Ôn tập quản trị học
BÀI 1: BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ
I. TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC
1.1
Tổ chức
•
Khái niệm
Là tập hợp của 02 hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình
thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.
•
Đặc điểm cơ bản:
−
Mang tính mục đích
−
Là đơn vị xã hội
−
Hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích
−
. Tuy nhiên , phổ biến các định nghĩa đều có liên quan đến
một số ý chính như sau:
-
Làm việc với và thông qua người khác.
-
Hoàn thành một mục tiêu chung của tổ chức
-
Khai thác tối đa những nguồn tài nguyên có hạn.
-
Luôn xem xét đến kết quả và hiệu quả.
-
Đối phó và thích ứng với môi trường biến đổi.
•
Các khái niệm
– Quản trị là lãnh đạo trên cơ sở hoạch định, tổ chức , nhân sự , điều khiển
và kiểm tra công việc nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
– Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng
quản lý nhằm đạt những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước
Nghiên
cứu môi
trường
Phân
phối lợi
ích
Lập kế hoạch
Kiểm tra Tổ chức
Lập kế hoạch
Kết quả:
-Đạt mục đích
-Đạt mục tiêu:
+sản phẩm
+dịch vụ
-Mục tiêu đúng
-Hiệu quả cao
Phối hợp
hoạt động
Các nguồn lực:
-Nhân lực
-Tài lực
-Vật lực
-Thông tin
3
3.2 Tầm quan trọng
• Một doanh nghiệp được quản trị tốt thì hoạt động sản xuất sẽ phát triển và
kinh doanh hiệu quả.
• Một quốc gia được quản trị giỏi nền kinh tế sẽ tăng trưởng với tốc độ cao,
hàng hóa nhiều , đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân luôn được cải thiện
và nâng cao.
• Hoạt động quản trị đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế.
IV. NỘI DUNG QUẢN TRỊ :
• Tiếp cận theo quá trình hoạt động:
– Quản trị đầu vào ( Vật tư, công nghệ, nhân lực )
• Hiệu quả tỷ lệ thuận với kết quả được nhưng tỷ lệ nghịch với chi phí.
I (input)
< 1
O (output)
Æ Nhận xét: - Quản trị là nhằm đạt được kết quả với hiệu quả cao (làm thế nào để
hoàn thành mục tiêu của tổ chức với phí tổn thấp nhất).
- Làm đúng việc: cho dù làm việc không phải với cách tốt nhất vẫn
tốt hơn là làm không đúng việc cho dù nó được tiến hành một cách tốt nhất.
- Điều tốt nhất trong quản trị là khi làm đúng việc (hoàn thành mục
tiêu của tổ chức) và làm được việc (chi phí thấp nhất).
5
BÀI 2: NHÀ QUẢN TRỊ
I . KHÁI NIỆM
Người làm việc trong 1 tổ chức có trách nhiệm điều khiển công việc của những
người khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
II. CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG MỘT TỔ CHỨC. Phân cấp quản trị theo STEPHEN P.ROBIN
• Nhà quản trị cấp cao (Top Managers) Các chức danh chính trong tổ chức
sản xuất kinh doanh, họ thường là: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc
– Hoạt động ở cấp cao nhất trong tổ chức.
– Đưa ra thực hiện các nhiệm vụ chiến lược.
– Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chiến lược.
- Trong các cuộc nghi lễ, ký kết văn bản,
hợp đồng với khách hàng
Người lãnh đạo - Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo ra điều
kiện thuận lợi để người dưới quyền thực
hiện tốt công việc
TƯƠNG
QUAN NHÂN
SỰ
Người liên lạc THÔNG TIN
Thu thập
và tiếp nhận
thông tin - Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có
hiệu quả cho việc nắm bắt được diễn biến
môi trường bên trong và bên ngoài.
Doanh nhân - Khởi xướng các dự án mới về hoạt động
sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm cuối
cùng về kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh, chấp nhận rủi ro. Người hòa giải
- Thay mặt tổ chức trong các cuộc thương
nghị về các hợp đồng kinh tế hoặc các
quan hệ với các đối tác và các tổ chức có
liên quan.
8
IV.
CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU
-
Thiết lập các tiêu chuẩn và xây dựng quy chế hoạt động
-
Xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên
-
Chính sách sử dụng nhân viên
- Định biên
LÃNH ĐẠO
-
Ủy quyền cho cấp dưới
-
Giải thích đường lối chính sách huấn luyện
-
Huấn luyện và động viên
-
Giám sát và chỉ huy
-
Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả
Các biện pháp điều chỉnh.
9 V.
CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
Theo Robert Katz mỗi nhà quản trị viên phải có 3 kỹ năng cơ bản sau:
– Kỹ năng tư duy (Conceptual Skills)
– Kỹ năng nhân sự (Human Skills)
– Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills) SƠ ĐỒ KỸ NĂNG CỦA CÁC CẤP QUẢN TRỊ
những quan hệ phức tạp giữa các
sự vật hiện tượng.
- Đề ra các ý tưởng và giải quyết
các vấn đề.
TƯ DUY (NHẬN
THỨC)
- Có khả năng phân tích các sự
kiện và các xu thế để đoán trước
được những thay đổi và thời cơ.
Giúp cho việc hoạch định
(đặc biệt là xác định mục
tiêu và lập các kế hoạch
chiến lược) , tổ chức thực
hiện.
- Có kiến thức về hành vi con
người và quá trình tương quan
giữa các cá nhân.
- Có năng lực trong việc hiểu biết,
cảm giác ,thái độ và động cơ của
người khác. NHẬN XÉT:
Đối với mọi cấp quản trị cần phải có đầy đủ 3 kỹ năng trên. Cấp quản
trị càng cao yêu cầu kỹ năng tư duy càng nhiều và ngược lại cấp quản trị
cấp càng thấp yêu cầu kỹ thuật càng nhiều.
VI. TÍNH KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ:
• Tính khoa học của quản trị đòi hỏi cần phải hiểu biết các lý thuyết và
nguyên tắc quản trị một cách có hệ thống , phải nhận thấy được bối cảnh cụ
thể mà trong đó nó ra đời.
• Tính nghệ thuật đòi hỏi phải vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo các
lý thuyết quản trị vào thực tiễn , trong quá trình này cần lưu ý các yếu tố
sau :
– Quy mô tổ chức
– Đặc điểm ngành nghề
– Đặc điểm con người
– Đặc điểm môi trường
• Mối quan hệ giữa tính khoa học và nghệ thuật : Hai mặt này có quan hệ
biên chứng tạo cơ sở tiền đề cho nhau.
13
• Các phê phán chủ yếu: Có quan niệm chưa đúng về tác phong của con
người ; biện pháp tăng năng suất lao động mang tính cứng rắn. 2.2 Trường phái quản trị tổng quát ( Ra đời 1915)
Tác giả tiêu biểu : Henry Fayol (Pháp) và Max Weber ( Đức)
¾ Henry Fayol :
Quan tâm đến năng suất , tuy nhiên họ quá đề cao vai trò của công tác quản
trị tổng quát ,coi đó là 1 trong 6 chức năng hoạt động của doanh nghiệp và là yếu
tố quyết định năng suất của công nhân. Xác định 5 chức năng chủ yếu của nhà
quản trị tổng quát ( Dự báo , lập kế hoạch ,tổ chức , bố trí nhân sự và kiểm tra)
14 nguyên tắc định hướng cho công tác quản trị tổng quát của Henry Fayol
• Phân chia công việc
• Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm
• Tính kỉ luật
• Thống nhất chỉ huy
• Thống nhất điều khiển
• Tập trung quyền hành
• Lợi ích cá nhân hòa hợp với lợi ích tập thể
• Thù lao phải thỏa đáng
• Trật tự thứ bậc ( dây truyền mệnh lệnh)
• Đối xử phải công bằng
• Bố trí công việc phải ổn định
• Khuyến khích sáng tạo
• Tinh thần đồng đội.
¾ Max Weber : Đề xuất bộ máy quản trị theo kiểm thư lại với các đặc trưng
chủ yếu sau :
– Mọi hoạt động của tổ chức đều căn cứ vào văn bản quy định trước.
– Chỉ có những người có chức vụ mới được giao quyền quyết định.
• Biện pháp quản trị:
15
– Vận dụng toán học vào trọng quản trị
– Định lượng hóa mọi vấn đề liên quan đến hoạt động quản trị
– Sử dụng các công cụ tính toán hiện đại như Computer giúp cho quá
trình xử lý và quản lý số liệu được nhanh chóng, chính xác.
2.5 Trường phái hiện đại (Năm 60 trở đi)
• Khảo hướng quá trình: Tác giả là HARLOD KOONTZ :
Quản trị là một quá trình thực hiện 4 chức năng : Hoạch định, Tổ chức ,
Lãnh đạo, Kiểm tra.
