BẢN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH
I - MỤC ĐÍCH:
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vu đạt hiệu
quả trong công việc.
- Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi.
- Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
II – PHẠM VI:
Áp dụng cho Phòng Tổ chức Hành chánh Công ty
III – NỘI DUNG:
1. Sơ đồ tổ chức:
2. Chức năng:
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui đònh, chỉ thò của Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ).
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui đònh áp dụng trong Công ty.
- Nghiên cứu và nắm vửng qui đònh pháùp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho
hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật.
- Kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn Công ty.
Page 1 of 10
Trưởng phòng
Phó phòng
Lương Chế
độ
QLNS
Y
tế
Lái
xe
Bảo
vệ
Ban An toàn
Sức khoẻ

- Xây dựng, tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Quản lý và cải tiến công tác hành chánh trong Công ty.
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh.
- Làm cầu nối giửa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
- Xử lý tốt các mâu thuẩn nội bộ trong tập thể CBCNV, gìn giử đoàn kết và kỷ luật trong Công ty.
- Xây dựng môi trường làm việc văn minh, hiện đạiï.
- Bảo vệ con người, quản lý và bảo vệ tài sản của Công ty.
- Tổ chức, phối hợp và hổ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt do Ban Giám đốc
phân công.
- Thực hiện các công tác pháp lý cơ bản, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý
của Công ty.
- Phối hợp với các đơn vò khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất
xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty.
- Cập nhật, phổ biến các qui đònh luật pháp, tư vấn pháp luật cho BTGĐ.
- Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với các cơ quan quản lý Nhà nước.
- Liên hệ với các cơ quan, đơn vò bên ngoài về chế độ chính sách cho người lao động.
- Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh.
Page 2 of 10
- Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng phong cách làm việc chuyên
nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách
hàng.
- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội, thương mại,
pháp luật, công nghệ và kòp thời báo cáo BTGĐ để có quyết đònh kòp thời.
4. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
4.1 Trưởng phòng:
a> Trách nhiệm:
- Tham mưu cho BTGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.
- Thiết lập xây dựng quy chế lương cho từng đơn vò theo mô hình sản xuất.

- Hàng năm giúp BTGĐ có kế hoạch tổng kết thi đua khen thưởng đối với các đơn vò, cá nhân trong
công ty.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng
hoàn thành nhiệm vụ do BTGĐ giao.
- p dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả
nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
- Xử lý các sai phạm của CBCNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban TGĐ cho phép.
Page 3 of 10
- Tạm thời đình chỉ công tác đối với CBCNV theo ủy nhiệm của BTGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm
ngiêm trọng nội qui, qui đònh của Công ty như không chấp hành Lệnh điều động, ăn cắp, gây rối
trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CBCNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của
cho Công ty v.v
- Ký giấy tờ cho CBCNV ra ngoài.
- Ký các thông báo.
- Thừa ủy nhiệm của BTGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thò đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều
khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thò BTGĐ.
- Lập Kế hoạch về hành chánh nhân sự và trình Phó Tổng Giám đốc nội chính duyệt.
- Đào tạo cho nhân viên trong phòng các chủ trương của BTGĐ Công ty.
- Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc nội chính giao.
c> Báo cáo và ủy quyền:
- Báo cáo trực tiếp công việc cho Phó Tổng Giám đốc nội chính.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho Phó Trưởng Phòng thực hiện.
d> Tiêu chuẩn:
- Kiến thức: Tốt nghiệp Đại học
- Kỹ năng: Vi tính văn phòng, Tiếng Anh thành thạo (trình độ C).
- Đã qua một số khóa học về quản trò nhân sự, quản trò hành chánh văn phòng.
- Phẩm chất đạo đức trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác, sáng tạo trong công việc.
4.2 Phó Trưởng phòng:
a> Trách nhiệm:

- Trực tiếp nhận các yếu tố đầu vào phục vụ cho công tác tính lương, tính toán, nhập đơn giá tiền
lương, số lượng sản phẩm, thời gian làm việc, lập ra bảng lương chi tiết, bảng tổng quỹ lương, tham
gia vào việc trả lương cho CBCNV toàn Công ty.
- Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người lao động về chính sách, chế
độ, tiền lương, thưởng, phụ cấp liên quan đến lónh vực phụ trách.
- Lập báo cáo tiền lương đònh kỳ theo qui đònh của Công ty.
- Lập báo cáo làm thêm giờ hàng tháng cho Ban Tổng Giám đốc Công ty, phối hợp cùng Bộ phận kế
hoạch thực hiện kế hoạch giảm giờ.
- Tổ chức công tác thống kê tiền lương thu nhập, nhu cầu cơ bản của CBCNV công ty, điều tra và xác
đònh mức lương tối thiểu theo qui đònh Công ty và trình Ban Tổng Giám đốc duyệt.
b> Quyền hạn:
- Giải quyết khiếu nại về lương trong phạm vi cho phép.
- Lập bảng lương, kế hoạch trả lương, báo cáo làm thêm giờ trình Trưởng phòng xemxét, xử lý.
c> Báo cáo và ủy quyền:
- Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo cáo cho Phó
phòng.
- Được uỷ quyền cho các nhân viên trong Phòng giải quyết thay nhưng phải báo cho Trưởng phòng
biết để theo dõi.
d> Tiêu chuẩn:
- Kiến thức: Tốt nghiệp trung cấp lao động tiền lương hoặc tương đương và đã qua lớp bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ.
- Kỹ năng: Nắm vững qui đònh pháp về luật lao động, chế độ chính sách tiền lương hiện hành của
Doanh nghiệp, qui đònh cụ thể của Công ty, hệ thống nghành nghề, tiêu chuẩn cấp bậc công nhân;
nắm được nguyên lý nội dung và phương pháp tổ chức thực hiện chế độ trả công, tiền thưởng phụ
cấp.
- Phẩm chất đạo đức: trung thực.
4.4 Nhân viên quản lý nhân sự:
a> Trách nhiệm:
- Quản lý hồ sơ, lý lòch của CBCNV toàn Công ty.
- Quản lý việc đào tạo trong toàn công ty.

- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui đònh của Công ty.
- Trực tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Phòng.
- Giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty do Trưởng phòng giao.
b> Quyền hạn :
- Từ chối đóng dấu với các văn bản không đúng thẩm quyền
- Từ chối viết giấy giới thiệu, giấy công tác với các trường hợp không đúng theo qui đònh của Công
ty.
c> Báo cáo và ủy quyền:
- Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo cáo cho Phó
phòng.
- Được uỷ quyền cho các nhân viên trong Phòng giải quyết thay nhưng phải báo cho Trưởng phòng
biết để theo dõi.
d> Tiêu chuẩn:
- Kiến thức:Tốt nghiệp Phổ thông trung học, tin học văn phòng, tiếng Anh trình độ A trở lên.
- Kỹ năng: Chữ viết đẹp rõ ràng, hiểu biết các qui đònh hiện hành về công tác công vă ngiấy tờ, bảo
mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ; hiểu
biết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty, thể lệ gửi công văn giấy tờ,
thông thạo kỹ thuật đánh máy, photocopy, trình bày văn bản.
- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.
4.6 Nhân viên chế độ:
a> Trách nhiệm:
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui đònh của Công ty.
- Tổ chức ký hợp đồng lao động cho CBCNV toàn Công ty.
- Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan
đến bảo hiểm y tế cho người lao động.
- Lập danh sách lao động đònh kỳ theo qui đònh của cơ quan nhà nước.
- Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động.
- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết.
- Giao dòch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
- Báo cáo Trưởng phòng, Ban Tổng Giám đốc hàng tháng về tình hình thực hiện các chế độ đối với

gồm: trực cổng, trực xưởng
- Yêu cầu Trưởng bộ bộ phận xử lý các công nhân vi phạm
c> Báo cáo và uỷ quyền:
- Báo cáo công việc cho Phó phòng TCHC.
- Uỷ quyền cho Tổ phó khi vắng mặt.
d> Tiều chuẩn:
- Có bằng tương đương Phổ thông trung học.
- Kinh nghiệm bảo vệ ít nhất 3 năm và đã ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vò trí tương đương.
- Sức khỏe tốt, tác phong nhanh nhẹn
4.8 Nhân viên bảo vệ Công ty:
a> Trách nhiệm:
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ
công tác, CBCNV Công ty.
- Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư ra khỏi Công ty.
- Ghi vào sổ thường trực nội dung theo dõi, kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện ra vào Công ty.
- Nhận và giao ca thường trực, thực hiện tuần tra đòa bàn xung quanh và nội bộ công ty theo qui đònh.
- Liên hệ cơ quan lân cận hoặc đòa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm
của lãnh đạo).
- Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CBCNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công
ty, báo cáo cấp thẩm quyền xem xét và xử lý.
Page 7 of 10
- Kiểm tra các thiết bò PCCC theo qui đònh của Công ty.
- Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kòp thời khi có sự cố xảy ra biết bảo dưỡng và sửa chữa
hư hỏng thông thường của thiết bò PCCC.
- Làm các công việc khác theo yêu cầu.
- Ghi báo cáo công nhân vào trễ,
b> Quyền hạn:
- Từ chối không cho người, phương tiện ra vào cổng không đúng theo qui đònh.
- Lập biên bản đối với các trường hợp CBCNV vi phạm qui đònh của Công ty.
c> Báo cáo và ủy quyền:

- Lập sổ và theo dõi tình hình bệnh trong toàn Công ty.
- Lập sổ và theo dõi phát thuốc hàng ngày trong toàn Công ty.
- Hàng tháng tổng kết tình hình sử dụng thuốc thanh quyết toán thuốc.
- Theo dõi nhắc nhở bộ phận tạp vụ, nhà ăn, vệ sinh ăn uống và vệ sinh lao động.
- Gặp những bệnh nhân nặng phải mời bác sỹ cùng giải quyết.
- Tham gia trực ca cùng sản xuất.
- Kiểm tra khám sức khoẻ đònh kỳ cho CBCNV
- Theo rõi phụ nữ trong thời kỳ có thai.
Page 8 of 10
- Lấy mẫu thức ăn lưu hàng ngày.
- Theo dõi số lượng thuốc và cấp thuốc cho tủ thuốc hàng ngày.
- Kiểm tra vệ sinh bữa ăn hàng ngày.
b> Quyền hạn:
- Được ký xác nhận cho công nhân nghỉ 01 ngày.
c> Báo cáo và uỷ quyền:
- Báo cáo công việc hàng ngày cho Trạm trưởng y tế
d> Tiêu chuẩn:
- Có bằng Y sỹ hoặc tương đương.
- Kinh nghiệm ít nhất 01 năm.
- Trung thực nhanh nhẹn
4.11Tổ trưởng Lái xe:
a> Trách nhiệm:
- Quản lý nhân viên trong tổ.
- Điều động xe hơi, xe tải theo yêu cầu.
b> Quyền hạn:
- Được quyền điều xe theo lệnh điều xe, yêu cầu của BTGĐ, Phòng TCHC.
c> Báo cáo và uỷ quyền:
- Báo cáo công việc cho Phó phòng TCHC.
- Uỷ quyền lại cho một lài xe thuộc quyền khi vắng mặt
d> Tiêu chuẩn: