NỘI DUNG BÀI TẬP:
BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH
VỤ ABC

DANH SÁCH NHÓM 5:
1 Trần Thị Quốc Hương
2 Phí Thị Bích Hạnh
3 Nguyễn Thị Kim Thoa
4 Võ Phương Vinh
5 Hồ Thị Kiều Oanh
6 Lê Thị Bích Hạnh
7 Trần Ngọc Giàu
8 Huỳnh Thị Hồng Ngọc
9 Võ Hồng Hải

Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 2
LỜI CẢM ƠN
Ngày nay, nhu cầu áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán ngày càng nhiều.
Các phần mềm hỗ trợ ngày càng đa dạng hơn, do đó yêu cầu người làm công tác kế toán phải
chủ động hơn trong việc tìm hiểu, sử dụng phần mềm kế toán.
Môn Hệ thống thông tin kế toán phần 3 cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức công

 Máy in : cung cấp các loại máy in lắp ráp sãn từ nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại
máy khác nhau từ một nhà sản xuất.
Mạng lưới kinh doanh : Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn:
 TPHCM
 Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra,với kho ở Hà Nội)
 Miền Trung –Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên,với kho
ở Đà Nẵng)
 Nam Bộ (từ Bình Thuận trở vào,từ khu vực TPHCM,với kho ở Cần Thơ)
 Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo các tỉnh trong khu
vực,riêng khu vực TPHCM chia theo các quận trực thuộc.Mỗi phân vùng có một hay
nhiều khách hàng,nhà phân phối,đại lý.Mỗi khách hàng,nhà phân phối,đại lý của công ty
se do một trưởng phân vùng bán hàng theo dõi.
Kho bãi: Công ty có kho tại TPHCM và các khu vực.Khách hàng ở khu vực nào yêu cầu thì sẽ
xuất kho ở khu vực đó.Ngoài ra,bộ phận điều phối kho vận có thể thực hiện điều phối hàng
giữa các kho với nhau tùy theo từng tình hình hàng tồn của từng kho. Kho của công ty vừa
phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính,vừa cho thuê khi không sử dụng hết nhu cầu hay cho
khách hàng thuê khi cần thiết.
1.1.3. Hoạt động kinh doanh:
Hoạt động chủ yếu của công ty :
Bao gồm mua hàng của nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài thông
qua hình thức nhập khẩu ủy thác ,bán hàng thông qua khách hàng là các nhà phân phối cho
Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 4
công ty (bán buôn) ,bán thông qua các siêu thi và bán thông qua các đại lý và cung cấp dịch
vụ bảo hành sản phẩm bán ra.
Nhà cung cấp và phương thức nhận hàng :
Hàng hóa mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận mua hàng của công ty thực
hiện.Tùy theo khoảng cách giữa địa điểm của nhà cung cấp với các kho mà hàng mua được
giao nhận trực tiếp tại kho gần nhất.
Khách hàng và phương thức giao hàng :

Trang 5
ngày. Với những hạn mức tín dụng trên, việc phân quyền xét duyệt bán chịu của công ty như
sau :
 Từ 500 triệu trở xuống : nhân viên bán hàng
 Từ 500 triệu đến 1 tỷ : trưởng phòng bán hàng
 Từ 1 tỷ trở lên : phó tổng giám đốc kinh doanh
Đối với việc thanh toán cho người bán,công ty luôn có chính sách trả nợ linh hoạt để có
thể được hưởng mức chiết khấu tối đa từ nhà cung cấp.Nếu công ty không thể thực hiện
thnah toán trong khoảng thời gian chiết khấu thì nên tận dụng tối đa chính sách trả chậm từ
đối tác.Tuy nhiên,tiêu chí trên hết là công ty vẫn phải luôn giữ uy tín với nhà cung cấp.
Các quy định về hoa hồng và tiền thưởng :
 Đối với khách hàng là nhà phân phối,siêu thị : hưởng 2% trên tổng doanh số vượt mức
hàng tháng.
 Đối với nhân viên : thưởng 0,05% trên doanh thu,chia cho từng khu vực,phân vùng trên
doanh số bán hàng vượt chỉ tiêu.Các phân vùng,khu vực tự chia tiền thưởng cho nhân
viên,tùy theo chính sách từng khu vực,phân vùng.
 Hoa hồng cho đại lý được tính dựa theo thỏa thuận giữa 2 bên.Tính và thanh toán cho
đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng.
1.1.4. Đặc điểm hàng hóa :
Đặc trưng hàng hóa là hàng công nghệ cao nên sớm trở nên lạc hậu,lỗi thời.Vì
vậy,công ty phải lưu ý trong việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Chiến lược kinh doanh
của công ty là đánh vào mẫu mã và tính năng của sản phẩm.
Chú ý :
 Trong quá trình vận chuyển để tránh trầy xước,móp méo
 Do hàng hóa có giá trị cao nên khi xảy ra rủi ro sẽ dẫn đến việc thất thoát vốn lớn,do đó
doanh nghiệp phải luôn mua bảo hiểm cho hàng hóa.
 Chính sách đổi và trả hàng : khách hàng có quyền đổi lại hàng hư hỏng hoặc móp méo
do lỗi từ công ty trong vòng 4 thang sau ngày hóa đơn phát hành.
 Khách hàng có quyền trả hàng trong vòng 10 ngày sau ngày phát hành hóa đơn nếu
hàng bị lỗi nặng hoặc không hài lòng.

