài nghi.
“Làm mặt lạnh”
Bạn sẽ không bao giờ thấy được những khuôn mặt lạnh như tiền
như những khuôn mặt trong một văn phòng của người Nhật. Ngoại
trừ đôi lúc cười đùa, nhân viên xứ hoa anh đào không thể hiện tình
cảm ra ngoài, đặc biệt là trong các cuộc họp. Họ nói chuyện bằng
giọng thấp, có chừng mực và thường nhắm mắt lại khi thể hiện sự
chú ý tới người nói - một thói quen mà nhiều người nhầm lẫn là dấu
hiệu của sự chán nản.
Chúng ta học được gì từ đó?
Người Nhật luôn tôn trọng môi trường làm việc. Khiếu hài hước
không có nhiều đất dụng, ngoại trừ trong giờ nghỉ. Hầu như không
có chuyện va chạm cơ thể giữa các đồng nghiệp. Còn vỗ lưng?
Tuyệt đối không.
Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?
Đối với nhiều người, một không khí làm việc quá nghiêm túc thật
sự gây ngột ngạt. Bạn không cần phải coi văn phòng của mình như
thánh địa, nhưng cũng không có lý do gì để cư xử như thể đó là nhà
đứa bạn thân của bạn. Một hình ảnh và tư cách chuyên nghiệp sẽ
làm tăng sự tôn trọng đối với công việc và nhờ đó làm tăng năng
suất.
Làm hăng say, chơi nhiệt tình
Sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn sàng
tìm cách xả xì trét. Đi đến các quầy bar là một hoạt động phổ biến
nếu không muốn nói là truyền thống. Nếu công sở là nơi đầy những
lễ nghi hà khắc thì quầy bar lại là nơi để các doanh nhân Nhật Bản
được trút hết bầu tâm sự.
Một điểm đến được ưa thích khác là các quán karaoke. Tại đây mọi
người được thoải mái hát hò với tiêu chí “hát hay không bằng hay

một nhịp.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Một trong những yếu tố then chốt khi ngoại giao là lắng nghe người
khác. Người phương Tây thường quen với việc chỉ ra một vị lãnh
đạo sẽ đưa ra các quyết định và nói những người khác cần phải làm
gì. Hình thức hoạt động từ trên xuống này không tính đến việc vị
lãnh đạo đó cần sự cộng tác của những thành viên cấp cao khác để
tiến hành công việc một cách trôi chảy. Người Nhật dường như hiểu
được điều này. Họ luôn đảm bảo mọi phần thưởng được chia đều
giữa các thành viên, như thế không làm nảy sinh sự ghen tị, so đo.

Hãy nhớ không dành lời khen cho riêng một người nào, và bạn sẽ
thành công như người Nhật.

Học cách nói giảm nói tránh

Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu, vì
thế lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh
gây hiềm khích đồng nghiệp cũng như đối tác.

Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng,
nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩn
trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận.

Chúng ta học được gì từ đó?

Văn hóa công sở Nhật Bản nhấn mạnh sự tôn trọng và nhã nhặn. Họ
sẽ tìm mọi cách để thể hiện rằng họ đang không áp đặt ý chí của


Duy trì liên lạc

Ở Nhật Bản, việc gọi điện và hẹn gặp sẽ được đánh giá cao hơn rất
nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian riêng để tiếp
xúc trực tiếp được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng bên kia.

Người Nhật cũng coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy
khi làm việc ở đây, cần phải biết cách duy trì việc liên lạc qua lại,
hoặc gián tiếp hoặc trực tiếp.

Chúng ta học được gì từ đó?

Người Nhật đã đưa việc làm quen và tạo dựng mối quan hệ lên một
tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian
khi cố gắng giữ liên lạc với người khác. Chúng ta hạn chế tối thiểu
việc phải trao đổi thư từ và đôi khi điều đó thể hiện trong sự thiếu
bền chặt của các mối quan hệ.
Hãy noi gương người Nhật, hãy quan tâm hơn tới việc phải luôn
“giữ ấm” cho mọi mối quan hệ và thể hiện được rằng bạn luôn sẵn
sàng kết nối.
Phước Đại
Theo Askmen