• Khảo hướng hệ thống:
– Doanh nghiệp mang tính chất của một hệ thống
– Tổ chức( doanh nghiệp) không phải tự tồn tại mà có mối quan hệ mật
thiết với môi trường xung quanh.
– Sự kết hợp các yếu tố nội tại trong một doanh nghiệp phải tuân theo
nguyên lý của 1 hệ thống.
• Khảo hướng ngẫu nhiên: Tình huống ngẫu nhiên, không rập khuôn theo
những nguyên tắc , phải linh hoạt và sáng tạo vận dụng các lý thuyết quản trị vào
từng tình huống cụ thể.
ĐẦU RA
MÔI TRƯỜNG (ENVIRONMEN)
17
– Doanh nghiệp ít có ảnh hưởng / kiểm soát tới nó
• Các yếu tố:
– Kinh tế : tốc độ GDP , GNP , lãi tỉ xuất , tỉ giá ngoại tệ
– Dân số : ti lệ tăng dân số , xu hướng tuổi tác , giới tính
– Công nghệ: tốc độ phát triển sản phẩm mới , công nghệ mới , khả năng
chuyển giao công nghệ
– Văn hóa xã hội : những lựa chọn nghề nghiệp , tập quán , những ưu tiên
và những quan tâm của xã hội
– Chính trị pháp luật : những ưu tiên của chính phủ , luật thuế qui định về
môi trường
2.2 Môi trường vi mô - Môi trường ngành :
•
Đặc điểm:
–
Gắn liền với từng ngành , từng doanh nghiệp
–
Tác động trực tiếp , rất năng động
•
Các yếu tố :
–
Khách hàng
–
Những người cung cấp
–
một cách hiệu quả nhằm khai thác tốt nhất các cơ hội có được từ bên ngoài , giảm
bớt hoặc né tránh các đe dọa trên cơ sở phát huy những mặt mạnh và khắc phục
những yếu kém.
Sơ đồ liên kết của các yếu tố môi trường
19 S + O
: Phải sử dụng các mặt mạnh nào để khai thác tốt nhất các cơ hội có
được từ bên ngoài.
S + T
: Phải sử dụng mặt mạnh nào để đối phó với nguy cơ.
W + O
: Khắc phục các yếu kém nào hiện nay để tận dụng tốt nhất cơ hội
đang có bên ngoài?
Sử dụng cơ hội nào để khắc phục những yếu kém hiện nay.
W + T
: Phải khắc phục những yếu kém nào để giảm bớt nguy cơ hiện nay.
S + W+ O + T
: Sử dụng mặt mạnh để khai thác tốt nhất cơ hội lấp dần
những yếu kém và giảm bớt những nguy cơ.
–
Mối quan tâm của cộng đồng
–
Những khó khăn vướng mắc trong thực hiện mục tiêu của tổ
chức.
•
Là những phương tiện để liên hệ với nhau trong một tổ chức nhằm
đạt mục tiêu chung
–
Quản trị có mối liên hệ hữu cơ với thông tin.
–
Là mạch máu của tổ chức, gắn các bộ phận của tổ chức lại với
nhau.
1.3 Yêu cầu đối với thông tin:
•
Thông tin phải đầy đủ chính xác
•
Thông tin phải kịp thời
•
Thông tin phải mới và có ích
•
1.4.3
Xử lý thông tin
Từ những dữ liệu thô được thu thập từ nhiều nguồn được chọn lọc xử
lý tạo ra thông tin có ích.
1.4.4 Truyền dẫn thông tin
Truyền đạt thông tin từ người gửi đến người nhận mà người nhận và
người gửi đều hiểu.
-
Bắt đầu từ người gửi : Mã hóa ý tưởng mà nó được gửi đi trong
dạng bằng lời , văn bản hay hình ảnh đến người nhận
-
Kế tiếp người nhận : Giải mã thông tin , thu thập và hiểu điều mà
người muốn truyền đạt gửi đến.
22
1.4.5
Sử dụng thông tin
-
Chỉ dẫn cách thức thực hiện nhiệm vụ , phản hồi cho người dưới
quyền về việc thực hiện nhiệm vụ của họ ; giải thích về những mục tiêu
của tổ chức … bằng dòng thông tin từ trên xuống.
-
Phản hồi việc thực hiện các hoạt động của tổ chức ( báo cáo , bản
ghi nhớ, hợp đồng , thư góp ý, phản ánh…bằng dòng thông tin từ dưới lên.
-
23
2.3
Chức năng và yêu cầu đối với quyết định. 24
Copyright: Tài liệu đại học ©