 Ban giám đốc : Bao gồm tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc.Tổng giám đốc phụ
trách chung,1 phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh,1 phó tổng giám đốc phụ trách
nhân sự - hành chính – tài chính kế toán,đồng thời có 1 ban kiểm soát trực thuộc tổng
giám đốc.
 Phòng nhân sự - hành chính :
Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng,bố trí nhân sự theo yêu cầu,thực hiên các công
tác hành chính……
 Phòng kế toán tài chính :
Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán,tài chính tại công ty,đứng đầu là kế toán
trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính.Phòng bao gồm 9 nhân sự,thực hiện trên từng
phần hành kế toán riêng biệt.
 Phòng mua hàng :
Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất,tiềm kiếm nguồn hàng va nhập khẩu từ
nước ngoài,mua hàng theo yêu cầu của công ty
 Phòng bán hàng :
quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối,bán hàng,kinh doanh dịch vụ….
 Phòng Marketing :
Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi,quảng cáo,xây
dựng hình ảnh công ty,mở rộng thị trường.
 Bộ phận điều phối – kho vận :
TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT
PHÓ T
ỔNG GIÁM ĐỐC

NHÂN SỰ-TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN
PHÓ T
ỔNG GIÁM ĐỐC

KINH DOANH
PHÒNG

1.1.7. Phương châm hoạt động :
Luôn giữ vững hình ảnh,uy tín của công ty đối với khách hàng và nhà cung cấp.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng lâu năm,áp dụng chính sách bán hàng ưu
đãi đối với khách hàng không thường xuyên và khách hàng tiềm năng nhằm ngày càng mở
rộng thị phần.
Cập nhật liên tục các mặt hàng,thiết bị mới nhất,hiện đại nhất…. Tập trung đánh vào
các mặt hàng có mẫu mã đẹp,tính năng nhiều,chât lượng cao.
Huấn luyện đội ngũ kỹ thuật viên về bảo hành và sữa chữa máy móc,thiết bị,nâng cao
tay nghề chuyên môn,cũng như huấn luyện đội ngũ nhân vien bán hàng luôn giữ thái độ hòa
nhã,ân cần đối với khách hàng.
1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán :
1.2.1. Hình thức tổ chức :
Mô hình kế toán tập trung.
Văn phòng chính của công ty đặt tại Thành Phố Hồ Chí Minh.Văn phòng này chịu trách
nhiệm chính trong việc quản lý,xử lý các giao dịch của công ty.Các kênh phân phối còn lại của
công ty sẽ do trưởng khu vực quản lý.Cuối tháng,trưởng khu vực từng vùng sẽ hợp tất cả các
chứng từ gốc liên quan đến các giao dịch trong tháng,lập bản kê bán hàng và nộp về văn
phòng chính.
1.2.2. Kỳ kế toán :
Kỳ kế toán chính thức : Năm
Kỳ kế toán tạm thời : Tháng
2. Chính sách kế toán :
Niên độ kế toán : từ 01/01 đến 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam (VND)
Chế độ kế toán áp dụng :
Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 8
 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : hàng tồn kho được ghi chép theo giá phí thực
tế,tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn.

đánh giá hiệu quả
hoạt động của
doanh nghiệp
Thông tin về nhu cấu thị hiếu
của khách hàng,chiến lược
phát triển sản phẩm mới,dự
toán chi phí.
Phó Tổng giám đốc
kinh doanh
Thông tin doanh thu,chi phí,lãi
gộp bán hàng theo quý,theo
khu vực, theo kế hoạch đề ra
Thông tin về tình hình,hiệu
quả sử dụng vốn trong đầu tư
tài chính ngắn hạn ( cổ
phiếu,trái phiếu,tín phiếu,Tiền
Phó Tổng giám đốc
kế toán – tài chính
Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 9
gửi có kỳ hạn
Thông tin về tình hình sử dụng
quỹ của doanh nghiệp
Thông tin về việc sử dụng tài
sản để đưa ra quyết định xây
mới,mua mới tài sản

Phó tổng giám
đốc kinh doanh
Theo dõi,phân tích

chính
Thông tin về hiệu quả quảng
cáo ( tình hình bán hàng sau
các đợt quảng cáo)
Phòng bán hàng,kế
toán bán hàng
Thông tin khách hàng có số
dư nợ lớn hơn 90% hạn mức
tín dụng trong 3 tháng liên tục
Kế toán nợ phải thu
Thông tin về công nợ ,hàng
tồn kho,thu chi tiền mặt,mua
bán hàng,kết quả kinh doanh
của công ty trong kỳ và dự
toán kỳ tiếp theo
Phòng bán hàng,kế
toán bán hàng
Thông tin chiết khấu thương
mại,chiết khấu thanh toán tổng
hợp theo từng khách hàng
Phòng bán hàng,kế
toán bán hàng
Phó Tổng giám
đốc kế toán –
tài chính
Theo dõi,phân tích
đánh giá hiệu quả
hoạt động của
doanh nghiệp
trong lĩnh vực tài

tạo,bồi dưỡng nhân viên,tuyển
nhân viên mới,tình hình thăng
tiến của nhân viên.

Phòng nhân sự
Thông tin về biến động số
lượng nhân viên và việc chi trả
lương trong kỳ
Thông tin về việc sử dụng tài
sản để đưa ra quyết định xây
mới,mua mới tài sản
Kế toán tổng hợp
Thông tin về vấn đề nộp thuế
của doanh nghiệp
Kế toán tổng hợp
Ban Kiểm Soát
Đảm bảo tính
trung thực hợp lý
của thông tin về
tình hình tài
chính,tình hình
hoạt động của
doanh nghiệp.Đảm
bảo doanh nghiệp
hoạt động đúng
theo điều lệ
Thông tin về công tác kế toán
tại đơn vị : số liệu,qui trình xử
lý nghiệp vụ,phương pháp kế
toán.

Phòng bán hàng
Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 11
Thông tin về chiết khấu
thương mại

Thông tin về hàng hóa tại
công ty ( mẫu mã,quy
cách,chất lượng)
Phòng mua hàng

Thông tin về số lượng hàng
hóa tồn trong kho

Kho

Thông tin về hạn mức tín dụng
theo từng khách hàng

Kế toán nợ phải thu

Thông tin về giá bán sản
phẩm
Phó tổng giám đốc
kinh doanh

Thông tin về tình hình bán
hàng cho kỳ kế tiếp

Phòng bán hàng

Thông tin về tình hình điều
phối điều chuyển hàng giữa
các kho
Kho
Phòng
Marketing
Quảng bá hình
ảnh công ty,sản
phẩm và mở rộng
thị phần
Thông tin về khách hàng
Phòng bán
hàng,mua hàng
Thông tin về chi phí quảng cáo

Phòng bán
hàng,mua hàng
Thông tin về thị trường và
nghiên cứu thị hiếu của khách
hàng

Phòng Marketing

Thông tin về sản phẩm mới
Phòng bán hàng
,mua hàng
Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 12
Thông tin về chính sách ưu
đãi của công ty

cầu nhân viên bồi thường,bồi
hoàn
Thông tin về chính sách phát
triển công ty
Ban giám đốc Thông tin về chính sách đào
tạo nguồn nhân lực

Thông tin về cơ hội thăng tiến
Thông tin về chính sách ưu
đãi cho nhân viên
Thông tin về môi trường làm
việc đối với nhân viên
Thông tin về ngân sách để
thay đổi môi trường làm việc
Thông tin về mức độ làm việc
của nhân viên

PHÒNG MUA
HÀNG

Chọn nhà cung
cấp, Kiểm soát
quy trình mua
hàng. Số tồn kho hàng ngày.

chính
Chính sách ưu đãi của nhà
cung cấp.
PHÒNG KẾ
TOÁN TÀI CHÍNH

Thực hiện công
tác kế toán của
công ty,công nợ
khách hàng,Tình
hình cung cấp
hàng hóa.Đánh giá
mức lợi nhuận các
mặt hàng, các
hoạt động kinh
doanh
Các khoản nợ phải thu phải trả
của tất cả khách hàng, nhà
cung cấp
Phòng bán hàng,
Phòng kế toán tài
chính
Khách hàng thanh toán không
đúng hạn hay số dư nợ lớn
hơn 90% hạn mức tín dụng
trong 3 tháng liên tiếp
Công nợ phải thu
Hàng tồn kho
Doanh thu bán hàng và các
khoản giảm giá, chiết khấu

từ
Mã nhà cung cấp
Số Hợp đồng
Tên nhà cung cấp
Đại chỉ, Điện thoại, Fax
Mã số thuế
Chi tiết theo từng chứng
từ.
Số dư nợ phải trả.
Phương thức thanh
toán.
Tạm ứng
khách hàng

Người bán, chứng
từ
Mã nhà cung cấp.
Số Hợp đồng
Số Tiền

Chi tiết theo từng nhà
cung cấp, từng đơn
hàng,
Chi phí
mua hàng
Chi phí vận chuyển
Thuế
Thuế GTGT đầu
vào
Thuế nhập khẩu

Phải trả
người bán
07 : XXXX-XXX 4 ký tự đầu : Mã Nhà cung cấp
- CC01 : IBM Corp
3 ký tự sau : Số thứ tự trong
danh mục
CC01-001 : IBM Corp
o0o

2.2. Hệ Thống Chứng Từ:
2.2.1. Danh Mục Chứng Từ:
Các
hoạt
động
Tên
chứng từ
Mã
hóa
chứng
từ
Nội dung
Người
lập
Bộ phận
sử dụng
Mẫu
Đặt
hàng
Giấy đề
nghị

thuế,…)
Phòng
mua
hang
Phòng
mua hàng,
nhà cung
cấp
Mẫu 03
Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 15
- Chi tiết hàng hóa (số thứ
tự, loại hàng, quy cách,
phẩm chất, mã số, đơn vị
tính, số lượng,…)
Nhận
hàng
Phiếu nhập
kho
PNK
01/07
- Số phiếu, ngày lập, tên
người nhận, tại kho, số
hóa đơn
- Lý do nhập, tên hàng, loại
hàng, số lượng hàng thực
nhập, đơn giá, thành tiền
Phòng
mua
hang

Hóa đơn
GTGT mua
hàng
- Ngày, tháng, năm
- Đơn vị bán hang, địa chỉ,
số tài khoản, điện thoại,
mã số thuế
- Họ tên người mua hang,
tên đơn vị, địa chỉ, số tài
khoản, hình thức thanh
toán, mã số thuế
- Số thứ tự, tên hang hóa
dịch vụ, đơn vị tính, số
lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế GTGT, số tiền viết
bằng chữ
Nhà
cung
cấp
Kế toán
phải trả

Bảng kê
mua hàng
BKMH
01/07
- Ngày, tháng, năm, số
- Họ tên người mua hang,
bộ phận, phòng ban
- Số thứ tự,tên, phẩm chất,

quỹ
02-TT
Ủy nhiệm
chi
UNC
01/07
- Ngày, tháng, năm lập ủy
nhiệm chi
- Ngân hàng (mã ngân
hàng, địa chỉ,…)
-
Số tiền, lý do chi, người
Kế toán
tiền
Kế toán
tiền

Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 16
thụ hưởng, số tiền
Giấy báo
nợ
Do
ngân
hàng
quy
định
- Ngày, tháng, năm
- Số trương mục của khách
hàng, trương mục của

loại
Đơn v
ị
tính
S
ố
lượng
Lý do
A B C D E F G

Bộ phận lập Thủ kho Trưởng phòng bán hàng Người
nhận
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)

Bài Tập Tình Huống Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần 3
Trang 17
Mẫu : CT-03

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC
Mã số thuế: 0302987456
Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993
Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……

Bộ phận:

Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993
Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……
PHIẾU THU
Số:……
Ngày ……tháng…….năm……
Nợ:
Có:

Họ và tên ngừơi nộp tiền:…………………………………………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………
Lý do nộp:…………………………………………………………………………………………
Số tiền:………………………………………(viết bằng chữ):……………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Kèm theo:…………………………………………………… …………………Chứng từ gốc Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán
trưởng
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ
tên) Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ):……………………………………………………………………


Nợ:
Có:
Họ tên người giao hàng:…………………………………………………………………………….
Theo: ………………….Số……………….Ngày………….Tháng………….Năm………………
Nhập tại kho:…………………………Địa diểm:…………………………………………………

STT

Tên, nhãn hi
ệu,
quy cách phẩm
chất vật tư, dụng
cụ, sản phẩm,
hàng hóa
Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
The
o
chứng
từ
Th
ực
nhập
A B C D E F G H

Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993
Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……
PHIẾU CHI
Số:……
Ngày ……tháng…….năm………
Nợ:
Có:

Họ và tên ngừơi nhận tiền:………………………………………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………
Lý do chi:…………………………………………………………………………………………
Số tiền:………………………………………(viết bằng chữ):……………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Kèm theo:…………………………………………………… …………………Chứng từ gốc Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán
trưởng
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ
tên) Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ):……………………………………………………………………



Trước tiên, Công ty chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm của Quý Công ty đến
những sản phẩm của Công ty chúng tôi. Chúng tôi xin hân hạnh gửi đến Quý công ty bảng
báo giá như sau:

STT MÃ HÀNG TÊN HÀNG ĐƠN GIÁ GHI CHÚ
A B C D E Ghi chú:
- Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT
- Hàng được giao tại kho
- Thời gian giao hàng

Trân trọng kính chào!
Tp HCM, ngày …….tháng…… năm……
Phòng kinh doanh



Đơn
giá
Thành
tiền
Thu
ế
GTGT

T
ổng
cộng
Thanh
toán
Còn
nợ
A B C D E F G H I J K
CộNG Chân thành cảm ơn sự ủng hộ của Quý Công ty trong suốt thời gian qua và rất mong

BẢNG KÊ MUA HÀNG
Ngày …….tháng…… năm…… Họ tên người mua hàng:
Bộ phận phòng ban:
STT

Tên, nhãn hi
ệu,
quy cách phẩm
chất vật tư,
dụng cụ, sản
phẩm, hàng
hóa
Tên
nhà
cung
cấp
Mã nhà
cung
cấp
Đơn vị
tính
Số
lượng

Đơn giá
Thuế
GTGT

BIÊN BẢN TỔNG HỢP SỐ LIỆU KIỂM KÊ Thời điểm kiểm kê: ………giờ………ngày……….tháng…… năm… ….
Ban kiểm kê gồm:
Ông bà:
Đã kiểm kê kho……………………………… ……gồm những mặt hang sau đây:

STT

Mã
hàng

Tên
hàng
Đơn
vị tính

Theo sổ
sách
Theo
kiểm kê
Trong đó Chênh lệch
Ứ
đọng
Kém,
mất
phẩm
chất
Thừa Thiếu

Hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng với nhà nhập khẩu uỷ thác
Phiếu yêu cần mua hàng Mẫu số CT – 02
Đơn đặt hàng Mẫu số CT – 03
Báo cáo nhận hàng
Bộ chứng từ nhập khẩu
Phiều nhập kho Mẫu số 01 – VT
Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi
Hoá đơn hàng nhập
Giấy báo nợ

 Quy định chung:
 Nhận được giấy đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu chuyển đến, bộ
phận kho xem xét số lượng thực tồn, kiểm kho, lập phiếu yêu cầu mua hàng làm 3 liên. Gửi 3
liên phiếu yêu cầu mua hàng cho trưởng phòng mua hàng xem xét, lựa chọn nhà cung cấp,
giá cả, hình thức nhập khẩu, sau đó chuyển qua cho phó tổng giám đốc kinh doanh kí duyệt.
Nếu được chấp nhận 1 liên phiếu yêu cầu mua hàng đã xét duyệt lưu tại bộ phân kho, 1 liên
lưu tại phòng mua hàng, 1 liên chuyển qua phòng kế toán.
 Dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng đã xét duyệt, phòng mua hàng lập đơn đặt
hàng làm 2 liên. Liên 1 lưu, liên 2 gửi cho nhà cung cấp. Khi nhận được giấy hồi báo người
bán đồng ý giao dịch, phòng mua hàng lập hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp gồm 4
bản, hợp đồng nhập khẩu uỷ thác với bên nhận uỷ thác gồm 3 bản. Sau khi được phó tổng
giám đốc kinh doanh kí duyệt, 1 bản hợp đồng ngoại thương chuyển cho kế toán công nợ, 1
bản gửi cho nhà cung cấp, 1 bản gửi cho bên nhận nhập khẩu uỷ thác, 1 bản lưu . Đối với
hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, 1 bản chuyển cho kế toán công nợ, 1 bản gửi cho bên nhận
nhập khẩu uỷ thác, 1 bản lưu.
 Dựa vào hợp đồng ngoại thương và hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, phiếu yêu cầu
mua hàng đã xét duyệt, phòng kế toán in uỷ nhiệm chi làm 2 liên. Sau khi được kế toán
trưởng xét duyện, 1 liên lưu, liên 2 gửi ngân hàng chuyển cho bên nhập khẩu uỷ thác mua
ngoại tệ mở L/C.